PROCEDIMENTO DE COMUNICAÇÃO

Transcrição

1 APROVAÇÃO: DATA: Página 1/12 CONTROLE DE REVISÕES: Revisão Data Itens modificados Observações Atualização do Quadro de instrumentos de comunicação interna Anexo 03 Atualização do Modelo do Informativo de Procedimentos Básicos para Atividades Internas

2 PÁGINA: 2/12 1. OBJETIVO Este procedimento descreve a sistemática estabelecida para o processo de comunicação relativo ao atendimento de informações sobre o Sistema de Gestão Ambiental do SAMAE-JS, no que se refere à recepção, registro, análise e resposta para as comunicações pertinentes de Partes Interessadas Internas e Externas. 2. RESPONSABILIDADES A responsabilidade pela elaboração, revisão, manutenção e aplicação deste documento é do Coordenador do SGA. A responsabilidade pela aprovação deste documento é do Diretor Geral do SAMAE-JS. 3. DEFINIÇÕES Partes Interessadas: Indivíduo ou grupo interessado ou afetado pelo desempenho de uma organização, podendo, para efeitos deste procedimento, ser classificado nas seguintes categorias: a) Público Externo: Comunidade Vizinha, Organizações, Associações, Clientes, Visitantes, Fornecedores, Órgão Governamentais, etc; b) Público Interno: Empregados próprios ou de empresas contratadas trabalhando nas instalações do SAMAE-JS ou em seu nome. c) Comunicações de Informações Pertinentes: São todas aquelas manifestações das partes interessadas relativas ao desempenho ambiental do SAMAE-JS, as quais podem incluir preocupações, sugestões, críticas, consultas e/ou exigências.

3 PÁGINA: 3/12 4. DESCRIÇÕES DAS ATIVIDADES 4.1 Processo da Comunicação Interna Os instrumentos de comunicação interna estão descritos na tabela abaixo: Instrumentos Natureza Tipo Responsável Registro Intranet SAMAE-JS Informativa Formal??? Digital Quadros de Avisos Informativa Formal RH Físico (murais) Normativa Atas Normativa Formal Emissor Físico Relatórios Informativa Normativa Formal Emissor Físico Cursos e Palestras Informativa Formal RH Físico Comunicação Interna Informativa Normativa Formal Emissor Formulário MI Cartazes e Faixas Informativa Informal Coord. SGA Não se aplica Reuniões Informativa Normativa Formal Coord. SGA Físico Programa Caixa de Sugestão Informativa Informal Coord. SGA Físico SI Informativo de Procedimentos Básicos para Atividades Internas Informativa Formal Coord. SGA Físico O Programa Caixa de Sugestão, disponibiliza junto ao mural de informações do SAMAE-JS, o formulário SUGESTÃO INTERNA, constante no anexo 04, que possibilita a comunicação de todos os seus colaboradores com o Sistema de Gestão Ambiental. No caso de uso do Memorando Interno (MI), estes poderão ser apresentados diretamente ao Coordenador do SGA ou seu representante. As sugestões internas serão analisadas pelo Coordenador do SGA e quando necessário, discutidas com os responsáveis das áreas pertinentes da sugestão para chegar a uma decisão. A resposta ao público interno será apresentada por meio escrito nos murais das dependências da empresa. 4.2 Processo da Comunicação Externa

4 PÁGINA: 4/ Recebimento da Comunicação As comunicações do público externo do SAMAE-JS, para formalizar consultas, sugestões, críticas ou reclamações relacionadas ao SGA, são recebidas por qualquer meio escrito (Fax, Cartas, Telegramas, , etc) ou verbal (telefone, reuniões, visitas, etc) e encaminhadas para o Coordenador do SGA. Na ausência do Coordenador do SGA, o seu representante para o recebimento da comunicação passa a ser a telefonista ou outra que venha ser designada pelo Coordenador do SGA. O formulário COMUNICAÇÃO AMBIENTAL EXTERNA, constante do anexo 01, é o documento utilizado para registro e recebimento desta comunicação. Todo o formulário de CAE deve ser numerado seqüencialmente da seguinte forma: XXX / YY ano número da CAE A responsabilidade pelo preenchimento dos campos Nº da CAE, Data, Dados do Informante/Solicitante, Natureza da Informação, Teor da Informação e do Emitente do Registro, deste formulário, é do Coordenador do SGA ou na sua ausência ao seu representante, com exceção, neste último ao Nº da CAE. Após o preenchimento dos campos citados acima, o formulário Comunicação Ambiental Externa é encaminhado para o setor pertinente da comunicação, que irá avaliar e analisar a pertinência desta, através do preenchimento do campo Análise da Pertinência. Após esta análise, o formulário Comunicação Ambiental Externa retorna ao Coordenador do SGA, ou na sua ausência ao seu representante, que irá responder a comunicação ao solicitante. A comunicação verbal recebida pela telefonista do SAMAE-JS, durante o horário diurno, é repassada para o Coordenador do SGA ou, na sua ausência, para seu representante. No horário noturno, feriados e finais de semana, o recebimento da comunicação externa será feito pelo pessoal de plantão do SAMAE-JS ou portaria, que se responsabilizará pelo registro no Livro de Ocorrências, sendo que no primeiro dia útil subseqüente, o Coordenador do SGA ou, na sua ausência, o seu representante, verificar a existência de comunicações, para registrá-la no formulário Comunicação Ambiental Externa.

5 PÁGINA: 5/12 Visando-se garantir a credibilidade do processo junto ao público externo, todas as comunicações deverão ser respondidas pelo Coordenador do SGA ou Diretor Geral do SAMAE-JS por meio escrito aos respectivos interessados, quando pertinente, em um prazo máximo de 15 (quinze) dias contados a partir do preenchimento do formulário Comunicação Ambiental Externa. Para os casos em que a solução da comunicação exigir prazos mais longos, comunicações periódicas deverão ser enviadas ao solicitante. Será mantida uma cópia física da resposta junto ao Coordenador do SGA para evidenciar o registro dos repasses junto ao público externo. 4.3 Processo de Comunicação para Atividades Internas de Fornecedores e Prestadores de Serviços Todos os Fornecedores e Prestadores de Serviço que vierem a exercer alguma atividade nas dependências do SAMAE-JS deverão ser informados sobre os Procedimentos e Normas mantidos na organização no ato de fechamento do Contrato, com a entrega do Informativo de Procedimentos Básicos para Atividades Internas, constante do anexo 03. O Fornecedor ou Prestador de Serviço, ao solicitar entrada na organização, será identificado na portaria e comunicado à recepcionista ou solicitado. Esta entrará em contato com o solicitado que autorizará a entrada do mesmo até a recepção. O solicitado receberá o visitante na recepção. Caso as atividades do Fornecedor ou Prestador de Serviço estejam em desacordo com normas internas do SAMAE-JS, o mesmo receberá uma comunicação da infração cometida através do formulário Notificação de Enquadramento das Atividades Internas, constante do anexo Processo de Comunicação para Situações de Emergência Ambiental A comunicação de informações em Situações de Emergência Ambiental é descrita no procedimento PG 008 Procedimento de Preparação e Atendimento a Emergências. 4.5 Não Conformidades As comunicações pertinentes de partes interessadas que vierem a se caracterizar em não conformidades serão, além de respondidas de acordo com o presente procedimento, investigadas e tratadas para eliminação das causas básicas conforme procedimento PG 010 Procedimento de Não-Conformidade e Ação Corretiva Preventiva. 4.6 Comunicação de Aspectos Ambientais Significativos

6 PÁGINA: 6/12 Nos processos de comunicação de público externo, assuntos relativos ao SGA do SAMAE-JS, no que tange especificamente aos aspectos ambientais significativos e à Política Ambiental, são sempre considerados pertinentes e, portanto, informações a respeito estão sempre disponíveis quando solicitadas. O SAMAE-JS disponibiliza em sua página na internet características do seu Sistema de Gestão Ambiental, destacando os aspectos ambientais significativos gerados e monitorados pela empresa. 5. REGISTRO RG 011 Comunicação Ambiental Externa CAE RG 012 Resposta escrita ao público externo RG 013 Informático de Procedimentos Básicos para Atividades Internas RG 014 Sugestão Interna RG 015 Notificação de Enquadramento das Atividades Internas 6. ANEXO Anexo 01 Modelo do Formulário de Comunicação Ambiental Externa Anexo 02 Modelo do Fluxograma Explicativo Anexo 03 Modelo do Informativo de Procedimentos Básicos para Atividades Internas Anexo 04 Modelo do formulário de Sugestão Interna Anexo 05 Modelo do formulário de Notificação de Enquadramento das Atividades Internas. Anexo 06 Modelo de Memorando

7 PÁGINA: 7/12 ANEXO 01 CAE- Modelo do Formulário de Comunicação Ambiental Externa RG CAE COMUNICAÇÃO AMBIENTAL EXTERNA Nº do CAE: Data: Nome: Endereço: Telefone nº: ( ) Solicitação ( ) Sugestões e recomendações ( ) Reclamações e exigências Descrição: DADOS DO INFORMANTE/SOLICITANTE Forma de Contato: ( ) Fax ( ) Telefone ( ) ( ) Carta ( ) Verbal ( ) Outros NATUREZA DA INFORMAÇÃO ( ) Consulta ( ) Outros TEOR DA INFORMAÇÃO Emitente: Setor: Considerações: EMITENTE DO REGISTRO Data: Horário: ANÁLISE DE PERTINÊNCIA ( ) Pertinente ( ) Não pertinente Responsável: Considerações: Data: NECESSITA POSICIONAMENTO JURÍDICO? ( ) NÃO ( ) SIM Responsável: Data: NECESSITA ABRIR NÃO-CONFORMIDADE? ( ) NÃO ( ) SIM nº da RACP: RESPOSTA AO SOLICITANTE Descrição: Forma de resposta: Responsável: Data:

8 PÁGINA: 8/12 ANEXO 02 Modelo do Fluxograma Explicativo COMUNICAÇÃO AMBIENTAL INTERNA EXTERNA CAIXA DE SUGESTÃO MEMORANDO INTERNO PREENCHIMENTO DOS CAMPOS* PELO COORDENADOR DO SGA OU SEU REPRESENTANTE ** (TELEFONISTA OU OUTRO DESIGNADO) COORDENADOR DO SGA ANÁLISE PELA ÁREA ESPECÍFICA DO ASSUNTO O COORDENADOR DO SGA COMPLETA O PREENCHIMENTO DO RELATÓRIO DE COMUNICAÇÃO AMBIENTAL RESPOSTA AO PÚBLICO INTERNO POR MEIO ESCRITO E EXPOSTO EM MURAIS OU INTRANET ÁREA ESPECÍFICA DO ASSUNTO FAZ A ANÁLISE DE PERTINÊNCIA * Nº DA CAE, DATA, DADOS DO INFORMANTE/SOLICITANTE, NATUREZA DA INFORMAÇÃO, TEOR DA INFORMAÇÃO, EMITENTE DO REGISTRO. SGA PREPARA RESPOSTA AO SOLICITANTE E SE NECESSÁRIO ABERTURA DE RACP ** COM EXCEÇÃO AO Nº DA CAE.

9 PÁGINA: 9/12 ANEXO 03 Modelo do Informativo de Procedimentos Básicos para Atividades Internas RG INFORMATIVO DE PROCEDIMENTOS BÁSICOS PARA ATIVIDADES INTERNAS Nº Data: Prezado Prestador de Serviços O Serviço Autônomo Municipal de Água e Esgoto de Jaraguá do Sul (SAMAE-JS), em compromisso com o meio ambiente, busca aplicar procedimentos que evitem a geração de impactos negativos a este. Assim, temos como finalidade, orientar nossos prestadores de serviços quanto à operação de atividades dentro de nossa organização. Nossa Política Ambiental: NOSSO COMPROMISSO EM JARAGUÁ DO SUL É FORNECER ÁGUA POTÁVEL, COLETAR E TRATAR ESGOTO SANITÁRIO, ATENDENDO À LEGISLAÇÃO APLICÁVEL, PREVENINDO A POLUIÇÃO E A DEGRADAÇÃO AMBIENTAL, ATRAVÉS DO GERENCIAMENTO DE EFLUENTES E RESÍDUOS E DA RACIONALIZAÇÃO DO USO DA ÁGUA E DEMAIS INSUMOS. ASSEGURAMOS A MELHORIA CONTÍNUA DE NOSSO SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL APLICANDO NOVAS TECNOLOGIAS, CAPACITANDO NOSSOS COLABORADORES E INTERAGINDO COM A COMUNIDADE. Visando uma perfeita integração com os nossos Prestadores de Serviços, vimos dar um melhor apoio e direcionamento de algumas atividades a serem realizadas: É indispensável o uso de EPI s (Equipamentos de Proteção Individual), de acordo com a atividade a ser realizada. Caso a atividade seja realizada em local de maior ruído, será fornecido pelo SAMAE-JS o protetor auricular, cujo uso torna-se obrigatório. A entrada de crianças só é permitida com o acompanhamento dos pais ou responsável, sendo que estas não poderão circular no pátio externo e interno da organização e deverão permanecer na recepção; Na circulação de veículos, a velocidade máxima é de 20Km/h; Há recipientes de Coleta Seletiva espalhadas pela organização, possibilitando a disposição correta dos resíduos gerados; Só é permitido fumar na Portaria da empresa ou áreas pré-determinadas; No procedimento para Abandono de Área deve-se: parar o trabalho; desligar máquinas e equipamentos, a menos que tenha instrução em contrário por se tratar de equipamentos que não podem ser desligados; caminhar rapidamente ao Ponto de Encontro (portaria) e permanecer neste aguardando ordem para retornar ao local de trabalho; Qualquer ocorrência de derramamento e vazamento de produtos químicos ou oleosos deverá ser imediatamente comunicada ao responsável do setor, onde tomarão medidas cabíveis; Os materiais inflamáveis deverão ser manuseados somente por pessoas devidamente treinadas para Combate à Incêndio e Explosão. Em caso de algum acidente informar o responsável do setor; Após desenvolver suas atividade dentro de nossa empresa pedimos que organize o local, deixado-o como você o encontrou, recolocando os equipamentos em seus devidos locais e efetuando também a limpeza do local. Caso seja identificado o não atendimento dos procedimentos, a empresa será notificada, para imediata adequação. A não adequação tornará a empresa sujeita a retenção dos valores relativos aos serviços prestados. Para dúvidas, reclamações, sugestões e consultas sobre nosso Sistema de Gestão Ambiental, entre em contato:

10 PÁGINA: 10/12 Coordenador do Sistema de Gestão Ambiental: End: Rua Erwino Menegotti, Bairro Água Verde Fone: (47) Fax: (47) CEP: Jaraguá do Sul - SC atendimento@samaejs.com.br Certos de sua Colaboração!!! SGA Sistema de Gestão Ambiental RECEBIMENTO DO INFORMATIVO DE PROCEDIMENTOS BÁSICOS PARA ATIVIDADES INTERNAS Empresa: Responsável: Telefone p/ Contato: Descrição de equipamentos e produtos a serem utilizados: Data: / / Assinatura do Responsável

11 PÁGINA: 11/12 ANEXO 04 Modelo do Formulário de Sugestão Interna RG SUGESTÃO INTERNA DATA: / / De: Para: Descrição: Emitente:

12 PÁGINA: 12/12 ANEXO 05 Modelo do Formulário de Notificação de Enquadramento das Atividades Internas RG NOTIFICAÇÃO DE ENQUADRAMENTO DAS ATIVIDADES INTERNAS DATA: / / À Empresa: Att.: Sr(a): Foi verificado no dia / /, através do Sistema de Gestão Ambiental, que a empresa prestadora de serviços, estava em desacordo com as normas internas de nossa empresa. O(s) funcionário(s) infringiu(ram) as normas da seguinte forma: Sugerimos então o enquadramento do mesmo, sendo que não se repita, pois poderá acarretar sérios danos ao contrato de prestação de serviços. Cordialmente, A Diretoria