ATA DA 10ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE

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1 ATA DA 10ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2007 Data: 04/12/ Horário: 9:00 - Local: Sala 1 Subsolo - Bloco A Participantes Setor Ramal Presença Ademar Potiens Junior, Roberto Vicente LRR 9239 A Antonio Augusto Couto ou Ivana Conte Consetino CCTM 9441 A Antonio Marialva Neto ou Mauro V.Fernandes CAC 9937 A Ary Pereira Júnior ou Felipe B.Ferrufino Jaldin LMD 9371 A Ary Pereira Júnior ou José Antonio de Souza CCN 9373 A Brigitte R.S. Pecequilo ou Ana Cláudia Peres, Hélio Nagatomy LRA 9645 J Célia M. Napolitano ou Carlos Alberto Zeituni CTR 9876 A Celso H. Gimenes ou Márcia O. Pupak GDP 9053 P Christovam R. Romero Filho ou Malvina Boni Mitaki SRP 9360/9225 A Elaine Arantes J. Martins ou Hélio A. Furusawa, Ana Copat CQMA 9335 P Elaine B. de Araújo ou Maria T. Culturato CR 9547/9552 J Elita Urano, Gláucia T. dos Santos CCN 9340/9373 A Eveline Ferreira ou Mariliana Abi-Eçab GRS 9194/9035 A Fideromo B. Alarcón Jara 9031 P Geraldo R. da Silva ou Mauri Antonio Freilas SPF 9138 A Gerson Antonio Rubin ou Custodio A. Guimarães CEN 9406 A Gilberto Magalhães PCI 9202 A João A. Osso Jr., Luis Alberto Pereira Dias CR 9525 A João C. Ulrich ou Helena Miho Shihomatsu CQMA 9308 A Joaquim Carlos S. Cardoso ou Maria da Penha A. Potiens CMR 9218/9216 A José Gláucio Motta Garone ou Fernando F. Moreira DE 9044/9086 A Joselfina M. Esteves ou Rodney B. de Oliveira DAD/A 9122 A Luis A. Terribele de Mattos 9024 P Maria da Penha A. Potiens ou Gelson Pinto dos Santos CMR 9216 A Marina Ferreira Lima LRT 9215 A Nelson Meldonian 9024 A Reynaldo C. Serra 9024 A Ronaldo Veronesi ou Jorge Alberto S.Rego GCL 9085 P Rosângela do Rocio Arkaten ou Luis E. T. Miranda CB 9233/ 9232 A Rosemeire P. Paiva ou Mauro O. Martins CRPq 8842 P Rosemeire P. Paiva, Mitiko Saiki CRPq 8842/9967 J Teresinha Ferreira Lima Daltro 9024 P Tereza C. Salvetti 9031 P Ulisses d utra Bitelli, Leslie de Molnary CEN 9426/272 A Vera Lucia R. Salvador ou Marcos Scapin LFX A Vicente P. de Campos ou Flavio Betti LDT 9654 P Wagner de Rossi ou Armando Mirage, Eduardo Landulfo CLA 9307 A Willy H. de Souza ou Adriano Giardino GPP 9144 P OBS: P = presente J = ausência justificada A = ausente Em Negrito, no caso de Titular e Suplente, que compareceu. A Reunião foi presidida por Tereza Cristina Salvetti Relator: Fideromo Alarcón Jara 1 de 8

2 ATA DA 10ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2007 Data: 04/12/ Horário: 9:00 - Local: Sala 1 Subsolo - Bloco A 1 APROVAÇÃO DA ATA ANTERIOR 1.1 A ata foi aprovada pelos participantes, sem comentários. 2 TNCMC web ANDAMENTO E PENDÊNCIAS 2.1 TNCMC web Andamento e pendências O Sr. Reynaldo Perez continuará disponível 2 meio períodos por semana no ipen: as 3ª. feira e 6ª. feira pela manhã, exceto na semana entre Natal e Ano Novo, para atender às necessidades da e dos RDs. Houve uma reunião com o Sr. Reynaldo onde foi discutido e apresentado como a quer que o relatório semanal do TNCMC seja enviado, via , aos RDs e Gerentes. Ficou acordado que esta mudança será implementada até a 2ª. quinzena de Janeiro. O módulo que permite a escolha de um produto, seja na abertura de uma reclamação de cliente ou de uma não-conformidade de setor, foi elaborado e está sendo testado pela. Estes testes serão finalizados até 15/12 e, se considerado adequado, será colocado à disposição dos usuários (servidor de produção). Quando qualquer alteração é feita no TNCMC (para melhoria ou correção), a faz alguns testes, porém pode ser que algum detalhe passe despercebido e somente um usuário detecte o problema. Assim sendo, reforçamos mais uma vez a necessidade de que seja relatado à qualquer irregularidade ou operação inadequada identificada no aplicativo. Nenhum RD propôs agenda para treinamento no TNCMC web, conforme solicitado na reunião anterior. Reiteramos que deverá ser agendado um treinamento no TNCMC web, juntamente com o treinamento nas PGs da série (vide item 6.6) O Willy comentou que alguns aprimoramentos poderiam ser feitos futuramente no sistema, integrando as informações de produto do TNCMC com os produtos comercialmente fornecidos pelo Instituto. Lembrou que o SIGEPI está trabalhando nesta integração e que esta é a tendência quando trata de sistemas de informação nas empresas. Tereza ficou de verificar com a empresa AZ a possibilidade de desenvolver esta integração. 2.2 Atualização das informações no TNCMCweb Solicitamos que os gestores deste processo informem a à medida que avaliarem as NCs de seu Sistema até o período de 31/12/2003 para que possamos tomar as devidas providências. 2.3 Atividades permanentes Leitura do manual on-line e encaminhamento de sugestões de melhoria para o mesmo. Relatar os problemas identificados na utilização do software ao administrador especificando o máximo de detalhes possível da ocorrência, além de identificar-se ao final da mensagem. Eventuais modificações, dúvidas ou questionamentos referentes ao cadastro de usuário e acesso às informações devem ser feitos diretamente à. 2 de 8

3 2.4 Ação Proposta Responsável Data Verificar com a AZ a possibilidade de integração das informações referentes aos produtos comercializados pelo ipen. Leitura do manual on-line e encaminhamento de sugestões de melhoria para o mesmo. Todos Dez/2007 Permanente Atualização dos RNCs no TNCMC web. RDs Permanente Agendar com a treinamento no aplicativo. 3 GESTÃO AMBIENTAL 3.1 IBAMA Centros Com urgência Está sendo dado o cumprimento ao TAC, conforme cronograma. A enviou informações referentes à transferência de material da salvaguarda, conforme TAC. Foi acordado com o IBAMA uma reunião para o dia 26/12, quando apresentaremos a documentação da SABESP e um relatório de diagnóstico para avaliação preliminar pelos técnicos em Brasília. Tereza comentou que o relatório a ser levado para análise será o do CRPq e espera ser acompanhada pela ECONTEP, porém não sabe se isto será possível devido a questões administrativas. 3.2 Adequação Ambiental A greve tem atrapalhado consideravelmente as atividades da empresa no IPEN, pois eles não recebem desde Setembro e tem tido dificuldade em obter informações corporativas. O CRPq finalizou as correções/mudanças necessárias no relatório da ECONTEP. Nenhum outro Centro enviou seus comentários. Solicitamos que enviem, com urgência suas observações. A, juntamente com a ECONTEP, apresentará um relatório ao IBAMA, conforme item anterior, para verificar/confirmar se as informações estão apresentadas conforme a expectativa do IBAMA. Reforçamos a necessidade de que os Centros devem enviar os comentários e possíveis correções para a o mais breve possível. As atividades de arquitetura estão cumprindo cronograma específico e estão com atraso devido à greve, pois várias áreas previstas não puderam ser medidas (não havia quem pudesse acompanhar ou abrir o laboratório). Esperamos que este atraso não comprometa as atividades de as built. 3.4 Outras iniciativas A aguardará o diagnóstico dos Centros pela ECONTEP para elaborar um procedimento que viabilize, de forma sistêmica, o descarte do passivo ambiental existente nos Centros. 3.5 Ação Proposta Responsável Data Reunião com o IBAMA. Dez/2007 Finalizar proposta de procedimento para tratamento de resíduos sólidos no Instituto. Após diagnóstico 3 de 8

4 Avaliação e acompanhamento dos trabalhos da ECONTEP Elaboração de procedimento para viabilizar o descarte de passivo ambiental de forma sistêmica. Avaliação dos relatórios elaborados pela ECONTEP e encaminhamento de comentários à 4 GESTÃO DE SEGURANÇA Centros que ainda não o fizeram Até finalização Após diagnóstico Com urgência 4.1 CNEN Certificação das Instalações Nucleares e Radiativas A /S permanece à disposição para auxiliar as instalações / Centros em seu processo de certificação junto à CNEN. Solicitamos que aqueles que não deram início a este processo e ou possuem dúvidas em como fazê-lo busquem a orientação da /S agendando reunião específica. 4.2 CNEN Esclarecimentos da CNEN NN 1.16 Diante do que foi colocado na última reunião de RDs, a entende que é necessário agendar uma reunião entre os responsáveis pela certificação de suas instalações, a SRP e a para discutir as dúvidas no processo de certificação e, após consenso, agendar reunião com a CNEN. Estivemos muito atarefados com a auditoria externa para manutenção da certificação ISO 9001 e não fizemos qualquer programação de reunião. Diante dos próximos meses (Dezembro e Janeiro) em que a maioria dos funcionários estarão em férias, fica o pedido da para que cada instalação apresente suas dúvidas em relação às normas da CNEN para certificação de suas instalações. Houve uma tentativa desta alguns meses atrás e apenas a Rosemeire e a Brigitte se manifestaram e, portanto, o resultado não pode ser considerado consensado no ipen. Agendar esta reunião para data mais adequada. Somente após esta fase é que poderemos dar prosseguimento, conforme orientação do Dr. Dieguez. Esta orientação não impede que qualquer instalação, em processo de certificação, continue com suas atividades e troca de informações com a CNEN. 4.3 Ação Proposta Responsável Data Agendar reunião com os responsáveis pelas instalações nucleares e radiativas para unificar entendimentos e dúvidas a RD s Permanente serem esclarecidos junto à CNEN. Agendar reunião com a CNEN para esclarecimentos sobre a aplicação da CNEN NN 1.16 e S Mar/ REQUISITOS REGULAMENTARES 5.1 IBAMA Vide item 3.1 e CNEN Vide item ANVISA 4 de 8

5 Solicitamos que os Centros tragam as informações quanto ao andamento de suas ações junto a este órgão, quando pertinente. Como não houve representante do CR na reunião este tema não foi discutido. 6 INFORME DOS GTs 6.1 GT1 Sempre que a é informada a Agenda (página SGI-IPEN na intranet) é atualizada constantemente com as datas e horários das reuniões dos GTs ou outras informações fornecidas. As atividades deste grupo estão concluídas. 6.2 GT3 O grupo continua aguardando avaliação da documentação enviada para a Superintendência, porém a GDS continua estruturando os questionários em meio eletrônico. Após conversas com a GCL e a foi acordado que o período de Dezembro e Janeiro não é o mais adequado para iniciar a pesquisa da satisfação do cliente do IPEN. Assim sendo, esta pesquisa será disparada após o Carnaval, no mês de Fevereiro ou Março. O formulário para solicitação de irradiação no Ciclotron foi alterado e sua nova versão está disponível na intranet (FM-IPN ). 6.3 GT5 As atividades deste grupo foram concluídas mas deverão ser retomadas para avaliar a questão da periodicidade para análise de documentos, conforme exigência da NBR/ISO e CNEN NN O grupo deverá se acionado para incluir nos procedimentos diretrizes para a análise periódica da documentação, requisito das normas NBR ISO/IEC e CNEN NN GT6 As atividades deste grupo estão concluídas. 6.5 GT6B Pedimos que alguém do CR compareça com as informações pertinentes sobre o processo de Qualificação de Fornecedores. Como não houve representante do CR na reunião este tema não foi discutido. 6.6 GT8 5 de 8

6 O treinamento nos PGs da série 0800 e TNCMC web deverá ser agendado pelo RD junto à. Este treinamento incluirá atividades básicas do TNCMC e será aplicado a TODOS os RDs do Centro/laboratórios, Coordenadores de Grupo/Divisão, Gerentes adjuntos e Gerente. Pouco foi feito em relação à revisão do PG-IPN Na reunião de análise crítica do processo de Auditoria Interna foi decidido que esta revisão estará finalizada até Março/2008, oportunidade em que se dará um retreinamento aos auditores internos. 6.7 GT13 O CASI está avaliando o PG-IPN-1304 Controle Radiológico dos Trabalhadores para posterior aprovação pelo CTA. As áreas que possuem documentos de radioproteção deverão rever os mesmos para eliminar redundâncias e fazer as adequações necessárias. 6.8 GT14 As atividades deste grupo serão retomadas somente após a conclusão dos trabalhos em realização pela ECONTEP. 6.9 GT18 O GT será reativado assim que a Dra. Sandra (SRP) tiver condições para rever o PTP, segundo CNEN IN 01/ GT IN Dos documentos previstos para este grupo revisar apenas o RGI (Relatório Geral Instituição) aguarda comentários (até 10/12), sendo que o PER e o PGR-R foram enviados para aprovação pela CNEN e os demais documentos (PPF, PPI, PMRA e PR) foram analisados e estão sendo alterados. O PTP (Plano de Treinamento de Pessoal) será revisto, conforme GT18 e o PGQ- IPN (Programa de Garantia da Qualidade do ipen) será elaborado com auxílio de terceirizado (talvez IBQN). Tereza informou que na próxima semana o IBQN estará visitando os centros que necessitam elaborar o PGQ: CR, CAC, Reator IEA-R1, Reator IPEN/MB-01 e CCN GT SAESP Este grupo aguarda a análise pela SAESP da tabela de temporalidade para atividade meio, conforme legislação estadual, federal e manual da SAESP para atividade meio Grupo de Metrologia no ipen 6 de 8

7 O Dr. Hélio (CQMA) está agendando uma reunião inicial, que deverá acontecer em Dezembro, para discutir programação, agenda, avaliação e outros detalhes pertinentes a um curso. Participam desta discussão Dra. Marina Koskinas, Dr. Mauro Dias, Dr Goro e o próprio Dr. Hélio. A previsão é que este curso aconteça ou se inicie até o final do 1º. Semestre de Ação Proposta Responsável Data Dar continuidade aos trabalhos e acompanhamentos dos GT s GT s / Permanente Agendar e realizar os treinamentos nos documentos revisados / GTs Conforme agenda 7 AUDITORIA INTERNA 7.1 Programa 2007 Pela parte da (equipe auditora) o Programa de Auditoria Interna de 2007 foi cumprido totalmente, sendo que os casos em que a auditoria não se concretizou foi por solicitação do auditado. 7.2 Quadro de Auditores Internos A permanece aceitando sugestões para motivação de novos auditores e da equipe já existente no Instituto. 7.3 Ação Proposta Responsável Data Proposta para motivar equipe auditora e novos auditores. Todos Permanente 8 PROCESSOS CORPORATIVOS 8.1 Workflow de documentos Este assunto foi discutido na RAC Corporativa e deverá ser dado novo impulso nesta atividade. Pedimos à GRS/GDS que traga informações referentes à empresa Consoft que está preparando dois modelos de workflow baseado nos processos de documentação e de solicitação de serviço da PCI para serem apresentados ao ipen. 8.2 Normas Os interessados em adquirir normas ABNT devem enviar sua solicitação à (sqipen@ipen.br ou ramal 9443), informando também o título. 8.3 Não-conformidades relacionadas a processos corporativos de Auditoria Externa Todos os RDs têm acesso aos Planos de Ação Corretiva das não-conformidades corporativas e apenas as referentes ao Aspectos regulamentares e ao TNCMC estão em andamento. 7 de 8

8 8.5 Intranet Solicitamos que enviem-nos o evento ou artigo/notícia importante ou interessante, para que possamos providenciar sua divulgação na intranet. Para melhor visualização da intranet atual, convém ressaltar que a resolução mínima do monitor, assim como se apresentavam anteriormente, deve ser 1024x768. Para melhor visualização do TNCMC web recomendamos acessar pelo endereço intranet.ipen.br/tncmc. 8.6 Treinamentos previstos para 2007, dentro do âmbito do SGI Os treinamentos para 2008 deverão ser definidos no LNT. No momento, a pretende promover o treinamento sobre o MASP, talvez um MASP específico para laboratórios, cálculo de incerteza e metrologia. 8.7 Auditoria Externa pela FCAV As auditorias estão transcorrendo conforme o esperado e a agenda proposta à FCAV. Para a reunião teremos o resultado final que será comentado. Tereza informou que a auditoria não foi muito exaustiva e que foram identificadas 04 Oportunidades de Melhoria pelos auditores da FCAV, sendo 03 Corporativas e 01 no CAC. Elas já estão disponíveis no TNCMC. Também deverá ser iniciado o processo para a contratação de OCC para o próximo período, pois o contrato atual vence este ano. 8.9 Ação Proposta Responsável Data Acompanhar o desenvolvimento / aquisição de aplicativo para auxiliar na gestão da documentação do SGI (Workflow). Elaboração e acompanhamento da implantação dos novos PACs e envio a FCAV. Acompanhar atividades da nova intranet. Enviar código e título de normas necessárias ao sistema e que precisam ser adquiridas. 9 Assuntos Gerais, GRS e grupo RDs e Todos 9.1 Documentos aprovados e disponibilizados no SGI Os documentos abaixo relacionados foram alterados e estão disponíveis na intranet. Organograma atualizado do IPEN Próxima reunião 12/02/2008 às 9 hs em local a ser divulgado pela. Até implantação Até implantação Até implantação Permanente 8 de 8