ORIENTAÇÕES A FISCAIS DE CONTRATOS DE SERVIÇOS CONTINUADOS DE MÃO DE OBRA TERCEIRIZADA

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1 ORIENTAÇÕES A FISCAIS DE CONTRATOS DE SERVIÇOS CONTINUADOS DE MÃO DE OBRA TERCEIRIZADA Setor de Contratos Coordenação Geral de Administração e Finanças IFC Campus Santa Rosa do Sul agosto2016

2 DEFINIÇÕES Para efeito destas orientações foram adotadas as seguintes definições: SERVIÇOS CONTINUADOS: aqueles necessários à Administração da AGU para o desempenho de suas atividades, cuja interrupção pode comprometer a continuidade de seu funcionamento, e que tenham contratação por mais de um exercício financeiro. SERVIÇOS NÃO CONTINUADOS: são aqueles que têm por escopo a obtenção de produtos específicos em um período pré-determinado. PREPOSTO: pessoa indicada para representar a Contratada na execução do contrato. Deve constar no processo a declaração da empresa indicando o preposto. TERMO DE REFERÊNCIA: é parte do Edital. Deverá conter os elementos técnicos capazes de propiciar a avaliação do custo, pela Administração, com a contratação e os elementos técnicos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para caracterizar o serviço a ser contratado e orientar a execução e fiscalização contratual. PLANILHA DE CUSTOS E FORMAÇÃO DE PREÇOS: detalha os componentes de custo que incidem na formação do preço dos serviços. Deve ser avaliada a cada prorrogação contratual ou alteração de custos. Esta analise é feita pela contadoria GARANTIA FINANCEIRA: seguro que garante o fiel cumprimento das obrigações assumidas por empresas em licitações e contratos, na forma da lei. E no valor de 5% do contrato e deve se estender até três meses do contrato devendo ser renovado a cada prorrogação contratual. TERMO ADITIVO: instrumento de alteração que ocorre em função de acréscimos ou supressões de prazo de execução ou quantidades do objeto contratual. Deve ser feito com antecedência pois deve ser comprovado vantajosidade na prorrogação. VIGÊNCIA: período de execução do contrato. REPACTUAÇÃO: é o processo de negociação que visa garantir a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro do contrato em face da variação dos custos dos serviços continuados, devendo estar previsto no instrumento convocatório com data vinculada à apresentação das propostas ou do acordo ou à convenção coletiva que vincula o orçamento, no caso da primeira repactuação ou da última repactuação, no caso de repactuação sucessiva, por meio de apostilamento. Deve ser solicitado pela empresa e comprovado com a apresentação de nova planilha de preços. REVISÃO: instrumento previsto na alínea d do inciso II do art. 65 da Lei 8.666, de 1993, cuja finalidade é recompor o equilíbrio econômico-financeiro do contrato ante a ocorrência de fatos imprevisíveis ou previsíveis com consequências incalculáveis. Deve ser formalizado por meio termo aditivo. APOSTILAMENTO: formalização de alterações já previstas no contrato. ENCARGOS SOCIAIS E TRABALHISTAS: são os custos de mão de obra decorrentes da legislação trabalhista e previdenciária, estimados em função das ocorrências verificadas na empresa e das peculiaridades da contratação, calculados, em geral, mediante incidência de percentual sobre a remuneração. REMUNERAÇÃO: é o salário base percebido pelo profissional em contrapartida pelos serviços prestados com os adicionais cabíveis, tais como hora extra, adicional de insalubridade, de periculosidade, de tempo de serviço, de risco de vida e outros que se fizerem necessários.

3 ORIENTAÇÕES A FISCAIS DE CONTRATOS DE SERVIÇOS CONTINUADOS DE MÃO DE OBRA TERCEIRIZADA DOS CONTRATOS TERCEIRIZADOS E DA FISCALIZAÇÃO A IN n 02/08, da SLTI/MPOG define em seu anexo I que, serviços continuados são aqueles cuja interrupção possa comprometer a continuidade das atividades da Administração e cuja necessidade de contratação deva estender-se por mais de um exercício financeiro e continuamente. Ainda, conforme a lei n 8.666/93, art. 57, II: à prestação de serviços a serem executados de forma contínua, que poderão ter a sua duração prorrogada por iguais e sucessivos períodos com vistas à obtenção de preços e condições mais vantajosas para a Administração, limitada a sessenta (60) meses Cada contrato tem características próprias. Elas existem em função das peculiaridades do Campus, do objeto contratado, das condições de execução, dentre outras. A escolha do FISCAL deve ser feita em função dessas características e do perfil profissional e psicológico do agente para que sua potencialidade humana possa ser plenamente aproveitada. DAS ATRIBUIÇÕES NECESSÁRIAS AO FISCAL DE CONTRATO: Ser nomeado por meio de portaria (ato de nomeação - art 67 da Lei 8666/93); Ter pleno conhecimento (possuir cópia) do Contrato, o qual irá fiscalizar, do edital da licitação, principalmente o Termo de Referência da proposta vencedora, com vistas a identificar as obrigações da contratante e da contratada; Conhecer e reunir-se com o PREPOSTO (art 68 e 109 da Lei 8666/93) com a finalidade de definir e estabelecer as estratégias da execução do objeto, bem como traçar as metas de controle, fiscalização e acompanhamento do contrato; Exigir da contratada o fiel cumprimento de todas as condições contratuais assumidas, constantes das cláusulas contratuais e demais condições do Edital da Licitação e seus anexos, planilhas, cronogramas, etc; Recusar serviço ou fornecimento irregular, não aceitando material diverso daquele que se encontra especificado em edital e seus anexos, assim como observar para o correto recebimento, a hipótese de outro oferecido em proposta e com qualidade superior ao especificado e aceito pela administração no certame licitatório, o qual passou a ser parte do contrato;

4 Comunicar por escrito à área de administração de contratos (CGAF) qualquer falta cometida pela empresa, seja ela por inadimplemento de alguma cláusula ou condição do contrato, ou solicitação de prestação de serviço que foi executado de forma inadequada, fora do prazo, ou mesmo não realizado, formando o devido dossiê ( 1º do art 67, Lei 8666/93) das providências adotadas para fins de materialização dos fatos que poderão levar a aplicação de sanção. Quando estes fatos venham a se repetir poderão levar à rescisão contratual; Proceder a obrigatória verificação na liquidação da despesa (atesto da fatura), para fins de apuração da importância correta a ser paga, a quem deve ser pago (CNPJ), de que objeto a que se refere o pagamento foi completamente realizado, e de que as obrigações fiscais e sociais e trabalhistas (salários) foram cumpridas, em especial os recolhimentos do FGTS e INSS, tendo em vista a responsabilidade solidária do Ordenador de Despesa. (inciso XIII, do art 55 da Lei 8666/93) DAS VEDAÇÕES AO FISCAL DE CONTRATO: Art. 10. (Intrução Normativa SLTI nº 02/2008) É vedado à Administração ou aos seus servidores praticar atos de ingerência na administração da contratada, tais como: I - exercer o poder de mando sobre os empregados da contratada, devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o objeto da contratação prever o atendimento direto, tais como nos serviços de recepção e apoio ao usuário; II - direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas contratadas; III - promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da contratada, mediante a utilização destes em atividades distintas daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função específica para a qual o trabalhador foi contratado; e IV considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação, especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens. É importante ter em mente que de nada adiantaria um PROCESSO LICITATÓRIO bem feito se não se elabora um bom INSTRUMENTO DE CONTRATO. Da mesma forma, se a EXECUÇÃO DO CONTRATO não se dá de forma eficaz por uma inadequada FISCALIZAÇÃO, não se atinge a ADERÊNCIA necessária para que a PROPOSTA MAIS VANTAJOSA PARA A ADMINISTRAÇÃO seja efetivada. Serão recursos públicos aplicados de forma inadequada sujeitando-se o(s) responsável (eis) aos rigores da Lei. Links utéis _Instrução Normativa SLTI nº 02/ _ Lei n] 8666/93- Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. _ Documentação referente a terceirização _ Consolidação das leis do Trabalho

5 O MÉTODO DE FISCALIZAÇÃO Ciente dos seus poderes, deveres e responsabilidades deverá, para sua segurança e controle, manter um arquivo próprio, onde serão mantidas as cópias e comprovantes das suas providências. (A exigência de registro próprio está na Lei nº 8.666, art. 67, 1º). O controle dessa documentação é a medida que atende a eficiência do serviço e, também, representa resguardo pessoal. Controle necessário para a fiscalização de contratos: _ Pasta contendo: cópia do edital, contrato, aditivos e apostilas); Legislação pertinente (Instrução Normativa SLTI nº 02/2008 e alterações posteriores) e Convenção Coletiva de Trabalho; comunicações com o CGAF/Setor de Contratos; comunicações com o preposto; e as seguintes minutas de padronização; - DOCUMENTOS Ata de reunião - Anexo A; - DOCUMENTOS Parecer sobre prorrogação contratual - anexo B; - DOCUMENTOS Solicitação de substituição de funcionário - anexo C; - OCORRÊNCIAS Solicitação de esclarecimentos e Providências - anexo D; - OCORRÊNCIAS Registro de Ocorrências - anexo E; - DOCUMENTAÇÂO MENSAL Controle mensal de funcionários terceirizados anexo F. - DOCUMENTAÇÂO MENSAL Relatório de Conformidade dos serviços prestados- anexo G; - DOCUMENTAÇÂO MENSAL Check List da documentação para autorização de pagamento Anexo H. _ Quando da ocorrência e resolução de irregularidades: Passo 1: Ao preposto -Notificação para correção de irregularidade com prazo de 05 dias; (anexo F) Não houve resposta ou resolução: ao Setor de Contratos - Comunica serviço irregular ao setor de Contratos para oficiar formalmente a empresa por meio de ofício da direção; Não houve resposta ou resolução: ao Setor de Contratos Solicitação de abertura de Processo de Penalização e comunicação ao setor de Execução Orçamentária, quando da entrega da nota fiscal atestada da situação irregular; Passo 2: Preenchimento do relatório de acompanhamento da execução dos serviços Contratados contendo o objeto de notificação, ações empreendidas e resultados para fins de registro e arquivamento; _ Quando do atesto da nota fiscal no início do mês subsequente aos serviços; Passo 1: Durante o mês, observar a execução conforme previsto no Termo de Referência e Contrato; Passo 2: Quando do recebimento da nota e documentação para atesto: observar a documentação, preencher o checklist da documentação; a planilha de controle dos funcionários; o relatório de conformidade da prestação de serviços; assinar a nota fiscal atestando a execução dos serviços e entregar no setor de Execução orçamentária e Financeira; Obs: O servidor quando realiza o atesto no documento fiscal está certificando que foram observados os procedimentos de fiscalização, bem como que a documentação suporte está de acordo com a mencionada no checklist. As notas fiscais deverão ser encaminhadas com atesto até o dia 10 de cada mês ao Setor de Execução para que sejam realizados os pagamentos referentes à retenção de INSS, cujo vencimento é o dia 20 do mês subseqüente. Por exemplo, se a nota fiscal foi emitida com data do dia 01/03 referente à prestação de serviços de fevereiro, deverá ser encaminhada para pagamento até o dia 10/03 para que seja realizada a liquidação e o pagamento da despesa. _Quanto ao que fiscalizar: Apesar da Instrução Normativa nº 02/2008, em suas alterações posteriores, trazer uma guia de fiscalização que deve ser de conhecimento do fiscal, há as particularidades de cada contrato que, alguns, foram assinados em data anterior. Assim, o fiscal deve ter como guia o que seu edital prevê quanto á fiscalização.

6 Anexo A ATA DA REUNIÃO (Documentos) CONTRATADO: OBJETO DO CONTRATO: NOME DO REPRESENTANTE: ASSINATURA: ASSINATURA:

7 Anexo B- PARECER SOBRE PRORROGAÇÃO CONTRATUAL (Documentos) INSTITUTO FEDERAL CATARINENSE- CAMPUS SOMBRIO VIGÊNCIA DO CONTRATO: CONTRATADO: OBJETO DO CONTRATO: VALOR DO CONTRATO: Eu, ( ) sou favorável ( ) não sou favorável à prorrogação do Contrato acima identificado, em face das razões abaixo elencadas: ASSINATURA:

8 Anexo C- SOLICITAÇÃO DE SUBSTITUIÇÃO DE FUNCIONÁRIO (Documentos) CONTRATADO: VIGÊNCIA DO CONTRATO: OBJETO DO CONTRATO: NOME DO PREPOSTO: Senhor Preposto do Contratado, Pelo presente, e nos termos do CONTRATO vigente e de acordo com a legislação pertinente, solicito a substituição do funcionário abaixo indicado, em face das justificativas elencadas: NOME DO FUNCIONÁRIO: LOCAL DE PRESTAÇÃO DO SERVIÇO: JUSTIFICATIVA: ASSINATURA DO FISCAL: MATRÍCULA: ASSINATURA DO PREPOSTO: Observação: se a notificação for remetida via postal, o recibo deverá ser firmado no Aviso de Recebimento - AR, via que for devolvida pelo Correio.

9 Anexo D -SOLICITAÇÃO DE ESCLARECIMENTOS E PROVIDÊNCIAS (SEP) (OCORRÊNCIA - Documento de ocorrência à empresa) VIGÊNCIA DO CONTRATO: CONTRATADO: OBJETO DO CONTRATO: NOME DO PREPOSTO: Senhor Preposto do Contratado, Pelo presente, e nos termos da IN SLTI/MPOG nº 02/2008, concedo-lhe o prazo de 5 (cinco) dias úteis para a correção de irregularidade e para manifestar-se a respeito das pendências elencadas abaixo: PENDÊNCIA REFERÊNCIA CONTRATUAL (CLÁUSULA/ SUBCLÁUSULA/ ALÍNEA): Observações: (Informar o período, valores em atraso, nome dos terceirizados envolvidos, dentre outros) Aguardarei um pronunciamento formal (escrito) dessa Empresa: Atenciosamente, ASSINATURA DO FISCAL: MATRÍCULA: ASSINATURA DO PREPOSTO:

10 Anexo E REGISTRO DAS OCORRÊNCIAS (OCORRÊNCIA- Documento sobre notificação para arquivo) VIGÊNCIA DO CONTRATO: CONTRATADO: OBJETO DO CONTRATO: PREPOSTO DO CONTRATADO: MÊS/ANO DA AVALIAÇÃO: Ocorrência nº DATA EXECUÇÃO CONTRATUAL (deverá ser relatada a forma que vem sendo prestado o serviço, conforme pactuado no Contrato, e cada problema detectado) DATA PROVIDÊNCIAS / DOCUMENTOS EXPEDIDOS (deverão ser relatadas as providências adotadas para solução de cada problema detectado na execução, bem como os documentos expedidos à contratada e anexadas cópias) DATA RESULTADOS (informar se os problemas foram sanados ou não e quais as consequências e encaminhamentos) ASSINATURA: MATRÍCULA:

11 Anexo F - CONTROLE MENSAL DE FUNCIONÁRIOS TERCEIRIZADOS (Fiscalização mensal) VIGÊNCIA DO CONTRATO: CONTRATADO: COMPETÊNCIA: OBJETO DO CONTRATO: CNPJ: QUANTIDADE DE COLABORADORES: NOME DO PREPOSTO: Nº Nome do Funcionário Função Dias Trabalhados Férias Licença Falta Valor dos Vales (em R$) Valor Salário (em R$) Transporte Refeição Bruto Líquido Observações ASSINATURA:

12 Anexo G VERIFICAÇÃO DE CONFORMIDADE - MODELO (Fiscalização mensal) CONTRATADA: SERVIÇOS: MÊS DE REFERÊNCIA: NOTA FISCAL Nº: DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS PRESTADOS ATENDE NÃO ATENDE ATENDE PARCIAL IMPOSSIBILIDADE DE VERIFICAÇÃO Recursos humanos: executam os serviços inerentes ao setor, conforme consta no contrato. Recursos humanos: o funcionário apresenta-se devidamente uniformizado, havendo fornecimento de novos uniformes a cada seis meses. Recursos humanos: utiliza, na execução dos serviços, os EPI's e seus complementos Recursos humanos: mantêm conduta adequada na utilização dos materiais, equipamentos, ferramentas e utensílios, objetivando a correta execução dos serviços; Recursos humanos: cumpre as normas disciplinares implantadas pela Administração; Recursos humanos: cumpre, além dos postulados legais vigentes de âmbito federal, estadual ou municipal, as normas de segurança da Contratante; Obrigações da contratada: mantêm registro e controle, da assiduidade e a pontualidade de seu pessoal, com controle de ponto, bem como registro de ocorrências havidas, repondo o posto faltante diariamente, a assiduidade e a pontualidade de seu funcionário; Obrigações trabalhistas e sociais: pagamento de salários no prazo previsto em lei, referente ao mês anterior; Obrigações trabalhistas e sociais: Pagamento de vale-transporte e auxílio-alimentação; Obrigações trabalhistas e sociais: encaminhamento com um mês de antecedência o nome do trabalhador em férias no mês subsequente; Obrigações trabalhistas e sociais: Fornecimento, junto à apresentação da nota fiscal, da folha de pagamento específica do Contrato e cópia da respectiva Guia de Recolhimento de Contribuições previdenciárias (GRPS), FGTS do mês de competência dos serviços e relação dos colaboradores que estão executando os serviços. OBSERVAÇÕES: ASSINATURA DO FISCAL: MATRÍCULA:

13 Anexo H - CHECKLIST DA DOCUMENTAÇÃO (Fiscalização mensal) CONTRATADA: SERVIÇOS: MÊS DE REFERÊNCIA: NOTA FISCAL Nº: VALOR MENSAL DEVIDO: ITENS* SIM NÃO 1. NOTA FISCAL AUTÊNTICA 2. DECLARAÇÃO DA EMPRESA DE OPTANTE DO SIMPLES (SE COUBER) (ORIGINAL ASSINADA PELO REPRESENTANTE LEGAL) 3. GPS (INSS), conforme parecer da contabilidade 4. GRF (FGTS), conforme parecer da contabilidade 5. PROTOCOLO DE ENVIO DE ARQUIVOS CONECTIVIDADE SOCIAL, conforme parecer da contabilidade 6. RELATORIOS GFIP, conforme parecer da contabilidade 7. FOLHAS DE PAGAMENTO 8. CONTRACHEQUES 9. FOLHA DE PONTO 10. VALE TRANSPORTE 11. VALE REFEIÇÃO 12. OUTROS DOCUMENTOS Informo que até a presente data, a referida empresa está quite com suas obrigações fiscais, trabalhistas, previdenciárias e cumpriu com as demais obrigações de acordo com o Contrato, conforme este checklist, planilha de controle dos funcionários, planilha de verificação de conformidade e atesto da nota em anexo. As certidões negativas referentes ao SICAF serão verificadas pela CGAF Nesse caso, a Coordenação Geral de Administração e Finanças poderá efetuar seu devido pagamento.** ASSINATURA DO FISCAL: MATRÍCULA: * Pode ser alterado a relação de itens para seguir o que menciona o edital **Pode ser alterado conforme fiscalização e mencionando ocorrências, caso houver.