BOLETIM INFORMATIVO nº 05/2016 DEPARTAMENTO DE CONTRATOS DO IFSC

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1 1. Objetivo MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO BOLETIM INFORMATIVO nº 05/2016 DEPARTAMENTO DE CONTRATOS DO IFSC APONTAMENTOS DO RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA GESTÃO DE CONTRATOS TERCEIRIZADOS A atividade de auditoria da Unidade de Auditoria Interna do IFSC teve por objetivo principal aferir e avaliar as atuais condições dos controles administrativos internos na área de gestão de contratos terceirizados bem como nos contratos de cessão de espaço físico. Neste quinto Boletim Informativo de 2016, vamos tratar sobre as falhas ocorridas na cobrança e arquivamento das documentações mensais de fiscalização dos contratos. 2. Falhas de Fiscalização: 2.5 Fragilidades na cobrança e arquivamento das documentações mensais de fiscalização dos contratos. A Unidade de Auditoria Interna do IFSC analisou 68 contratos por todos os Câmpus do IFSC, e constatou que cada fiscal atua de forma diferente, tanto na forma de fiscalizar a empresa quanto na forma de armazenar a documentação. Sabemos que essa é uma questão complexa, pois envolve a capacidade, grau de organização e volume de trabalho dos fiscais que geralmente acumulam muitos outras tarefas inerentes ao cargo, acontece que a fiscalização de um contrato é uma tarefa tão importante quanto a suas tarefas diárias. Não basta apenas receber a documentação mensal, atestar a nota e arquivar de qualquer jeito, é preciso fiscalizar diariamente a qualidade dos serviços, a presença dos colaboradores, se estão uniformizados, enfim, uma série de atividade que garantem o bom andamento do contrato; por este motivo o Departamento de Contratos do IFSC trabalha em parceria com os Fiscais no sentido de padronizarmos nossos fluxos e processos. Em relação aos documentos mensais, é importante que o fiscal verifique se a documentação é realmente a que está prevista no contrato, se o volume for muito grande, que proceda por amostragem, verifique no cartão ponto a realização de horas extras ou faltas, verifique se o salário está correto, se eles vêm recebendo no prazo. Um documento que foi constatado a ausência em vários contratos foi a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas CNDT, que é uma importante certidão prevista no contrato e que auxilia o IFSC numa possível ação trabalhista.

2 Fiscalização mensal (antes do pagamento da fatura) I. Preencher com ATENÇÃO as planilhas mensais (ANEXOS I, II e II da medição) que conterá as seguintes informações: a) nome completo do empregado (ANEXO III), b) função exercida, c) dias efetivamente trabalhados, d) horas extras trabalhadas, e) férias, licenças, f) faltas, g) ocorrências; II. Verificar na planilha-mensal o número de dias e horas trabalhados efetivamente (ANEXO II). III. Exigir que a empresa apresente cópias das folhas de ponto dos empregados por ponto eletrônico ou meio que não seja padronizado (Súmula 338/TST). Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menor, deve ser feita glosa da fatura. IV. Exigir da empresa, comprovantes de pagamento dos salários, vale-transporte e auxílio alimentação dos empregados (ANEXO I); V. Exigir da empresa os recolhimentos do FGTS por meio dos seguintes documentos, relativos ao mês anterior: a) cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP); b) cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet; e c) cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); V. Exigir da empresa os recolhimentos das contribuições ao INSS por meio de: a) cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP); b) cópia do Comprovante de Declaração à Previdência;

3 c) cópia da Guia da Previdência Social (GPS) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet; d) cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); VI. VII. Quando o fiscal consultar a situação da empresa no SICAF e verificar que algumas das certidões estão vencidas, o Fiscal deverá exigir da Empresa a Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND), a Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais e o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), sempre que expire o prazo de validade. O Fiscal deverá consultar a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas CNDT; Fiscalização diária I. Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão prestando serviços e em quais funções. Fazer o acompanhamento com a planilha-mensal. II. Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a jornada de trabalho. Deve ser instaurada uma rotina para autorizar pedidos de realização de horas extras por terceirizados. Deve-se combinar com a empresa a forma da compensação de jornada, observando a CCT. III. Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitações de serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma, eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados terceirizados. IV. Evitar toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço como a negociação de folgas ou a compensação de jornada. Essa conduta é exclusiva do empregador Fiscalização Especial I. Observar qual é a data-base da categoria prevista na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT). Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos (verificar se a empresa solicitou ao Departamento de Contratos a repactuação do valor do contrato em decorrência da publicação de nova CCT). II. Controle de férias e licenças dos empregados na planilha-resumo. III. A empresa deve respeitar as estabilidades provisórias de seus empregados (estante, estabilidade acidentária etc.).

4 Recomendação 2.5 O fiscal deverá ter, em todos os contratos, seja com ou sem mão de obra, atenção permanente sobre as obrigações da contratada, definidas nos dispositivos contratuais e condições editalícias e, fundamentalmente, quanto à observância aos princípios e preceitos consubstanciados na Lei nº 8.666/93. E quando surgirem dúvidas? Qual o procedimento fiscal? O fiscal de contrato é independente e deve ter a responsabilidade de conduzir os trabalhos de acordo com os princípios da Administração Pública e, para tanto, deve ser capaz de tomar decisões equilibradas, harmônicas e válidas. As dúvidas surgidas durante a execução do contrato devem ser resolvidas com determinação e, quando não souber resolvê-las, deve, necessariamente, buscar ajuda junto ao departamento de Contratos do IFSC. E quais as medidas que devem ser tomadas quando a contratada estiver inexecutando total ou parcialmente o contrato? O fiscal do contrato deve registrar todas as ocorrências, fazendo gestão para a fiel execução do contrato. O que não for possível resolver na sua instância deverá encaminhar para a autoridade responsável propondo a aplicação das penalidades previstas em lei, dentro do princípio da razoabilidade. A anotação é realizada em registro próprio (em geral, livro de ocorrências), conforme determina o 1º do artigo 67 da Lei n 8.666/93: 1º O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados. É de fundamental importância que a fiscalização registre oficialmente todas as tratativas firmadas com a empresa, devendo, necessariamente, conter todas as reclamações, impugnações e quaisquer outras informações consideradas relevantes pela fiscalização ou pela contratada, com clara identificação dos signatários e devidamente assinados. As anotações que não forem oficialmente formalizadas (por escrito) impedem a aplicação de qualquer penalidade a que está sujeita à empresa, mesmo se tratando de um contrato cuja execução esteja ineficiente. Para que a fiscalização não seja caracterizada como omissa, toda a gestão, junto à empresa, deverá ser registrada, principalmente as providências e recomendações que o fiscal tenha formulado. Igual procedimento deve ser adotado pela fiscalização quando realizar reuniões com a

5 contratada. As reuniões deverão ser documentadas, e o fiscal deverá elaborar atas de reunião que deverão conter, no mínimo, os seguintes elementos: data; nome e assinatura dos participantes; assuntos tratados; decisões; responsáveis pelas providências a serem tomadas e prazo. O fiscal do contrato deve sempre se lembrar de que: PALAVRAS VOAM, A ESCRITA PERMANECE. Referências IFSC, Relatório Gerencial de Auditoria Interna nº 02/2015,: Gestão de Contratos Terceirizados, Florianópolis, Disponível em Acesso em: 11 mar. de BRASIL. Lei no 8666, de 21 de junho de Institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Disponível em: Acesso em: 11 mar Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Instrução Normativa nº 2, de 30 de abril de Dispõe sobre os procedimentos a serem observados pelos proponentes em licitações para contratação de serviços terceirizados. Disponível em: < Acesso em: 11 de mar