AUDITORIAS INTERNAS DA QUALIDADE

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1 Elaborado por Márcio Flávio Ribeiro Pereira Visto Aprovado por José Carlos de Andrade Visto CONTROLE DE REVISÃO Revisão Data Item Natureza das alterações 0 04/05/ Emissão inicial 1 16/11/ Modificação no caminho de localização dos arquivos eletrônicos 2 18/02/ Incluída Observação sobre planejamento após certificação Alteração do caminho de localização dos anexos. Incluída representação dos anexos. 3 25/03/ Retirada observação sobre planejamento após certificação 4 23/06/ Alterado a citação da norma ISO9000 para revisão 2005 e conteúdo aplicado 5 02/04/ Determinado prazo para realização da avaliação dos auditores Anexo 10 Alterado formulário para receber a data da avaliação 1. OBJETIVO Estabelecer os critérios para o planejamento, execução da auditoria, relato dos resultados e manutenção dos registros das auditorias internas, para determinar se o Sistema de Gestão da Qualidade está: Conforme com as disposições planejadas, requisitos da Norma e com os requisitos do SGQ estabelecidos pela ELBI. Mantido e implementado eficazmente. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA MQ Manual da Qualidade; NBR ISO 9000: Sistemas de Gestão da Qualidade - Fundamentos e Vocabulários; NBR ISO 9001: Sistemas de Gestão da Qualidade Requisitos. 3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS Para os propósitos deste procedimento são aplicáveis as definições contidas na NBR ISO 9000:2005, complementadas ou reforçadas pelas definições e abreviaturas a seguir: MQ Manual da Qualidade PS Procedimento do Sistema RDQ Relação de Documentos da Qualidade IT Instrução Técnica PQ Plano de Qualidade RD Representante da Alta Direção CAD Conselho de Administração - Auditorias Internas da Qualidade Página 1 de 16

2 COLAB. - Colaboradores SGQ Sistema de Gestão da Qualidade GQ Gerente da Qualidade AUDITOR - Pessoa com atributos pessoais demonstrados e competência para conduzir uma auditoria AUDITADO - Serviços, Produtos ou processo auditado AUDITORIA DA QUALIDADE - Processo sistemático, documentado e independente para obter evidencias de auditoria e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios da auditoria são atendidos EQUIPE AUDITORA - Um ou mais auditores com objetivo de realizar auditorias previstas no Programa Semestral de Auditorias AUDITOR LÍDER - Pessoa designada para coordenar a equipe de auditores e coordenar a auditoria NÃO-CONFORMIDADE - É o não atendimento a um requisito especificado EVIDÊNCIA OBJETIVA Dados que apóiam a existência ou a veracidade de alguma coisa. Informação cuja veracidade pode ser comprovada, com base em FATOS obtidos através de observação, medição, ensaios ou outro meio OBSERVAÇÕES - É um fato constatado em uma auditoria interna que, embora não caracterize uma nãoconformidade, pode ser usado como melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade da área ou setor auditado ITEM SEM EVIDÊNCIA - É o item para o qual não se pode evidenciar sua implementação até o momento da auditoria 4. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES Atividade Elaborar o Plano Semestral de Auditorias Definir equipe de auditores e período de auditorias Elaborar o Programa de Auditoria Coordenar a execução da auditoria e liderar equipe de auditores Emitir as SAC s (Solicitação de Ação Corretiva) e relatório final Emitir relatório completo da auditoria e disponibilizá-lo para o RD até 3 dias após o término da auditoria Implementar as ações corretivas Fazer o acompanhamento e encerramento das SAC s abertas e de auditorias internas Responsabilidade RD Representante da Direção Auditor Líder Auditor Líder Auditor Líder Auditor Líder Auditor Líder Auditado Responsável pelo serviço, produto ou processo RD 5. METODOLOGIA 5.1 Programas de Auditorias É assegurada a realização de pelo menos duas auditorias internas por ano, sendo preferencialmente uma em cada semestre. - Auditorias Internas da Qualidade Página 2 de 16

3 Auditorias não programadas, com escopo específico, podem ser realizadas quando autorizadas pelo RD Representante da Direção, nas seguintes operações : Mudança na estrutura organizacional; Aquisição de tecnologias que possam afetar o SGQ; Resultado de auditorias anteriores; Solicitação do responsável pelo serviço, produto ou processo; Número excessivo de reclamações de clientes. O planejamento das auditorias deve levar em conta a situação e importância dos processos, serviços e produtos a serem auditadas, bem como os resultados de auditorias anteriores. Cabe ao RD Representante da Direção, planejar as auditorias conforme anexo 1 e sempre após 15 dias do término das auditorias, realizar as reuniões de Análise Crítica junto ao CAD e relatar o desempenho do SGQ. Ao elaborar o planejamento semestral das auditorias o RD Representante da Direção deve considerar como recomendação os seguintes itens: O número de empregados no processo, serviço ou produto auditado; Número de terceirizados; Disponibilidade de auditores; Número de não-conformidades da auditoria anterior; Número de serviços ou produtos. 5.2 Planejamento da Auditoria Após a divulgação pelo RD do planejamento das auditorias, cabe ao Auditor Líder elaborar o programa de auditoria pelo menos 5 dias antes de realização da auditoria e encaminhá-lo ao responsável da área auditada. O programa de auditoria deve ser realizado em consenso com a equipe de auditores, levando em consideração todos os requisitos aplicáveis ao projeto ou processo auditado. No formulário do Anexo 2, o Auditor Líder define os processos/serviços/produtos auditados e requisitos aplicáveis. O RD deverá apresentar anualmente o planejamento das auditoras internas. 5.3 Execução da Auditoria Preparação para Auditoria Cabe ao Auditor Líder e demais auditores a responsabilidade pela preparação da auditoria. Na preparação, é recomendado que seja elaborado pela equipe auditora um check list dos requisitos da Norma, documentos do SGQ, requisitos regulamentares e estatutários aplicáveis. Para realização eficaz da auditoria, cabe ao Auditor Líder e equipe o estudo dos procedimentos aplicáveis à área auditada Reunião de Abertura O Auditor Líder coordena a reunião de abertura com os gerentes a serem auditados onde são abordados os itens do Anexo 3. Os participantes da reunião de abertura devem conter seus nomes na lista de presença conforme anexo 4. Não é necessária assinatura, bastando apenas colocar qual o momento o auditado estiver participando (Abertura, Auditado, Encerramento). - Auditorias Internas da Qualidade Página 3 de 16

4 5.3.3 Coleta de Dados Após reunião de abertura, os auditores coletam os dados através de entrevistas aos colaboradores, observações das atividades, depoimentos dos auditados, documentos do SGQ, check list, Norma NBR ISO 9001:2000 e acesso aos sistemas físico e lógico dos processos/serviços/produtos Análise de Dados Os auditores analisam criticamente os dados coletados, classificando-os em: Conformidade (síntese da auditoria/ evidências de conformidades); Pontos positivos; Observação (oportunidade de melhoria, porém não caracteriza ainda uma não-conformidade, mas caso nada seja feito, poderá vir a se tornar uma não-conformidade); Não-conformidade (não atendimento a um requisito especificado abertura de SAC); Item sem evidência Reunião de Encerramento O Auditor Líder coordena a reunião de encerramento com representantes dos processos/serviços/produtos auditados, onde são abordados os tópicos do Anexo Implementação de correções, ações corretivas e ações preventivas O responsável pelo processo/serviço/produto auditado: Define a correção, identificação da causa e implementação de ações para eliminação das causas da nãoconformidade registrada na SAC Solicitação de Ação Corretiva, pelos auditores. Avalia as observações mencionadas no relatório e define pela abertura de SAP Solicitação de Ações Preventivas. A abertura de SAP para as observações de auditorias deve priorizar aquelas mais críticas ou relevantes considerando investimentos, recursos e contribuição para a empresa Análise Crítica pela Direção Após o término das auditorias, o Representante da Direção compila os resultados e encaminha para reunião com os membros do CAD Relatório Final da Auditoria O relatório final da auditoria é emitido pelo Auditor Líder no máximo 7 (sete) dias após a realização da auditoria e segue o modelo do Anexo Sistema de Avaliação de Auditores - Auditorias Internas da Qualidade Página 4 de 16

5 5.4.1 Cadastro Todos os auditores serão cadastrados conforme o anexo 9. Para ser considerado apto a participar da equipe de auditores da ELBI, o auditor deverá preencher pelo menos 3 (três) dos 5 (cinco) requisitos iniciais. Caso o auditor não tenha preenchido pelo menos 3 (três) dos 5 (cinco) requisitos, deverá ser feito um planejamento de treinamento para que o mesmo se enquadre como auditor Avaliação de Desempenho dos Auditores Após a auditoria, o RD deverá avaliar os auditores preenchendo a tabela do anexo 10. Sendo dada em cada item nota conforme especificada no anexo. Esta avaliação será realizada em até 7 (sete) dias após a auditoria interna Da Compilação dos Dados Ao se cadastrar um auditor, o mesmo, se aprovado, ganhará uma nota inicial que variará entre 3 a 5. Ao final de cada avaliação de desempenho dos auditores, deverá ser compilada a nota do auditor que será a média da nota atual com as 3 últimas notas de outras auditorias já registradas. Os dados do cadastro e da avaliação de desempenho deverão ser compilados na tabela do anexo REGISTROS APLICÁVEIS 6.1 Anexo 1 Programa de Auditoria Interna 6.2 Anexo 2 Planejamento das Auditorias 6.3 Anexo 3 Check List Reunião de Abertura 6.4 Anexo 4 Lista de Presença 6.5 Anexo 5 Check List reunião de Encerramento 6.6 Anexo 6 Relatório Final da Auditoria 6.7 Anexo 7 Fluxograma de Análise Crítica de Evidência Objetiva 6.8 Anexo 8 Fluxograma de Análise de Não-Conformidade 6.9 Anexo 9 Cadastro de Auditores 6.10 Anexo 10 Avaliação de desempenho de auditor 7. ANEXOS 7.1 Anexo - 1: Programa de Auditoria Interna 7.2 Anexo 2 Planejamento das Auditorias 7.3 Anexo 3 Check List Reunião de Abertura 7.4 Anexo 4 Lista de Presença 7.5 Anexo 5 Check List reunião de Encerramento 7.6 Anexo 6 Relatório Final da Auditoria 7.7 Anexo 7 Fluxograma de Análise Crítica de Evidência Objetiva 7.8 Anexo 8 Fluxograma de Análise de Não-Conformidade 7.9 Anexo 9 Cadastro de Auditores 7.10 Anexo 10 Avaliação de Desempenho de Auditor 7.11 Anexo 11 Relação de Auditores - Auditorias Internas da Qualidade Página 5 de 16

6 ANEXO 1 - PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras opções-mais Opções-Auditorias Internas- Programar Auditoria Interna - Auditorias Internas da Qualidade Página 6 de 16

7 ANEXO 2 - PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras opções-mais Opções-Auditorias Internas- Planejar Auditorias Internas - Auditorias Internas da Qualidade Página 7 de 16

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10 ANEXO 3 - CHECK LIST REUNIÃO DE ABERTURA \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras opções-mais Opções-Auditorias Internas- Checar a Reunião de Abertura ANEXO 4 - LISTA DE PRESENÇA \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras opções-mais Opções-Auditorias Internas- Preencher Lista de Presença - Auditorias Internas da Qualidade Página 10 de 16

11 ANEXO 5 CHECK LIST REUNIÃO DE ENCERRAMENTO \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras opções-mais Opções-Auditorias Internas- Checar Reunião de Encerramento - Auditorias Internas da Qualidade Página 11 de 16

12 ANEXO 6 - RELATÓRIO FINAL DA AUDITORIA \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras opções-mais Opções-Auditorias Internas- Preencher Relatório Final da Auditoria - Auditorias Internas da Qualidade Página 12 de 16

13 ANEXO 7 FLUXOGRAMA DE ANÁLISE DE EVIDÊNCIA OBJETIVA INÍCIO Avalia a conformidade em relação à ISO9001, documentos do SGQ e diretrizes organizacionais aplicáveis. Está conforme? Não Analisar a não-conformidade Sim Há destaque na implementação? Sim Ponto Positivo Não Há possibilidade NC no futuro? Sim Observação Não Há evidência de implementação? Não Itens sem Evidência Sim FIM - Auditorias Internas da Qualidade Página 13 de 16

14 ANEXO 8 FLUXOGRAMA DE ANÁLISE DE NÃO CONFORMIDADE INÍCIO Detecta uma nãoconformidade Avalia a extensão e a gravidade da NC SAC Comunicação Interna FIM - Auditorias Internas da Qualidade Página 14 de 16

15 ANEXO 9 CADASTRO DE AUDITORES \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras opções-mais Opções-Auditores- Cadastrar Auditores ANEXO 10 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DO AUDITOR \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras opções-mais Opções-Auditores- Avaliação de Desempenho de Auditores - Auditorias Internas da Qualidade Página 15 de 16

16 ANEXO 11 RELAÇÃO DE AUDITORES \\Servidor\Elbi\S G Q\Controle da Qualidade ELBI_Menu de Controle-Outras opções-mais Opções-Auditores- Relação de Auditores Cadastro de Auditores 1 - Nome do Auditor 2 - Ativo 3-1 Possui pelo menos 8h de treinamento da norma NBR 9001:2000? 3-2 Possui pelo menos 8h de treinamento de auditoria interna? 3-3 Já trabalhou/ trabalha em alguma empresa que possui ISO Já auditou alguma empresa? 3-5 Tem diponibilidade de estar auditando durante 8h seguidas? 4 - Aprovado 5 - Reprovado temporariamente - Auditorias Internas da Qualidade Página 16 de 16