PO GESTÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTAÇÃO 008

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1 1 - OBJETIVO PO GESTÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTAÇÃO 008 Este retrata a forma que deve ser conduzida a gestão dos s da entidade desde a sua concepção até o seu acompanhamento e melhoria. 2 - AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE Atividade Autoridade Responsabilidade Identificar Comitê da qualidade Todos os empregados Classificar Coordenação da qualidade Elaborar fluxograma de Validar fluxograma de Elaborar documento normatizador Validar documento normatizador Liberar para avaliação pelos usuários Área responsável pelo Comitê da Qualidade Técnico da área responsável pelo Avaliar alteração Fazer alteração Fazer publicação definitiva no site da intranet Implantar Reavaliar Técnico da área responsável pelo e Técnico da área responsável pelo e Validar com Registrar mudança e melhoria Retirar da Intranet 3 - DETALHAMENTO/GENERALIDADES Identificar A identificação de um pode ser feito por qualquer colaborador da entidade a qualquer momento em que surgir a necessidade. O é identificado, contextualizado e deve ser entendido como seqüência de atividades de alta relevância a serem realizadas para a organização. É importante incluir a

2 participação de vários colaboradores do mesmo setor e de setores correlatos para a definição do valor da atividade e da percepção da cadeia de valores pelo cliente (interno e externo) Classificar Os s serão classificados segundo sua relevância e abrangências, os mesmos devem seguir a seguinte orientação: Macro: Um agrupamento de s dentro de uma organização funcional. São macro s típico: Educação, Lazer, materiais, contabilidade, financeiro, etc. Os macro s são identificados como "PO". Processo: Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas). Os insumos (entradas) para um são geralmente produtos (saídas) de outro. Os s em uma organização são geralmente planejados e realizados sob condições controladas para agregar valor, ou seja, gerar benefícios para o cliente ou para a organização. Os s são identificados como "IN". Manual: Caso seja necessário um maior detalhamento das regras dos s poderá ser elaborado este documento voltado a um público mais específico que são identificados como "MN", os manuais não precisaram passar por aprovação do comitê da qualidade, uma vez que descreve a operação especifica da área, sendo de controle exclusivamente da mesma. Atividades: São conjuntos de tarefas que ocorrem dentro de um. As atividades constituem a maior parte dos fluxogramas. Cada atividade pode ser constituída por um determinado número de tarefas que são apresentadas de forma descritiva. As atividades estão incluídas nas INs, POs e MNs Elaborar fluxograma de Nesta etapa é elaborado o fluxo que demonstra a interação das atividades em todo o percurso. É necessária a identificação das áreas envolvidas, responsabilidades, produtos e subprodutos resultados da execução das atividades Validar fluxograma de O fluxograma é encaminhado ao comitê da qualidade que deve avaliar o valor de cada atividade dentro do e deve ter coerência com o seu objetivo, demonstrando de forma clara a sua execução a todos os interessados. O comitê da qualidade poderá propor alterações/ajustes visando a melhoria do e sua interação com outros s ou atividades da organização. São levados em consideração os riscos inerentes às atividades do, seus impactos na organização, entrega do produto final, seus relacionamentos e integrações com outras atividades ou s e a importância percebida pelo cliente (interno e externo), bem como a similaridade com outras atividades realizadas pelas entidades. O fluxo deverá garantir a visão sistêmica da execução das atividades em sua totalidade atendendo todas as entidades de forma padronizada, garantindo a qualidade na entrega dos serviços prestados Elaborar documento normatizador O documento normatizador é descrito a partir do fluxograma que demonstra toda a atividade. O mesmo deve obedecer aos seguintes requisitos: Conteúdo e Sub-Divisão dos Itens

3 O texto das POs e INs deve abordar os seguintes itens: a) Objetivo - Indicar a finalidade do documento e a determinação de sua abrangência e campo de aplicação. b) Autoridade e Responsabilidade - Descrever a autoridade como sendo a pessoa ou área que autoriza a sua execução e a responsabilidade como a pessoa ou área que executa a tarefa. c) Detalhamento/Generalidades - Descrever as orientações para a execução das atividades abrangidas pelo documento do sistema da qualidade. Poderá ser definido neste item como "disposições transitórias" quando: Durante a estruturação ou aperfeiçoamento de um seja necessário um prazo para implantação de todas as etapas do. Neste caso devem estar definidas as atividades e prazos para conclusão; Durante a estruturação ou aperfeiçoamento de um seja necessária alguma alteração nos sistemas de informação que só serão realizadas após aprovação da direção, na fase de implementação. Recomenda-se que o gestor do participe do de homologação das alterações nos sistemas de informação para garantir que os sistemas sejam desenvolvidos conforme a especificação. d) Registros da Qualidade - Informar quais Registros da Qualidade são necessários para o cumprimento das determinações, orientações e requisitos específicos de que trata o procedimento, instrução normativa ou outra norma de referência. Em todos os POs e INs que possuírem documentos complementares de controle externo (norma, resoluções de governo, lei dentre outros) devem ser citados como documento externo e informados sobre a forma de acesso. Esta ação deve ser feita a partir das novas revisões dos documentos. e) Revisões - Informar o número da revisão, a data e o tipo de alteração feita no documento da qualidade. f) Aprovação e vigência - Informar a data de aprovação do documento da qualidade. g) Anexos - Relacionar e apresentar os anexos considerados necessários à plena compreensão ou aplicação do documento do Sistema de Gestão da Qualidade, quais sejam: formulários, fluxogramas, layouts, mapas e outros documentos Nomenclatura dos Documentos: Os documentos de devem ser assim numerados e referenciados: Tipo de Documento Procedimento Operacional Instrução Normativa Legenda xxx = número sequencial de 001 a 999 rrr = número sequencial de 000 a 999 indicando a revisão Referência PO xxx Descrição Sumária - rrr IN xxx Descrição Sumária -rrr Além deste, temos ainda os manuais administrativos, técnicos e operacionais que não adotam padrão para sua nomenclatura. Os documentos de registro e evidência devem ser assim numerados e referenciados: Tipo de Documento Formulário Referência FO xxx - Descrição Sumária - rrr Além deste, temos ainda as atas de reunião, relatórios, Matriz de práticas, Relatório de gestão anual (FNQ) dentre outros que não adotam padrão para sua nomenclatura.

4 Os documentos complementares tais como código de ética, mapa estratégico, regimentos, regulamentos e documentos legais (ordem de serviço, portaria e resolução) são orientadores e serão controlados pela área responsável guardando coerência com o sistema de gestão Controle de Edições e Revisões A identificação das revisões dos documentos normativos do Sistema de Gestão da Qualidade é feita por uma numeração constituída por 3 dígitos. A edição original do documento é identificada pela numeração 000. Exemplo: PO 001 Gestão de s e documentação 000: leia-se documento original PO 001 Gestão de s e documentação 013: leia-se documento na 13 a revisão Validar documento normatizador Após a elaboração do documento normatizado, o gestor da área devera repassar uma copia ao comitê da qualidade que designa um representante para avaliar a concordância do documento com o fluxograma e sua contextualização. Feita a validação, o faz suas considerações e repassa o documento a coordenação da qualidade para ser disponibilizado à toda à organização Liberar para avaliação pelos usuários Uma vez disponibilizado o documento para a coordenação da qualidade, publica-se o documento na intranet. O documento deve ser avaliado pelos colaboradores em um período mínimo de 2 semanas. Alterações sugeridas pelos colaboradores deverão ser avaliadas pelo e se for o caso pelo comitê da qualidade Avaliar alteração Sendo sugeridas novas alterações pelos usuários a, o Gestor da área responsável e o deverão avaliar se a alteração é necessária e se enquadra na melhor forma de se executar o Fazer a alteração A sugestões propostas pelos usuários é feita pelo desde que acatadas pela Coordenação da Qualidade, pelo e pelo Fazer publicação definitiva no site da intranet Aprovado o documento o altera e publica a lista mestra dos documentos da qualidade que contêm os dados de cada documento, incluindo a versão e data da última revisão. O controle e a guarda dos documentos são feitos de acordo com o seguinte : Os documentos originais são arquivados eletronicamente no servidor, em pasta própria, com acesso restrito a coordenação da qualidade; Cópias fiéis dos documentos originais são publicadas na web com acesso franqueado a todos os empregados que necessitam consultar aqueles documentos Todo documento deverá ser arquivado com pelo menos uma gravação eletrônica original e outra de reserva;

5 Os documentos externos são armazenados em cópia física ou eletrônica, revistos anualmente e substituídos quando houver alteração Implantar o Após aprovação, os s devem ser implementados, podendo ser: Por meio de um projeto piloto; Implementação direta em todas as áreas envolvidas. A implantação dos s é feita pela área responsável com a participação direta do Representante da Qualidade em cada Unidade ou Gerência/Área. A forma de implantação é variável e deverá ser discutida pela equipe responsável junto às unidades e áreas no sentido de facilitar o entendimento e diminuir a resistência as mudanças Reavaliar A reavaliação do poderá ocorrer quando: Sofrerem alteração direta ou indireta, incluindo ou excluindo atividades que interferem no resultado e entrega do produto ou serviço. Por iniciativa da área responsável; Por iniciativa da coordenação da qualidade; Pela identificação por parte de qualquer colaborador de algum ponto de melhoria ou ajuste necessário no ; Os s críticos devem ser controlados para verificação se o padrão estabelecido no documento esta sendo cumprido. Para isso é necessário a identificação do método de controle, periodicidade e área responsável. Os s críticos devem ser melhorados pelo aprendizado. Para isso é necessário a identificação do método, periodicidade e área responsável. Os s críticos devem ser desenhados incluindo os seus interrelacionamentos visando a garantia da integração. Além disso deve manter uma coerência com os objetivos estratégicos/qualidade das entidades Validar com Toda a alteração proposta deverá ser avaliada pelo Representante da Diretoria () que julgara a aderência das alterações. Se for necessário submeterá a área responsável e ao comitê da qualidade Registrar mudança e melhoria Toda mudança realizada devera ser registrada conforme segue: a) Mudança no documento normatizador No quadro histórico das revisões dos documentos é relacionada somente a última alteração feita. Caso a alteração incluir muitos itens que caracterizem uma evolução muito grande no deve-se registrar nas revisões como "revisão geral do ". Para melhor visualização serão escritos em vermelho as inclusões de texto e em azul as exclusões no quadro de revisões. b) Registro de Melhorias

6 Caso exista melhoria no deve ser incluída uma nova tabela com a sua descrição. Estas regras serão aplicadas somente a partir da publicação desta versão deste documento Retirar da intranet Todo documento que for identificado como não pertencente ou aderente a nenhum devera ser retirado da intranet para que não seja utilizado novamente. 4 - REGISTROS DA QUALIDADE Item Formulário/Registro 1 Procedimentos (PO), Instruções normativas (INs), Formulários (FO) dentre outros Descrição Documentos da Qualidade disponíveis na intranet portal do SGQ 2 Norma NBR ISO 9001 Documento externo MEG - Modelo de excelência em gestão Documento externo REVISÕES CONTROLE DE REVISÕES Revisão Data Ação Corretiva /10/2011 Alteração: do fluxo de aprovação do com a melhor distribuição das tarefas reduzindo o prazo de avaliação e disponibilização do instrumento normativo e adequação da descrição da PO Exclusão: retirado o glossário de 1 a 8 no início do texto; Exclusão: excluído o item 6 Definições, para o qual será disponibilizada a matriz de termos e definições na intranet no link SGQ/arquivos referenciais; Exclusão: retirados os links de atalho antes disponibilizados para acessar os anexos e outros documentos referenciados diretamente da PO ou IN em questão, estes a partir de então passam a ser apenas referenciados nestes documentos, e para acessa-los faz-se necessário buscar o portal do SGQ na intranet. MELHORIAS Data Melhoria no 16/03/2011 Inclusão de uma metodologia de gestão de s em concordância com o MEG. 6 - APROVAÇÕES E VIGENCIA Este documento é aprovado pelo Gestor em 14/09/2005, com vigência a partir desta data.

7 7 - ANEXOS