Circular Jurídica nº 312 Prazo mínimo de conservação de documentos trabalhistas e previdenciários.

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1 Circular Jurídica nº 312 Prazo mínimo de conservação de documentos trabalhistas e previdenciários. 1) Quais os prazos mínimos previstos na legislação para guarda de documentos trabalhistas, fundiários e previdenciários? Em relação à área trabalhista e previdenciária, informamos abaixo os prazos mínimos para guarda de documentos trabalhistas, previdenciários e fundiários: PRAZO DE GUARDA: 2 anos - Termo de rescisão do contrato de trabalho; - Aviso-prévio; - Pedido de demissão. (CF/1988, art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000) PRAZO DE GUARDA: 5 anos - Acordo de compensação; - Acordo de prorrogação de horas; - Atestado médico; - Autorização para descontos não previstos em lei; - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a contar da data do envio (Portaria MTE nº 1.129/2014, art. 2º, 1º); - Cartões, fichas ou livros de ponto; - Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD); - Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.); - Documentos relativos às eleições da Cipa(*); - Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional); - Mapa anual de acidentes do trabalho(**); - Rais (Portaria MTE nº 2.072/2013, art. 8º); - Recibo de 13º salário; - Recibo de abono de férias; - Recibo de adiantamento do 13º salário; - Recibo de entrega do requerimento do Seguro-Desemprego (SD); - Recibo de gozo de férias; - Recibos de adiantamento; - Recibos de pagamento; - Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa; - Solicitação da 1ª parcela do 13º salário;

2 - Solicitação de abono de férias; - Vale-transporte. (CF/1988, art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000) (*) Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 5, item 5.40, letra j, na redação da Portaria SSST nº 8/1999 (**)Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 4, item 4.12, letra j, na redação da Portaria SSMT nº 33/1983 PRAZO DE GUARDA: 5 ou 10 anos, conforme o caso - Documentos sujeitos à fiscalização do INSS/RFB (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, GPS etc.) - (Lei nº 8.213/1991, arts. 103, 103-A e 104). PRAZO DE GUARDA: 10 anos - PIS/Pasep: a contar da data prevista para seu recolhimento (Decretolei nº 2.052/1983, art. 10); - Salário-educação (Decreto nº 6.003/2006, art. 1º). PRAZO DE GUARDA: 20 anos - Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) - comprovação de entrega do PPP ao trabalhador. (Instrução Normativa INSS nº 45/2010, art. 272, 14) - Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador). (Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 7, subitens 7.4.1, 7.4.2, e da redação dada pela Portaria SSST nº 24/1994) - Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA). (Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 9, Subitens , da redação dada pela Portaria SSST nº 25/1994) PRAZO DE GUARDA: 30 anos - Documentos relativos ao FGTS. (Lei nº 8.036/1990, art. 23, 5º e RFGTS, aprovado pelo Decreto nº /1990, art. 55, e Súmula TST nº 362) PRAZO DE GUARDA: Indeterminado - Livros de Atas da Cipa; - Livros de inspeção do trabalho; - Contrato de trabalho; - Livros ou fichas de registro de empregados; - Rais. Igualmente, informamos que os documentos relativos a empregado menor devem permanecer guardados pelos prazos acima mencionados, a partir da data em que o menor completar 18 anos, pois contra o mesmo não corre prazo prescricional, conforme disposto no art. 440 da CLT. Fonte: IOB Manuel de Procedimentos Jan/2015

3 Tabela de guarda de documentos O Empregador deverá observar os seguintes prazos mínimos para guarda de documentos: Documentos Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho Aviso-prévio Pedido de Demissão Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) - a contar da data do envio Acordo de compensação Acordo de prorrogação de horas Atestado médico Autorização para descontos não previstos em lei Cartões, fichas ou livros de ponto Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.) Documentos relativos às eleições da Cipa Guias de recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional) Mapa anual de acidentes do trabalho (**) Recibo de 13º salário Recibo de abono de férias Recibo de adiantamento do 13º salário Recibo de entrega do requerimento Seguro-Desemprego (SD) Recibo de gozo de férias Recibos de adiantamento Recibos de pagamento Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa Solicitação da 1ª parcela do 13º salário Prazo de Fundamento Legal guarda 2 anos CF/1988, art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/ anos Portaria MTE nº 1.129/2014, art. 2º, 1º 5 anos CF/1988, art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000 Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 5, item 5.40, letra j, na redação da Portaria SSST nº 8/1999 Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 4, item 4.12, letra j, na redação da Portaria SSMT nº 33/1983

4 Solicitação de abono de férias Vale-transporte Documentos sujeitos à fiscalização do INSS/RFB (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou saláriomaternidade, GPS etc.) PIS/Pasep - a contar da data prevista para seu recolhimento Salário-educação Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador) Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) 5 ou 10 anos, conforme o caso Lei nº 8.213/1991, arts. 103,103-A e 104 (veja subitens 2.1 e 2.2 deste texto) 10 anos Decreto-lei nº 2.052/1983, art. 10 Decreto nº 6.003/2006, art. 1º 20 anos Instrução Normativa INSS nº 45/2010, art. 272, anos Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 7, subitens 7.4.1, 7.4.2, e da redação dada pela Portaria SSST nº 24/ anos Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 9, Subitens , da redação dada pela Portaria SSST nº 25/1994 Documentos relativos ao FGTS 30 anos Lei nº 8.036/1990, art. 23, 5º, e RFGTS, aprovado pelo Decreto nº /1990, art. 55, e Súmula TST nº 362 Veja nota do item 1 Livros de Atas da Cipa Livros de inspeção do trabalho Contrato de trabalho Livros ou fichas de registro de empregados Rais - o art. 8º da Portaria MTE nº 2.072/2013, que aprovou as instru- ções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais (Rais), referentes ao anobase 2013, dispõe: O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador Indeterminado

5 e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho e Emprego - MTE: I - o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e II - o Recibo de Entrega da RAIS. Contudo, por ser a Rais um documento de suma importância, que demonstra toda a vida profissional do empregado durante o contrato de trabalho com a empresa, estando, inclusive, vinculada diretamente ao PIS/Pasep, recomenda-se que seja guardada por prazo indeterminado.