Sistema representação G3.ss. Tabela de Clientes. Tabela de Representantes. Tabela de Fornecedores

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1 Tabela de Clientes Além de registrar os dados principais do cliente, pode-se registrar vários contatos, o endereço de cobrança e de entrega (se forem diferentes do principal). Cada cliente tem um registro de perfil que contém informações especiais que serão tratados pelo sistema, como: Espécie de Cliente, Limite de Crédito, Com e Sem Crédito, Representante que o atende, e muito mais... Existe ainda uma Tabela Específica que habilita um Perfil de informações por Fornecedor, ou seja, definir a tabela de preço, descontos e transportadora para cada fornecedor atrelado ao cliente, além de tabela especial por produto para cada cliente específico. Pode-se efetuar listas com filtros por Representante, UF, Cidade, Bairro ou Espécie de Cliente e ainda ordená-los pelo Código, Nome Fantasia, Razão Social, Cidade ou Bairro. Existe ainda duas formas de emitir a Mala Direta, podendo ser impresso em Impressoras à Laser ou Jato de Tinta em 3 modelos de folhas da PIMACO ou em formulário contínuo de uma coluna, ou seja, uma etiqueta em baixo da outra. Tabela de Representantes Esse registro permite manter os dados dos representantes sempre atualizados. Permite ainda o controle de comissões a pagar e já pagas para cada representante (vendedor). Cada representante tem um registro de perfil que contém informações especiais que serão tratados pelo sistema, como: Percentual de Comissão e se é um Representante ou Telemarketing, Dados para Depósito Bancário, entre outros dados... Pode-se efetuar listas com filtros por UF, Cidade ou Bairro e ainda ordenálos pelo Código, Nome Fantasia, Razão Social, Cidade ou Bairro. Existe ainda duas formas de emitir a Mala Direta podendo ser impresso em Impressoras à Laser ou Jato de Tinta em 3 modelos de folhas da PIMACO ou em formulário contínuo de uma coluna, ou seja, uma etiqueta em baixo da outra. Tabela de Fornecedores Além de registrar os dados principais do fornecedor, pode-se registrar vários contatos facilitando a pesquisa das pessoas quando necessário. Cada fornecedor tem um registro de perfil que contém informações especiais que serão tratados pelo sistema, como: Conta Despesa Homologada (Centro de Custo), Carteira Padrão, Dados para Depósito Bancário, e muito mais... Pode-se efetuar listas com filtros por UF, Cidade ou Bairro e ainda ordenálos pelo Código, Nome Fantasia, Razão Social, Cidade ou Bairro. Existe ainda duas formas de emitir a Mala Direta podendo ser impresso em Impressoras à Laser ou Jato de Tinta em 3 modelos de folhas da PIMACO ou em formulário contínuo de uma coluna, ou seja, uma etiqueta em baixo da outra. 1

2 Tabela de Grupos de Produto Esse cadastro serve para agrupar os produtos em determinados blocos, facilitando a apresentação dos produtos em listas como Tabelas de Preços, ABC por Produto, entre outros. Tabela de Produtos O arquivo de produtos é na verdade o banco de dados principal para o controle das vendas. Existem alguns dados que serão necessários e outros opcionais durante o cadastramento do produto. Alguns terão incidências nos cálculos dos pedidos como ICMS reduzido, IPI, Repasse de ICMS, entre outros... Pode-se registrar seu próprio código (interno), o original de fábrica, descrição do produto com até 60 caracteres, código de barras, 9 tabelas diferentes de preços de venda, preço de promoção, comissão fixa, entre outros... Alguns dados não são obrigatórios, porém podem fazer falta em algumas rotinas no futuro como o código de classificação fiscal do produto, pois serão impressos na nota fiscal além de orientar o cálculo da substituição tributária. Tabela de Transportadoras Pode-se registrar as transportadoras que o fornecedor ou fabricante costuma trabalhar regularmente, ou aquelas indicadas pelo cliente. Pode-se efetuar listas com filtros por UF, Cidade ou Bairro e ainda ordenálos pelo Código, Nome Fantasia, Razão Social, Cidade ou Bairro. Existe ainda duas formas de emitir a Mala Direta podendo ser impresso em Impressoras à Laser ou Jato de Tinta em 3 modelos de folhas da PIMACO ou em formulário contínuo de uma coluna, ou seja, uma etiqueta em baixo da outra. 2

3 Tabela de Conta Corrente Nesse cadastro, além de registrar as contas de sua empresa, pode-se registrar desde as contas referentes até o caixa interno, e serão utilizados na movimentação diária, consolidação diária, etc... O movimento de cada conta começará sempre no dia seguinte ao da implantação do saldo. Tabela de Portadores O registro de portadores tem como finalidade o controle das cobranças e agrupamento dos títulos em carteiras específicas, facilitando os filtros no momento das pesquisas. Pode-se separar as carteiras em Ativada e Desativada. Tabela de Ocorrências Necessário para o controle das liquidações do financeiro, além de controlar lançamentos de juros, descontos, entre outros. No Módulo Financeiro, o usuário pode controlar toda a movimentação dos títulos e carteiras utilizando somente os lançamentos das ocorrências. Tabela de Históricos O registro de históricos serve basicamente para facilitar as digitações repetidas que são constantes em comentários de títulos, pagamentos, recebimentos, lançamentos bancário, etc... Tabela Conta Despesa O registro de conta despesa serve basicamente para facilitar as consultas nos direcionamentos dos gastos que são constantes em pagamentos e lançamentos bancários. 3

4 Contas a Pagar Permite registrar, além das notas e títulos, pequenas despesas diárias em forma de fichas. Todos os lançamentos são registrados por fornecedor, portador e histórico. Dessa forma pode-se depois obter informações agrupadas por vencimentos, fornecedores, portadores ou histórico. Neste módulo o usuário pode ainda emitir cheques avulsos, por lote (conforme seleção do usuário), cópia de cheque, efetuar o lançamento bancário e liquidar os títulos numa única rotina simples e rápida. Em Consulta por Período, o usuário visualiza rapidamente os títulos a pagar ordenados por vencimento, emissão, digitação e liquidados, sendo o intervalo de pesquisa informado pelo usuário de acordo com sua necessidade, visualizando somente os títulos em aberto ou todos os títulos. Pode-se ainda efetuar filtros específicos por Fornecedor, Portador, Conta Despesa ou Departamentos, facilitando a visualização e procura dos títulos à pagar. Uma vez apresentado os títulos, o usuário poderá visualizar seus detalhes bastando apenas clicar sobre o título desejado. Contas a Receber Esse módulo pode receber entrada de valores manuais, via ficha de serviço (automático) e/ou via pedido de venda faturado (automático). Pode-se consultar e listar as carteiras filtrando por período (Emissão ou Vencimento), por cliente, por portador e por representante. Permite emitir boletos de cobrança, duplicatas, resumo geral, carta de anuência, recibo de quitação, aviso de cobrança e instrução bancária. Em Consulta por Período, o usuário visualiza rapidamente os títulos a receber ordenados por vencimento ou emissão, visualizando somente os títulos em aberto ou todos os títulos. Uma vez apresentado os títulos, o usuário poderá visualizar seus detalhes bastando apenas clicar sobre o título desejado, podendo ainda verificar os dados do pedido de venda que gerou essa cobrança. Controle Bancário Neste controle o sistema possui um acesso de toda movimentação diária, transferências entre C/C, consolidação diária, consolidação das contas e remoção e fechamento de C/C. Na movimentação diária, informa-se os dados da conta bancária para qual está sendo gerado o movimento, podendo ser de crédito ou débito e seu respectivo departamento e outras observações caso sejam necessárias. Em transferências, poderão ser transferidos os dados de uma conta para outra, facilitando assim um ajuste futuro no sistema. Já na consolidação diária, é possível verificar os créditos, débitos e saldos em um determinado período e filtrar algum tipo de lançamento. É possível efetuar o Fechamento e a Remoção de uma conta bancária, de forma simples e rápida. 4

5 Sistema representação G3.ss G3.ss Registra um Pedido de Venda Sem dúvida alguma, é o centro das informações do Sistema de Representação G3.SS. Através do pedido de venda é que se inicia a venda ou um simples orçamento ao cliente. O sistema colhe as informações referentes ao fornecedor do pedido, cliente, representante, transportadora, produtos, quantidade, valores, descontos, etc..., gerando um pedido de venda, que será transmitido ao fornecedor ou fabricante. O sistema carrega o perfil do cliente automaticamente ou conforme a tabela específica registrado para o fornecedor indicado. Descontos, representante, transportadora, podem ser alterados sem problemas. Além disto, o sistema efetua o cálculo dos impostos e permite o envio do pedido via para o cliente e/ou fornecedor. Consulta por Período Desenvolvido para facilitar a vida do representante, pode ser utilizados filtros por período, fornecedor, cliente, representante, etc... Pode-se selecionar o portador filtrando com mais precisão a busca e como resultado, será informado o valor total geral das vendas e os valores de ICMS/IPI dos pedidos selecionados. Eliminar um Pedido de Venda O sistema dispõe de uma rotina fácil e simples para a eliminação dos pedidos que não foram fechados, selecionando e eliminando através de uma tecla (F12). Pode ser utilizados filtros de fornecedor, nome fantasia e de pedido, ou através das teclas de acesso sequencial ou de busca (F10). Rua dos Buritis, 128 Cj 413-B Jardim Oriental São Paulo SP CEP Fone e Fax (11)

6 Duplicar Pedido de Venda O sistema disponibiliza uma interface para uma possível duplicação de um pedido de venda, muito útil, pois se o cliente resolver ter os mesmos itens nos próximos períodos, basta utilizar a rotina e duplicá-lo para que não necessite de uma nova digitação. Essa rotina permite maior eficiência e rapidez no atendimento dos pedidos. Depois de duplicado, o sistema emite a numeração do pedido na mesma seqüência numérica de uma nova venda, não ocorrendo duplicidade de número de pedido. Lista - Vendas no Período Simples e rápido o Sistema emite listas das vendas, com os dados de cada pedido selecionando o período. Pode-se ainda filtrar um determinado fornecedor, cliente, representante, ou outros detalhes como UF, Pedido do Cliente e o Comprador. Essa lista poderá ser resumida ou completa com todos os dados detalhados do pedido. Lista de Preço e/ou Promoção O Sistema emite uma lista de preços permitindo filtrar um fornecedor ou grupo. Pode-se ainda selecionar intervalo de produtos e se o mesmo está com movimento ou fora de linha. Impressões especiais em 2 colunas, 4 colunas ou por Espécie/Linha/Modelo e Impressão Especial com Montadora. Selecione qualquer tabela de preço, forma de impressão e se deseja que apareça os dados do fornecedor como nome fantasia ou razão social. Pode-se ainda utilizar filtro de Espécie/Linha/Modelo se for necessário. 6

7 Lista Comissões por Venda Para facilitar a consulta da comissão de venda do representante desenvolvemos esta lista. Basta determinar o período e definir se a impressão será dos dados resumidos ou completos. Pode-se filtrar o representante e se necessário informar um intervalo de códigos de representantes, utilize então a opção de representante entre 1 e 2. Filtre outros detalhes como Fornecedor ou Portador para que a mesma seja mais enxuta e mais clara para seu controle de comissões. Alteração da Tabela de Preço em Vigor Caso haja necessidade de alteração de preço, utilize esta rotina para realizar a alteração dos preços, selecionando a tabela de origem para base do cálculo e a tabela de destino para formar o novo preço. O Fator de cálculo será aplicado de acordo com a opção escolhida, sendo multiplicação ou divisão. Pode-se ainda ajustar o preço de promoção ou até mesmo zerar o preço da tabela indicada. O processamento pode ser individual, ou seja, o Sistema irá calcular o novo preço e mostrar na tela para confirmação da alteração. No caso do processamento das alterações solicitadas, o Sistema já calcula e grava sem mostrar na tela, tudo é feito direto no cadastro do produto. Remoção dos Pedidos Antigos Muito útil, pois com o passar do tempo de uso do sistema o representante pode se deparar com vários pedidos sem necessidade de estarem ainda no sistema, sendo assim facilitará no momento da exclusão do sistema. Filtrando um período, pode-se selecionar um fornecedor, cliente ou representante para que depois sejam removidos os pedidos de acordo com o filtro indicado. 7

8 Sistema representação G3.ss G3.ss ABC por Cliente O ABC é o resumo das vendas realizadas durante um determinado período classificando os clientes em ordem decrescente de venda, ou seja, da maior venda acumulada para a menor. Dessa forma pode-se verificar quais são os melhores clientes e adotar políticas diferenciadas para estimular as vendas junto a esses clientes preferenciais. O sistema permite que seja indicado um determinado período dentro do ano corrente, podendo ser diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou até todo o ano. Pode-se ainda efetuar filtros por Fornecedor, Representante ou Portador. ABC por Representante O ABC é o resumo das vendas realizadas durante um determinado período classificando os representantes em ordem decrescente de venda, ou seja, da maior venda acumulada para a menor. Dessa forma pode-se verificar quais são os melhores representantes e adotar políticas diferenciadas para estimular as vendas junto aos representantes aumentando ainda mais as suas vendas. O sistema permite que seja indicado um determinado período dentro do ano corrente, podendo ser diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou até todo o ano. Pode-se ainda efetuar filtros por Fornecedor, Representante ou Portador. ABC por Produto O ABC é o resumo das vendas realizadas durante um determinado período classificando os produtos em ordem decrescente de venda ou de quantidade, ou seja, da maior venda acumulada ou maior quantidade acumulada para a menor. Dessa forma pode-se verificar quais são os produtos mais vendidos em valores e/ou quantidades e aumentar ou adotar uma política de vendas com mais qualidade. O sistema permite que seja indicado um determinado período dentro do ano corrente, podendo ser diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou até todo o ano. Pode-se ainda efetuar filtros por Cliente, Representante, Fornecedor, Portador ou Grupo de Produto. Rua dos Buritis, 128 Cj 413-B Jardim Oriental São Paulo SP CEP Fone e Fax (11)

9 ABC por Período O ABC é o resumo das vendas realizadas durante um determinado período classificando dia a dia. Dessa forma pode-se verificar dia a dia o volume das vendas e ajustar o faturamento para lastrear os dias de maior volume para outros dias de menores volumes, fazendo com que a empresa trabalhe melhor em mais dias. O sistema permite que seja indicado um determinado período. Se optar por imprimir o ABC por Período, o sistema fará automaticamente um gráfico de barras com os valores diários para melhor acompanhamento e visualização do faturamento do período. Pode-se utilizar os filtros de fornecedor, representante ou portador. Caso necessite no ABC o IPI/ST na somatória, basta selecionar a opção para que o mesmo seja inclusa no ABC. ABC por UF O ABC é o resumo das vendas realizadas durante um determinado período classificando pela UF (Unidade da Federação) e dentro do período indicado em ordem decrescente de venda. Dessa forma pode-se verificar por UF o volume das vendas e melhorar a atividade de atendimento e vendas nas regiões onde o volume é menor. O sistema permite que seja indicado um determinado período dentro do ano e também se desejar em forma parcial ou integral no seu relatório basta selecionar no processar representante. Podem-se utilizar os filtros de fornecedor, representante ou portador. Se optar por imprimir o ABC por UF, o sistema fará automaticamente um gráfico em forma de pizza com os valores de cada UF para melhor acompanhamento e visualização do faturamento por região. 9

10 Habilitar e Desabilitar Senhas de Acesso O sistema permite que um(a) administrador(a) da empresa gerencie as senhas e habilite ou desabilite os acessos aos seus módulos. As senhas poderão ser criadas com até 50 caracteres (nome e/ou senha), restringindo alguns acessos por segurança. Permite ainda que essas senhas sejam trocadas automaticamente pelo próprio usuário de dias em dias definido pelo(a) administrador(a). Passado os dias indicado para a troca da senha, o sistema solicitará automaticamente ao usuário que seja trocado sua senha, evitando que outros usuários vejam ou decorem a senha de outro(a) usuário(a). Correção de Arquivos Danificados O sistema trabalha sobre uma plataforma COBOL Wrapper, sendo uma ferramenta destina a desenvolvedores de sistemas seguros e complexos, e que por motivos de problemas nos equipamentos onde se está instalado o sistema ou de problemas de hardware, podem vir a ser corrompidos arquivos importantes para o funcionamento de uma determinada tarefa no sistema. Entra em sena a ferramenta de reparo destes arquivos corrompidos, bastando apenas seguir alguns passos e logo em seguida os mesmos estarão recuperados e prontos para ser utilizados, sem conflitos futuros no sistema. Perfil do Financeiro O perfil guarda as informações mais importantes que orientam o sistema para determinados processos, facilitando o manuseio pelo usuário. Entre esses controles estão numeradores de títulos, lançamentos bancários, recibos de pagamento, fichas de despesas e taxa de juros por atraso. 10