ORDEM DE SERVIÇO Nº. 02/2018 PROAD

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1 ORDEM DE SERVIÇO Nº. 02/2018 PROAD Define o cronograma anual de compras da UFCSPA para o exercício O PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE CIÊNCIAS DA SAÚDE DE PORTO ALEGRE, no uso de suas atribuições, conferidas pela Portaria nº. 243, de 22 de março de 2017, publicada no Diário Oficial da União de 23 de março de 2017, CONSIDERANDO a necessidade de organização administrativa para realização das aquisições em 2018; e CONSIDERANDO o calendário de execução orçamentária; RESOLVE: Art. 1º Divulgar o cronograma anual de compras para o exercício 2018, de acordo com as Leis e Normas aplicáveis e estabelecer os procedimentos para a realização destas aquisições. Art. 2º Antes de qualquer solicitação, o requisitante deverá consultar a Divisão de Almoxarifado (materiais de consumo) ou a Divisão de Patrimônio (bens permanentes), a fim de verificar a existência em estoque do material a ser requerido. Art. 3º Em caso de inexistência do material em estoque, a requisição preenchida (e assinada) e demais documentos obrigatórios pertinentes à contratação deverão ser entregues no Departamento de Compras e Contratos (DCC), conforme modelos anexos definidos na Tabela abaixo: Requisição de Compra Anexo I Documentos Complementares e Orientações Equipamentos/Materiais Permanentes Anexo I - A Materiais de Consumo Laboratoriais Anexo I - B Reagentes Manutenções Preventivas e Corretivas de Anexo I - C Equipamentos 1º Os materiais permanentes e de consumo deverão ser solicitados em requisições distintas. Em caso de dúvidas quanto à classificação do material, o requisitante deverá consultar o Departamento de Contabilidade e Finanças através do contabilidade@ufcspa.edu.br. 2º Além do uso do bloco de pedidos, será facultada a utilização da requisição digital que deverá ser impressa, assinada, entregue no DCC e o arquivo enviado para o requisicao@ufcspa.edu.br conforme instruções constantes no Modelo do Anexo I que estará disponível em

2 3º Não serão aceitas requisições de compras cujo objetivo seja a aquisição de insumos para realização de trabalhos de conclusão de cursos, mestrado ou doutorado, os quais devem ser requeridos através de programas específicos de fomento à pesquisa ou que contenham itens que estiverem contemplados em atas de registro de preços vigentes na UFCSPA. 4º A inobservância das orientações constantes neste artigo e nos anexos acarretará a devolução ao requisitante para que se proceda as adequações necessárias ao seu correto prosseguimento. Art. 4º Não serão aceitas requisições entregues após as datas limite estabelecidas no Cronograma de Compras. Parágrafo Único. Requisições de objetos não previstos no cronograma (materiais e serviços) e que tenham data definida de entrega (ex.: eventos, locações, etc.) somente serão aceitos com antecedência mínima de 45 dias, exceto as aquisições de maior vulto cujo prazo mínimo será de 90 dias. Não serão aceitas requisições após a data de 15/10/2018, em virtude da inviabilidade de execução no exercício corrente. Art. 5 As requisições serão previamente analisadas pela Pró-Reitoria competente e após encaminhadas para análise do ordenador de despesas. Art. 6º Informações quanto à tramitação e indeferimento dos pedidos serão prestadas pelo DCC através do requisicao@ufcspa.edu.br, somente após findados os prazos previstos no cronograma desta Ordem de Serviço, devendo ser informado, obrigatoriamente, o número da requisição. Art. 7 Informações quanto ao recebimento dos materiais adquiridos serão prestadas pelas Divisões de Almoxarifado (almoxarifado@ufcspa.edu.br) e Patrimônio (patrimonio@ufcspa.edu.br), quando couber. Art. 8º O cronograma anual de compras fica estabelecido conforme tabela abaixo: CALENDÁRIO DE COMPRAS 2018 EQUIPAMENTOS E MATERIAIS PERMANENTES Compra Única Recebimento das requisições pelo DCC Até 11/05/2018 Análise Coord. de Engenharia (quando aplicável) MATERIAIS DE CONSUMO EM GERAL (EXCETO LABORATORIAIS E REAGENTES) agosto 1ª Compra Recebimento das requisições pelo DCC Até 13/04/2018 julho

3 2ª Compra Recebimento das requisições pelo DCC De 14/04/ 2018 até 06/07/2018 outubro LABORATORIAIS Compra Única Recebimento das requisições pelo DCC De 23/04/2018 até 25/05/2018 Análise das Gerências de Laboratórios Até 10 dias agosto REAGENTES Compra Única Recebimento das requisições pelo DCC De 14/05/2018 até 15/06/2018 Análise das Gerências de Laboratórios Até 7dias setembro MANUTENÇÃO PREVENTIVA E CORRETIVA DE EQUIPAMENTOS Compra Única Recebimento das requisições pelo DCC De 16/04/2018 até 15/06/2018 Análise das Gerências de Laboratórios Até 10 dias Até 7dias setembro Parágrafo único. O cronograma de compras de insumos do Programa de Apoio à Pós-Graduação (PROAP) e solicitações de mobiliários serão divulgados em Ordens de Serviço separadas, com regulação específica dos requisitos para tramitação dos pedidos. Art. 9º Revogar a Ordem de Serviço nº 01/2017/PROAD. Art.10 Os casos omissos serão avaliados pela Pró-Reitoria de Administração. Art. 11 Esta Ordem de Serviço entra em vigor nesta data. Porto Alegre, 08 de março de Leandro Mateus Silva de Souza Pró-reitor de Administração da UFCSPA

4 ANEXO I REQUISIÇÃO DE MATERIAIS, EQUIPAMENTOS OU SERVIÇOS Departamento/Setor Responsável pela solicitação Data: / / Telefone: Ramal: Código Descrição do Objeto Qtde Unidade Justificativa: Valor Total Estimado Assinatura e carimbo RECEBIDO PELO DCC / / PRÓ-REITORIA / / AUTORIZO Campo exclusivo de uso do DCC e Pró-Reitorias Nº XXXXX Total Estimado ORDENADOR DE DESPESA / / AUTORIZO Departamento / Setor: Nome do Departamento, Setor, Divisão, Laboratório. Responsável pela solicitação: Nome da pessoa que será contatada para o caso de eventuais dúvidas. Número: O requisitante deverá utilizar a numeração constante do bloco e inutilizála para que não haja duplicidade de requisições. s do Setor e do responsável pela solicitação. Telefone: N do telefone alternativo para contato direto com responsável pela solicitação. Ramal: Ramal do Setor e/ou do responsável pela solicitação. Código: Campo obrigatório nos casos em que houver catálogo de materiais. Descrição do Objeto: A correta descrição é de responsabilidade do requisitante, devendo conter o máximo de detalhamento possível preservando a objetividade. Somente será considerada a descrição preenchida neste campo. Unidade de Fornecimento: Forma de apresentação na qual deverá ser fornecido o objeto (ex: Caixa com x unidades, Pacote com x unidades, Kg, Litros, unidades, etc.). Total Estimado: Preencher o valor total para cada item conforme a quantidade solicitada com base no orçamento obtido. Caso haja mais de um orçamento para o item, deverá ser realizada a média entre os preços. Valor Total Estimado: Soma total dos valores de todos os itens da requisição. Justificativa: A justificativa deve ser clara, precisa e suficiente, sendo vedadas justificativas genéricas, incapazes de demonstrar a necessidade da Administração. Assinatura e carimbo: dos Chefes de Departamento ou Coordenadores de Cursos e Programas ou servidores autorizados.

5 ANEXO I A EQUIPAMENTOS/MATERIAIS PERMANENTES 1. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES 1.1 Orçamento Estimativo Deverá ser apresentado no mínimo um orçamento estimativo, em moeda nacional contendo obrigatoriamente o CNPJ da Empresa. Serão aceitos orçamentos da internet desde que contenham data e hora de acesso. 1.2 Check list da Coordenação de Engenharia No caso de aquisição de equipamento para o qual haja necessidade de análise quanto ao espaço, alimentação de energia, tubulações hidráulicas e transporte e instalação dentro da Universidade, será obrigatório o preenchimento e entrega do Check list da Coordenação de Engenharia, disponível em quanto ao preenchimento deste documento deverão ser esclarecidas com a Coordenação de Engenharia da UFCSPA (engenharia@ufcspa.edu.br). 1.3 Termo de Referência: Nos casos de aquisição de equipamentos de grande complexidade e/ou que demandem instalação, treinamento de usuário, amostra ou garantia diferenciada, deverá ser elaborado e entregue o Termo de Referência (Aquisição de Equipamentos) conforme modelo disponível em As dúvidas quanto ao preenchimento deste documento deverão ser esclarecidas com a Comissão de Análise e Orientações nos Termos de Referência, através do tr@ufcspa.edu.br.

6 2. ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DA REQUISIÇÃO 2.1 Especificações Técnicas: Devem ser preenchidas na requisição de compras, tais como: voltagem, medidas, capacidade, potência, consumo, composição, resistência, precisão, tipo de material que constitui o objeto, dentre outras que se fizerem necessárias para melhor demonstração do produto a ser adquirido. 2.2 Vedação à indicação de marcas e modelos específicos: É vedada a indicação de marca e modelos específicos, salvo em casos de fornecedor exclusivo que se enquadrem na modalidade de inexigibilidade de licitação.

7 ANEXO I B MATERIAIS DE CONSUMO EM GERAL, LABORATORIAIS E REAGENTES 1. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES 1.1 Orçamento Estimativo: Deverá ser apresentado no mínimo um orçamento estimativo, em moeda nacional contendo obrigatoriamente o CNPJ da Empresa. Serão aceitos orçamentos da internet desde que contenham data e hora de acesso. 1.2 Justificativa Técnica para escolha da marca (quando couber): Quando couber, a justificativa técnica para escola da marca deverá ser obrigatoriamente assinada pelo requisitante. 2. ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DA REQUISIÇÃO 2.1 Organização das requisições: As requisições de material de consumo, laboratoriais e reagentes deverão ser feitas obrigatoriamente em requisições distintas para cada espécie de aquisição. 2.2 Uso do Catálogo de Materiais para Laboratório Nos casos de materiais laboratoriais e reagentes deverão ser utilizados, obrigatoriamente, códigos dos itens conforme o Catálogo de Materiais para Laboratório, disponível em

8 2.3 Justificativa Técnica para escolha da marca (quando couber): Somente serão aceitas escolhas de materiais de marca específica, nos casos em que houver justificativa técnica que demonstre sua imprescindibilidade (Ex.: Padronização de resultados, equipamentos que demandem uso de determinados insumos, etc.). 2.4 Especificações Técnicas: Devem ser preenchidas na requisição de compras, tais como: unidade de fornecimento, tamanho, capacidade, composição, prazo de validade, grau de pureza, tipo de material que constitui o objeto, dentre outras; Quando a unidade de fornecimento escolhida for caixa, pacote, embalagem, deverá ser especificada a quantidade de unidades constante nesta. (Ex.: caixa com 10 unidades, rolo com 05 metros, etc.); Caso seja imprescindível a aquisição com unidade de fornecimento solicitada, o requisitante deverá indicar na descrição do item e justificar sua escolha. (Ex.: 4 frascos 5ml. Esse item deverá ser adquirido na unidade de fornecimento solicitada, haja vista que é utilizado um frasco para cada aula prática em laboratórios distintos, prazo curto de validade, etc.).

9 ANEXO I C MANUTENÇÕES PREVENTIVAS E CORRETIVAS DE EQUIPAMENTOS 1. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES: 1.1 Orçamento Estimativo: No mínimo 01, em moeda nacional contendo obrigatoriamente o CNPJ da Empresa. 1.2 Valor estimado do bem: Documento com o valor atualizado do bem a ser fornecido pela Divisão de Patrimônio para fins de análise da viabilidade da contratação. 1.3 Termo de Referência: Deverá ser elaborado Termo de Referência (serviços não continuados) conforme modelo disponível em quanto ao preenchimento deste documento deverão ser esclarecidas com a Comissão de Análise e Orientações nos Termos de Referência, através do tr@ufcspa.edu.br. 2. ORIENTAÇÕES PARA SOLICITAÇÃO DO SERVIÇO: A Universidade não efetua pagamento de orçamentos, taxas de visita técnica, fretes de recolhimento e devolução do equipamento. No orçamento deverão estar previstas todas as despesas tais como: peças, mão-de-obra, frete, tributos e outras taxas de qualquer natureza; O requisitante deverá comunicar previamente à Divisão de Patrimônio quando houver a necessidade de saída do equipamento da Universidade para fins de orçamento ou realização do conserto, através do patrimonio@ufcspa.edu.br; Os equipamentos que saírem da UFCSPA para orçamento do conserto deverão retornar à Universidade após sua realização.