REGISTRO DE PREÇOS COMPARTILHADO

Transcrição

1 COMPANHIA DE SANEAMENTO BÁSICO DE SÃO PAULO REGISTRO DE PREÇOS COMPARTILHADO MANUAL DO USUÁRIO

2 Sumário INFORMAÇÕES SOBRE O SISTEMA... 3 OBJETIVO DO MANUAL DO USUÁRIO ACESSANDO O SISTEMA CONSULTAS REGISTRO DE PREÇOS CONTRATOS AJUDA REGISTRO DE PREÇOS ELABORAÇÃO DE PLANILHA ANEXA AO CONTRATO CONTRATOS AGRUPAMENTO DE CONTRATOS ENVIO DE EDI ACOMPANHAMENTO DE IC... 19

3 REGISTRO DE PREÇOS COMPARTILHADO INFORMAÇÕES SOBRE O SISTEMA Registro formal de preços relativos à compra de materiais de consumo e de prestação de serviços freqüentes extendido as concessionárias de água e esgoto de outros municípios paulistas, buscando a redução de custos mediante aumento de escala do fornecimento e de redução de estoques, gerando competitividade no mercado, padronização dos materiais utilizados por essas empresas de saneamento, estimulando o aumento da qualidade e da escala de suprimentos. OBJETIVO DO MANUAL DO USUÁRIO O Manual do Usuário objetiva auxiliar no uso do sistema. Aborda todas as ferramentas existentes de forma detalhada e por tela, com sugestões e exemplos de uso. O sistema apresenta suas ferramentas subdivididas em: CONSULTAS REGISTRO DE PREÇOS CONTRATOS EDI ACOMPANHAMENTO DE IC (Acompanhamento de Instrumento de Contratação)

4 1. Acessando o Sistema Para acesso ao sistema o usuário deverá possuir um login e senha, para isto, deverá estar cadastrado como Fornecedor (Empresa de Saneamento) ou possuir senha de usuário SABESP. * Acesse o site de Licitações Eletrônicas: http: // /forneced.nsf A página inicial de Licitações Eletrônicas será exibida. * Clicar no link Registro de Preços Compartilhado Obs: Caso usuário não esteja logado será exibida mensagem de aviso. * Clicar no link Acesso Usuário / Senha ou, caso possua Certificado digital usuário deverá se logar através do Link Acesso Certificado Digital. Obs: O sistema diferencia maiúsculas e minúsculas.

5 Após login sistema irá identificar automaticamente a Empresa / Usuário logado para acesso ao sistema de Registro de Preços. Obs: terão acesso a este link apenas as empresas cadastradas como Empresa de Saneamento. * Clicando no link Registro de Preços, será exibida nova janela com visão para todos Registros de preços por Número.

6 2. Consultas Funcionalidade que permite ao usuário visualização de documentos de Registros de Preço, Contratos, EDI e Acompanhamento de IC Registro de Preços Permite visualizações de documentos de Registros de preços, de acordo com opção escolhida. - Por Número permite visualização de todos os Registros de Preço ordenados por Número. - Por Segmento de Mercado exibe Registros de Preço categorizado por Segmento de Mercado. - Em andamento exibe Registros de Preços por status Em andamento - Encerrados - exibe Registros de Preços por status Encerrado - Suspensos exibe Registros de Preços por status Suspensos Se desejar fazer uma pesquisa específica de Registro de Preços, basta digitar o número do Registro no campo de pesquisa ao lado direito da tela e clicar na imagem da Lupa. O Registro pesquisado será exibido como primeiro item da lista da visão conforme figura abaixo.

7 2.2 - Contratos Permite visualizações de documentos de Contratos, EDI e Acompanhamento de IC de acordo com opção escolhida. - Por Número exibe documentos de Planilha Anexa ao Contrato, Envio de EDI e Acompanhamento de IC, ordenados por Número de Contrato. - Por Registro de Preço - exibe documentos de Contrato por Número de Registro de Preço. - Por Emitente exibe documentos de contrato por Emitente. - Por Data - exibe documentos de Contrato por Data. - Consulta EDI exibe documentos de EDI por Número de Contrato informando Status de documento. * Assim como feito em Registro de Preços, se desejar fazer uma pesquisa específica por número de Contrato, basta digitar o número no campo de pesquisa ao lado direito da tela e clicar na imagem da Lupa. O Contrato pesquisado será exibido como primeiro item da lista da visão Ajuda Selecionando a opção Ajuda no menu de Consultas será aberto nova janela com link para acesso ao manual do para esclarecimento de dúvidas, entre outros.

8 3. Registro de Preços Selecionar o Registro de Preço escolhido através da visão e clicar no link Número do Registro para acesso ao documento A tela de documento de Dados Básicos será exibida. Obs: Este documento não pode ser alterado, sendo utilizado apenas para Elaboração do Contrato. Se desejar pesquisar os itens de Planilha que fazem parte deste Registro de Preço, basta clicar no Número do item da Planilha (Seção item de Planilha).

9 Será aberta janela contendo todos os dados referentes ao item selecionado. Para retornar ao Dados Básicos, basta clicar no botão Voltar.

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11 4. Elaboração de Planilha Anexa ao Contrato Para elaboração de contrato, basta clicar no botão Elaborar CT localizado no canto superior do formulário de Dados Básicos. Será exibido Formulário para Elaboração de Planilha Anexa ao Contrato, que deverá ser preenchido com informações obrigatórias de Número de Contrato, Tipo de Contrato, Ítens de Material com suas respectivas Quantidades. Para inclusão e exclusão de itens de material basta clicar no botão ao lado do campo Código, será exibida nova janela para seleção do item. Após seleção, clique no botão OK. Para inclusão do item, informe a quantidade requerida e clique no botão Incluir localizado no documento de Planilha Anexa ao Contrato. Em caso de Exclusão do item basta clicar no botão Excluir. Este formulário será responsável por gerar os documentos de Contrato por Fornecedor para posterior envio de EDI e Acompanhamento de IC. Após dados preenchidos e validados, basta clicar no botão Criar Planilha localizado no final do formulário para elaboração dos Contratos.

12 Obs: Em caso de quantidades excedentes usuário deverá preencher obrigatoriamente justificativa.

13 5. Contratos Os Contratos criados poderão ser visualizados através do menu Contratos / Por Data, Por Registro de Preços ou Por Emitente. Para Agrupamento de Contratos, Envio de EDI e Acompanhamento de IC basta clicar no link com acesso ao Contrato. O formulário de Contrato será exibido com funções: Agrupar Contratos. Compor EDI exibido quando status do documento Liberado. Acompanhamento de IC exibido quando EDI já Enviado e Status do Contrato Liberado

14 Os itens de Planilha referente ao Contrato poderão ser visualizados através do link número de ítem da Planilha Será exibida nova janela com formulário referente ao ítem de Contrato.

15 Para retornar ao Contrato basta clicar no botão Voltar Agrupamento de Contratos Envio de EDI Ao clicar no botão Compor EDI localizado no formulário de Contrato será exibido: Tela de Envio de EDI contendo informações pertinentes ao Registro de Preços Número de Contrato, Assunto do EDI, Link para arquivo.txt automaticamente gerado pelo sistema para envio ao Fornecedor.

16 Para que o EDI seja enviado, será necessário o usuário Gerar Contrato e Gerar Planilha. Os documentos gerados deverão ser anexados em formato.pdf no documento conforme abaixo: Obs: O botão Enviar estará disponível apenas quando arquivos atachados. GERAR PLANILHA Será exibida nova janela com informações referentes ao Registro de Preço e Contrato para criação de Planilha. * Ao clicar no botão Gerar Planilha o sistema automaticamente exibe nova janela com Planillha elaborada no software Crystal. O usuário deverá salvar este documento

17 Ao clicar no ícone do Envelope será exibida nova janela para seleção de formato de arquivo a ser Salvo. Basta clicar no botão OK e salvar o arquivo em seu computador. GERAR CONTRATO Será exibida nova janela com acesso a documento de Contrato previamente salvo no formulário de Dados Básicos. Basta efetuar as alterações necessárias e salvar o documento no Local para ser anexado posteriormente no documento de EDI, assim como o arquivo de Planilha. ANEXANDO ARQUIVOS DE CONTRATO E PLANILHA

18 Após criação de arquivos referente a Contrato e Planilha, clicar no botão PROCURAR localizado no formulário de EDI, selecionar arquivos e clicar no botão Anexar. Anexar os dois arquivos (Contrato.pdf e Planilha.pdf) para finalizar a operação. Para deleção de arquivos, basta clicar no ícone Lixeira exibido ao lado do anexo para que o arquivo seja excluído. O Envio de EDI deverá será feito após a inclusão dos anexos e validação dos dados. Basta clicar no botão Enviar localizado na parte superior do formulário. Será exibida mensagem de aviso de documento Enviado com Sucesso.

19 O status dos documentos de EDI enviados poderão ser visualizados no menu CONSULTA / EDI. Obs: O botão Enviar será exibido apenas quando todos os arquivos obrigatórios forem anexados Acompanhamento de IC O Acompanhamento de Instrumentação de Contrato poderá ser feito apenas quando EDI enviado com Sucesso. Para isto, clicar no menu Contrato / Por Número. Pesquisar o Numero de Contrato correspondente, clicar no link Planilha Anexa ao Contrato. Será disponibilizado no formulário de Contrato botão Acomapnhamento de IC. Ao clicar no botão Acompanhamento de IC será exibida nova janela com formulário para preenchimentos de assinaturas eletrônicas pertinentes ao Contrato. Basta salvar o documento para mantê-lo atualizado.

20 Os documentos de Acompanhamento de IC poderão ser visualizados através do menu CONSULTAS / POR REGISTRO DE PREÇO.