Coordenação-Geral da Qualidade Procedimento do Formulário Digital SUMÁRIO

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1 SUMÁRIO 1. OBJETIVO CAMPO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DEFINIÇÕES E SIGLAS PROCEDIMENTO Introdução 5.2. Configurar / habilitar macros 5.3. Procedimentos básicos 5.4. Regras gerais 5.5. Procedimentos e especificidades no Word 5.6. Procedimentos e especificidades no Libre 6. RESPONSABILIDADE REGISTROS ANEXOS... CQUAL-P00X-01 1/8

2 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos, regras e instruções a fim de capacitar o usuário na utilização dos formulários digitais internos do INPI. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento se aplica a todos os usuários que necessitem preencher formulários digitais. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA o NBR ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade Requisitos o CQUAL-P Elaboração de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade o Listra Mestra de Documentos Internos e Histórico de Revisão CQUAL- F DEFINIÇÕES E SIGLAS Para efeito deste procedimento são adotadas as seguintes definições e siglas: Formulário Digital formulário desenvolvido nos programas Microsoft Word e LibreOffice, preenchidos exclusivamente por meio de computador. Tecla F1 janela de ajuda; instrui o preenchimento dos campos. Macro é uma abstração que define como um padrão de entrada deve ser substituído por um padrão de saída, de acordo com um conjunto de regras. Especifica uma série de ações em um novo procedimento. As macros são CQUAL-P00X-01 2/8

3 geralmente gravadas ao executar a sequência uma vez, permitindo à aplicação lembrar de tais ações. doc / docx extensão do arquivo do formulário criado no programa Word. odt extensão do arquivo do formulário desenvolvido no programa BrOffice/Libre. pdf extensão do arquivo de formulário convertido em programa PDF. zip extensão de arquivos compactados. 5. PROCEDIMENTO 5.1. Introdução Os formulários digitais, que não devem ser confundidos com formulários online, estão disponíveis na página Formulários, na intranet. São desenvolvidos e disponibilizados nos programas Microsoft Word (.doc) e LibreOffice (.odt), protegidos por senha, com macros. Determinados formulários no Libre são compactados e requerem download, devido às suas especificidades; são identificados por zip entre parênteses (zip). Os formulários digitais são distintos em dois grupos: os que são dispensados de assinatura e impressão, e os que requerem assinatura e, consequentemente, impressão. Os dispensados de assinatura e impressão devem ser encaminhados, por , ao destinatário. O endereço de é informado no final de cada formulário. No formulário há um link para o Procedimento do Formulário que detalha o preenchimento do mesmo, entre outras informações, e outro link, para o presente arquivo (). Para acessar esses CQUAL-P00X-01 3/8

4 arquivos utilizar o comando Ctrl + clique. Todo formulário terá o seu respectivo procedimento. O presente procedimento e o desenvolvimento dos formulários têm por base o Windows 7 e o Microsoft Office 10, e a versão do LibreOffice Configurar / habilitar macros Considerando que os formulários contém macro é imperioso configurá-la, de forma a permitir seu efeito e propiciar a adequada utilização e preenchimento dos formulários digitais. Como padrão, as macros são pré-configuradas para o nível alto; para que funcionem é necessário habilitá-las para o nível médio de segurança. Configurar as macros antes de acessar o formulário No Libre, proceder da seguinte forma: Ferramentas > Opções > LibreOffice > Segurança > Seguranças de macros > Médio > OK > OK. Quando da abertura do formulário optar por Ativar Macros No Word, a configuração padrão é Desabilitar todas as macros com notificação. Portanto, ao acessar o formulário, basta clicar em Habilitar Macros ou Habilitar Edição na barra que é apresentada quando acessado arquivos com macros Procedimentos básicos Antes de acessar o formulário, configurar os programas Word / Libre para habilitar macros Acessar o formulário na página Formulários na intranet Abrir o formulário Habilitar Edição / Ativar Macros. Nota: determinados formulários desenvolvidos no Libre são disponibilizados para download. Compactados, requerem extração para uso. Neste caso, ao acessar o formulário na intranet, optar por Salvar ou Salvar como Preencher o formulário. CQUAL-P00X-01 4/8

5 Encaminhar o formulário ao destinatário Para formulário dispensado de assinatura e impressão, encaminhar por , solicitando a confirmação de entrega e de leitura. Não é necessário fechar o formulário para enviá-lo por No Word, selecionar Arquivo > Salvar e Enviar > Enviar por > Enviar como anexo No Libre, selecionar Arquivo > Enviar > com o documento anexado É opcional converter / salvar o arquivo em PDF. No libre, desmarcar a opção Criar formulário PDF para protegê-lo de edição Digitar o do destinatário. Se convier, enviar com cópia Dependendo do navegador, pode ser necessário nomear o arquivo; neste caso, dar o mesmo nome do formulário É opcional utilizar o corpo do para comentários a respeito do formulário que está sendo encaminhado É opcional salvar o formulário, uma vez que o mesmo está anexado ao encaminhado, na pasta Itens Enviados Para formulário com necessidade de assinatura, carimbo e impressão, proceder os trâmites normais e métodos atuais para a aprovação, a impressão e o encaminhamento do mesmo Salvar o formulário como.doc ou.docx (Word), ou como.odt (Libre) Fechar o formulário encerrando o procedimento Regras gerais o Quando o formulário é aberto aparece uma janela com informações específicas do uso do formulário e/ou instruções importantes a respeito do mesmo (macro). o NÃO utilizar a tecla <ENTER>. Esta tecla prejudica a estrutura do formulário. Caso a utilize, acionar o atalho <CTRL + Z> para desfazer, e voltar à formatação original. Utilizar, preferencialmente, a tecla <TAB> para passar de campo. CQUAL-P00X-01 5/8

6 o Há outros modos para percorrer os campos além da tecla <TAB>: posicionando o mouse sobre o campo, e utilizando as setas do teclado. Para retornar ao campo anterior acionar <SHIFT + TAB>. o Geralmente, quando o formulário é aberto, o cursor se posiciona no primeiro campo a ser preenchido. o Assinalar os campos com quadrados, clicando com o mouse, ou digitando a letra X, ou ainda, teclando espaço. o Determinados campos são pré-criticados. Se digitado no formato inadequado definido para o campo, aparecerá uma janela de alerta. o Para salvar o formulário usar sempre o comando Salvar como..., com as extensões.doc /.docx /.odt, conforme a versão e o programa utilizado. o Para apagar informações de um campo, marcar o que foi digitado e pressionar a tecla <Delete>. o Para campos do tipo drop-down (alternativas), clicar sobre a seta e selecionar a opção desejada. o Para melhor visualizar o formulário, proceder conforme a seguir: Manter ativado o Sombreamento dos campos. Usar sempre o modo de Layout de impressão. Ocultar as Linhas de grade. Ocultar o símbolo de Mostrar / ocultar ( ). Desativar Régua Procedimentos e especificidades no Word o Quando um campo é ativado, uma breve instrução de preenchimento é apresentada no rodapé da tela. o Para mais instruções sobre o referido campo, acionar a tecla F1; será disponibilizada a janela de Ajuda. o Geralmente os campos dos formulários são customizados para letras MAIÚSCULAS e em negrito, para melhor visualização das informações prestadas. No entanto, alguns campos são formatados para a primeira CQUAL-P00X-01 6/8

7 letra de cada palavra em maiúscula. Outros campos têm características próprias, a fim de atender suas peculiaridades Procedimentos e especificidades no Libre o Digitar normalmente, com a primeira letra de cada palavra em Maiúscula. o Não usar comandos que, por ventura, possam danificar a estrutura, o layout e os campos do formulário. o Clicar em Procedimento do Formulário para dirimir dúvidas quanto ao preenchimento dos campos. o Para melhor visualizar o formulário, proceder conforme a seguir: Manter ativado Sombrear campos. Manter ativado Nomes de campos. Desativar Limites da tabela Desativar Limites de texto. Desativar Caracteres não imprimíveis ( ). Desativar Parágrafos ocultos. Desativar Régua. 6. RESPONSABILIDADE A responsabilidade pela migração do formulário tradicional para o digital, e seu perfeito funcionamento, é da Coordenação-Geral da Qualidade. A CQUAL prestará a assistência necessária à criação e manutenção de formulários digitais. Está receptiva às sugestões, e está à disposição para dirimir possíveis dúvidas quanto à utilização do formulário digital (cqual@inpi.gov.br). A responsabilidade pelo conteúdo, informações e fluxo do formulário é da unidade regimental emitente, conforme Tabela 1 do item 6.3 Matriz de Responsabilidades do documento Elaboração de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade CQUAL-P A unidade também é responsável CQUAL-P00X-01 7/8

8 pelo desenvolvimento de seus formulários, e ainda, pela implantação, treinamento e atualização. A responsabilidade por assuntos relacionados à tecnologia da informação (configurações, versões, compatibilidades, programas e Windows) é da Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação, por meio do Helpdesk (helpdesk@inpi.gov.br). A responsabilidade pela disponibilização e manutenção dos formulários na intranet é da Coordenação-Geral de Comunicação Social (cgcom@inpi.gov.br). 7. REGISTROS Listra Mestra de Documentos Internos e Histórico de Revisão CQUAL-F ANEXOS Não aplicável. CQUAL-P00X-01 8/8