PROCEDIMENTO DO SISTEMA GESTÃO DE RISCO E ESTRATÉGIA EMPRESARIAL

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1 1 de Situação de revisão: 1. Objetivo: Situação Data Alteração Versão inicial Estabelecer os indicadores de desempenho necessários para monitorar os processos do Sistema de Gestão da Qualidade observando a adequação à NBR ISO 9001:2015 e ao Manual para Acreditação do Sistema da Qualidade de Laboratórios Clínicos da SBAC/DICQ, versão vigente, de forma a avaliar e monitorar sistematicamente os resultados dos processos do laboratório referentes a aspectos críticos para a qualidade dos serviços laboratoriais prestados em todas as suas fases. 2. Campo de Aplicação: Este procedimento se aplica a todos os setores do laboratório. 3. Responsabilidade: Gerência de qualidade Gerência administrativa 4. Referências: MQ 001 Manual da qualidade. ISO 9000:2015 Fundamentos e Vocabulários ISO 9001:2015 Sistema de Gestão da Qualidade Requisitos Manual de Acreditação DICQ 6ª Edição 5. Abrangência: Aplica-se à empresa, para o Sistema de Gestão da Qualidade, em todos os processos contemplados e aos seus respectivos colaboradores. 6. Conceitos e Definições: 6.1. Risco Evento com possibilidade de acontecer no futuro avaliado a partir de tendências apontadas pelas observações dos fatos Risco Positivo É um risco que, se vier a ocorrer, proporcionará uma vantagem ou um benefício para a organização Risco Negativo É um que, se vier a ocorrer, proporcionará um prejuízo ou uma perda para a organização 6.4. Resposta ao Risco São ações definidas que devem potencializar os riscos positivos ou mitigar os riscos negativos Matriz de Correlação de Riscos Mapa que evidencia as correlações existentes entre os riscos avaliados 6.6. Cenário Tema de relevância para empresa cuja atuação passiva ou ativa causa impactos no negócio Impacto Consequência advinda de um risco caso o mesmo venha a acontecer IRN - Índice de Risco ao Negócio mede o grau de potencialidade do risco para o negócio.

2 2 de Diretrizes: 7.1. Identificação de Cenários de Risco Os cenários são definidos e a partir do ambiente interno e externo da empresa de forma que fatos possam ser avaliados e suas tendências mensuradas pra a avaliação dos riscos Os cenários adotados para a avaliação dos riscos devem seguir a classificação abaixo: a) Cenários do Macro ambiente Externo i. Econômico refere-se a fatos e situações inerentes a toda situação econômica do País e dos mercados relacionados com o negócio do Biocenter. ii. Político refere-se a fatos e situações de âmbito politico e legal, seja ele federal, estadual ou municipal, que causem impactos na atuação do Biocenter, tais como regulamentações da ANVISA, mudança de governos, etc... iii. Socio-Cultural refere-se às questões de cunho social e cultural que possam interferir nos processos e nos negócios do Biocenter, tais como epidemias, comportamentos sociais dos consumidores, etc... iv. Natural São fenômenos naturais, tais como chuva, seca, que possam interferir na saúde operacional e financeira do Biocenter. v. Tecnológico-Científico São fatos e lançamentos tecnológicos na área de análise clinicas que possam contribuir para a melhoria dos processos, tais como novos equipamentos, novas metodologias, etc... b) Cenários do Microambiente Externo i. Fornecedores Reflete o relacionamento do Biocenter com os fornecedores de produtos e serviços no que tange a confiabilidade, respeito e condições comerciais que possam impactar no fornecimento dos produtos e serviços para o Biocenter. ii. Clientes Reflete o relacionamento do Biocenter com seus clientes e a satisfação deles com os serviços prestados, atendimento e condições comerciais que possibilitem a fidelização deles. iii. Concorrentes Reflete as ações e movimentos de mercado realizado pelas empresas que prestam o mesmo serviço ou similar dentro do mercado em que o Biocenter atua ou pretende atuar. iv. Entrantes Reflete ações e movimentos de empresas que não atuam no mercado mas que pretendem prestar os serviços brevemente. v. Substitutos Reflete os movimentos de mercado de ensaios que possam substituir as metodologias atuais adotadas na empresa. c) Cenários do Ambiente Interno i. Administrativo Refere-se aos riscos existentes nos processos administrativos. ii. Logística Refere-se aos riscos existentes nos processos de movimentação interna (Triagem) e externa de

3 3 de 11 amostras bem como o fornecimento de materiais e insumos para a realização dos exames. iii. Produção Refere-se aos riscos existentes nos processos no Setor Técnico. iv. Pessoal Refere-se aos riscos existentes na equipe do Biocenter em todos os setores. v. Financeiro Refere-se às forças e fraquezas existentes na capacidade de pagamento e financiamento do crescimento da empresa A cada ciclo de avaliação dos riscos, novos cenários podem ser incluídos ou removidos por decisão do Comitê de Gestão da Qualidade Os riscos podem ser identificados a qualquer momento por qualquer colaborador da empresa. Para isso, o mesmo deverá preencher o FRNRI Formulário Registro de Novo Risco Identificado conforme descrito abaixo. a) Imprimir o Formulário no intranet; b) Preencher com seus dados pessoais; c) Descrever a situação de Risco: Detalhar todo o cenário identificado pontuando as ameaças ou oportunidades em caso de situações externas a empresa ou forças e fraquezas para situações internas da empresa; d) Descrever o Impacto no processo ou para o negócio: detalhar os impactos positivos ou negativos do risco identificado buscando evidenciar os pontos de fragilidade identificados; e) Descrever a tendência: Detalhar se o risco está com tendência de se agravar, de se estabilizar ou de reduzir nos próximos períodos; O FRNRI Formulário Registro de Novo Risco Identificado deve ser encaminhado para a Gerência da Qualidade para inclusão no FRGR Formulário Gerenciamento de Riscos. Para ser aceito como risco potencial para o negócio, o IRN (índice de Risco ao Negócio) deve ser superior a 0,3 conforme descrito no item Análise Estratégica Ciclo Anual Uma equipe multidisciplinar contendo pessoas de cada setor deve ser formada e reunida para mapear os riscos dos diversos temas. Cada tema deve ser avaliado a partir das informações obtidas nos últimos 12 meses identificando tendências As pessoas deverão formar grupos de 4 pessoas para as avaliações de risco descritas a seguir Utilizando as palavras E SE..., as possibilidades de riscos deverão ser levantadas e discutidas em cada grupo formado para cada cenário. Cada cenário deve ser avaliado por vez, apresentando e discutindo os riscos identificados juntamente com os riscos do cenário já registrados no FRGR Formulário Gerenciamento de Riscos Após a rodada de discussão interna, os grupos apresentam os riscos e todos os demais grupos pontuam a probabilidade e o impacto para o negócio conforme o item 5.3. Todos os riscos que afetem o negócio devem ser reescritos iniciando com É POSSIVEL QUE...

4 4 de Concluída a análise, o próximo cenário deve ser avaliado até que todos tenham sido analisados e consolidados Quantificação e Qualificação dos Riscos Para cada risco com impacto no negócio (grande ou pequeno) deve ser calculado o seu IRN multiplicando o impacto do negócio pela probabilidade A avaliação do impacto deve ser feita a partir das réguas apresentadas no Anexo 01 desta norma. Caso seja possível medir o impacto financeiro, deve-se utilizar a tabela 01, calculando o impacto financeiro e identificando o valor correspondente de impacto do risco. Caso não seja possível adota-se a tabela 02, identificando a perda de produção de exames. Se não for possível avaliar o impacto financeiro nem o impacto da produção o risco deve ser desconsiderado A avaliação de probabilidade deve ser feita pela possibilidade do evento ocorrer. Essa análise deve ser feita a partir de tendências reportadas nas notícias e nos fatos relatados. Nunca deve utilizar valores iguais à zero ou um, pois indicam certeza e não probabilidade Os valores devem ser registrados no FRGR Formulário Gerenciamento de Riscos para registro e acompanhamento Mapa de Correlação de Riscos e Análise Multicenários Após a conclusão da análise dos riscos, deve-se separar os riscos positivos dos riscos negativos. Os riscos positivos são aqueles cujo os IRN são maiores do que zero, e os riscos negativos são aqueles cujo os IRN são menores do que zero Os riscos que tiverem uma relação de causa-e-efeito, ou seja, com implicações agravantes entre os riscos, devem ser agrupados para a identificação das ameaças, oportunidades, forças e fraquezas De cada agrupamento de riscos deve ser observado pelo menos uma oportunidade ou ameaça ou força ou fraqueza entendendo que: a) Oportunidade: representa todos os fatos externos (oriundos do macro ou micro ambiente externo) que podem auxiliar no crescimento da empresa; b) Ameaça: representa todos os fatos externos (oriundos do macro ou micro ambiente externo) que podem prejudicar o crescimento da empresa. c) Força: representa todos os fatos internos oriundos dos processos internos que podem auxiliar o crescimento da empresa; d) Fraqueza: representa todos os fatos internos oriundos dos processos internos que podem prejudicar o crescimento da empresa Essas informações devem ser registrada no FRAS Formulário Analise SWOT Análise da Matriz SWOT

5 5 de Com à Analise SWOT, deve-se analisar as correlações entre os ambientes internos (Forças e Fraquezas) e externos (Oportunidades e Ameaças) classificando como (B) para Baixa Correlação, (M) para Correlação Moderada e (F) para Forte Correlação Definição das Estratégias e seus Desdobramentos Para os itens da analise SWOT que tiveram correlação forte, deve-se elaborar uma estratégia empresarial. Para os itens com correlação moderada, deve-se avaliar se existe a necessidade de criar uma estratégia. Para os itens com correlação baixa, não é necessário criar estratégias Cada estratégia deve ser registrada no FRGEC Formulário Gestão das Estratégias Corporativas e, para cada estratégia, ações e projetos devem ser elaborados para a implementação de cada uma delas Monitoramento dos Riscos e Realimentação do Plano Estratégico Cada ação ou projeto deve ser acompanhado mensalmente na CGQ e semestralmente na Análise Crítica da Direção. Em caso de atrasos nas implantações de cada ação ou projeto, uma RNC deve ser aberta conforme o PS Não Conformidades, Ação Corretiva, Preventiva e Controle de Produto Não Conforme Os riscos identificados devem ser acompanhados mensalmente pela CGQ e os valores de probabilidade devem ser recalibrados e, caso se tornem muito prováveis, ações devem ser planejadas como resposta ao risco Quando uma ação é concluída deve-se realizar a análise de eficácia conforme o PS Não Conformidades, Ação Corretiva, Preventiva e Controle de Produto Não Conforme. 8. Controle de Registros: Identificação do registro da Qualidade Formulário Registro de Novo Risco Identificado Formulário Analise SWOT Formulário Gestão das Estratégias Corporativas Formulário Gerenciamento de Risco Responsável pela coleta Gerente da Qualidade Gerente da Qualidade Gerente da Qualidade Gerente da Qualidade Acesso Pasta do procedimento Pasta do procedimento Pasta do procedimento Pasta do procedimento Indexação Por nome/código de procedimento Por nome/código de procedimento Por nome/código de procedimento Por nome/código de procedimento Meio de Arquivo Eletrônico Eletrônico Eletrônico Eletrônico Forma de Armazenamento Software específico/ rede interna/pasta Software específico/ rede interna/pasta Software específico/ rede interna/pasta Software específico/ rede interna/pasta Retenção Arquivo ativo Tempo indeterminado Tempo indeterminado Tempo indeterminado Tempo indeterminado Disposição Arquivo Inativo

6 6 de Anexos: 9.1 Anexo 1 Tabela de avaliação de impacto Anexo 01 Tabela de Avaliação dos Impactos Tabela 01 - Impacto Financeiro Impacto Financeiro Valor do Impacto >45% sobre o lucro 1,0 +45% sobre o lucro 0,9 +40% sobre o lucro 0,8 +35% sobre o lucro 0,7 +30% sobre o lucro 0,6 +25% sobre o lucro 0,5 +20% sobre o lucro 0,4 +15% sobre o lucro 0,3 +10% sobre o lucro 0,2 +5% sobre o lucro 0,1 Nenhum impacto 0,0-5% sobre o lucro -0,1-10% sobre o lucro -0,2-15% sobre o lucro -0,3-20% sobre o lucro -0,4-25% sobre o lucro -0,5-30% sobre o lucro -0,6-35% sobre o lucro -0,7-40% sobre o lucro -0,8-45% sobre o lucro -0,9 <45% sobre o lucro -1,0

7 7 de 11 Tabela 2 - Impacto na Produtividade/Qualidade Impacto Valor do Impacto >45% sobre a prod. 1,0 +45% sobre a prod. 0,9 +40% sobre a prod. 0,8 +35% sobre a prod. 0,7 +30% sobre a prod. 0,6 +25% sobre a prod. 0,5 +20% sobre a prod. 0,4 +15% sobre a prod. 0,3 +10% sobre a prod. 0,2 +5% sobre a prod. 0,1 Nenhum impacto 0,0-5% sobre a prod. -0,1-10% sobre a prod. -0,2-15% sobre a prod. -0,3-20% sobre a prod. -0,4-25% sobre a prod. -0,5-30% sobre a prod. -0,6-35% sobre a prod. -0,7-40% sobre a prod. -0,8-45% sobre a prod. -0,9 <45% sobre a prod. -1,0

8 8 de Formulário Registro de Novo Risco Identificado

9 9 de Formulário Analise SWOT

10 10 de Formulário Gestão das Estratégias Corporativas

11 11 de Formulário Gerenciamento de Risco