MANUAL DE PROCEDIMENTOS GERENCIA GERAL ADMINISTRATIVA/ FINANCEIRA

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1 COB MANUAL DE PROCEDIMENTOS GERENCIA GERAL ADMINISTRATIVA/ FINANCEIRA Nº PCF-005 TÍTULO: Pg. 1/9 ÓRGÃO EMITENTE: CONTROLE DE CONVÊNIOS E CONTRATOS Data: 04/07/2012 Rev. 4 SUMÁRIO 1 - OBJETIVO 2 - CAMPO DE APLICAÇÃO 3 - ABREVIATURAS E SIGLAS 4 - REFERÊNCIAS 5 - DEFINIÇÕES 6 - PROCESSO 7 - ENTRADAS, SAÍDAS E MONITORAMENTO DO PROCESSO 8 - ANEXOS Análise Crítica José Maria de Santucci Aprovado Sérgio Lobo

2 CONTROLE DE REVISÕES Rev. Data Descrição Análise Crítica Aprov. 0 09/01/07 Emissão inicial 1 11/09/08 Revisão Geral do Procedimento 2 22/07/ /02/10 Revisão Geral do Procedimento (Inclusão de anexos e transferência de responsabilidade) Inclusão do item J, no campo 5.1 Notas Gerais 4 04/07/12 Revisão Geral do Procedimento José Maria de Santucci Sérgio Lobo Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-005_Revisão 4 Página 2 de 9

3 1 - OBJETIVO Sistematizar o controle das despesas com utilização de táxi. 2 - CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se à utilização de táxi pelos Colaboradores do COB e Prestadores de Serviço nas Cooperativas autorizadas. 3 - ABREVIAÇÕES E SIGLAS EDCP - Entrada de Dados de Contas a Pagar CCC - Controle de Convênios e Contratos 4 - REFERÊNCIAS PCF Manual de Entrada de dados de Contas a Pagar PCF Manual de Requisição de Despesas Extra-orçamentárias e Realocação de Despesas 5 - DEFINIÇÕES Voucher - Usuário - Documento que autoriza a utilização de táxis pelos Colaboradores do COB ou Prestadores de Serviço nas Cooperativas autorizadas Neste procedimento, definimos usuário como a pessoa que utiliza o Voucher do COB. 6 - PROCESSO Notas Gerais: A. O Gestor do centro de custo deve solicitar os vouchers, através do formulário PCF , ao setor de Controle de Convênios e Contratos. A quantidade de vouchers a serem liberados, irá variar de acordo com o valor orçado mensalmente pela respectiva Área solicitante. de R$ 50,00 a R$ 100,00 4 vouchers de R$ 101,00 a R$ 250,00 10 vouchers de R$ 251,00 a R$ 500,00 20 vouchers acima de R$ 501,00 25 vouchers B. O segundo pedido de lote, no mesmo mês, só será liberado, pelo setor de Controle de Convênios e Contratos, após análise do Relatório de Utilização de Vouchers (PCF ), relativo ao primeiro lote de vouchers concedidos, encaminhado pelo Gestor e da disponibilidade de saldo no orçamento do respectivo setor. C. O orçamento é cumulativo, o saldo do mês anterior é somado com o orçamento previsto para o mês seguinte. Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-005_Revisão 4 Página 3 de 9

4 D. No final de cada mês o Gestor deverá preencher o formulário PCF-005-2, anexar todos os vouchers utilizados e enviar para o setor de Controle de Convênios e Contratos. E. No formulário PCF deve constar o número do Voucher, a origem, o destino, o usuário, a data, o horário e a importância a pagar. F. O formulário será comparado com o relatório enviado pela Cooperativa de Taxi, para posterior envio para pagamento (conforme Procedimento PCF-002). Em caso de divergência, o setor de CCC entrará em contato com o Gestor responsável pelo encaminhamento do Relatório de Utilização de Vouchers (PCF-005-2) para descobrir a diferença existente. Após analise, o CCC entrará em contato com a Cooperativa para resolver o problema. G. No caso de não ser anexado algum voucher que tenha sido utilizado e faturado junto ao Relatório de Utilização de Vouchers, o Gestor da Área deverá preparar uma justificativa para o fato de não ter prestado contas de todos os vouchers utilizados. H. O Setor de Controle de Convênios e Contratos só estará autorizado a entregar novos Vouchers caso exista orçamento disponível para o período. I. Os vouchers da Cooperativa Transcoopass só poderão ser utilizados pela Presidência, Superintendência, Diretoria e Gerência Geral. J. Os pedidos por novos vouchers serão liberados no prazo máximo de dois dias úteis Comentários sobre o Voucher: A. São numerados e emitidos em 3 vias; B. Duas vias: são destacadas pelo motorista e destinadas à Cooperativa de Táxi; C. Uma via: permanece em poder do Colaborador do COB / Prestador de Serviço que utilizou o táxi para posterior prestação de contas; D. O usuário do táxi deve preencher o voucher com caneta esferográfica de modo que as 3 vias sejam legíveis; E. O campo Empresa e Centro de Custo são preenchidos previamente pela Cooperativa de Táxi; F. O usuário deve verificar se o centro de custo preenchido corresponde a sua Área Funcional; G. Os outros campos são auto-explicativos; H. Será cobrado um acréscimo de 40% como taxa de retorno, para qualquer viagem para fora do município do Rio de Janeiro. I. É proibida a utilização de vouchers fornecidos pelos motoristas. Os vouchers utilizados devem ter os campos empresa e centro de custo preenchidos antecipadamente pela Cooperativa de Táxi. J. Não é permitida a utilização de recibos de táxis emitidos pelos motoristas. O único documento que comprova a utilização do táxi é o voucher assinado pelo usuário. K. No campo OBS, o usuário deverá preencher o motivo e o projeto pelo qual está utilizando o voucher. Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-005_Revisão 4 Página 4 de 9

5 L. Não serão disponibilizados os vouchers caso não seja respeitado os itens acima Controle de utilização de Vouchers ETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEL Preenche o formulário PCF e encaminha para o Controle de Convênios e Contratos Recebe a solicitação, verifica o orçamento e disponibiliza os vouchers solicitados de acordo com o valor orçado. Caso não tenha orçamento, a solicitação é negada e o Gestor deverá solicitar Realocação de Despesas ou Despesas Extraorçamentárias (PCF-006). Recebe os vouchers e fica responsável em controlar todos os vouchers em seu poder e os utilizados. O gestor terá até o 5º dia útil do mês subsequente para encaminhar o formulário PCF-005-2, devidamente preenchido, juntamente com os vouchers utilizados anexados, para o setor de Controle de Convênios e Contratos. Recebe o formulário PCF-005-2, analisa e concilia com o relatório e a nota da Cooperativa de Taxi e encaminha para EDCP lançar dados no sistema para o pagamento. Em caso de divergência, informa ao Gestor da Área o problema existente. Após análise, entra em contato com a Cooperativa para resolver o problema. Gestor da Área Controle de Convênios e Contratos Gestor da Área Gestor da Área Controle de Convênios e Contratos Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-005_Revisão 4 Página 5 de 9

6 6.3.1 Fluxo de controle de utilização de Vouchers Controle de Utilização de Vouchers Gestor Centro de Custo Controle de Convênios e Contratos Preenche o formulário PCF e encaminha para o CCC Recebe a solicitação e verifica o orçamento SIM Existe orçamento? NÃO Libera os vouchers para o Gestor Solicitação negada Recebe os vouchers e controla a utilização guardando cada voucher utilizado Preenche corretamente o formulário PCF e anexa os vouchers utilizados e encaminha para o CCC Recebe o formulário devidamente preenchido, analisa e compara com o relatório e a nota enviada pela cooperativa de taxi Mês Seguinte Analisa, encontra o problema e avisa ao CCC SIM Existem divergências? NÃO Resolve o problema com a Cooperativa Envia o processo para EDCP lançar dados no sistema para o pagamento Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-005_Revisão 4 Página 6 de 9

7 7 - ENTRADAS, SAÍDAS E MONITORAMENTO DO PROCESSO ENTRADAS - Solicitação de Voucher PROCESSAMENTO - Analise para liberação/bloqueio - Comparação entre Orçado x Realizado SAÍDAS -Voucher RETROALIMENTAÇÃO - Gastos Mensais por Centro de Custo/ Colaborador com Taxi - Relatório de Utilização 8 - ANEXOS Formulário PCF Solicitação de Vouchers Formulário PCF Relatório de Utilização de Vouchers Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-005_Revisão 4 Página 7 de 9

8 Formulário PCF Solicitação de Vouchers Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-005_Revisão 4 Página 8 de 9

9 Formulário PCF Relatório de Utilização de Vouchers Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-005_Revisão 4 Página 9 de 9