SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE PO - Procedimento Operacional

Transcrição

1 1. OBJETIVO Descrever as atividades e procedimentos para criação, identificação, organização, codificação, emissão e registros de documentos da empresa no âmbito do Sistema de Gestão. 2. RESPONSÁVEIS Diretoria; Gerente de Projetos; RD; Responsáveis pelos Setores; Todos os Departamentos. 3. PROCEDIMENTOS Todos os documentos físicos e digitais criados nos departamentos e setores da empresa deverão ser nomeados, numerados, codificados e arquivados conforme tabela abaixo, o qual padronizará todos os tipos de documentos utilizados pela empresa criando com isso um padrão documental único, garantindo qualidade e precisão no fluxo de documentos e informações. O Sistema de Gestão da CONSTRUTORA TARDOCK está documentado e organizado conforme a estrutura e hierarquia a seguir: 1 de 6

2 Todos os documentos do SGQ devem conter um cabeçalho com as seguintes informações: Data da Revisão do documento; Número da Revisão; Número sequencial do documento; Código do documento; Numero da página atual e quantidade total de páginas; Logotipo da organização; Nome do documento; OBS: A identificação dos formulários e fichas deverá estar no rodapé. Todos os documentos do SGQ deverão ser nomeados, identificados, criticados e aprovados conforme tabela abaixo: Documento Identificação Análise crítica/aprovação Manual MQ. Diretoria Procedimento Operacional PO. Diretoria Documento DQ. Representante da Direção Instrução de Trabalho IT. Representante da Direção Procedimento de Execução de Serviço PES. Diretoria Plano do Empreendimento PQE. - Diretoria Plano da Obra PQO. Diretoria Formulário FORM. Representante da Direção Formulário Específico #. - Diretoria Ficha de Verificação de Material FVM. Representante da Direção Ficha de Verificação de Serviço FVS. Representante da Direção Legenda: Número Número da versão Código da obra (CR) # Códigos dos Formulários Específicos FA Formulário Administrativo FGP Formulário de Gerenciamento de Projeto FF Formulário Financeiro FRH Formulário de Recursos Humanos OBS: A identificação dos formulários e fichas deverá estar no rodapé. 2 de 6

3 Os procedimentos devem conter todas as informações necessárias para que a operação da atividade que está sendo documentada possa ser perfeitamente executada sem prejuízo a satisfação do cliente externo ou interno. Se a operação em questão exigir a utilização de formulários ou outros documentos estes devem ser descritos no procedimento item ANEXOS. No caso dos formulários devem ser de fácil entendimento e preenchimento, não podendo deixar dúvidas quanto ao preenchimento dos campos. Todos os documentos após devidamente nomeados, numerados, codificados deverão ser registrados, após análise crítica/aprovação pelo responsável, na DQ LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS, para documentos de origem interna e na DQ LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS, para documentos de origem externa. A lista mestra é um formulário que será atualizado sempre que uma versão de um documento for revisada ou ocorrer a emissão inicial de algum documento. Deve ser atualizada pelo RD, e é por isso um registro do SGQ que evidencia quais processos devem receber quais documentos. Cabem aos elaboradores dos documentos junto ao RD, definir quais processos/áreas deverão receber cada documento. A vigência do documento inicia-se a partir da data de aprovação do mesmo. Para distribuição de documentos da qualidade, serão impressas cópias fiéis dos documentos originais, sem as assinaturas, porém carimbadas ou impressas em sua primeira página com a frase " e utilizado o FORM.002 Controle de Distribuição de Documentos para o devido registro de recebimento dos documentos pelo destinatário. Sempre que uma obra externa for executada uma pasta com todos os documentos do SGQ (aplicáveis aquela obra) deverá estar disponível para trabalho. Tais documentos farão parte do PQO que será entregue ao responsável pela execução da obra. A distribuição das versões pertinentes dos documentos específicos de cada empreendimento (Planos da Qualidade dos Empreendimentos, Planos de Obras) é realizada pelo Gerente de Projetos utilizando a planilha eletrônica para controle e distribuição, DQ.003- LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS DO EMPREENDIMENTO, assim como todos os registros resultantes do empreendimento. Deverá ser emitida um FORM.002- Controle de Distribuição de Documentos em uma via que deverá ser assinada pelo remetente e destinatário do documento. A mesma Guia deve ser emitida quando uma obra externa estiver em andamento e houver alterações em alguns dos documentos presentes naquela obra. Todos os documentos que sejam enviados por meio DIGITAL, através de , msn, etc., deverão obrigatoriamente ser enviados em formato PDF, salvo determinação específica contrária. As alterações e acréscimos dos documentos da qualidade serão indicadas através do sublinhamento do texto que foi alterado, o que facilita a identificação pelos usuários dos pontos que sofreram revisão. Os documentos originais que sofreram revisão (OBSOLETOS) serão arquivados em meio eletrônico em diretório específico e as cópias que foram distribuídas são destruídas para evitar o seu uso. Durante a elaboração ou revisão dos documentos da qualidade o responsável pela elaboração define, de acordo com a necessidade, a criação ou adaptação de registros da qualidade. Os parâmetros para controle de cada registro são definidos através de uma tabela que faz parte do próprio documento, similar à apresentada a seguir: 3 de 6

4 Identificação Local do Arquivo Tipo do arquivo e proteção Tempo de Retenção Descarte Nome e/ou código do registro Onde é armazenado (setor, sala, computador, rede, endereço eletrônico, etc.) Tipo de arquivo (pasta, gaveta, eletrônico, etc.) Proteção Cuidados Tempo de guarda do necessários para arquivo proteger o registro de deterioração ou acesso indevido (senha, back-up) Destino do registro após tempo de retenção Cada setor controla os registros de sua responsabilidade conforme os parâmetros especificados em cada documento da qualidade. Condições adequadas de armazenamento e manutenção, assegurando a legibilidade dos registros, são garantidas pela observação desses parâmetros. O responsável pela coleta (preenchimento) de cada registro, assim como as restrições de acesso, estará identificado (quando necessário) em cada procedimento da qualidade durante a descrição do processo. Os documentos técnicos, como memoriais, projetos, planilhas orçamentária, especificações, levantamentos, etc. obedecerão ao PO.002- Controle de Documentos e Registros Técnicos. Os demais documentos produzidos ou recebidos ( Cotações Recebidas, Ofícios Recebidos, Recibos Recebidos ) deverão ser nomeados, codificados e arquivados em todos os setores da empresa que receberem ou enviarem e fizerem uso dos mesmos, conforme tabela abaixo. Quaisquer documentos diferentes deste especificados neste procedimento deverá receber nomeação, codificação e arquivamento similares aos descritos na tabela abaixo. CODIFICAÇÃO DE ARQUIVOS E PASTAS FÍSICAS E DIGITAIS PASTAS FÍSICAS DOCUMENTO CODIFICAÇÃO PASTA EXEMPLO Ofícios Enviados Oficios Enviados-xxx Oficios Enviados-2012 Ofícios Recebidos Oficios Recebidos-xxx Oficios Recebidos-2012 Ordem de compra Ordem de Compra-xxx Ordem de Compra-2012 Circular Circulares-xxx Circulares-2012 Cotação de Preços Cotação de Preços-xxx Cotação de Preços-2012 Recibos Enviados Recibos Enviados-xxx Recibos Enviados de 6

5 Recibos Recebidos Recibos Recebidos-xxx Recibos Recebidos-2012 Cotações Recebidas Propostas de Preços Enviadas Cotações Recebidas Fornecedoresxxxx Propostas de Preços Enviadas-xxxx ARQUIVOS DIGITAIS Cotações Recebidas Fornecedores Propostas de Preços Enviadas-2012 DOCUMENTO CODIFICAÇÃO ARQUIVO EXEMPLO Ofícios Enviados xxxx-oficios 2012-Oficios Enviados Ordem de compra xxxx-ordem de Compra 2012-Ordem de Compra Circular xxxx-circular 2012-Circular Cotação de Preços xxxx-cotação de Preços 2012-Cotação de Preços Recibos Enviados xxxx-recibos Enviados 2012-Recibos Enviados Recibos Recebidos xxxx-recibos Recebidos 2012-Recibos Recebidos Cotações Recebidas xxxx-cotações Recebidas 2012-Cotações Recebidas Propostas de Preços Enviadas xxxx-propostas de Preços Enviadas 2012-Propostas de Preços Enviadas CODIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS FÍSICOS E DIGITAIS DOCUMENTO CODIFICAÇÃO EXEMPLO Ofícios Enviados Ofícios Recebidos Ordem de compra Circular xxxx-xxx-oficio Enviados-ref.- Destinatário xxxx-xxx-número/código/ano do Emitente-Oficio Recebidos-ref.- Emitente xxxx-xxx-o.c-obra-material- Fornecedor xxxx-xxx-circular-ref-destinatário Oficio Enviados-Prorrogação Praça Suspiro-Fiscal Obra PMNF /2012-Oficio Recebidos- Prorrogação Praça Suspiro-Fiscal Obra PMNF O.C-Praça Suspiro-Cerâmica Branca-Strufaldi Circular-Aumento Salário- Funcionários Cotação de Preços xxxx-xxx-c.p-obra-material C.P-Speac-Concreto Recibo xxxx-xxx-rec-ref.-destinatário Rec-Água-Mercearia Bom Dia Cotações Recebidas Propostas de Preços Enviadas xxxx-xxx-número/código do/ano do Emitente Número da Cotação de Preços com letras indicando quantas cotações foram recebidas-obra- Material-Emitente xxxx-xxx-rxx-propostas de Preçosrefer.-cliente / a-Speac- Concreto-Lafarge / b-Speac- Concreto-Pedrinco r00-Propostas de Preços Muro Gabião-Odebrecht 5 de 6

6 Todos os documentos que sejam enviados por meio DIGITAL, através de , msn, etc., deverão obrigatoriamente ser enviados em formato PDF, salvo determinação específica contrária. Todos os documentos recebidos em formato editáveis (doc, etc) deverão ser salvos em formato PDF para posterior distribuição nos setores interessados da empresa, salvo determinação específica contrária. Não se aplica em casos de documentos que deverão ser preenchidos e ou editados, como planilhas xlsx, etc. 4. FORMULÁRIOS E MODELOS CORRELATOS DQ.001-Lista Mestra de Documentos; DQ.002-Lista Mestra de Documentos Externos; DQ.003-Lista Mestra de Documentos do Empreendimento; PO.002-Controle de Documentos e Registros Técnicos. FORM.002-Controle de Distribuição de Documentos. 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros da qualidade gerados pelas atividades deste procedimento são controlados pelo RD da seguinte forma: Identificação DQ.001 DQ.002 DQ.003 PO.002 FORM.002 Local do Arquivo D:/Tardock/SGQ/Documentos / Tipo do arquivo e proteção Eletrônico e Pasta Física com identificação ( Documentos da Qualidade ) Tempo de retenção Descarte Permanente - 6 de 6