2 APLICAÇÃO 3 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5 TERMINOLOGIA 6 DESCRIÇÃO DAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS_ZIG

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1 Aprovado ' Elaborado por Luana Gomes/BRA/VERITAS em 21/10/2013 Verificado por Luis Fernando em 22/10/2013 Aprovado por Marcio Pereira/BRA/VERITAS em 22/10/2013 ÁREA M&O Tipo Instrução Administrativa Número 100 Título TC Inspeções - Rotinas Administrativas_Zig Aprovação comunicada para Luis Fernando Selecione o verificador do Documento: Luis Fernando/BRA/VERITAS Luana Gomes21/10/2013 ÍNDICE: 1 OBJETIVO 2 APLICAÇÃO 3 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5 TERMINOLOGIA 6 DESCRIÇÃO DAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS_ZIG 6.1 FATURAMENTO 6.2 REEMBOLSO DE DESPESAS E/ OU PRESTAÇÃO DE CONTAS (PZ) 6.3 LANÇAMENTO DE HORAS E DESPESAS (T&D) E INTEGRAÇÃO 6.4 PAGAMENTO DE FORNECEDORES E/ OU SUBCONTRATADOS (PV) 6.5 ADIANTAMENTO PARA VIAGENS (PP) 1

2 7 REVISÃO 2

3 TEXTO DO PROCEDIMENTO: 1 OBJETIVO Descrever os procedimentos e rotinas administrativas, auxiliando às assistentes e/ ou auxiliares administrativos do BUREAU VERITAS BRASIL. 2 APLICAÇÃO Este procedimento se aplica à todas as Assistentes Administrativos e/ ou Auxiliares do BUREAU VERITAS BRASIL. 3 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 3.1 Cabe a Gerência de O&G manter este documento atualizado. 3.2 Cabe a Diretoria de O&G a aprovação deste procedimento. 3.3 Cabe às áreas do BUREAU VERITAS BRASIL a implementação deste procedimento, mantendo sob sua responsabilidade os registros atualizados pertinentes às suas atividades, bem como a implementação de novas atividades na base de dados Lotus Notes. 3.4 Cabe aos gestores / responsáveis das áreas do BUREAU VERITAS BRASIL a atualização, revisão, verificação e aprovação dos documentos, formulários e registros sob sua responsabilidade. 3.5 Cabe a Gerência de Informática a responsabilidade pela garantia da segurança da informação armazenada, a sua integridade, as cópias de segurança e recuperação dos dados armazenados. 4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA a. PR 81 Estrutura da Documentação; b. PR 13 Controle de Registros; 3

4 c. IA 01 Organização e Funcionamento da Diretoria de Óleo & Gás; d. PR 52 Contas a pagar. 5 TERMINOLOGIA BUREAU VERITAS BRASIL Todos os escritórios e atividades do BUREAU VERITAS e TECNITAS no Brasil. DIRETORIA DE O&G Diretoria do BUREAU VERITAS BRASIL de Óleo e Gás, incluindo as atividades Maritima, Offshore e Industrial. GERÊNCIA DE O&G Gerência do BUREAU VERITAS BRASIL de Óleo e Gás, incluindo as atividades Maritima, Offshore e Industrial. LOTUS NOTES Sistema Lotus Notes é um sistema cliente-servidor de trabalho colaborativo e , concebido pela Lotus Software, do grupo IBM Software Group. BU - Business Unit (Unidade de Negócios). ZIG (ERP Enterprise Resource Planning) Sistema Integrado de Informações da Empresa. T&D - Horas e Despesas dentro do ZIG. FA - Ficha de Atendimento das inspeções. PZ - Reembolso de Despesas. PV - Pagamento ao Fornecedor. PP - Adiantamento de Numerários. PJ - Pessoa Jurídica. 4

5 6 DESCRIÇÃO DAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS_ZIG As principais rotinas administrativas utilizando o sistema ZIG, compreendem os seguintes pontos: Faturamento; Reembolso de Despesas/ Prestação de Contas (PZ); Lançamento de Horas e Despesas (T&D), assim como a sua Integração; Pagamento de Fornecedores e/ ou Subcontratados; Adiantamento para viagens. 6.1 FATURAMENTO Para emitir faturas aos clientes, seguir o procedimento abaixo: Manual de Uso Zig_Faturamento.zip Neste procedimento, consta todas as etapas a serem seguidas dentro do sistema Zig para a emissão de faturas, seguindo orientação do gestor da área. 6.2 REEMBOLSO DE DESPESAS E/ OU PRESTAÇÃO DE CONTAS (PZ) Eventualmente, alguns gestores que não lançam suas horas e despesas no T&D, precisam de reembolso de algumas despesas, ao visitar a obra de um canteiro ou até mesmo ao visitar o cliente, e etc. Nesses casos, o reembolso se dará seguindo os passos abaixo: Manual de Uso Zig_Reembolso de Despesas PZ.Rev 1.zip Em alguns casos excepcionais, também pode ser usado para reembolso de despesas mensais de inspetores PJ. 5

6 Este procedimento também serve para a Prestação de Contas de adiantamentos de viagem. 6.3 LANÇAMENTO DE HORAS E DESPESAS (T&D) E INTEGRAÇÃO Semanalmente, os inspetores enviam suas Folhas Semanais com os recibos originais e FAs anexadas, logo utilizar o Manual abaixo para lançar os dados da folha semanal no sistema Zig: Manual de Uso Zig_T&D.zip Seguindo o calendário enviado pela Controladoria, uma vez por mês haverá a Integração das folhas de T&D para serem entregues ao departamento financeiro, e, dessa forma, reembolsar os inspetores. Seguir passos abaixo: Manual de Uso Zig_Integracao.Rev 1.zip 6.4 PAGAMENTO DE FORNECEDORES E/ OU SUBCONTRATADOS (PV) Para efetuar pagamentos aos fornecedores, prestadores de serviços e/ ou inspetores PJ, seguir os passos abaixo: Manual de Uso Zig_Pagamento de Fornecedor (PV).zip 6.5 ADIANTAMENTO PARA VIAGENS (PP) Ao solicitar um adiantamento de viagem, deve-se emitir um PP seguindo os passos abaixo: Manual de Uso Zig_Adiantamento (PP).zip 6

7 7 REVISÃO Revisão 0 em 23/08/ Emissão inicial. 7