Estabelecer um parâmetro para o mapeamento dos processos operacionais da universidade.
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- Leonor Giovana Filipe Canela
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1 Unidade Processo Universidade Federal da Bahia Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional Sistema de Desenvolvimento Institucional PO - Procedimento Operacional 1 de 5 Glossário de Siglas e Termos CDI Coordenação de Desenvolvimento Institucional da SUPAD CI Comunicação Interna SUPAD Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional Instrução de Trabalho - É uma descrição detalhada de atividades específicas, produtivas e operacionais. É usualmente utilizada para descrição de atividades técnicas, tendo por característica ser um padrão técnico. Manual É qualquer conjunto de procedimentos, normas, políticas, objetivos ou instruções que tem por objetivo orientar as ações ou posicionamento dos funcionários na realização das atividades de trabalho. É uma técnica de compreensão e documentação utilizada nas organizações para o claro entendimento de como os processos de trabalho estão ocorrendo Procedimento Operacional É uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade. É usualmente utilizado para descrever regras e normas responsáveis por padronizar um processo gerencial, tendo por característica ser um padrão de sistema Processo de Negócio É uma agregação de atividades e comportamentos executados para alcançar um resultado, entregando um produto final ou servindo de suporte a outros processos. I. OBJETIVO Estabelecer um parâmetro para o mapeamento dos processos operacionais da universidade. II. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Manual de Elaboração de Procedimentos Operacionais e Instruções de Trabalho - SUPAD BPM CBOK V3 Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócios Regimento Interno da Reitoria, de 13 de Setembro de 2013 disponível em Decreto nº6.944 de 21 de agosto de 29 Estabelece medidas organizacionais para o aprimoramento da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, dispõe sobre normas gerais relativas a concursos públicos, organiza sob a forma de sistema as atividades de organização e inovação institucional do Governo Federal, e dá outras providências Decreto nº DE 23 de fevereiro de 25 Institui o Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização - GESPÚBLICA e o Comitê Gestor do Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização, e dá outras providências.
2 2 de 5 III. RESPONSABILIDADES CDI Identificar processos de trabalho, levantar dados, realizar entrevistas com operadores do processo, documentar o resultado do trabalho Servidores Identificar processos de trabalho, instruir realização dos procedimentos, revisar documentos e processos quando solicitados pela equipe de mapeamento. IV. PROCEDIMENTOS 1. CDI recebe demanda para mapeamento de processo da unidade ou órgão A demanda poderá ser dada por uma necessidade da universidade ou a convite do dirigente 2. CDI contata dirigente da unidade/órgão e informa sobre o mapeamento. O contato objetiva informar os dirigentes sobre as finalidades do mapeamento de processos, esclarecer sobre os procedimentos adotados, combinar cronograma de atividades, estabelecer necessidades relacionadas ao mapeamento, informar sobre a equipe que realizará o trabalho, sensibilizar quanto à importância da atividade e buscar o comprometimento dos envolvidos no processo. 3. CDI identifica estrutura organizacional da unidade/órgão a ser mapeado A estrutura organizacional é verificada a partir da análise do organograma da unidade a ser mapeada 3.1. Identifica os setores, núcleos e coordenações que compõe a unidade/órgão 4. CDI identifica o setor, núcleo ou coordenação a ser mapeada Caso não haja uma demanda específica de mapeamento a equipe da CDI acertará com o dirigente a ordem das unidades e processos a serem mapeados. 5. O funcionário/estagiário da CDI responsável pela atividade contata chefe do setor, núcleo ou coordenação Identifica junto a chefia as atividades desempenhadas e os responsáveis pela execução 6. O funcionário/estagiário da CDI responsável pela atividade contata servidores para agendamento de entrevista 7. O funcionário/estagiário da CDI responsável pela atividade entrevista servidores 7.1. Identifica e registra as atividades desempenhadas e os responsáveis pela execução para confirmação e complementação das informações levantadas junto ao chefe imediato (vide item 5.1 deste procedimento) 7.2. Identifica o tipo processos a serem mapeadas. Os processos poderão ser documentados como a) Procedimentos operacionais b) Instruções de trabalho c) Manual
3 3 de Registra a ordem de mapeamento das atividades e verifica os servidores com maior domínio na sua execução 8. O funcionário/estagiário da CDI responsável pela atividade realiza o levantamento de dados sobre procedimentos operacionais do setor/núcleo/coordenação Será feito o mapeamento de uma atividade por vez. 9. O funcionário/estagiário da CDI responsável pela atividade verifica a necessidade de novas entrevistas e a coleta de dados/informações de fontes secundárias (formulários, relatórios, registros...) Necessidade de ajustes/esclarecimentos/coleta de novas informações? SIM Agenda nova entrevista com servidor(es) para esclarecimentos NÃO Elabora Fluxograma e Formata/padroniza documento (conforme manual SUPAD) 10. O funcionário/estagiário da CDI responsável pela atividade agenda com chefe imediato a revisão dos procedimentos operacionais 11. O funcionário/estagiário da CDI responsável pela atividade revisa procedimentos junto ao chefe imediato Necessidade de ajustes/esclarecimento? SIM Agenda nova entrevista com servidor(es) para esclarecimentos. Algumas correções poderão ser realizadas pela própria chefia NÃO Elabora Fluxograma e formata/padroniza documento (conforme manual SUPAD) 12. CDI encaminha procedimento operacional para aprovação do dirigente da unidade/órgão Caso haja delegação pelo dirigente, a autorização poderá ser realizada pelo coordenador O Procedimento Operacional é aprovado para uso pelo é assinado pelo dirigente 13. CDI publica procedimento no Manual de Procedimentos da Universidade (conforme IT/SUPAD/CDI/01) 14. CDI envia CI comunicando a comunidade acadêmica sobre publicação do documento A CDI envia o comunicado por para lista todos (todos-i@listas.ufba.br). Uma cópia da CI deverá ser adicionada ao site da SUPAD, na aba Notícias Fim do processo. VI. FORMULÁRIOS E MODELOS CORRELATOS Não se aplica.
4 4 de 5 VII. CONTROLE DE REGISTROS Nome do Registro Código Responsável pela coleta Indexação Acesso Tipo de Arquivo Local de Arquivo Tempo de Retenção Disposição VIII. FLUXOGRAMA
5 5 de 5 IX. CONTROLE DE REVISÃO Revisão Histórico das Revisões Item(ns) Revisado(s) Revisado por 19/03/2015 Elaboração do documento Todos Adriano Peixoto
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