ATA DA 6ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE

Transcrição

1 ATA DA 6ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2007 Data: 07/08/ Horário: 9:00 - Local: Sala 7 Subsolo - Bloco A Participantes Setor Ramal Presença Ademar Potiens Junior ou Julio T. Marumo, Roberto Vicente LRR 9239 P Antonio Augusto Couto ou Ivana Conte Consetino CCTM 9441 A Antonio Marialva Neto ou Mauro V.Fernandes CAC 9265 P Ary Pereira Júnior ou Felipe B.Ferrufino Jaldin LMD 9371 A Ary Pereira Júnior ou José Antonio de Souza CCN 9373 A Brigitte R.S. Pecequilo ou Ana Cláudia Peres, Hélio Nagatomy LRA 9207 P Célia M. Napolitano ou Carlos Alberto Zeituni CTR P Celso H. Gimenes ou Márcia O. Pupak GDP 9053 P Christovam R. Romero Filho ou Malvina Boni Mitaki SRP 9360/9225 J Elâine Arantes J. Martins ou Hélio A. Furusawa, Marlene Flues CQMA 9335 A Elaine B. de Araújo ou Maria T. Culturato, Wilson Scapin CR 9257 /9259 A Elita Urano, Gláucia T. dos Santos CCN 9340/9373 A Eveline Ferreira ou Mariliana Abi-Eçab GRS 9194/9035 A Fideromo B. Alarcón Jara CQAS 9443 P Geraldo R. da Silva ou Mauri Antonio Freilas SPF 9138 A Gerson Antonio Rubin ou Custodio A. Guimarães, CEN 9426/216 A Gilberto Magalhães PCI 9202 A João A. Osso Jr., Luis Alberto Pereira Dias CR 9250 A João C. Ulrich ou Helena Miho Shihomatsu CQMA 9308 P Joaquim Carlos S. Cardoso ou Maria da Penha A. Potiens CMR 9218/9216 P José Gláucio Motta Garone ou Fernando F. Moreira DE 9044/9086 A Joselfina M. Esteves ou Rodney B. de Oliveira DAD/A 9122 P Luis A. Terribele de Mattos CQAS 9024 P Maria da Penha A. Potiens ou Gelson Pinto dos Santos CMR 9216 P Marina Ferreira Lima LRT 9215 P Nelson Meldonian CQAS 9024 A Reynaldo C.Serra CQAS 9024 A Ronaldo Veronesi ou Jorge Alberto S.Rego, Maria H. Queiroz GCL 9085 P Rosângela do Rocio Arkaten ou Luis E. T. Miranda CB 9233/ 9232 P Rosemeire P. Paiva ou Mauro O. Martins CRPq 9184 P Rosemeire P. Paiva, Mitiko Saiki CRPq 9184 P Rosemeire P.Paiva LAN 9184 P Teresinha Ferreira Lima Daltro CQAS 9024 J Tereza C. Salvetti CQAS 9443 P Ulisses d utra Bitelli, Leslie de Molnary CEN 9426/272 A Vera Lucia R. Salvador ou Marcos Scapin LFX A Vicente P. de Campos ou Flavio Betti LDT 9212 A Wagner de Rossi ou Armando Mirage, Eduardo Landulfo CLA 9307 A Willy H. de Souza ou Adriano Giardino GPP 9144 A OBS: P = presente J = ausência justificada A = ausente Em Negrito, no caso de Titular e Suplente, que compareceu. A Reunião foi presidida por Tereza Cristina Salvetti Relator: Rosemeire Petrauskas Paiva 1 de 9

2 ATA DA 6ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2007 Data: 07/08/ Horário: 9:00 - Local: Sala 7 Subsolo - Bloco A Item 1 APROVAÇÃO DA ATA ANTERIOR 1.1 A ata foi aprovada pelos participantes sem comentários. 2 TNCMC web ANDAMENTO E PENDÊNCIAS 2.1 TNCMC web Andamento e pendências Algumas melhorias previstas /correções solicitadas estão implantadas no TNCMCweb. Com a decisão da última reunião, a CQAS reiniciou o processo de contratação da empresa para manutenção, treinamento e melhoria do sistema, semelhante ao serviço oferecido pela DIS para o sistema de compras. Alguns últimos problemas ocorreram porque solicitei alteração no sistema, o que gerou alguns erros, mas que já estão corrigidos. A CQAS, nos próximos meses atuará junto ao LDT e ao CAC, considerando a quantidade de não-conformidades registradas no Sistema e o status que se encontram. Se algum RD precisar de auxílio, a CQAS está à disposição para colaborar neste processo. Nos próximos 15 dias o sistema estará disparando para gerentes e RDs, com a situação das NCs e SMs abertas e com pendências. A CQAS irá permitir que este aviso seja enviado apenas ao CEN, CR e CQMA, pois são os que já tiveram seus dados adequados. Joaquim (CMR) comentou que seria conveniente que os demais Centros também recebessem estes avisos. Tereza esclareceu que se o sistema não foi adequadamente alimentado, as informações recebidas não acrescentarão nada ao processo. A CQAS não liberará esta ferramenta para os demais Centros a não ser que haja uma solicitação específica. 2.2 Atualização das informações no TNCMCweb Mantendo a decisão de reuniões anteriores, a CQAS solicita que os RDs atualizem os RNCs e SMs, lembrando que os registros posteriores a 01/01/2004 serão mantidos no TNCMCweb e os anteriores precisam ser analisados para manutenção ou não no aplicativo. Os registros anteriores a 01/01/2004 devem ser mantidos em papel. 2.3 Atividades permanentes Leitura do manual on-line e encaminhamento de sugestões de melhoria para o mesmo. Relatar os problemas identificados na utilização do software ao administrador especificando o máximo de detalhes possível da ocorrência, além de identificar-se ao final da mensagem. Eventuais modificações, dúvidas ou questionamentos referentes ao cadastro de usuário devem ser feitos diretamente à CQAS. 2.4 Ação Proposta Responsável Data Leitura do manual on-line e encaminhamento de sugestões de melhoria para o mesmo. Todos Permanente 2 de 9

3 Atualização dos RNCs no TNCMC web RDs Permanente 3 GESTÃO AMBIENTAL 3.1 IBAMA Não houve qualquer ação específica em relação ao IBAMA nos meses de Junho e Julho. Está sendo dado o cumprimento ao TAC, conforme cronograma. Em 06/07/2007 foi confirmado pelo IBAMA o recebimento do primeiro lote de documentos referentes à 1ª. cláusula do TAC. 3.2 Adequação Ambiental A empresa ECONTEP (ambiental): está atuando no CR e LRR, irá iniciar atividades no CTR no mês que vem e ainda não finalizou o CQMA (faltam algumas informações para concluir o relatório do Centro). As atividades de arquitetura estão cumprindo cronograma específico e estão no CRPq, almoxarifado do IPEN e portarias. As plantas elaboradas pela ECONTEP estão sendo encaminhadas para a avaliação do Luis Massi. João (CQMA) comentou que como RD tem ficado sobrecarregado em relação ao levantamento das informações solicitadas pela ECONTEP, pois tem faltado colaboração dos responsáveis pelos laboratórios. Tereza esclareceu que não recebeu comentário ou reclamação neste ponto nos outros Centros. A Gerência deve solicitar a colaboração das pessoas do Centro. 3.4 Outras iniciativas A CQAS está aguardando o diagnóstico dos Centros pela ECONTEP para elaborar um procedimento que viabilize, de forma sistêmica, o descarte do passivo ambiental existente nos Centros. 3.5 Ação Proposta Responsável Data Finalizar proposta de procedimento para tratamento de resíduos sólidos no Instituto. Avaliação e acompanhamento dos trabalhos da ECONTEP Elaboração de procedimento para viabilizar o descarte de passivo ambiental de forma sistêmica. 4 GESTÃO DE SEGURANÇA 4.1 CNEN Certificação das Instalações Nucleares e Radiativas CQAS CQAS CQAS Após diagnóstico Até finalização Após diagnóstico A CQAS/S continua à disposição para auxiliar as instalações / Centros em seu processo de certificação junto à CNEN. Solicitamos que aqueles que não deram início a este processo e ou possuem dúvidas em como fazê-lo busquem a orientação da CQAS/S agendando reunião específica. 3 de 9

4 O CASI ainda não definiu cronograma de certificação das instalações, pois que continua aguardando que os Centros enviem estas informações para ele. Patrícia (CNEN) deverá visitar o ipen ainda esta semana para acompanhar o processo de certificação das instalações. Deverá visitar (esta visita não tem caráter de inspeção) o CCN, o CR, CAC e o antigo PROCON. 4.2 Analisar CNEN IN 01/94 e apresentar sugestões Houve uma reunião com o Dr. Meldonian, porém apenas o CRPq apresentou algumas dúvidas e proposta de revisão para a Instrução Normativa CNEN IN As dúvidas foram discutidas e a CQAS passará estes pontos para que sejam apresentadas ao grupo da CNEN. A CQAS entende que os demais RDs não possuem dúvidas quanto a esta Instrução Normativa, visto a participação que tiveram neste processo. 4.3 CNEN Esclarecimentos da CNEN NN 1.16 Houve uma reunião com os RDs dos Centros que possuem instalação nuclear e o CR, CAC e LRR e foi consenso que o PGQ de cada instalação deverá ser revisado ou elaborado conforme a itemização e demais requisitos da norma CNEN NN A questão das auditorias, segundo esta norma, foi discutida e foi proposta a terceirização desta atividade. A CQAS fez um orçamento junto ao IBQN e a Alta Direção aprovou o orçamento, sendo necessário, nos próximos 15 dias, um acordo de datas entre as instalações e o IBQN. A CQAS entende que, ao menos por enquanto, não há necessidade de esclarecimento pela CNEN, mas sim alteração/geração de documentos para atender os requisitos das normas da CNEN. Durante a RAC dos processos corporativos discutiu-se a aplicabilidade desta norma as instalações do ipen, principalmente às instalações radiativas. A Alta Direção e o responsável pelo SRP consideram necessária a realização de uma reunião com a CNEN, para esclarecer quais os requisitos aplicáveis, considerando que a CNEN tem condições de emitir Posições Regulatórias para situações específicas, onde se justifica o não cumprimento de requisitos de norma. 4.4 Ação Proposta Responsável Data Agendar reunião com a CQAS/S para esclarecimentos sobre a certificação das instalações. Agendar reunião com a CNEN para esclarecimentos sobre a aplicação da CNEN NN REQUISITOS REGULAMENTARES 5.1 IBAMA 5.2 CNEN Vide item 3.1 e 3.2 Vide item ANVISA RD s CQAS e S Permanente Setembro/07 4 de 9

5 Solicitamos que os Centros tragam as informações quanto ao andamento de suas ações junto a este órgão, quando pertinente. Os representantes do Centro não compareceram à reunião. 6 INFORME DOS GTs 6.1 GT1 Sempre que a CQAS é informada a Agenda (página SGI-IPEN na intranet) é atualizada constantemente com as datas e horários das reuniões dos GTs ou outras informações fornecidas. O grupo concluiu a revisão do PG-IPN-0103, que foi encaminhado para aprovação do CTA. 6.2 GT3 Este grupo continua em plena atividade revendo o processo de Avaliação do Grau de Satisfação do Cliente, atendendo a oportunidade de melhoria apontada pela FCAV, e do usuário dos processos corporativos. 6.3 GT5 O GT recebeu as correções / comentários do CASI ao procedimento PG-IPN-0501 Sistema de Documentação e irá questionar algumas considerações, pois discorda das mesmas. Tereza comentou que não recebeu nenhum documento do grupo questionando as recomendações do CASI. 6.4 GT6 Os procedimentos foram aprovados pelo CTA. 6.5 GT6B Solicitamos que o coordenador deste GT traga as informações do que o grupo está realizando. O coordenador do GT6B não participou da reunião. 6.6 GT8 A CQAS recebeu os comentários do CASI aos procedimentos da série 0800 e enviou para aprovação pelo CTA. Este GT está revendo o PG-IPN-1701 (Auditoria Interna) para incorporar os comentários feitos pela CNEN e deverá rever a questão de auditoria de 2ª. parte. Tereza comentou que o grupo, que está revisando o PG/IPN-1701, também deverá analisar as Listas de Verificação para a CNEN NN 1.16, encaminhadas ao grupo. 6.7 GT13 5 de 9

6 O SRP deverá rever o processo de controle de efluentes radioativos (PO-IPN ), além de estabelecer agenda para treinar (capacitar) os interessados (RDs e equipe do SRP) nos procedimentos aprovados: séries IPN 1302 e As áreas que possuem documentos de radioproteção deverão rever os mesmos para eliminar redundâncias e fazer as adequações necessárias. 6.8 GT14 As atividades deste grupo continuam suspensas e serão retomadas somente após a conclusão dos trabalhos a serem realizados pela ECONTEP. 6.9 GT18 O GT deverá finalizar algumas ITs deste processo este mês. Celso informou que a GDP enviou um pacote de documentos revisados (ITs e formulários) para avaliação do grupo. Irá agendar reunião para discutir a proposta apresentada GT IN Os documentos previstos para este grupo revisar (Plano de Radioproteção, Relatório Geral Instituição, Plano de Emergência Radiológica, Plano de Monitoração Ambiental, Plano de Proteção Física, Plano de Gerência de Rejeitos Radioativos, Plano de Treinamento de Pessoal e Plano de Proteção contra Incêndio) exceto o Programa de Garantia da Qualidade PGQ do ipen foram encaminhados este mês, para análise pela CQAS e pelo CASI. O PGQ do IPEN deverá ser revisado, conforme consenso dos RDs (item 4.3) GT SAESP Este grupo, responsável por estabelecer a gestão, guarda e eliminação dos documentos gerados pelo ipen, conforme diretrizes da Secretaria de Arquivo do Estado de São Paulo, ligada à Secretaria de Cultura do Estado, foi reativado e deverá finalizar a revisão da tabela de temporalidade, conforme legistação estadual e manual da SAESP para atividade meio. A tabela disponível na intranet será a mais correta e continuará a ser a utilizada pelo SGI-IPEN Grupo de Metrologia no ipen Este grupo, coordenado pelo Dr. Hélio (CQMA), continua estruturando um curso básico de metrologia a ser ministrado no Instituto. Aos interessados em participar ou que conheçam pessoas com conhecimento e disposição para colaborar ou atuar como instrutor pedimos que contate-o (helioaf@ipen.br) ou à CQAS (sqipen@ipen.br) Ação Proposta Responsável Data Dar continuidade aos trabalhos e acompanhamentos dos GT s GT s / CQAS Permanente Agendar e realizar os treinamentos nos documentos revisados CQAS / GTs Conforme agenda 6 de 9

7 7 AUDITORIA INTERNA 7.1 Programa 2007 O Programa de Auditoria Interna de 2007 está sendo cumprido e os registros serão disponibilzados à medida que forem entregues à CQAS. 7.2 Quadro de Auditores Internos A CQAS permanece aceitando sugestões para motivação de novos auditores e da equipe já existente no Instituto. 7.3 Ação Proposta Responsável Data Proposta para motivar equipe auditora e novos auditores. Todos Permanente 8 PROCESSOS CORPORATIVOS 8.1 (Re) Apresentação do SGI A CQAS fez uma série de (re)apresentações do SGI às áreas da PCI e gerências da DAD no mês passado e a receptividade pelas áreas foi muito boa. Cabe ressaltar que praticamente não houveram participantes das gerências envolvidas no processo de aquisição (GAN, GIE; GCC, Almoxarifado e financeiro). A CQAS está aceitando sugestão para que o comprometimento destas áreas seja maior. 8.2 Grau de Satisfação do Usuário Ver item 6.2. As melhorias oriundas de observações feitas nesta pesquisa foram relatadas na Reunião de Análise Crítica dos Processos Corporativos e estarão disponíveis na intranet. 8.3 Workflow de documentos O projeto que foi submetido à FINEP e que prevê a aquisição de um workflow não foi aprovado. Este assunto foi discutido na RAC Corporativa e deverá ser dado novo impulso nesta atividade. 8.4 Normas Os interessados em adquirir normas ABNT devem enviar sua solicitação à CQAS (sqipen@ipen.br ou ramal 9443), informando também o título. O último lote de normas adquiridos pelo ipen está disponível na intranet. 8.5 Reunião de Análise Crítica dos Processos Corporativos 7 de 9

8 Esta reunião foi agendada para os dias 01 e 02 de Agosto, porém devido à interação dos participantes, a reunião levou 4 dias (01, 02, 03 e 06). A ata estará disponível na intranet até o final do mês. 8.6 Não-conformidades relacionadas a processos corporativos Processo de Treinamento e Desenvolvimento em andamento (ver item 6.9). 30/04 Aspectos regulamentares em andamento (ver item 5 e 6.10). TNCMCweb em andamento (ver item 1). 30/04 Avaliação do Grau de Satisfação do Cliente em andamento (ver item 6.2) 30/04 indicadores Aquisição em andamento 30/04 indicadores Já apresentados nos respectivos itens. Tereza comentou que precisamos rever o nosso processo de planejamento e/ou execução das atividades, pois a maioria dos prazos estabelecidos não estão sendo cumpridos. 8.7 Intranet Solicitamos que nos enviem o evento ou artigo/notícia importante ou interessante, para que possamos providenciar sua divulgação na intranet. CQAS está acompanhando as atividades de nova intranet : não houve contratação de empresa por problemas no processo e um grupo do ipen está trabalhando para fazer algumas melhorias. 8.8 Treinamentos previstos para 2007, dentro do âmbito do SGI Houve o treinamento em Gestão de Processos e Indicadores. Há expectativa de que o treinamento sobre MASP aconteça no próximo trimestre. 8.9 Política da Qualidade do ipen A proposta de Política da Qualidade do IPEN está em aprovação pelo CTA Ação Proposta Responsável Data Revisão da metodologia de Pesquisa de Satisfação dos Usuários dos Processos Corporativos. Acompanhar o desenvolvimento / aquisição de aplicativo para auxiliar na gestão da documentação do SGI (Workflow). Acompanhamento da implantação dos PACs encaminhados a FCAV Acompanhar atividades da nova intranet. GT 3 Dez / 2007 CQAS, GRS e grupo CQAS e RDs CQAS Até implantação Até implantação Até implantação Enviar código e título de normas necessárias ao sistema e que precisam ser adquiridas. Todos Permanente Identificar os treinamentos necessários e registrar no LNT. Todos Permanente 8 de 9

9 9 Assuntos Gerais Tereza lembrou aos RDs a solicitação feita pelo Dr. Odair (PCI) durante a 3ª. RAC dos Processos Corporativos, quanto ao novo sistema telefônico em implantação no IPEN. A PCI deverá enviar aos Gerentes uma relação dos funcionários em que constará o ramal atual e o novo ramal (lista de para ). O Gerente deverá rever esta lista incluindo as necessidades atuais/futuras quanto aos ramais telefônicos. Tereza pediu que os RDs informem os respectivos Gerentes desta atividade. Próxima reunião 04/09/2007 às 9 h na Sala 7 do Bloco A 9 de 9