FIN REEMBOLSO DE DIRETORIA

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1 msgq - REEMBOLSO DE DIRETORIA MACROPROCESSO FINANCEIRO PROCESSO CONTAS A PAGAR REEMBOLSO DE DIRETORIA 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS DEFINIÇÃO: VERBA DE REPRESENTAÇÃO PROCEDIMENTOS REUNIÕES COM DI REITO A VERBA DE REPRESENTAÇÃO CONSELHOS TRADICIONAIS/E STATUÁRIOS, ESPECÍFICOS E COORDENADORIAS CONTROLE DE PRESENÇA REGRA PARA O PAGAMENTO CÁLCULO PARA O VALOR FORMA DE PAGAMENTO CARTÃO DE DÉBITO FECOMERCIOSP PROCEDIMENTO PARA O CONTROLE DOS CARTÕES (SIDNICATOS) PROCEDIMENTO PARA O CONTROLE E CARGA DOS CARTÕES (FECOMERCIO) PROCEDIMENTO DE PAGAMENTO DO BOLETO PROCESSO DE TRANSFERÊNCIA PARA OS CARTÕES REGISTROS HISTÓRICO ANEXOS... 8 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição ALESSANDRA SOARES GIOVANA SIENA FINANCEIRO ANTONIO CARLOS BORGES SUPERINTENDÊNCIA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos para Reembolso (verba de representação) de Diretores devido à participação em reuniões e conselhos. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS FIN. 04 Solicitação de Pagamento 4.1 PROCEDIMENTOS 4.1 DEFINIÇÃO: VERBA DE REPRESENTAÇÃO As verbas de representação visam cobrir as despesas realizadas com alimentação, trans porte e diária. Os valores são fixos, porém há o reajuste anual do IPCA Índice Nacional de Preços do Consumidor Amplo ou do IGP-M índice Geral de Preços do Mercado. Contudo, é possível ocorrer reajuste fora do índice comprovando-se através de pesquisa de preços (hotel, pedágios etc) quando o valor pago não está sendo suficiente para cobrir as despesas necessárias. 4.2 REUNIÕES COM DIREITO A VERBA DE REPRESENTAÇÃO 2

3 Todos os meses há as reuniões de Conselhos Tradicionais/Estatuários, Específicos e Coordenadorias (verificar item 5.2), ou qualquer outra reunião extra que possa ocorrer desde que os sindicatos sejam convocados. Com esta condição, eles têm o direito de receber a verba de representação, porém receberá somente se o representante do sindicato for Delegado Efetivo ou Delegado Suplente (por eleição prévia), e devidamente assinar as listas de presença no momento da reunião. 4.3 CONSELHOS TRADICIONAIS/ESTATUÁRIOS, ESPECÍFICOS E COORDENADORIAS Coordenadoria Sindical Capital Coordenadoria Sindical Norte Coordenadoria Sindical Sul Coordenadoria Sindical Leste Coordenadoria Sindical Oeste Conselho Arbitral Conselho do Comercio Atacadista Conselho do Comercio Varejista Conselho de Serviços Comissão de Assuntos Sindicais Comissão de Políticas de Medição, Negociação e Arbitragem Plenária das Diretorias da Fecomercio e do Cecomercio Conselho Regional do SENAC Conselho Regional do SESC Conselho de Administração 3

4 Conselho de Assuntos Tributários Conselho do Comercio Externo 4.4 CONTROLE DE PRESENÇA Com o prazo de um dia útil, a assessora responsável encaminha uma cópia via para o responsável do Financeiro, onde temos o controle através de uma planilha para controle do valor a ser repassado no final do mês. 4.5 REGRA PARA O PAGAMENTO O pagamento é por sindicato, ou seja, se por ventura na mesma reunião comparecer dois delegados ou outros representantes, o sindicato receberá uma única verba de representação por esta reunião. 4.6 CÁLCULO PARA O VALOR Conforme introdução, o valor é pago para cobrir as despesas, e desta forma, o cálculo é realizado sobre a quilometragem da cidade de origem do sindicato até o local da reunião, acrescentado de alimentação e diária em hotel. Mesmo que as reuniões não sejam realizadas em São Paulo, a forma de cálculo será através da cidade de origem do sindicato até a FecomercioSP. 4.7 FORMA DE PAGAMENTO No último dia do mês, ou no primeiro dia útil do mês seguinte, para maior segurança, comodidade e modernidade, a FecomercioSP realiza o pagamento da verba de representação dos delegados, através de um cartão recarregável, que já está em posse do representante de cada sindicato. 4

5 Este cartão é de débito e também permite saque nos bancos convênios com a empresa que presta este serviço (HSBC, Citibank e Banco 24 horas). Esta verba é referente as reuniões que poderão ocorrer no mês vindouro. 4.8 PROCEDIMENTO PARA O CONTROLE DOS CARTÕES (SINDICATOS) Os delegados (representantes dos sindicatos), terão acesso as cargas que a FecomercioSP realizou, assim como o extrato de tudo o que foi gasto, através do site ( disponibilizado pela empresa contratada. Para acessar os delegados utilizarão o número do cartão com 16 dígitos e a data de fundação da Fecomercio. Em caso de perda/roubo, é de total responsabilidade do sindicato que entre em contato com a FecomercioSP informando o ocorrido, para que imediatamente, através do sistema seja bloqueado, e o saldo atual será transferido para o novo cartão. Os cartões são ativados pelo próprio Financeiro, que no neste momento preencherá com o e telefone do delegado 1º titular. 4.9 PROCEDIMENTO PARA O CONTROLE E CARGA DOS CARTÕES (FECOMERCIO) Todo o processo é feito através do site do cartão Brasil Pré Pagos, onde temos disponível um sistema com gerenciamento master, através de um login e senha PROCEDIMENTO DE PAGAMENTO DO BOLETO 5

6 Na última semana do mês, coincidindo com o pagamento da Fecomercio, conforme procedimento (FIN. 04 Solicitação de Pagamento), é pago um boleto com o valor estimado que será necessário para realizar as recargas dos cartões dos sindicatos. Para isto, entramos no site já mencionado (Site informando o valor estimado e geramos o boleto a pagar. Após 24 horas do pagamento, o saldo ficará disponível neste mesmo site onde serão realizadas as transferências nos cartões PROCESSO DE TRANSFERÊNCIA PARA OS CARTÕES Enquanto a carga é disponibilizada, estaremos conferindo se todas as reuniões foram lançadas na planilha e então teremos o valor de cada sindicato que deverá somar ou subtrair ao valor de crédito que será transferido para o cartão. Assim através do sistema identificamos os cartões através dos 04 últimos dígitos e preenchemos o valor a ser transferido. Após isto, há uma nova validação para que possamos confirmar o valor total e então é aprovada as transferências em lote. No mesmo instante os delegados recebem os créditos em seus respectivos cartões. Observações: 1- A carga inicial se deu através de uma média referente as reuniões em que tiveram a presença do representantes delegados através de convocação no ano de Caso tenhamos dois meses com valores similares, maiores ou menores do valor da carga, o saldo a transferir será ajustado visando diminuir a diferença a depositar. 5. REGISTROS 6

7 Identificação Armazenagem Proteção Recuperação Listas de Presença Controle de Presenças Listas de Presença Controle de Saldo a Depositar Rede Rede Arquivo Físico Arquivo Físico Acesso limitado por responsáveis da área Acesso limitado por responsáveis da área Acesso através de chave com os integrantes da área Acesso através de chave com os integrantes da área Nome do documento, mês e ano Nome do documento, mês e ano Nome do documento, mês e ano Nome do documento, mês e ano Tempo de Retenção Cópia de Segurança Sim Sim 2 anos Sim 2 anos Sim Descarte 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /10/2014 Edição Inicial /07/2015 Adequação das áreas conforme novo organograma /11/2015 Adequação da tabela de registro /03/2016 Alteração da forma de pagamento e cálculo de reembolso para os diretores 7

8 7. ANEXOS Acesso ao extrato do cartão Tela de pagamentos 8