SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL CONSELHO REGIONAL DE ENGENHARIA E AGRONOMIA DE GOIÁS CREA-GO

Transcrição

1 Lei nº 4.320/1964, Lei nº 8.666/1993; Instrução Normativa nº. 02/2008/SLTI/MPOG MANUAL DE PAGAMENTOS 1. LEGISLAÇÃO PAGAMENTO DE BENS/MATERIAIS ADQUIRIDOS, SERVIÇOS CONTINUADOS E DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA. 2. REQUISITOS PARA PAGAMENTO I. Nota fiscal atestada com carimbo específico, assinada e datada (observar que a data do atestado deverá ser igual ou posterior ao da emissão da nota fiscal); II. O encaminhamento da documentação completa para a solicitação de pagamento deverá ser através de memorando que deverá constar a descrição de toda a documentação anexa e informação certificando que todos os documentos foram conferidos. A descrição deverá conter: a) o nome da empresa; b) número da nota fiscal; c) o valor; d) o mês de competência. Observação: O memorando não fará parte do processo, será apenas para controle e arquivamento. 3. PROCEDIMENTOS I. A solicitação de pagamento deve ser encaminhada pela unidade responsável pelo acompanhamento e fiscalização do objeto contratado Fiscal do Contrato ao Departamento Administrativo DA, por meio dos seguintes documentos: a) Requerimento Execução de Contrato e Solicitação de Pagamento; b) Termo de Recebimento; c) Nota Fiscal NF/ Nota Fiscal Eletrônica NF-e/ Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica DANFE/ Recibo de Pagamento Contribuinte Individual RPCI; e d) Documentos a apresentar para pagamento, constantes nas TABELAS: I, II, III, IV, deste manual. II. O Departamento Administrativo - DA deverá fazer a juntada dos documentos no processo, através do Termo de Juntada, conferir e analisar a documentação apresentada emitindo relatório/análise, com posterior encaminhamento à Coordenadoria de Controladoria CCONTROL, para a análise quanto à conformidade do processo.

2 III. Após análise de conformidade, a Coordenadoria de Controladoria retornará o processo ao DA para providências quanto ao encaminhamento para pagamento. IV. Em casos de diligência e/ou recomendações, a CCONTROL retornará ao DA, que encaminhará o processo à unidade responsável pela solicitação para cumprimento da diligência e/ou cientificação das recomendações; quando o processo envolver apenas uma unidade e a CCONTROL perceber que não comprometerá o acompanhamento do processo pelo DA, poderá encaminhar os processos diretamente à unidade responsável pela solicitação para o cumprimento das diligências e/ou recomendações. Quando for o caso, o processo deverá retornar para reanálise. V. Diante da conformidade da documentação, o DA encaminhará o processo ao Departamento Financeiro - DFIN que deverá despachar os processos de pagamentos com o Presidente e o Tesoureiro do Crea-GO, que por sua vez autorizará o pagamento da despesa por meio de documentos processados, conforme definido no Art. 64 da Lei No , de 17 de março de VI. A Área Financeira AFIN processará o agendamento/liberação dos créditos aos fornecedores, prestadores de serviços e elaborará o boletim de caixa para encaminhamento dos processos à Área de Contabilidade ACONT para a liquidação e contabilização dos pagamentos. Nota: Antes da realização de pagamentos, o Departamento Financeiro/Área Financeira deverá observar: 1. se consta no processo a disponibilidade, empenho, liquidação do pagamento. Caso negativo, deverá encaminhar o processo a unidade responsável por esses serviços para providências. 2. Conferir se consta os documentos ficais obrigatórios, bem como se estão devidamente atestadas: Nota Fiscal NF/ Nota Fiscal Eletrônica NF-e/ Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica DANFE/ Recibo de Pagamento Contribuinte Individual RPCI. 3. deverá observar na Nota Fiscal e no Recibo de Pagamento de Contribuinte Individual - RPCI, se consta informações quanto as retenções referentes aos impostos (IR, ISS, INSS). 4. CONSIDERAÇÕES GERAIS I. Nos casos de contratação de prestação de serviços continuados em que no ato do pagamento as empresas estiverem em situação de irregularidade fiscal, e que os serviços tiverem sido prestados ou entregues, a Administração Pública não poderá reter os pagamentos, conforme Acórdão nº. 964/2012 TCU/Plenário: Verificada a irregular situação fiscal da contratada, incluindo a seguridade social, é vedada a retenção de pagamento por serviço já executado, ou fornecimento já entregue, sob pena de enriquecimento sem causa da Administração; Neste caso, a administração deverá tomar as seguintes providências: oficiar o contratado para fins de regularização fiscal, dentro do prazo de máximo de 30 dias úteis, sob pena de distrato contratual. II. Nos casos em que ocorrer contratação de pessoa Física e a documentação fiscal a ser apresentada for Recibo de Pagamento de Contribuinte Individual RPCI, a chefia imediata da unidade solicitante, de posse da documentação, deverá solicitar informação junto à Área de Financeira, quanto à necessidade de retenção e alíquota a ser retido na fonte pelo órgão pagador. Nos casos em que o tomador de serviços apresentar Cadastro de Inscrição Municipal referente ao local em que o serviço será realizado, dispensa a consulta na Área de Financeira (* Tabela IV)

3 TABELA: I - PAGAMENTO DE BENS/ MATERIAIS ADQUIRIDOS APRESENTAR: 1 EM TODOS OS PAGAMENTOS I. Manter atualizada a Consulta Optante Simples II. Manter atualizado o Certificado de Regularidade do FGTS- CRF. III. Manter atualizada a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas. IV. Manter atualizada a Certidão Negativa de Tributos Federais e à Dívida Ativa da União. V. Manter atualizada a Prova de Regularidade com a Fazenda Pública Estadual, quando for o caso. VI. Manter atualizada a Prova de Regularidade com a Fazenda Pública Municipal, quando for o caso. VII. Documento Fiscal devidamente atestado (Nota Fiscal NF/ Nota Fiscal Eletrônica M F-e/ Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica DANFE/ Recibo de Pagamento Contribuinte Individual - RPCI) VIII. Declaração/Atestado de Exclusividade fornecido pelo órgão de registro do comércio do local onde será realizada a contratação de bens, obras ou serviços, ou pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou por Entidades Equivalente. Observação: é dever do agente público responsável pela contratação a adoção de providências necessárias para confirmar a veracidade da documentação comprobatória da condição de exclusividade, conforme Súmula nº. 255/2010 TCU.

4 TABELA: II - PAGAMENTO DE SERVIÇOS CONTINUADOS APRESENTAR: 1 SOMENTE NO PRIMEIRO PAGAMENTO I. Relação dos empregados assinada pela empresa referente ao contrato. II. Acordo de convenção coletiva com comprovante de entrega/registro. 2 EM TODOS OS PAGAMENTOS I. Consulta Optante Simples II. Certificado de Regularidade do FGTS- CRF. III. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas. IV. Certidão Negativa de Tributos Federais e à Dívida Ativa da União. V. Prova de Regularidade com a Fazenda Pública Estadual, quando for o caso. VI. Prova de Regularidade com a Fazenda Pública Municipal, quando for o caso. VII. Documento Fiscal devidamente atestado (Nota Fiscal NF/ Nota Fiscal Eletrônica NF-e/ Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica DANFE/ Recibo de Pagamento Contribuinte Individual - RPCI) VIII. Manter atualizado a Declaração/ Atestado de Exclusividade fornecido pelo órgão de registro do comércio do local onde será realizada a contratação de bens, obras ou serviços, ou pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou por Entidades Equivalente. Observação: é dever do agente público responsável pela contratação a adoção de providências necessárias para confirmar a veracidade da documentação comprobatória da condição de exclusividade, conforme Súmula nº. 255/2010 TCU (*3) IX. Folha de pagamento dos trabalhadores, quando for o caso. (*1)

5 X. Comprovante de pagamento de VALE TRANSPORTE, quando for o caso. (*1) XI. Comprovante de pagamento de VALE ALIMENTAÇÃO, quando for o caso. (*1) XII. Contrato ou registro individual do empregado quando houver contratação, quando for o caso. (*) XIII. Termo de rescisão do empregado quando houver rescisão, quando for o caso. (*1) XIV. Comprovante de pagamento dos trabalhadores (recibo de pagamento devidamente assinado ou comprovante de transferência bancária) (*1) XV. GFIP (FGTS) do mês anterior - com autenticação bancária (*1) XVI. GPS (INSS) do mês anterior - com autenticação bancária (*1) XVII. GFIP-SEFIP- relação dos trabalhadores constante do arquivo (*1) XVIII. Relação de tomador/obra RET (*1) XIX. Anotação de Responsabilidade técnica ART e/ ou Registro de Responsabilidade Técnica RRT, quando for o caso. (*2) (*) Observação 1: deverá apresentar para os contratos de prestação de serviços contínuos, que envolvem fornecimento de mão de obra, tais como: serviços de vigilância, limpeza, obras/serviços de engenharia. (*) Observação 2: deverá apresentar para os serviços que exigem acompanhamento de profissional habilitado, tais como: manutenção elevadores, instalação de cerca elétrica, manutenção de aparelhos de ar condicionados. (*) Observação 3: deverá apresentar quando se tratar de fornecedor ou prestador de serviços exclusivo.

6 TABELA: III - PAGAMENTO DE OBRAS/SERVIÇOS ENGENHARIA APRESENTAR: 1 SOMENTE NO PRIMEIRO PAGAMENTO I. Relação dos empregados assinada pela empresa referente ao contrato. II. Acordo de convenção coletiva com comprovante de entrega/registro. III. Décimo terceiro salário (informar a data para acompanhamento) IV. Concessão de férias (informar data para acompanhamento) V. Cadastro Específico do INSS CEI, caso não conste no processo. VI. Alvará de Licença da Prefeitura, caso não conste no processo. VII. Anotação de Responsabilidade Técnica ART e/ ou Registro de Responsabilidade Técnica RRT, caso não conste no processo VIII. RAIS conforme legislação final do Ano, quando for o caso 2 TODOS OS PAGAMENTOS I. Consulta Optante Simples II. Certificado de Regularidade do FGTS- CRF. Observação: obrigatório a apresentação do documento conforme parágrafo 3º, art. 195 da III. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas. Observação: obrigatório a apresentação do documento conforme parágrafo 3º, art. 195 da IV. Certidão Negativa de Tributos Federais e à Dívida Ativa da União. Observação: obrigatório a apresentação do documento conforme parágrafo 3º, art. 195 da V. Prova de Regularidade com a Fazenda Pública Estadual, quando for o caso. VI. Prova de Regularidade com a Fazenda Pública Municipal, quando for o caso

7 VII. Documento Fiscal devidamente atestado (Nota Fiscal NF/ Nota Fiscal Eletrônica NF-e/ Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica DANFE/ Recibo de Pagamento Contribuinte Individual - RPCI) VIII. Folha de pagamento dos trabalhadores, quando for o caso. IX. Comprovante de pagamento de VALE TRANSPORTE, quando for o caso. X. Comprovante de pagamento de VALE ALIMENTAÇÃO, quando for o caso. XI. Contrato ou registro individual do empregado quando houver contratação, quando for o caso. XII. Termo de rescisão do empregado quando houver rescisão, quando for o caso. XIII. Comprovante de pagamento dos trabalhadores (recibo de pagamento devidamente assinado ou comprovante de transferência bancária). XIV. GFIP (FGTS) do mês anterior - com autenticação bancária. XV. GPS (INSS) do mês anterior - com autenticação bancária. XVI. GFIP-SEFIP- relação dos trabalhadores constante do arquivo. XVII. Relação de tomador/obra RET. XVIII. CAGED quando houver rescisão ou admissão XIX. Diário de Obras preenchido até a data da medição, inclusive com a anotação da visita do fiscal para realização da mesma. 3 SOMENTE NO ÚLTIMO PAGAMENTO I. Certidão Negativa de Débito (CND) II. Recebimento provisório para liquidação das despesas III. Recebimento definitivo para liquidação das despesas IV. Certidão negativa do bombeiro para pagamento. V. Habite-se.

8 TABELA: IV - DOCUMENTOS PARA PAGAMENTO RPCI. I. Cópia Documento de Identidade RG/ CNH II. Cópia Cadastro de Pessoa Física CPF ou Comprovante de Situação Cadastral no CPF III. Cópia do Comprovante de Endereço IV. Cópia do Cartão do Programa Integrado Social/ Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público PIS/PASEP ou Cópia da CTPS (folha contém número da CTPS/fotos, folha contém dados do trabalhador e a folhas consta o número do Pis/Pasep), ou Inscrição de Contribuinte Individual na Previdência Social INSS. V. Número do telefone para contato. VI. Comprovante de Cadastro de Inscrição Municipal no ISS, se possuir (nesse caso, fica dispensado a retenção do imposto pela fonte pagadora, pois o contribuinte faz a contribuição mensal/anual). (*) VII. Declaração de dependentes (certidão de casamento, certidão de nascimento) do prestador dos serviços e se houver, para fins de cálculos da retenção na fonte pela pela fonte pagadora, em casos do IR. VIII. Se prestador de serviços em outra empresa, deverá apresentar declaração de contribuinte do INSS e se já recolhe sob teto ou não da Previdência social. IX. Apresentar Declaração de Matrícula e Frequência aos dependentes que estiverem cursando nível superior, com idade entre 22 a 24 anos X. Apresentar demonstrativo de pagamento ou contra-cheque do mês anterior. (*)Fica dispensada a retenção de valor inferior a R$ 10,00 (dez reais), exceto na hipótese de Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf) eletrônico efetuado por meio do Siafi. Instrução Normativa RFB nº /2012, 6º, art. 3º. (*) Fica dispensada a retenção de valor inferior a R$ 10,00 nas Guia Previdência Social Instrução Normativa RFB nº /2012, art. 398, para tanto observar a referida instrução.

9 TERMO DE RECEBIMENTO PROCESSO Nº. : FORNECEDOR: CNPJ: NOTA FISCAL/FATURA Nº: CONTRATAÇÃO DIRETA INEXIGIBILIDADE LICITAÇÃO Nº: / CONSUMO PERMANENTE SERVIÇOS ENTREGUE DE ACORDO COM SOLICITAÇÃO: SIM NÃO EM PARTE OBSERVAÇÕES: PARECER: Data: / /. Assinatura/Carimbo: Data: / /. Data: / /. Ciente do Solicitante/ Carimbo Aceite do Almoxarifado/ Carimbo

10 RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DE CONTRATO E SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO PROCESSO Nº. EMPENHO Nº DADOS DO CONTRATO: Contratada: CNPJ: Contrato nº e Termo Aditivo ao contrato se houver Objeto: Data Assinatura Contrato Data Vigência: Valor Global: / / / / R$ DADOS DO FISCAL: Fiscal do Contrato: Fiscal Substituto: Portaria (Nº e Data): Portaria (Nº e Data): Unidade Responsável pelo Objeto Contratado: DADOS DO PAGAMENTO: Pagamento da NF/Fatura No referente ao período de apuração: a, no valor de R$ ( ) OCORRÊNCIAS: (glosas, multas e descumprimento de cláusulas contratuais): OBSERVAÇÕES: Data da expedição do relatório: / / ASSINATURA E CARIMBO DO FISCAL: