CARTILHA DE NOVOS PROCEDIMENTOS

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1 * VERSÃO 2018 * O QUE VAI MUDAR NA NOSSA RELAÇÃO TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA? CARTILHA DE NOVOS PROCEDIMENTOS CARTILHA ESOCIAL AUGE CONTABILIDADE (47) /

2 O QUE É O ESOCIAL? Nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal,, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS na internet. O esocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e mais detalhes estão no portal Serão mais de 40 (quarenta) tipos de arquivos diferentes, com informações muito detalhadas sobre as relações trabalhistas. Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil serão alterados em função do esocial. O esocial está previsto para começar em JULHO Vários procedimentos internos precisam ser mudados, pois haverá um detalhamento muito grande no envio das informações. Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar AUTUAÇÕES e MULTAS a empresa! 2

3 QUAIS OS OBJETIVOS DO ESOCIAL? Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet. Para o Governo: Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador. Para os empregadores: simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao esocial. E é para apresentar o que precisa ser mudado, Elaboramos esta CARTILHA DE NOVOS PROCEDIMENTOS, que deverá ser seguida à risca. 3

4 ESOCIAL CARTILHA DE NOVOS PROCEDIMENTOS A PARTIR DE: 1º JULHO 2018 Em caso de Dúvidas, entre em contato conosco: Andréa: [email protected] Adrielli: [email protected] 4

5 ADMISSÕES As contratações nas empresas privadas serão informadas no esocial ANTES da Admissão! Os documentos completos dos novos empregados precisam chegar ao escritório DOIS DIAS ANTES da admissão. Ao empregado que será contratado, antes também deverá ser feita a QUALIFICAÇÃO CADASTRAL (batimento de PIS/CPF/NOME/DATA DE NASCIMENTO) no link Orientaremos para que o próprio candidato ou o empregador faça. Caso dê algum erro, o candidato deverá corrigir os dados antes da contratação. O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional. Os documentos deverão ser assinados pelo empregado ATÉ um dia antes da admissão. A Carteira de Trabalho poderá ser entregue em até 48 horas após a admissão. 5

6 DESLIGAMENTOS Os Pedidos de Demissão devem ser informados ao escritório contábil no mesmo dia, ou no máximo no dia seguinte. Caso seja um Término de Contrato de Experiência, informe-nos 3 (três) dias antes, para elaborar a rescisão contratual. Nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), avise-nos também com 03 dias de antecedência para elaborar o Aviso. Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional, com exceção contrato de experiência. 6

7 FOLHA DE PAGAMENTO As informações para a folha de pagamento devem chegar até o dia 02. Caso as informações sejam enviadas depois e haja retrabalho para gerar recálculo da folha, haverá a cobrança do retrabalho. 7

8 DECLARAÇÃO DE ENCARGOS DE FAMÍLIA PARA FINS DE IMPOSTO DE RENDA Todos os dependentes a partir de 8 anos em 2018 deverão ter CPF Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90). Uma pessoa só pode ser dependente de uma outra. Exemplo: um filho só pode ser dependente do pai ou da mãe. Quem paga pensão alimentícia não pode deduzir como dependente o próprio beneficiado com a pensão. Será obrigatório informar todos os dependentes no esocial. 8

9 ALTERAÇÕES CADASTRAIS Faremos uma atualização no cadastro de todos os trabalhadores. Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, devemos ser informados no mesmo mês, para envio ao esocial. 9

10 CONTRATAÇÃO DE ESTRANGEIROS Devemos informar a contratação de Estrangeiros com detalhes ao esocial. Antes da contratação de estrangeiros, avisenos para solicitar as informações corretas. 10

11 FÉRIAS As férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT. As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo. Os pagamentos serão informados no esocial, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no esocial. Enviaremos as escalas no mês de dezembro e devem ser informados os períodos de fruição para o ano seguinte. Enviaremos os avisos com 40 dias de antecedência para o empregado ficar ciente das férias Caso haja alteração na escala, avise-nos. Caso não sejamos avisados com antecedência, o empregador pode ser autuado pela não informação, além do retrabalho de informar, que será cobrado. 11

12 AFASTAMENTOS Afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informados no esocial. Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc também precisarão ser informados Envie-nos as informações tão logo ocorra, para gerar os dados ao esocial. Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou PARTO deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho. O empregado deve entregar o atestado preferencialmente em até 48 horas após o retorno do afastamento. 12

13 EMENDAR FÉRIAS COM AFASTAMENTOS A PARTIR DE 30 DIAS Os empregados afastados por parto ou doença a partir de 30 dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR 7, item ). Assim, como as férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, as férias só poderão iniciar no 3º dia após o afastamento. Reforçamos que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no esocial. 13

14 CONTRATAÇÃO DE AUTÔNOMOS Será necessário solicitar ao contribuinte individual autônomo, antes da contratação: 1. Fazer a Qualificação Cadastral se houver erro não conseguiremos informar no esocial 2. CPF 3. PIS/PASEP/NIT 4. DATA DE NASCIMENTO Se declarar Dependentes, será necessário preencher a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de Renda Identificar a atividade para a CBO. Se trouxer comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS. 14

15 CONTRATAÇÃO DE MEI MICROEMPREENDEDOR INDIVIDUAL Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo no esocial Nos serviços citados, haverá o pagamento de contribuição patronal previdenciária no valor de 20% da remuneração paga ao MEI. Solicitar o número do PIS/PASEP ou NIT. Deve ser feita previamente a Qualificação Cadastral. 15

16 EXAMES MÉDICOS Todos os empregados deverão fazer os exames médicos, que serão informados no esocial. Exame Admissional: antes da admissão Exame Periódicos: nos prazos previstos Exame Demissional: logo após o comunicado do desligamento. Caso este exame dê o laudo de INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS. Exame de Mudança de Cargo: deve ser feito antes da mudança. Exame de Retorno de Afastamento: deve ser feito o Exame no primeiro dia imediato de retorno, em caso de afastamentos por 30 dias ou mais em doença, acidente ou parto. Exames complementares: conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos. 16

17 LTCAT LAUDO TÉCNICO DAS CONDIÇÕES AMBIENTAIS DE TRABALHO O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao esocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI). Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra os laudos deverão de entregues (cópia), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art 291). Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual) serão informações com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação). 17

18 CAT COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO E PPP PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO A CAT passará a ser elaborada dentro do esocial. Para isso, precisamos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente. Informe-nos imediatamente para que possamos enviar as informações ao esocial. O PPP passará a ser eletrônico a partir do esocial e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha. Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, precisamos ser informados ainda dentro do mesmo mês, para envio ao esocial. O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP. 18

19 CONTRATAÇÃO DE ESTAGIÁRIOS A contratação de estagiários deve obedecer à lei /08, que será exigida no esocial. Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional. O supervisor do estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se de nível superior) ou experiência profissional na área. O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários. Os contratos assinados no mês devem ser enviados ao setor no mesmo mês, antes de fechar a folha. 19

20 COTAS DE APRENDIZES E PESSOAS COM DEFICIÊNCIA (PCD) Levantaremos todos os empregadores que devem cumprir as cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência (PCD). Caso haja desligamento de algum aprendiz ou PCD, deve haver imediata contratação de outro, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho. 20

21 PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E JUDICIAIS Caso haja algum processo para não tributação ou não retenção de tributos, devemos informar no esocial. Este processo deverá ser analisado pelo setor jurídico para avaliar a veracidade de informações e acompanhamento. 21

22 TRIBUTAÇÕES E CLÁUSULAS DE CONVENÇÃO COLETIVA Todas as empresas terão que informar ao esocial as tributações e reflexos. Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS ou Imposto de Renda que não esteja prevista na legislação (salvo se houver processo). Todas as cláusulas de Convenção Coletiva de Trabalho precisarão ser cumpridas. 22

23 MULTAS E AUTUAÇÕES DO MINISTÉRIO DO TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL Admissão fora do prazo = R$ 3.000,00 (empresas normais) ou R$ 800,00 (ME e EPP) Falta de Registro = R$ 402,53 a 805,06 por empregado,dobrando na reincidência. Cadastro desatualizado= R$ 201,27 a 402,54 por empregado. Pagamento de Rescisão Fora do Prazo de 10 dias = 1 salário para o empregado + R$ 170,26 Pagamento de Férias fora do prazo: 1 valor de férias para o empregado Infrações previdenciárias(omissão de CAT, Aux. Doença) = R$ 300,49 a R$ ,57 Duração do Trabalho = R$ 40,25 a R$ 4.025,33 Medicina do Trabalho (não fazer exames médicos) = R$ 402,53 a R$ 4.025,33 Segurança do Trabalho (não fazer laudos) = R$ 670,89 a 6.708,59 Falta de PPP= R$ 1.812,87 a ,63 23