Sistema de Gestão do Processo de Certificação ABNT (CERTO) Guia do Auditor

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1 Pag. Nº 1/23 SUMÁRIO 1 Comentários Gerais 2 Login 3 Segurança do Sistema 4 Área Principal 5 Ferramentas de comunicação 6 Solicitação de serviço: identificação da auditoria 7 Solicitação de serviço: documentos e relatórios 8 PAT 9 RNC: Gerando um novo relatório 10 RNC: Preenchendo os dados 11 RAT 12 RNC: Verificação da Eficácia da Correção e Ação Corretiva 13 Inserindo documentos 14 Encerrando a auditoria

2 Pag. Nº 2/23 Histórico das revisões Revisão Data Descrição da alteração Observações 02 07/03/ /11/2013 Inserção do item 12 Inserindo Documentos Revisão Geral Elaboração Verificação Aprovação Camila Torres Joelma Araújo Guy Ladvocat Assistente Técnico Coordenadora Operacional Gerente de Certificação de Sistemas

3 Pag. Nº 3/23 Comentários Gerais O guia do auditor é um resumo das principais ferramentas do sistema de gestão do processo de certificação da ABNT. Para acessar o sistema, o auditor deverá acessar o link abaixo:

4 Login Sistema de Gestão do Processo de Pag. Nº 4/23 A cada nova confirmação de auditoria, o auditor receberá uma confirmação, via , da auditoria a ser realizada com respectivo cliente, processo, escopo e data. O auditor deverá acessar o site: e entrar com seu login ( ) e senha. Caso o auditor tenha esquecido da senha, basta clicar no link esqueci minha senha, informar seu . Será enviado, por , o login e senha do auditor.

5 Pag. Nº 5/23 Segurança do Sistema O sistema irá solicitar ao auditor que atualize seu cadastro e registre uma senha segura, com pelo menos 10 caracteres, sendo que pelo menos 1 deve ser letra maiúscula e 1 deve ser letra minúscula. Deve conter caracteres especiais como:@#$%^&+=. Para gravar os dados é necessários clicar no ícone Gravar. Existem 2 tipos de senhas: Senha de login e senha de validação. A senha de validação é utilizada para autenticar os relatórios, é a assinatura eletrônica do auditor e deve ser diferente da senha de login. Para alterar a senha de validação, basta clicar no link Alterar senha de validação. O auditor deverá inserir a senha atual e a nova para efetivar a alteração.

6 Pag. Nº 6/23 Área Principal A página principal do módulo do auditor está dividida em 3 áreas: Agenda Pessoal É apresentada nessa área todas as tarefas solicitadas para o auditor que ainda não foram realizadas. Para visualizar as tarefas, basta clicar em cima da mesma. Auditorias Previstas É apresentada nessa área a relação das auditorias que o auditor deverá realizar ou está realizando. Ao clicar na auditoria, o auditor será direcionado para a ficha de solicitação do serviço. Mensagens Todas as novas mensagens que forem enviadas para o auditor serão apresentadas nessa área. O auditor dever clicar na mesma para visualizar o conteúdo.

7 Ferramentas de Comunicação No painel superior do sistema é disponibilizada um série de ferramentas de comunicação: Agenda (calendário pessoal): agenda de compromissos Tarefas a realizar: relação das tarefas a realizar Nova mensagem: geração de nova mensagem Mensagens: relação de mensagens recebidas e enviadas Lembretes: criação de lembretes pessoais Meus Dados: alteração de dados cadastrais e senhas Página Inicial: link para ir para página inicial Sair: link para sair do sistema Abaixo, é apresentado um menu de opções: Tarefas A Realizar Tarefas Realizadas Tarefas Solicitadas Tarefas Encerradas Sistema de Gestão do Processo de Pag. Nº 7/23

8 Pag. Nº 8/23 Solicitação de Serviço: identificação da auditoria Eventos com o status Em realização significa que o RAT ainda não foi finalizado e podem existir RNC ou não. O status Realizado (Em analise CT) significa que o RAT já foi finalizado, mas existem RNCs para serem analisadas. Nesse caso, o evento não é retirado da lista até que todos as RNCs sejam verificadas.

9 Pag. Nº 9/23 Solicitação de Serviço: identificação da auditoria Nesta área, todos os serviços a serem realizados são relacionados. Clicando na lupa consegue-se visualizar a descrição de cada serviço.

10 Solicitação de Serviço: identificação da auditoria Nesta área, todo serviço a ser realizado é descrito. Tipo do Serviço Empresa Data do Serviço Equipe Sistema de Gestão do Processo de Pag. Nº 10/23

11 Solicitação de Serviço: documentos e relatórios São disponibilizados também todos os documentos para consulta (arquivos pdf e formulários em word) e os relatórios para serem realizados on-line: PAT RAT RNC Sistema de Gestão do Processo de Pag. Nº 11/23 É possível também fazer download dos documentos disponibilizados, Formulário de RNC e Exemplo de RAT.

12 PAT O preenchimento do PAT deve ser feito no próprio sistema com 15 dias de antecedência da auditoria. Para isso, o auditor deverá clicar no ícone do PAT. Uma nova janela irá abrir. O auditor deverá lançar todos detalhamentos (clicar em Novo Detalhamento) e preencher os dados: Data / Hora Processo / Requisito da Norma Unidade Operacional e Funcional Após isso, deverá clicar no botão Gravar. Ao clicar no botão gravar, o detalhamento será apresentado em uma tabela e poderá ser editado. Após o preenchimento de todos os detalhamentos o auditor líder deverá clicar no botão Finalizar relatório. Após isso o PAT não poderá ser alterado. Pag. Nº 12/23

13 RNC: Gerando um novo relatório O preenchimento do RNC deve ser feito no próprio sistema por qualquer auditor. Para isso, o auditor deverá clicar no ícone do RNC. Uma nova janela irá abrir. Será apresentando uma relação dos RNC existentes. O auditor poderá alterar um RNC existente (basta escolhe-lo na relação que os dados serão apresentados) ou criar um novo RNC. RNC s existentes Pag. Nº 13/23 Novo RNC

14 RNC: Preenchendo os dados Para cada RNC aberto, o auditor deverá preencher todos os dados: Descrição da Ocorrência / Evidência Concordância do Cliente Prazo da Correção Prazo da Ação Corretiva Norma / Documento de Referência Requisito Sistema de Gestão do Processo de Pag. Nº 14/23 Após preencher os dados o auditor deverá salvar os mesmos no botão Gravar Dados Quando o relatório estiver finalizado, o auditor deverá clicar no botão Encerrar descrição na Não Conformidade para encerrar o mesmo. Todos relatórios de RNC deverão estar encerrados para a auditoria poder se encerrada.

15 RAT O preenchimento do RAT deve ser feito no próprio sistema pelo auditor-líder. Para isso, o auditor deverá clicar no ícone do RAT. Uma nova janela irá abrir. O auditor-líder deverá preencher todos os campos, conforme as recomendações correspondentes: Introdução Comentários Observações Oportunidades de Melhorias Conclusão Documentos Anexos Sistema de Gestão do Processo de Informações para Gerência Técnica Para salvar as informações, basta clicar no botão Gravar Dados Após o preenchimento, o RAT deverá ser finalizado através do botão Finalizar relatório. Após a finalização do relatório, o RAT não poderá ser modificado. Pag. Nº 15/23

16 RAT Sistema de Gestão do Processo de Pag. Nº 16/23

17 Pag. Nº 17/23 RNC: Verificação da Eficácia da Correção e Ação Corretiva A verificação da eficácia é indicada nos eventos com um ícone verde no final da linha. Ao se clicar no sinal de + no inicio da linha é possível acessar as RNCs para verificação diretamente da listagem (Também é possível acessar a listagem dentro do evento).

18 Pag. Nº 18/23 RNC: Verificação da Eficácia da Correção e Ação Corretiva Acessando a RNC para verificação da eficácia, a RNC passada aparecerá completa para o auditor, mas somente o item Verificação da eficácia da Correção e Ação Corretiva estará disponível para uso. Responder se o caso foi eficaz ou não ( o campo comentário é preenchido automaticamente ) e clicar em Encerrar Verificação da Eficácia.

19 Pag. Nº 19/23 RNC: Verificação da Eficácia da Correção e Ação Corretiva No caso de resposta negativa, é gerada um RNC no RAT atual, conforme abaixo: Todas as verificações de eficácias são inseridas no campo Conclusão do RAT atual (evento de auditoria atual) conforme abaixo:

20 Inserindo documentos Sistema de Gestão do Processo de Para inserir os documentos pertinentes a auditoria (lista de presença, comprovante de realização da auditoria, lista de verificação da reunião inicial e final, documentos técnicos, solicitação de ensaios laboratoriais e etc.) basta: Selecionar um evento e clicar em Inserir Documentos Pag. Nº 20/23

21 Inserindo documentos Sistema de Gestão do Processo de Pag. Nº 21/23 Uma nova janela irá abrir, perguntando pelo nome e arquivo. Preencher os campos, selecionar o arquivo e clicar no disquete com a seta verde É possível enviar até 4 arquivos por vez. Cada arquivo deverá ter no máximo 10 Mb. Poderão ser enviados quantos arquivos forem necessários. Basta repetir a operação.

22 Encerrando uma auditoria Pag. Nº 22/23 Para a auditoria ser encerrada, o auditor deverá: Preencher e finalizar o PAT Preencher e finalizar os RNC necessários Preencher e finalizar a Verificação de Eficácia dos RNC da auditoria anterior, caso aplicável Preencher e finalizar o RAT clicando no ícone finalizar relatório Inserir os documentos da auditoria Apenas o auditor líder poderá encerrar a auditoria. Após o RAT ser finalizado, a auditoria não aparecerá mais na relação de Auditorias Previstas. Caso o RAT precise ser revisado, o auditor-líder receberá uma tarefa de revisão do RAT e a auditoria voltará a aparecer no painel de Auditorias Previstas.

23 Pag. Nº 23/23 Sistema de Gestão do Processo de Certificação