Processo. Auditoria Interna. Marilusa Lara Bernardes Bittencourt Wilker Bueno de Freitas Rosa

Transcrição

1 Dono do processo Aprovado por Analisado criticamente por Marilusa Lara Bernardes Bittencourt Wilker Bueno de Freitas Rosa Regiane Mendes Barbosa 1. Propósito Descrever a atividade de auditoria interna da qualidade utilizada pela organização, para verificar a eficácia e adequação do Sistema de Gestão da Qualidade. 2. Área de aplicação Este processo se aplica às áreas da Superintendência de Informática definidas no Sistema de Gestão da Qualidade. 3. Política Avaliar o cumprimento da forma de execução dos processos em relação à padrões préestabelecidos e normas administrativas / sistêmicas de forma a buscar : o O fortalecimento e melhoria das práticas gerenciais; o Controle na evasão de requisitos pré-definidos aos processos; o Aumento de ênfase na cultura disciplinar, participativa e sistêmica; Examinar de forma imparcial e objetiva para assessorar a Alta Direção através da avaliação contínua e/ou periódica da eficiência e eficácia dos processos do SGQ da SINFO. 4. Diretrizes Planejar, executar e controlar auditoria interna no SGQ da SINFO; O SGQ deve ser verificado, pelo menos, duas vezes por ano; A equipe de auditoria pode ser contratada especificamente para realização de auditorias, ou, ser composta por servidores do quadro do MP-GO, ou, colaboradores de outras organizações convidados para esta atividade a título de colaboração. Seja qual for a situação, é necessário que os auditores tenham formação específica; Identificar as conformidades das rotinas com SGQ da SINFO verificando o nível de adequação e alinhamento dos processos para atingir os objetivos pré-estabelecidos; Comunicar as evidências objetivas de não-conformidades atuantes ou impactantes nas rotinas de trabalho; * Quando impressa e ou salva no computador Folha 1 / 6

2 5. Macrofluxo 6. Responsabilidade e autoridade Atividade Autoridade Responsabilidade 7.1 Realizar planejamento anual das auditorias Representante da Direção Dono do Processo 7.2 Planejar Representante da Direção Dono do processo 7.3 Executar Representante da Direção Equipe de auditoria 7. Descrição das atividades 7.1. Realizar planejamento anual das auditorias Objetivo Efetuar o planejamento anual das auditorias, que devem ocorrer no escopo do Sistema de Gestão da Qualidade da SINFO (SGQ-SINFO). Critérios e produtos de entrada N/A Relação de Auditores da Qualidade formados, levantados a época da auditoria, de que o MP- GO dispõe ou nomes de possíveis auditores de outras organizações que poderão prestar este apoio. Tarefas * Quando impressa e ou salva no computador Folha 2 / 6

3 1) Definir: a) Período (mês) em que será realizada a auditoria; b) Mão de obra. Quem será(ão) o(s) auditor(es) que realizará(ão) este trabalho; i) A organização poderá optar por contratar ou formar os auditores que realizarão as auditorias; ii) A organização poderá convidar auditores do quadro de colaboradores de outras organizações; iii) Caso a organização tenha no seu quadro de colaboradores algum(s) auditor(es) líder formado, esse(s) poderá(ão) colaborar com o planejamento de auditorias; 2) Preencher o formulário FRM05-01 Plano Anual de ; 3) Obter aprovação da alta direção ou do seu representante para os planos de auditoria; N/A Critérios e produtos de saída FRM05-01 Plano Anual de preenchido e aprovado; Recursos Norma ABNT/NBR ISO9001:2008; FRM05-01 Plano Anual de ; Manual da Qualidade do SGQ-SINFO; Software padrão do MP-GO para edição de texto e planilha eletrônica; 7.2. Planejar Planejar a auditoria específica a ser realizada. Objetivo Critérios e produtos de entrada Plano anual de auditoria; Relação de Auditores da Qualidade formados, levantados a época da auditoria, de que o MP- GO dispõe ou nomes de possíveis auditores de outras organizações que poderão prestar este apoio. N/A Tarefas 1) Alocar os recursos para a auditoria: a) Financeiros se necessário; i) Caso seja necessário comprar algum material ou contratar algum tipo de serviço, isto será feito conforme os trâmites de praxe no MP-GO; b) Materiais: i) O local onde serão desenvolvidas as atividades de apoio à auditoria e seus insumos básicos devem ser considerados recursos materiais; c) Humanos: * Quando impressa e ou salva no computador Folha 3 / 6

4 2) Se os auditores requisitados pertencerem ao quadro do MP-GO, deve-se acordar com as chefias dos auditores selecionados a disponibilidade dos mesmos. Caso seja contestado verificar a disponibilidade de auditores externos a serem convidados; 3) Definir o escopo, o calendário das atividades de auditoria, áreas e itens normativos a serem verificados. Essas informações devem ser registradas no FRM05-02-Plano de Interna; a) O calendário contido no plano de auditoria anual deve ser usado como base; b) Feriados, recessos e outras atividades do MP-GO devem ser considerados; c) Confirmar se a área a ser auditada e seus representantes estarão disponíveis nas datas escolhidas; 4) Elaborar questionário e/ou check list; 5) Enviar o Plano de para os auditores selecionados para confirmação do cronograma; a) Caso haja algum problema de horário e data, refazer o plano; Critérios e produtos de saída O plano da auditoria interna aprovado pela equipe auditora; : Plano de auditoria interna aprovado pelo Representante da Direção e Auditor Lider; Equipe de auditoria definida; Recursos Norma ABNT/NBR ISO9001:2008; Manual da Qualidade do SGQ-SINFO; FRM05-02-Plano de ; Software padrão do MP-GO para edição de texto e planilha eletrônica; 7.3. Executar auditoria Objetivo Executar as atividades da auditoria previamente planejadas. Critérios e produtos de entrada Comprovação de capacitação da equipe auditora; o Essa comprovação pode ser feita com antecedência ou no dia da auditoria; Plano da auditoria interna; FRM Ata de Abertura da ; Documento de comprovação da formação do Auditor; Documentos e registros a serem usados durante a auditoria; Tarefas 1) Realizar a abertura da auditoria e preencher o FRM05-03 Ata de Abertura de Interna; 2) Efetuar a auditoria conforme o planejamento registrado no FRM Plano de Interna; * Quando impressa e ou salva no computador Folha 4 / 6

5 a) Realizar as entrevistas e preencher o check list; b) Analisar dados e processos; c) Coletar evidências se for o caso; d) As não-conformidades apontadas deverão ser registradas e tratadas; i) Toda não-conformidade identificada deve ser discutida com o RD,ou com pessoa autorizada no momento da sua identificação, para aprovação em conjunto com a área auditada; 3) Elaborar o relatório da auditoria preenchendo o REL ; 4) Realizar o encerramento da auditoria; 5) Formalizar e disponibilizar o REL05-01 para a alta direção; 6) Arquivar documentos da ; Aprovação do relatório de ; REL05-01 ; Critérios e produtos de saída Recursos Norma ABNT/NBR ISO9001:2008; Manual da Qualidade do SGQ-SINFO; Processos e documentos do SGQ-SINFO; REL05-01 ; FRM05-03 Ata de abertura de ; Software padrão do MP-GO para edição de texto e planilha eletrônica; 8. Indicadores e métricas Não se Aplica 9. Controle de Registros Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição REL05-01 Relatório de FRM05-01 Plano Anual de FRM05-02 Plano de Interna FRM05-03 Ata de Abertura de Permanente N/A 18 meses Fragmentação 18 meses Fragmentação 18 meses Fragmentação * Quando impressa e ou salva no computador Folha 5 / 6

6 Interna 10. Referências Normas ABN/NBR ISO9000:2005, ISO9001:2008 e ISO9004:2000; MQA01 Manual da Qualidade; PRC01-Controle de Documentos e Registros 11. Anexos FRM05-01 Plano Anual de FRM05-02 Planejamento da FRM05-03 Plano de ; REL05-01 Relatório de * Quando impressa e ou salva no computador Folha 6 / 6