MANUAL DO SISTEMA FLEXISS PARA ACESSO DE FARMÁCIAS

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1 MANUAL DO SISTEMA FLEXISS PARA ACESSO DE FARMÁCIAS VERSÃO ONLINE versão: [22/07/2016] M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 1

2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO VISÃO GERAL DO SISTEMA MÓDULO MÉDICO MÓDULO ENTIDADE MÓDULO FARMÁCIA MÓDULO AUDITORIA MÓDULO ODONTOLOGIA MÓDULO SEGURADO REQUISITOS DE SOFTWARE E HARDWARE SÍMBOLOS PÁGINA DE ACESSO ACESSO AO SISTEMA CRIAÇÃO E ALTERAÇÃO DE SENHA TELA INICIAL/MEDICAMENTOS MÓDULO FARMÁCIA TROCA DE MEDICAMENTOS IMPRESSÃO DA GUIA EXTRATO DE GUIAS RESUMO DE PAGAMENTO FONTES DE SUPORTE E CONSULTA MENSAGENS DE ALERTA M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 2

3 1. INTRODUÇÃO O sistema FleXiss foi desenvolvido para oferecer atendimento on-line e integrado entre os segurados, profissionais e entidades credenciadas com o Instituto de Seguridade dos Servidores Municipais (ISSEM). Seu principal objetivo é prover de maneira ágil e confiável as informações necessárias para a realização de consultas, retornos e encaminhamentos médicos, consultas e tratamentos odontológicos, solicitação de exames e medicamentos. O sistema também fornece informações em tempo real ao segurado, através de seus relatórios gerenciais, assim, o segurado poderá realizar pesquisas de consultas efetuadas, medicamentos solicitados, valores a pagar e demais informações. Tudo isso de forma segura e rápida, sem a necessidade do segurado deslocar-se até o instituto. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 3

4 2. VISÃO GERAL DO SISTEMA O Sistema FleXiss é dividido em 6 (seis) módulos. Médicos, Odontologia, Farmácias, Entidades, Auditoria e Segurado. Estes módulos são liberados automaticamente de acordo com o tipo de usuário que está realizando o login no sistema. Assim um usuário cadastrado como médico (por exemplo) não terá acesso ao módulo de farmácia, garantindo a confiabilidade das informações apresentadas ao usuário. 2.1 MÓDULO MÉDICO Este módulo é utilizado pelo médico e tem por finalidade o gerenciamento dos atendimentos, realização de consultas e retornos, solicitações de procedimentos, prescrição de medicamentos e encaminhamentos para outras especialidades. 2.2 MÓDULO ENTIDADE Este módulo é utilizado pelas clínicas credenciadas, laboratórios e centros de imagem e têm por objetivo a execução de exames solicitados pelos médicos. 2.3 MÓDULO FARMÁCIA Este módulo é utilizado pelas farmácias credenciadas e proporcionam a verificação dos medicamentos receitados e a realização de vendas de medicamentos solicitados pelos médicos. 2.4 MÓDULO AUDITORIA Este módulo é utilizado pelos auditores credenciados pela entidade e permite aos usuários responsáveis autorizar (ou não) procedimentos solicitados por médicos e/ou dentistas. 2.5 MÓDULO ODONTOLOGIA Este módulo é utilizado pelo dentista e tem por finalidade o gerenciamento dos atendimentos, realização de consultas, orçamentos odontológicos, execução de procedimentos. 2.6 MÓDULO SEGURADO Este módulo é utilizado pelo segurado do instituto e possibilita visualizar todos os atendimentos realizados, solicitações em auditoria e acesso a lista de profissionais conveniados. Estas informações são apresentadas ao segurado com base no número do cartão. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 4

5 3. REQUISITOS DE SOFTWARE E HARDWARE Por se tratar de um sistema Web, que é acessado através da Internet, o FleXiss não necessita de uma estrutura de Hardware (Equipamentos) específica, mas sim de simplesmente um computador ligado à Internet. Já para os requisitos obrigatórios de Software, é necessário que o cliente utilize os navegadores INTERNET EXPLORER 8.1 ou superior (Navegador padrão do Windows) ou instale o navegador Mozilla FireFox, disponível no endereço SÍMBOLOS Os símbolos apresentados abaixo fazem parte da maioria das telas apresentadas no sistema e tem por objetivo melhorar a interação entre o usuário e o sistema garantindo um ambiente agradável e de fácil entendimento. SIMBOLO NOME Imprimir Atualizar DESCRIÇÃO Imprimir documentos gerados no sistema, como guia de venda e medicamentos e orçamentos. Atualizar tabela de uma determinada tela, Esta opção pode ser utilizada assim que o usuário aplicar um filtro de relatórios. Sair Excluir Sair da tela atual, retornando a tela anterior. Esta opção não salva as alterações efetuadas na tela, para isto, deve-se utilizar o botão de salvar. Exclui o item de uma lista ou exclui o registro selecionado Selecionar Seleciona o registro para uma ação Salvar Salva informações de uma determinada tela Gera Guia Imprime a guia medicamentos. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 5

6 5. PÁGINA DE ACESSO Para acessar o sistema, é necessário que o usuário informe o endereço: no navegador Internet Explorer 8.1 ou superior. Este endereço irá redirecionar o usuário para a página de acesso, conforme imagem abaixo: Figura 1 Tela de Acesso ao Sistema FleXiss. 5.1 ACESSO AO SISTEMA Ao acessar o sistema o usuário deverá informar o LOGIN (Código de acesso fornecido pelo ISSEM) e SENHA (Senha de acesso, fornecida pelo ISSEM), em seguida deverá clicar no botão Acesso ao Sistema. 5.2 CRIAÇÃO E ALTERAÇÃO DE SENHA Na tela de acesso ao sistema também é possível realizar a alteração da senha, entretanto, por uma questão de segurança, é permitido ao usuário realizar este processo somente uma vez dentro do período de validade da solicitação de alteração de senha. Caso seja solicitado mais que uma vez o link para alteração, quando solicitado o segundo será automaticamente cancelado o primeiro. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 6

7 Figura 2 Tela de Acesso ao Sistema FleXiss. Inserindo o login do usuário, ao clicar em Esqueceu sua Senha? o sistema verificará se as informações estão corretas, e após redimensionará para a página abaixo: Figura 3 Tela de confirmação de dados. Caso insira usuário incorreto ou não insira, deixando em branco, abrirá a tela para confirmar o login. Figura 4 Tela de confirmação de usuário. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 7

8 Para realizar o processo é necessário que o usuário informe o LOGIN e em seguida clicar no link Confirma Login. Em seguida abrirá a tela (conforme imagem 3) para responder a pergunta que está sendo solicitada na tela, no qual a resposta deve ser de acordo com o cadastro informado no ISSEM. Ao clicar em Enviar será encaminhado o link para alteração de senha no cadastrado. Figura 5 Tela de confirmação do envio. Recebido o (Figura 6), basta clicar no link e prosseguir com a alteração da senha (Figura 7). Figura 6 Tela do enviado para alteração de senha. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 8

9 Figura 7 Tela de alteração de senha. Figura 8 Tela de senha alterada. Caso já tenha sido alterado a senha dentro do período permitido, apresentará a mensagem abaixo: M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 9

10 Figura 9 Tela de senha já alterada. 6. TELA INICIAL/MEDICAMENTOS MÓDULO FARMÁCIA Ao acessar o sistema, a tela abaixo será exibida, permitindo ao usuário informar o número do cartão do Segurado. Figura 10 Tela para identificação do cartão. No campo em branco deverá ser informado o número do cartão do segurado, sem informar pontos ou traços, em seguida deverá pressionar o botão visualizar. Se as informações fornecidas estiverem corretas, o sistema abrirá uma janela ao usuário, apresentando os dados referentes prescrições médicas. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 10

11 Para selecionar o medicamento para venda, é necessário clicar no ícone, atentando-se a receita que o segurado entregar, pois podem existir medicações de diferentes médicos, conforme segue no exemplo abaixo: Figura 11 Tela listagem de medicamentos - módulo de farmácias. Os medicamentos informados serão enviados automaticamente para a tabela abaixo, onde o usuário deverá informar a quantidade (se necessário) e o preço do medicamento no campo VALOR UNITÁRIO. Nota: O valor não será liberado se for maior de que 95% do valor pago pelo Brasindice. Posteriormente basta que o usuário pressione o botão GRAVA VENDA. Após a seleção de todos os medicamentos para venda, será exibido um totalizador no final da página e um botão, que efetivará a venda dos medicamentos gravados. Figura 12 Tela listagem de medicamentos adicionado para venda- módulo de farmácias. Nota: Somente aparecerão os medicamentos prescritos pelo médico através do sistema do cartão WEB e que tenham cobertura do ISSEM, conforme regulamento. Medicamentos sem cobertura do Instituto poderão ser receitados através do sistema e constarão na receita, porém M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 11

12 não estarão aptos para vendas através do convênio. Na impressão do receituário médico, será apresentada a informação de que o medicamento não é liberado pelo ISSEM. 6.1 TROCA DE MEDICAMENTOS Se houver a necessidade de troca de medicamento, o usuário deverá clicar no campo TROCA MEDICAMENTO e selecionar a opção SIM. Conforme apresentado na imagem abaixo: Figura 13 Troca de medicamentos - módulo de farmácias Em seguida, o sistema apresentará uma lista com opções de medicamentos que poderão ser substituídos. Figura 14 Seleção de medicamentos Substitutos - módulo de farmácias. Após a seleção, o sistema retornará para a tela principal, onde deverá ser informado o novo valor do medicamento e gravar a venda. Para finalizar o processo o usuário deverá clicar no botão. Ressalta-se que quando existe a substituição de medicamentos será necessário que o usuário justifique o motivo, conforme apresentado abaixo. Figura 15 Justificativa da Substituição dos medicamentos - módulo de farmácias 6.2 IMPRESSÃO DA GUIA Após clicar em, o sistema apresentará automaticamente o relatório abaixo, onde constarão os dados da venda. Ressalta-se que, após executado este processo, o sistema não M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 12

13 permitirá nenhum tipo de alteração nesta venda (guia). Figura 16 Guia de venda de medicamentos - módulo de farmácias. A guia impressão deverá ser assinada pelo responsável técnico (Atendente) e pelo segurado, além do farmacêutico responsável em caso de substituição de medicamento, esta guia deverá ser encaminhada para o ISSEM juntamente com a prescrição médica e demais documentos. 7. EXTRATO DE GUIAS Na aba EXTRATO GUIA pode-se realizar a consulta de todas as vendas geradas pela farmácia dentro de um determinado período. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 13

14 Figura 17 Extrato de guias - módulo de farmácias. Clicando sobre o ícone pode-se reimprimir a Guia de Farmácia e ao clicar sobre o número da guia, será fornecido ao usuário uma tela de consulta dos medicamentos vendidos, conforme apresentado abaixo: Figura 18 Detalhamento da guia - módulo de farmácias. 8. RESUMO DE PAGAMENTO Na aba RESUMO PAGAMENTO é possível realizar a consulta de todos os pagamentos recebidos pela farmácia em um determinado período. Nesta tela o usuário tem a opção de filtrar o Status (Aberto, Realizado, Parcelado, Cancelado) de cada pagamento. Figura 19 Resumo de pagamento - módulo de farmácias. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 14

15 9. FONTES DE SUPORTE E CONSULTA Site do Instituto: s de contato instituto: projeto.cartao@issem.com.br faleconosco@issem.com.br 10. MENSAGENS DE ALERTA O Sistema FleXiss tem como premissa, proporcionar um ambiente confortável, estável e seguro ao usuário, tornando sua utilização simples e ágil. Com o objetivo de melhorar a interação entre o sistema e usuário, são exibidas mensagens de alerta, indicando quando uma ação é executada de forma equivocada. Abaixo são apresentados alguns exemplos de mensagens e as respectivas resoluções. Ressaltando que, em caso de dúvidas o usuário poderá recorrer ao suporte especializado do ISSEM. ALERTA AÇÃO Indica que o número do cartão do segurado foi digitado de forma incorreta. O usuário deverá informar o número correto do cartão. Indica que o cartão informado está bloqueado, portanto o segurado não poderá realizar a compra. O usuário deverá entrar em contato com o ISSEM para a resolução. Indica que o cartão informado não existe ou foi digitado de forma incorreta. O usuário deverá informar o número correto do cartão. Caso o número esteja de acordo, deverá entrar em contato com o ISSEM para a resolução. Indica que o cartão informado está cancelado, portanto o segurado não poderá realizar a compra. O usuário deverá entrar em contato com o ISSEM para a resolução. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 15

16 Indica que o valor informado no medicamento é maior do que o valor liberado pelo ISSEM (95% do Brasindice) Indica que o paciente pode não ter medicamentos receitadas, ou o medicamento não é liberado para venda pelo ISSEM. Indica que o campo valor unitário do medicamento não foi informado, neste caso o usuário deverá informar um valor válido. Indica que o campo quantidade de medicamentos está com o valor zero. Entretanto é necessário que o usuário informe a quantidade de medicamentos para a venda. Indica que o segurado está em período de carência e não poderá realizar o procedimento. Onde o X representará o número de dias que o segurado ainda está em período de carência. M A N U A L D O S I S T E M A F L E X I S S P A R A A C E S S O D E F A R M Á C I A S Página 16