Procedimentos Operacionais (POs)

Transcrição

1 Guia de Leitura de Procedimentos Operacionais (POs) Jéssica Freire Maria Cecília Koehne Robson de Almeida Agosto de

2 Sumário Orientações Gerais O que é um PO? Estrutura Básica de um PO Cabeçalho Glossário de Termos Objetivo Documentos de Referência Responsabilidades Procedimentos Formulários e Modelos Correlatos Controle de Registros Fluxograma Rodapé Contato 2

3 Orientações Gerais Este guia tem como objetivo orientar a leitura e correta compreensão das informações dispostas nos procedimentos operacionais (POs) da UFBA. Deve-se evitar a impressão dos POs. Eles podem ser alterados, por isso deve-se sempre verificar a última versão disponível no site ( 3

4 O que é um PO? Procedimento Operacional (PO) é uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade. Eles são a base da gestão cotidiana; eles são estáveis, mas podem ser aperfeiçoados em função das necessidades de trabalho. O objetivo básico de um PO é o de garantir, mediante uma padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada. A padronização é importante, pois minimiza a ocorrência de desvios na execução de tarefas dentro da Universidade, independente de quem as realize. 4

5 Estrutura Básica de um PO Um PO é composto por: 1. Cabeçalho 2. Glossário de Termos 3. Objetivo 4. Documentos de Referência 5. Responsabilidades 6. Procedimentos 7. Formulários e Modelos Correlatos 8. Controle de Registros 9. Fluxograma 10.Rodapé 5

6 Importante Alguns elementos mencionados nesta apresentação podem não estar presentes em certos POs por motivos, como: Inexistência (temporária) da informação; ou Dificuldade de controle. Estas informações serão acrescidas em novas versões ao longo do tempo. 6

7 Cabeçalho Aqui você encontra todos as informações necessárias à correta identificação do PO. Unidade: Refere-se a um Órgão da Administração Central ou a uma Unidade Acadêmica onde o PO foi descrito. 7

8 Cabeçalho Processo: Nome dado a rotina que está sendo descrita/padronizada. 8

9 Cabeçalho Identificação: Codifica o PO de modo a ser individualizado e facilmente localizado entre os documentos da Universidade. É a denominação que deve ser utilizada toda vez que se fizer referência ao Procedimento. A identificação seguirá sempre a ordem: PO/Unidade/Coordenação/Numeração. 9

10 Cabeçalho Versão: Identifica a versão do PO, permitindo saber quantas alterações ocorreram desde a sua padronização inicial. IMPORTANTE: Antes de usar um PO, verifique qual a versão mais atualizada no site ( 10

11 Cabeçalho N de folhas: Indica a numeração parcial e total de folhas do PO, garantindo a leitura completa do documento e na ordem adequada. IMPORTANTE: Verifique, antes da leitura, se a quantidade de folhas do documento está compatível com o indicado no cabeçalho. 11

12 Glossário de Termos Estabelece o significado exato dos termos (siglas, abreviaturas e definições) utilizados no PO. Exemplo: 12

13 I. Objetivo Descreve a finalidade do PO apresentado. Exemplo: 13

14 II. Documentos de Referência Relaciona documentos internos ou externos que estabelecem parâmetros legais que devem ser seguidos por cada PO de forma específica. Exemplo: 14

15 III. Responsabilidades Explicita as principais atribuições por setor (ou função) nas unidades/órgãos para o cumprimento da rotina apresentada. Exemplo: 15

16 IV. Procedimentos Descrição detalhada das diversas etapas a serem realizadas e dos requisitos a serem produzidos para a execução da rotina. Exemplo: 16

17 IV. Procedimentos Ao longo do PO, podem existir comentários que ajudam a compreender a forma como a etapa deve ser realizada. 17

18 IV. Procedimentos Podem, ainda, existir etapas de decisão, cuja sequência de ação se dará em função do evento que ocorrer. 18

19 IV. Procedimentos Após a última etapa, há a indicação da finalização da rotina. 19

20 V. Formulários e Modelos Correlatos Identifica documentos padronizados que são utilizados e/ou gerados durante a rotina. As primeiras versões dos POs publicados não apresentam indicações de formulários e modelos correlatos, mas essas informações poderão ser acrescidas em novas versões. 20

21 VI. Controle de Registros Identifica os principais aspectos e características associadas ao arquivamento, acesso e disposição de documentos gerados durante a execução da rotina. Exemplo: As primeiras versões dos POs publicados não apresentam controle de registros, mas essas informações serão acrescidas em novas versões. 21

22 Fluxograma Consiste em uma representação gráfica do PO descrito, mantendo as suas características (etapas, sequência, responsáveis). Tem a finalidade de auxiliar a compreensão e visualização global do processo. No caso de rotinas curtas, o fluxograma será apresentado no próprio corpo do PO. No caso de rotinas longas e complexas, o fluxograma será apresentado como um documento separado em anexo. Para maiores informações, confira o Guia de Leitura de Fluxogramas, que será disponibilizado em 22

23 Rodapé Identifica os órgãos, e seus respectivos responsáveis, envolvidos na construção do PO. Exemplo: 23

24 Rodapé Elaborado: Identifica o(s) responsável(is) da SUPAD por elaborar o PO. 24

25 Rodapé Revisado: Identifica o(s) responsável(is) do(s) órgão(s) envolvido(s) por revisar o PO elaborado. 25

26 Rodapé Aprovado para uso: Identifica o(a) responsável pela aprovação e vigência do PO. 26

27 Rodapé Data: Especifica a data de elaboração, revisão ou aprovação e início da vigência do PO. 27

28 Atenção: Dúvidas, esclarecimentos ou sugestões de aperfeiçoamento acerca das rotinas descritas deverão ser encaminhados ao órgão responsável pela aprovação e vigência do Procedimento Operacional e à Coordenação de Desenvolvimento Institucional da SUPAD. 28

29 Contato: / Coordenação de Desenvolvimento Institucional Endereço: Av. Adhemar de Barros, s/n - Campus Universitário de Ondina - Pavilhão 04 - Salvador/BA - CEP: Telefones: (71) / aval.inst@ufba.br 29

30 Obrigado! 30