Pró-Reitoria de Administração - PRAd Assessoria de Informática - AI SISTEMA DE PUBLICAÇÃO DE LICITAÇÕES. Manual de Procedimentos

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1 Pró-Reitoria de Administração - PRAd Assessoria de Informática - AI SISTEMA DE PUBLICAÇÃO DE LICITAÇÕES Manual de Procedimentos 2004

2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO OBJETIVOS ÂMBITO DE APLICAÇÃO Considerações Gerais Considerações Específicas Representação Gráfica do Sistema Fluxograma para utilização do sistema TRANSAÇÕES DO SISTEMA Licitações Inclusão de Licitação Atualização (alteração) de Licitação Consulta de Licitação Editais Inclusão de Editais Alteração de Editais Consulta de Editais Exclusão de Editais Relatórios para Controle de Editais Publicados Interessados GLOSSÁRIO UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 2

3 1. INTRODUÇÃO A sistemática de tratamento dos dados gerados no processo de publicação de Editais de licitação, no site da UNESP, foi objeto de análise, da qual resultou um banco de dados. Denominado Sistema de Publicação de Licitações - SPL, possibilitará que os dados sobre as modalidades de licitações em andamento tornem-se de conhecimento público e sejam também armazenadas as informações sobre o perfil das pessoas jurídicas interessadas nas diversas modalidades de licitações da Universidade. 2. OBJETIVOS Informar, através do site da UNESP, todos os Editais de licitações em andamento, no âmbito da Universidade; Constituir um acervo sobre os dados de pessoas jurídicas interessadas nas modalidades, por meio de um cadastro; Analisar as participações dos interessados através de relatórios gerenciais; Disponibilizar para download os Editais na íntegra e; Notificar automaticamente por meio eletrônico os interessados, de toda e qualquer modificação ocorrida no Edital. 3. ÂMBITO DE APLICAÇÃO O sistema desenvolvido será utilizado na Internet e constituirá uma base única de informações que será acessada, consultada, alimentada e mantida pelos usuários responsáveis pelas informações sobre os editais de licitação, que pertençam à Seção de Materiais de cada Unidade Universitária da UNESP. A base de dados deverá estar instalada em um computador central e utilizada pelos usuários que receberão permissão de acesso Considerações Gerais O cadastro possui informações que foram organizadas e padronizadas para facilitar tanto o registro quanto a busca das mesmas. A base de dados utilizada será cadastrada e mantida pelos usuários envolvidos neste projeto Considerações Específicas A ocorrência de determinada modalidade de licitação deverá ser cadastrada uma única vez, devendo para tanto, certificar-se de sua não pré-existência. Uma ocorrência poderá ou não ter um Edital vinculado. A necessidade de cadastrar mais de uma vez a ocorrência gerará, obrigatoriamente o cadastramento de seu respectivo Edital, mesmo que idênticos. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 3

4 Uma ocorrência ou um Edital poderá ser excluído, mas o responsável deverá estar ciente de que, caso este esteja vinculado, o histórico de acessos dos fornecedores também será excluído automaticamente, razão pela qual não se deve excluir um Edital vinculado. Estão sendo consideradas, para o registro das informações, algumas regras: Cada Unidade Universitária pode possuir vários responsáveis pelas informações exclusivas de sua Unidade; Cada Unidade Universitária deverá possuir um endereço eletrônico 1 que servirá como meio de comunicação com o público em geral; Uma licitação deve possuir um e somente um Edital. 1 Deve-se evitar o uso de endereço eletrônico pessoal, recomenda-se um endereço institucional, ou seja, do departamento, com distribuição para um ou mais servidor da área. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 4

5 3.3. Representação Gráfica do Sistema Foram agrupadas as informações por afinidade e criadas várias entidades que se relacionam. O objetivo deste agrupamento é estabelecer um padrão para a utilização dos conceitos, minimizando a ocorrência de erros, e facilitando o trabalho diário do cadastramento das informações Fluxograma para utilização do sistema A seguir demonstra-se o fluxo de informações e procedimentos para a utilização do sistema, bem como a definição de responsabilidade de cada membro usuário. Seção de Materiais (Unidades) Seção de Compras e Contratos (Reitoria) Definir o servidor responsável pelas informações a serem mantidas no sistema e enviar para a Assessoria da PRAd os dados a seguir. Nome completo, Telefone, e Cargo/Função. da Unidade.(*) AI Assessoria de Informática PRAd Assessoria Administrar o sistema. Efetuar o cadastramento dos usuários responsáveis pelas informações. Fornecer instruções aos responsáveis de cada Unidade. Suporte Técnico SPL Enviar para os usuários cadastrados, contendo dados que permitam o acesso ao Sistema. Enviar s para os interessados cadastrados toda vez que um Edital for modificado. Responsável pelas informações no SPL Manter as informações atualizadas. Fornecer instruções às pessoas que desejam acessar o site referente do sistema. (*) Deverá ser definido um endereço eletrônico para cada Unidade, este servirá como meio de comunicação entre os interessados e a Unidade. Deve-se evitar o uso de endereço eletrônico pessoal, recomendase um endereço institucional, ou seja, do departamento, com distribuição para um ou mais servidor da área. 4. TRANSAÇÕES DO SISTEMA Ao acessar o endereço será estabelecida a conexão com o equipamento em que reside a base de dados, e conseqüentemente acionado o aplicativo que, por sua vez, enviará a tela de LOGIN DO SISTEMA. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 5

6 Nesta tela o usuário poderá: Digitar o login e a senha, caso tenha sido cadastrado previamente. Trocar a senha, caso queira. Caso tenha esquecido a senha, pressionar a opção correspondente, onde então será solicitado apenas seu login ou seu . Após confirmação será enviado um contendo o lembrete de sua senha. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 6

7 Após a autorização, através do login e senha, será apresentada a tela a seguir: O usuário poderá escolher: Licitações Editais 4.1. Licitações O usuário poderá: Inserir uma ocorrência de licitação. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 7

8 Atualizar (Alterar) uma ocorrência de licitação já cadastrada, neste caso deverá ser escolhida a ocorrência a ser atualizada e em seguida poderá ser alterada ou excluída. Consultar licitações já cadastradas na sua Unidade Inclusão de Licitação A ocorrência de determinada modalidade de licitação deverá ser cadastrada uma única vez, devendo, o usuário, certificar-se de sua não pré-existência. A necessidade de cadastrar mais de uma vez a ocorrência gerará, obrigatoriamente, o cadastramento de seu respectivo Edital, mesmo que idênticos. O usuário deverá registrar as seguintes informações: Número/Ano Modalidade Cidade/Unidade Objeto Tipo Retirada do Edital Prazo final e local para apresentação do envelope Observações Após a digitação das informações, o usuário poderá pressionar o botão Confirmar para que seja efetuada a gravação ou pressionar Cancelar para descartar. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 8

9 Atualização (alteração) de Licitação Será apresentada uma lista de ocorrências de licitações onde o usuário deverá escolher a que deseja atualizar / alterar e após pressionar o botão Confirmar. Ao confirmar, será apresentada a tela a seguir, onde será possível Alterar, Excluir ou Cancelar. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 9

10 Consulta de Licitação Nessa tela será possível efetuar pesquisas por Tipo de Licitação. A tela é semelhante ao modo de consulta efetuada por todos os interessados. Dessa forma, será possível verificar as informações que serão disponibilizadas referentes a cada Unidade Universitária. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 10

11 4.2. Editais Para efetuar manutenção no cadastro de Editais, o usuário deverá, primeiramente, cadastrar a ocorrência de licitação para posteriormente estabelecer sua correlação com o edital. O arquivo contendo o Edital na íntegra deverá estar no formato.pdf. Uma ocorrência poderá ou não ter um Edital vinculado. A necessidade de cadastrar mais de uma vez a ocorrência gerará, obrigatoriamente o cadastramento de seu respectivo Edital, mesmo que idênticos. Uma ocorrência ou um Edital poderá ser excluído, mas o responsável deverá estar ciente de que, caso este esteja vinculado, o histórico de acessos dos fornecedores também será excluído automaticamente, razão pela qual não se deve excluir um Edital vinculado. O usuário poderá efetuar as seguintes operações: Inclusão Alteração Consulta Exclusão Relatórios Contador de CNPJ X Edital Quantitativo de Edital X Fornecedores Controle de Notificações de Alterações em Editais A informação Publicar Edital? disponibiliza ou não o Edital para acesso ao público. O campo Arquivo (Upload) indica o local onde está o arquivo que contém o Edital na íntegra. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 11

12 Inclusão de Editais Alteração de Editais UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 12

13 Um Edital, ao ser alterado, substitui o anterior, pois somente desta forma será possível iniciar a sistemática de envio automático de s para os interessados. Para realizar alterações em Editais já publicados será necessário informar, previamente, um padrão, relacionado a cada Unidade, a fim de ativar a sistemática de notificação de alterações aos interessados. Sem a indicação desses s os Editais não poderão ser alterados. Segue exemplo do texto que fará parte do a ser enviado. Olá nome_da_empresa A nome_da_empresa sob o CNPJ está cadastrada no Site de Licitações da UNESP ( Constatamos que você realizou uma consulta ao Edital: identificação_do_edital. Notificamos que o referido edital foi atualizado nesta data e solicitamos que se faça uma nova consulta ao edital em: (Lembramos que será solicitado o CNPJ e senha para acesso a esse edital). Favor não responder a este . Obrigado Consulta de Editais UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 13

14 Exclusão de Editais Relatórios para Controle de Editais Publicados Opções de Relatórios: Contador de CNPJ X Edital Quantitativo de Edital X Fornecedores Controle de Notificações de Alterações em Editais UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 14

15 4.3. Interessados Para consultar os Editais de licitação em andamento o interessado deverá acessar o site Será apresentada a tela a seguir. Na próxima tela o interessado deverá selecionar a Unidade Universitária desejada e pressionar o botão Enviar. Após escolher a Unidade, será apresentada a tela a seguir. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 15

16 Serão apresentados dados de cada Unidade para que os interessados possam entrar em contato. Em seguida poderá escolher uma modalidade de licitação ou todas e então pressionar o botão Procura. Será apresentada a tela contendo um resumo da licitação. Ao pressionar o botão esquerdo do mouse sobre a frase Clique aqui para consultar o EDITAL NA ÍNTEGRA será necessário efetuar o login para autenticação de acesso no site. Ao pressionar o botão esquerdo do mouse sobre a frase Efetuar LOGIN será necessário digitar o CNPJ e a senha de acesso. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 16

17 Caso o interessado não faça parte do cadastro, deverá pressionar o botão esquerdo do mouse sobre a opção Efetuar LOGIN e informar os dados necessários para efetuar o cadastro, após pressionar o botão Confirmar. Estes dados serão solicitados apenas uma única vez. A partir de então o interessado estará autorizado a acessar o site e recuperar o edital na íntegra. Será enviado para o informado uma mensagem contendo os dados para acesso ao site. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 17

18 5. GLOSSÁRIO Download É a transmissão de um arquivo do sistema de um computador para outro, geralmente menor. Do ponto de vista do usuário de rede, fazer download de um arquivo é solicitá-lo de outro computador ou de uma página Web. Edital Lei interna da licitação, vincula aos seus termos tanto os licitantes como a Administração que o expediu. No Edital é fixado a forma e o modo de participação dos licitantes. ID É a informação que, juntamente com a senha, identifica o usuário ao acessar um sistema operacional ou aplicativo. Neste caso o ID é o CNPJ. Interessado Toda e qualquer pessoa jurídica que tenha interesse em tomar conhecimento sobre licitações em andamento na Universidade. Licitação Procedimento administrativo mediante o qual a Administração Pública seleciona a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse. Como procedimento, desenvolvese através de uma sucessão ordenada de atos vinculantes para a Administração e para os licitantes. Login É o procedimento utilizado para obter acesso a um sistema operacional ou aplicativo. Um login normalmente exige que o usuário tenha um ID de usuário e uma senha. Neste nosso caso o ID é o CNPJ da empresa e a senha é a que foi definida pelo interessado ao efetuar o cadastro no site. Ocorrência É o registro no sistema de uma Licitação ou um Edital. Página Web Uma página Web é um arquivo construído em HyperText Markup Language (HTML), geralmente contém textos e especificações de onde as imagens ou outros arquivos multimídia serão colocados quando a página é exibida. PDF O Portable Document Format (PDF) é o formato padrão para distribuição e troca segura e confiável de documentos eletrônicos em todo o mundo. Qualquer pessoa, em qualquer lugar, pode abrir um arquivo PDF, sendo necessário apenas o software gratuito Adobe Reader. É um formato de arquivo universal que preserva as fontes, figuras, gráficos e o layout do documento original, independentemente do aplicativo e plataforma usados para criá-lo. Os arquivos PDF são compactos e podem ser compartilhados, exibidos e impressos por qualquer usuário do software gratuito Adobe Reader. Usuário O usuário é o servidor que utiliza o sistema, bem como o responsável pelas informações a serem mantidas no Sistema de Publicação de Licitações. Upload É a transmissão de um arquivo do sistema de um computador para outro, geralmente maior. Do ponto de vista do usuário de rede, fazer upload de um arquivo é UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 18

19 enviá-lo para outro computador que esteja configurado para recebê-lo, onde ficará disponível para eventual consulta/impressão/visualização, a forma de acesso ficará de acordo com o estabelecido. UNESP / PRAd-Assessoria / AI-GTI 19