ATA DA 9ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE

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1 ATA DA 9ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2006 Data: 05/12/ Horário: 9:00 - Local: Sala 7 Subsolo - Bloco A Participantes Setor Ramal Presença Ademar Potiens Junior ou Julio T. Marumo, Roberto Vicente LRR 9238 A Adriano Giardino ou Willy H. de Souza GPP 9141 A Antonio Augusto Couto ou Ivana Conte Consetino CCTM 9441 A Antonio Marialva Neto ou Mauro V.Fernandes CAC 9265 A Ary Pereira Júnior ou Felipe B.Ferrufino Jaldin LMD 9386 A Brigitte R.S. Pecequilo ou Ana Cláudia Peres, Hélio Nagatomy LRA P Célia M. Napolitano ou Carlos Alberto Zeituni CTR 9279 P Celso H. Gimenes ou Márcia O. Pupak 9052 P Christovam R. Romero Filho ou Malvina Boni Mitaki SRP 9224/9225 A Elâine Arantes J. Martins ou Hélio A. Furusawa, Marlene Flues CQMA 9338 J Elaine B. de Araújo ou Maria T. Culturato, Wilson Scapin CR 9257 /9259 P Fideromo B. Alarcón Jara 9443 P Geraldo R. da Silva ou Mauri Antonio Freilas SPF 9138 A Gerson Antonio Rubin ou Custodio A. Guimarães CEN 9112 P Gilberto Magalhães PCI 9400 A Gláucia R. Tanzillo ou Elita Urano CCN 9373 A Joaquim Carlos S. ou Maria da Penha A. Potiens CMR 9238 J João A. Osso Jr., Luis Alberto Pereira Dias CR 9250 A João C. Ulrich ou Helena Miho Shihomatsu CQMA 9308 J José Gláucio Motta Garone DPDE 9044 A Joselfina M. Esteves ou Rodney B. de Oliveira AA/ADC 9122 A Luis A. Terribele de Mattos 9024 P Maria da Penha A. Potiens ou Gelson Pinto dos Santos CMR 9216 J Mariliana Abi-Eçab ou Eduardo Alves Maria ou Maria A. H. Trezza IPA 9035 A Marina Ferreira Lima LRT 9215 P Mitiko Saiki ou Rosemeire P. Paiva CRPq 9288 P Nelson Meldonian 9024 A Reynaldo C.Serra 9024 A Ronaldo Veronesi ou Jorge Alberto S.Rego, Maria H. Queiroz GCL 9085 P Rosângela do Rocio Arkaten ou Cibele Nunes Peroni CBM 9233/ 9236 A Rosemeire P.Paiva LAN 9184 P Rosemeire P. Paiva ou Mauro O. Martins CRPq 9184 P Teresinha Ferreira Lima Daltro 9443 P Tereza C.Salvetti 9443 P Vera Lucia R. Salvador ou Marcos Scapin LFX J Vicente P. de Campos ou Flavio Betti LDT 9212 J Wagner de Rossi ou Armando Mirage, Eduardo Landulfo CLA 9307 A OBS: P = presente J = ausência justificada A = ausente Em Negrito, no caso de Titular e Suplente, que compareceu. A Reunião foi presidida por Tereza Cristina Salvetti Relator: Rosemeire Petrauskas Paiva 1 de 7

2 ATA DA 9ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2006 Data: 05/12/ Horário: 9:00 - Local: Sala 7 Subsolo - Bloco A Item 1 APROVAÇÃO DA ATA ANTERIOR 1.1 A ata foi aprovada pelos participantes com os seguintes comentários: O relator foi Tereza C. Salvetti e não Rosemeire P. Paiva O item 12.4 deve ser eliminado. 2 TNCMC web ANDAMENTO E PENDÊNCIAS 2.1 TNCMC web Andamento e pendências Tereza comentou que o responsável pelo desenvolvimento do aplicativo acredita que as dificuldades que estamos encontrando estão associadas à forma como estamos utilizando o aplicativo e não em como a ferramenta foi desenvolvida. Sugeriu que nos reuníssemos com ele para demonstrarmos a nossa forma de utilização para que ele avaliasse e pudesse nos orientar melhor. Acredita que com isso poderá melhorar a interface homem-máquina. Brigitte comentou que o problema está na lógica usada no desenvolvimento do aplicativo e não na maneira como está sendo usado. Maria Tereza informou que, de certa forma, já se adaptou à ferramenta, mas que existem outros problemas que devem ser solucionados, como a abertura de RNCs com mesma numeração. Tereza solicitou que Teresinha e RDs agendassem esta reunião com Reynaldo, para verificarmos definitivamente se ainda há condições de aproveitarmos o trabalho desenvolvido ou partirmos em busca de outra solução, lembrando que agora também temos uma oportunidade de melhoria apontada pela FCAV sobre este assunto. 2.2 Atualização das informações no TNCMCweb Não houve informe sobre o andamento desta atividade nos Centros, mas acredita-se que não houve grandes avanços, em função das dificuldades já relatadas e da realização das auditorias internas e externas. 2.3 Ação Proposta Responsável Data Pesquisar possíveis aplicativos para a informatização do processo de tratamento de não-conformidade e melhoria contínua. Agendar reunião entre Reynaldo e RDs para uma avaliação da forma de utilização do aplicativo pelos RDs Leitura do manual on-line e encaminhamento de sugestões de melhoria para o mesmo. 3 GESTÃO AMBIENTAL 3.1 IBAMA Dez/ 2007 Todos Permanente Tereza informou que Luis Mattos concluiu o documento relatando as melhorias realizadas no ipen e que este foi encaminhado ao IBAMA, via CNEN. Informou também que o Presidente da CNEN delegou oficialmente aos Diretores dos Institutos, no nosso caso o Superintendente, a interface com o IBAMA. Em relação à RM emitida para contratação de empresa para elaboração de projeto para atendimento do TAC-IBAMA, o jurídico aprovou a requisição e as empresas deverão visitar o ipen no dia 12/12 e as proposta serão abertas no dia 14/12. Esta contratação será realizada com verba destinada pela CNEN, especificamente para esta finalidade. 2 de 7

3 3.2 Documentos A proposta de procedimento para tratamento de resíduo sólido não foi concluída. Maria Aparecida (CQMA) está finalizando o esboço do Plano de Monitoração Ambiental Convencional. 3.3 Outras iniciativas O CQMA está instalando um ponto de monitoração junto à portaria Sul, local onde é feito o descarte de 80% do esgoto gerado pelo ipen, com o objetivo de iniciar o monitoramento do esgoto descartado pelo ipen. Também está havendo uma maior interação do CQMA e do CMR, no sentido de aproveitar as amostras de água do lençol freático, coletadas bimestralmente para o PMA, para monitoramento ambiental não radiológico. 3.4 Ação Proposta Responsável Data Finalizar proposta de procedimento para tratamento de resíduos sólidos no Instituto. 4 GESTÃO DE SEGURANÇA 4.1 CNEN Certificação das Instalações Nucleares e Radiativas Fev/2007 Quanto a esclarecimentos sobre a certificação das instalações, a continua aberta a consultas e orientações. 4.2 Analisar CNEN IN 01/94 e apresentar sugestões O sqipen e a Coordenação não receberam nenhum comentário sobre a proposta de revisão disponibilizada na Agenda. Tereza ressaltou que devemos aproveitar esta oportunidade de nos manifestarmos sobre as dificuldades que temos em relação a este documento, uma vez que temos dois representantes no grupo formado pela CNEN para esta revisão (Demerval e Nelson). 4.3 CNEN Esclarecimentos da CNEN NN 1.16 Tereza informou que havia sido encaminhada e aceita uma contraproposta para a organização da reunião para esclarecimento dos RDs, auditores internos e responsáveis pelas instalações nucleares e radiativas sobre os requisitos da norma CNEN NN 1.16 (Garantia da Qualidade), agendada para o período de 05 a 08/12. Entretanto esta reunião deverá ser adiada para fevereiro ou março do próximo ano, em função do corte de verbas para viagem efetuado pelo MCT. Inicialmente estava prevista a vinda dos 4 técnicos que realizaram a auditoria no CRPq. Com o primeiro corte nas verbas, a equipe foi reduzida a 1 técnico (o líder da equipe) e agora os recursos foram completamente cortados. Será necessário aguardar a liberação de recursos para o próximo ano. 4.4 Ação Proposta Responsável Data Agendar reunião com a /S para esclarecimentos sobre a certificação das instalações. Analisar proposta de revisão da CNEN IN 001 elaborada por Meldonian, para posterior encaminhamento ao setor de normas da CNEN. Reagendar, conforme disponibilidade de recursos, a realização de reunião sobre a norma CNEN. Avaliar a possibilidade de estender este treinamento às demais normas da CNEN. RD s RD s Permanente Fev/ de 7

4 5 REQUISITOS REGULAMENTARES 5.1 IBAMA 5.2 CNEN 5.3 ANVISA Vide item 3 Vide item 4 Não foram apresentadas informações sobre o andamento de atividades junto a ANVISA. 6 INFORME DOS GTs Sempre que a é informada a Agenda (página SGI-IPEN na intranet) é atualizada constantemente com as datas e horários das reuniões dos GTs ou outras informações fornecidas. 6.1 GT1 Está pendente a realização do treinamento nos documentos revisados e aprovados para a elaboração de Planos do Negócio e de Ação. 6.2 GT3 Também está pendente o treinamento no PG-IPN-0301 e documentos relacionados, que foram recentemente revisados. Este grupo será reativado em Fevereiro, com a inserção de alguns participantes, para análise dos documentos relacionados à Pesquisa do Grau de Satisfação de Cliente, em função da oportunidade de melhoria apontada na última auditoria da FCAV para o CR e o CRPq. Deverá ser agendada uma reunião entre os RDs destes Centros e a GCL para esta estabelecer o plano a ser encaminhado à FCAV. 6.3 GT5 O CASI ainda não se manifestou em relação à definição de responsabilidades para os documentos referentes à certificação das instalações nucleares e radiativas, de forma a subsidiar a revisão deste aspecto no procedimento PG-IPN-0501 Sistema de Documentação. 6.4 GT6 Verificou-se que existem aspectos deste processo que precisam ser revistos antes do treinamento nos procedimentos revisados. Há ainda algumas redundâncias entre os documentos das séries 03 e 06, no que diz respeito a fornecimento interno de produtos e serviços. 6.5 GT6B 6.6 GT8 Não houve informes sobre o andamento das atividades deste GT. Está pendente a realização do treinamento no PG-IPN-1701 (Auditoria Interna) revisado e aprovado. O PG-IPN-0801 e PG-IPN-0803 precisam ter suas revisões concluídas. 6.7 GT13 Não foi concluída a revisão de todos os documentos desta série. Maria Tereza comentou que existem redundâncias entre documentos da série 1300 e 1500, que precisariam ser verificadas. Brigitte identificou conflito nas responsabilidades relacionadas ao controle de efluentes radioativos definidas nesta série e no PG-IPN de 7

5 6.8 GT14 Está pendente o treinamento nos procedimentos já aprovados, incluindo o procedimento relativo ao recebimento e aceitação de equipamentos de radioproteção após calibração, revisado pelo GT13B. As atividades deste grupo continuam suspensas. 6.9 GT18 O procedimento PG-IPN-1801 encontra-se no CTA para aprovação. A revisão das ITs relacionadas ainda não foi concluída. A previsão é que o LNT para 2007 seja elaborado dentro da nova metodologia estabelecida e nos novos prazos, entre janeiro e fevereiro, juntamente com o planejamento estratégico dos Centros GT IN Este grupo voltou a se reunir, mas ainda não definiu novos prazos para a conclusão da revisão dos documentos. O PGQ do ipen deverá ser concluído somente após a reunião com a CNEN para esclarecimentos sobre a norma CNEN NN Ação Proposta Responsável Data Dar continuidade aos trabalhos e acompanhamentos dos GT s GT s / Permanente Agendar os treinamentos nos documentos revisados / GTs Fev/ AUDITORIA INTERNA 7.1 Programa 2007 Nos últimos anos tem se observado que o programa de auditorias elaborado em dezembro precisa ser revisado em março ou abril em função das alterações solicitadas pelas áreas. Em função disto, alterou-se o período para elaboração do Programa de Auditoria Interna de 2007, que deverá acontecer entre fevereiro e março do próximo ano. 7.2 Quadro de Auditores Internos Esta pendente o treinamento de parte dos auditores internos na auditoria de requisitos regulamentares, que não puderam participar da primeira turma. Tereza continua solicitando a apresentação de sugestões de mecanismos para motivar e mobilizar a equipe auditora e os novos auditores. 7.3 Ação Proposta Responsável Data Capacitar membros da equipe auditora que não participaram da primeira capacitação. /A e /S Proposta para motivar equipe auditora e novos auditores. Todos Permanente 8 PROCESSOS CORPORATIVOS 8.1 (Re) Apresentação do SGI Diante da boa receptividade encontrada na GRS e GDS, Tereza irá continuar a apresentação ou reapresentação do SGI para as áreas corporativas, tanto as que já estão integradas ao sistema como as que ainda não estão. Estas apresentações deverão acontecer no primeiro semestre de Grau de Satisfação do Usuário 5 de 7

6 O resultado da pesquisa de Satisfação dos Usuários dos Processos Corporativos foi disponibilizado na Intranet. Deverão ser encaminhadas ao CTA até meados de Fevereiro, propostas de ações corretivas para as oportunidades de melhoria identificadas para cada processo. Os responsáveis estão sendo consultados sobre isto, mas se não forem apresentadas propostas pelas próprias áreas, a irá propor as ações e encaminhar ao CTA. 8.3 Não-conformidades relacionadas a processos corporativos A última auditoria da FCAV apontou 4 oportunidades de melhoria (OM) para os processos corporativos relacionadas a: requisito regulamentar (certificação das instalações pela CNEN e requisitos da ANVISA), monitoração do processo de compras em intervalos menores que um ano, os fatos do TNCMCweb não estar sendo usado de forma regular, como previsto em procedimento e da metodologia revisada para o processo de treinamento não estar implantada. Foi também apontada uma OM para o CR e o CRPq que tem abrangência corporativa, pois está relacionada ao processo de percepção da Satisfação do Cliente. A irá registrar estas OM no TNCMC e se reunir com os responsáveis pelos processos e RDs dos Centros para estabelecer os Planos de Ação Corretiva a serem encaminhados para a FCAV. 8.4 Definição de Indicadores Ver itens 6.1 e Workflow de documentos Tereza informou que o coordenador do Colaborar implementou melhorias no sistema e que o mesmo está sendo utilizado por um grupo, do qual participam funcionários do ipen e da USP. Esta experiência tem mostrado bons resultados, indicando que esta ferramenta poderá ser muito útil para os GTs. 8.6 Ação Proposta Responsável Data Agendar (re) apresentação do SGI para as áreas do IPEN (corporativas), conforme cronograma a ser estabelecido. Apresentar propostas de ações corretivas para as oportunidades de melhoria identificadas na Pesquisa de Satisfação dos Usuários dos Processos Corporativos. Realizar testes com o Colaborar (Workflow) para auxiliar na gestão da documentação do SGI. Estabelecimentos dos PACs para encaminhamento a FCAV 9 INTRANET Responsáveis pelos processos e, GRS e grupo, RDs e responsáveis pelos processos Fev/2007 Jan/2007 implementação 15/12/2006 A continua solicitando que sejam comunicados os eventos, artigos ou notícias relacionadas ao SGI importantes ou interessantes, para que possamos providenciar sua divulgação na intranet. irá acompanhar as atividades de nova intranet. 9.1 Ação Proposta Responsável Data Acompanhar atividades da nova intranet. implantação 6 de 7

7 10 Normas para o SGI Tereza informou que esteve na ABNT, juntamente com Mery, para conhecer os novos pacotes de normas oferecidos, pois contratos como foram firmados pelo ipen não estão sendo mais comercializados. Os interessados em adquirir normas ABNT devem enviar sua solicitação à (sqipen@ipen.br ou ramal 9443), informando também o título Ação Proposta Responsável Data Enviar código e título de normas necessárias ao sistema e que precisam ser adquiridas. 11 Treinamentos previstos para 2007, dentro do âmbito do SGI Todos Permanente NBR ISO/IEC 17025: Foram realizados treinamentos nesta norma para auditores internos e funcionários do CQMA e CMR, ainda existem laboratórios de devem ter seu funcionários treinados. Cálculo de Incerteza para Ensaio: Pretende-se contratar este treinamento nos moldes propostos pelo CECT, ou seja, com visita prévia para conhecer os ensaios, parte teórica geral e específica, voltada para cada ensaio. Estabelecimento de indicadores: Percebe-se uma dificuldade geral na instituição em lidar com este assunto, de forma que se pretende organizar e/ou contratar um treinamento especifico. Tereza lembrou que estes treinamentos deverão constar nos LNTs 2007 dos funcionários que serão treinados Ação Proposta Responsável Data Identificar os treinamentos necessários e registrar no LNT. Todos Permanente 12 Assuntos Gerais Não foram comentados outros assuntos pelos participantes. Próxima reunião será agendada para Fevereiro de 2007 consultar a Agenda na Intranet 7 de 7