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1 Aprovado ' Elaborado por Andrea Gaspar/BRA/VERITAS em 02/12/2013 Verificado por Cristiane Muniz em 05/12/2013 Aprovado por Denis Fortes/BRA/VERITAS em 06/12/2013 ÁREA GRH Tipo Procedimento Regional Número 74 Título COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA Selecione o verificador do Documento: Cristiane Muniz/BRA/VERITAS Andrea Gaspar02/12/2013 ÍNDICE: SUMÁRIO 1 Objetivo 2 Aplicação 3 Atribuições e Responsabilidades 4 Documentos de Referência 5 Terminologia 6 Descrição do processo de comunicação Comunicação com o Público Interno Comunicação com o Público Externo Recebimento, registro, tratamento e resposta de comunicações internas e externas 1

2 7 Revisão 2

3 TEXTO DO PROCEDIMENTO: 1. OBJETIVO Estabelecer e manter sistemática para receber, documentar, tratar, responder e registrar as comunicações de partes interessadas internas e externas e definir as ações de comunicação e consulta referentes ao Sistema de Gestão do BUREAU VERITAS BRASIL. 2. APLICAÇÃO Este documento se aplica aos processos de comunicação interna e externa para as atividades do BUREAU VERITAS BRASIL. 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 3.1 Cabe a Diretoria de Recursos Humanos a aprovação deste documento. 3.2 Cabe ao Recursos Humanos elaborar, manter e implementar este documento. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA a. NBR ISO Sistemas da gestão ambiental - Requisitos com orientações para uso; b. OHSAS Occupational health and safety management systems Requirements; c. SA 8000 Responsabilidade Social; d. PR 81 Estrutura da Documentação 5. TERMINOLOGIA 3

4 BUREAU VERITAS BRASIL Todos os escritórios e atividades do BUREAU VERITAS no Brasil. COLABORADORES Todo pessoal que trabalha direta ou indiretamente no BUREAU VERITAS BRASIL. DEMANDA DAS PARTES INTERESSADAS São manifestações relativas ao desempenho de qualidade, meio ambiente, segurança, saúde ocupacional e responsabilidade social da empresa, que podem incluir preocupações, sugestões, críticas, consultas e/ou exigências. GERÊNCIA DE QHSE Gerência do BUREAU VERITAS BRASIL de Qualidade, Segurança, Saúde & Meio Ambiente. PARTES INTERESSADAS - Indivíduo ou grupo interessado ou afetado pelo desempenho de uma organização. Para efeito deste procedimento, podem ser classificados nas seguintes categorias: Órgãos Governamentais Órgãos reguladores/ fiscalizadores, tais como SRTE, Ministério Público do Trabalho-MPT, Prefeitura, etc.; Público Externo: Vizinhos, organizações, associações, clientes, visitantes, fornecedores, etc.; RH Recursos Humanos do Grupo do BUREAU VERITAS BRASIL. SISTEMA DE GESTÃO DO BUREAU VERITAS Sistema que engloba os requisitos de Qualidade, Meio Ambiente, Segurança e Saúde Ocupacional e Responsabilidade Social. 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO 6.1 COMUNICAÇÃO COM O PÚBLICO INTERNO As ações de comunicação devem ser planejadas com intuito de assegurar o entendimento dos colaboradores e a disponibilidade das informações pertinentes à segurança, meio ambiente, saúde ocupacional, responsabilidade social e aos requisitos de qualidade Os responsáveis por realizar cada ação de comunicação devem utilizar os meios disponíveis para cada segmento do 4

5 público interno através da tabela abaixo: O QUE COMUNICAR QUEM COMO (sugestões) QUANDO Política de Gestão SGI Gerência de QHSE e Quadro de avisos, Comunicação Pró - do BUREAU VERITAS BRASIL Recursos Humanos Atitude BV, Intranet, Integração, correio eletrônico ativamente, ou seja, antecipandose à demanda Objetivos, metas e resultados do desempenho do Sistema de Gestão Integrada (SGI) Aspectos ambientais e ações de controle, Riscos associados a Segurança e Saúde Ocupacional e ações de controle, Plano de Emergência, Requisitos Legais e outros Requisitos Representante da Direção (RD) para Sistema de Gestão Integrada e Representante dos Empregados* para Segurança e Saúde Ocupacional Assuntos de Interesse dos Empregados para Segurança e Saúde Ocupacional Canais de comunicação existentes Gerência de QHSE Gerência de QHSE Diretor Geral Representante dos Empregados* Recursos Humanos Quadro de avisos, Intranet, Correio eletrônico, Integração Quadro de avisos, Intranet, Integração,Correio eletrônico Pró - ativamente, ou seja, antecipandose à demanda Pró - ativamente, ou seja, antecipandose à demanda Correio Eletrônico, Quadro de Pró - avisos, ativamente, Integração, Comunicação Fato ou seja, Relevante, Correio eletrônico antecipandose à demanda Correio eletrônico, (21) Correio Eletrônico, Integração, Quadro de avisos, site: Intranet: Pró - ativamente, ou seja, antecipando-se à demanda. Pró - ativamente, ou seja, antecipando- 5

6 Incidentes QHSE (Técnico de Segurança do Trabalho) se à.br/, base de dados Lotus Notes demanda "Código de Ética - Fórum RH", e hot line RH (21) / Correio Eletrônico, Quadros de Aviso Sempre que houver um incidente com afastamento, conforme PR 78, item * O Representante dos Empregados é o colaborador indicado por QHSE e Alta Direção, considerando que o mesmo deve atuar em área de suporte e possuir posto de trabalho fixo (facilidade de consulta). 6.2 COMUNICAÇÃO COM O PÚBLICO EXTERNO O BUREAU VERITAS BRASIL subdivide as ações de comunicação aplicáveis, considerando suas respectivas partes interessadas. O quadro a seguir, define o que deve ser comunicado, quando, os responsáveis por realizar cada ação de comunicação e os meios disponíveis para cada segmento do público externo, considerando o local onde as atividades do BUREAU VERITAS BRASIL são realizadas: TIPO DE PUBLICO Visitantes Cliente O QUE COMUNICAR Informações sobre os aspectos ambientais e perigos e danos e Plano de Emergência Política de Gestão, objetivos e metas e resultado de QUEM Quem estiver recebendo o visitante Gerentes de Contrato COMO (sugestões) Palestra; Crachá; Impresso. Relatórios Reuniões Palestras QUANDO Ao chegar ao escritório Por demanda ou quando for 6

7 Órgãos Governamentais Sociedade e Mídia desempenho do Sistema de gestão e informações sobre o BUREAU VERITAS BRASIL, incluindo aspectos ambientais e riscos de segurança e saúde e respectivas ações de controle associados às atividades do BUREAU VERITAS BRASIL. Canais de comunicação existentes e Código de Ética. Política de Gestão, objetivos, compromissos e resultado de desempenho do Sistema de Gestão, informações sobre o BUREAU VERITAS BRASIL, aspectos ambientais e avaliações de riscos de segurança e saúde. Plano de Emergência e canais de comunicação existentes. Política de Gestão, Canais de comunicação existentes. Outras informações dependem de aprovação do Diretor Geral ou responsável Interlocutor definido pela Diretoria da Empresa Diretor de Recursos Humanos Telefone Internet Correio Eletrônico Reuniões Palestras Intranet Mídia Entrevistas Comunicados Correio Eletrônico Internet requisito contratual No início do contrato Somente por demanda (após aprovação do Diretor Geral) Somente por demanda (após aprovação do Diretor Geral) 7

8 formalmente por ele designado. 6.3 RECEBIMENTO, REGISTRO, TRATAMENTO E RESPOSTA DE COMUNICAÇÕES INTERNAS E EXTERNAS RECEBIMENTO E REGISTRO DE COMUNICAÇÕES O canal de comunicação para receber manifestações externas (críticas, sugestões, elogios ou quaisquer demandas pertinentes) é o site do BUREAU VERITAS BRASIL, no item Contato O canal de comunicação para receber manifestações internas (críticas, sugestões, elogios, ou quaisquer demandas pertinentes) é a área de Recursos Humanos através de recursos.humanos@br.bureauveritas.com ou hotline / As demandas recebidas via hotline, quando aplicáveis, são registradas na base de dados do lotus notes, "código de ética" TRATAMENTO DA MANIFESTAÇÃO As manifestações enviadas pelas partes interessadas pela página da Internet, são recebidas pela assistente da Direção Geral e encaminhadas à pessoa responsável pelo assunto dentro da empresa para o tratamento. Este encaminhamento pode ser verificado nesta área As manifestações enviadas pelas partes interessadas através de , recursos.humanos@br.bureauveritas.com ou hotline, são recebidas e classificadas pela área de Recursos Humanos e encaminhadas à pessoa responsável pelo assunto dentro da empresa para o tratamento COMUNICAÇÕES DE INCIDENTES No caso de comunicações de incidentes com ou sem afastamento, qualquer empregado ou contratado, independentemente da função exercida, deverá imediatamente entrar em contato com o seu gerente. 8

9 6.3.4 RESPOSTA E REGISTRO DA MANIFESTAÇÃO Depois da análise por parte do responsável pelo assunto dentro da empresa, as respostas das manifestações externas são respondidas para a parte interessada pela própria área, onde ficam registradas Depois da análise por parte do responsável pelo assunto dentro da empresa, as respostas das manifestações internas são respondidas pelo Recursos Humanos e ficam registradas em correio eletrônico ou Fórum RH, base no Lotus Notes Com o propósito de assegurar a credibilidade e incentivar o processo junto às partes interessadas, todas as demandas deverão ser respondidas aos respectivos interessados em até 30 dias PARTICIPAÇÃO E CONSULTA Qualquer colaborador do BUREAU VERITAS BRASIL que identifique a necessidade de atualização da identificação de aspectos e perigos de segurança e saúde, pode comunicá-la ao seu superior imediato ou a outra pessoa por ele designada. Esta comunicação pode ser feita verbalmente ou através de correio eletrônico Em caso de ocorrência de incidentes, a investigação será conduzida pelo seguinte grupo, ou por um dos seguintes colaboradores : Gerente Regional, Gerente do Contrato, profissional da área de QHSE, profissional com conhecimento da atividade, profissional de Recursos Humanos que atende a área ou a regional, conforme procedimento específico (PR78 - Investigação de Incidentes) Os colaboradores do BUREAU VERITAS BRASIL serão consultados em caso de modificações que afetem sua segurança e saúde, bem como na revisão de políticas, objetivos e metas. Esta consulta pode ser realizada através de reuniões ou correio eletrônico RESPOSABILIDADE SOCIAL O BUREAU VERITAS BRASIL disponibiliza um banco de dados no Sistema Lotus Notes chamado Código de Ética. Neste banco de dados o colaborador possui um canal direto com Recursos Humanos, podendo fazer qualquer pergunta (Fórum) e realizar denúncia anônima (Cadastro de Denúncia). 9

10 As demandas provenientes do Fórum são analisadas pelo Recursos Humanos e respondidas no prazo de até 30 dias. As denúncias cadastradas são tratadas em reunião específica no Comitê de Ética do BUREAU VERITAS formado pelas Diretorias de Recursos Humanos e Financeira. 7. REVISÃO Revisão 00 em 27/04/2006 Emissão inicial. Revisão 01 em 08/12/ Elaboração da Sistemática. Revisão 02 em 07/06/2007 Revisado todo o texto do procedimento para adequação ao PR 81 Estrutura da Documentação, incluídos itens 6 e 7. Revisão 03 em 12/02/2008 Alteração dos itens 3.1 e 3.2 quanto à responsabilidade pela aprovação deste documento e alteração do título do procedimento, inclusão dos itens e para adequação a OHSAS 18001:2007 e comunicação de incidentes respectivamente Revisão 04 em 08/09/2008 Revisado todo o texto do procedimento para inclusão da Empresa Anasol no Grupo BV. Revisão 05 em 04/09/2009 Atualizadas as descrições das revisões das normas em Documentos de Referência. Revisão 06 em 10/06/2010 Revisão do Item 6.1 Comunicação com o Público Interno, em relação a inclusão do Representante dos Empregados (item 6.1.2) e itens ; e Revisão 07 em 09/09/ Revisão do item Polítca SGI e Incidentes. Revisão 08 em 15/08/ Revisão Geral do documento. 10