RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO: 2010

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1 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO: - Objetivo O objetivo deste relatório é medir e avaliar o processo de auditorias e suas interfaces durante o exercício de e também informar todos os setores do resultado desta medição. Este relatório será utilizado como entrada para a reunião de análise crítica do processo de auditorias que deverá ser realizada em março de. Pendências do processo de auditoria no exercício 9. - Estudo e proposta para inclusão de auditorias de ª. Parte Situação: o procedimento PO-IPN-6. Qualificação de fornecedores Rev de //9 solucionou parcialmente esta pendência. O GT8 ao realizar a revisão do PG-IPN-7 incluiu esta necessidade ao processo de auditoria. A revisão do PG-IPN-7 deverá ser concluída até dezembro de, a reunião/pré treinamento neste procedimento já revisado está agendada para /// conforme ata da 9 reunião da CQUAL.. - O IPEN deve inserir em sua estrutura organizacional uma unidade organizacional UO com responsabilidades integralmente dedicadas a execução de avaliações independentes do seu SGQ, principalmente no tocante a independência, autoridade e a liberdade organizacional de seus membros. (Não concluída) Ações tomadas: foi realizada consulta perante a CNEN para verificar a viabilidade da instituição desta UO na estrutura do IPEN, entretanto, a CNEN não respondeu ainda. Proposta atual: Contatar novamente a CNEN e tentar obter uma resposta.. - Programa da Auditoria Interna Antecipação das auditorias para o primeiro semestre do ano ou até Setembro conforme sugestão do Dr. Dieguez. Situação: apenas o CQMA acatou a proposta. Para o LCI está pensando em agendar sua auditoria para o primeiro semestre.. - Necessidade de valorizar o auditor, pois é uma atividade voluntária em que o funcionário deixa suas atividades para dedicar-se ao Sistema de Gestão do IPEN, sem qualquer reconhecimento por esta colaboração. Sugestões para o reconhecimento ) Aquisição de alguns micros (notebooks ou netbooks) para que os auditores possam utilizar durante o processo. Isto agilizaria o resultado da auditoria e informações, além de facilitar sobremaneira o trabalho do auditor. Poderia ser incluído nestes equipamentos modelos de listas de verificação (conforme escopo) e tabelas de correlação para otimizar este processo. Situação: A DAD disponibilizou notebooks para a CQAS; ) O auditor poderia ganhar tantos dias livres quanto àqueles que dedicou às auditorias. Situação: Pendente. ) Fixar valores para auxílio na participação do auditor em congresso ou evento fora do IPEN. Situação: Pendente. de 7

2 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO: - PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA DO SGI. - O programa de auditoria foi cumprido totalmente sem apresentar nenhum desvio.. - Este ano não foram programadas auditorias referentes aos sistemas dos laboratórios GMR/LRT, GMR/LDT e GMR/LRA. Foi solicitado aos respectivos RDs que, mesmo com as justificativas apresentadas, abram uma não-conformidade de setor em seus respectivos Sistemas por não atendimento a este requisito fundamental. Conclusão/Discussão: A CQAS juntamente com o GMR elaborou uma pesquisa (pesquisa de sensibilização) entre os servidores do setor com o objetivo de avaliar porque estes sistemas não estão mantendo seus desempenhos dentro das expectativas. A metodologia utilizada para a pesquisa foi elaborar um questionário, contendo perguntas simples e diretas, para ser respondido por todos os integrantes do GMR. Após a coleta dos dados foi realizada a compilação e tratamento estatístico simples desses dados. A conclusão da pesquisa apontou algumas sugestões para melhoria dos sistemas. A conclusão da pesquisa foi apresentada pelo CQAS ao GMR, incluindo a alta direção e funcionários. Situação: Nenhuma ação foi tomada para retomada dos sistemas por parte desses laboratórios.. - A Diretoria de Infraestrutura não programou auditoria para. Discussão: Não foi cumprido por parte da DIE o planejamento de sua inserção no SGI-IPEN. - Equipe Auditora. Em apenas auditor solicitou sua baixa da equipe (Sr. Antonio Alvarez RD GMR).. Treinamento para formação e reciclagem de auditores internos critério NBR ISO 9:8, ministrado pela CQAS, com a participação de 7 candidatos a auditores. Para conclusão do treinamento eles deveriam participar das auditorias como trainee. Todos foram escalados, entretanto, apenas foram considerados aptos. O outros deverão participar das auditorias ainda como trainee.. - Apenas auditores não participaram das auditorias em, foram: Marina Lima, Reynaldo Serra e Tonisson de Azevedo. A auditora Marina justificou sua ausência, os auditores Tonisson e Reynaldo não. Ação: Contatar os auditores Reynaldo e Tonisson para verificar suas permanências na equipe.. Equipe de auditores Auditores líderes atuantes: 9 Auditores líderes não atuantes: Auditores atuantes: Auditores não atuantes: Auditores Trainee: 7 Total: 7 de 7

3 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO: - AVALIAÇÃO DO PROCESSO DE AUDITORIA Metas : Segundo Plano Diretor SIGEPI Estabelecer diretrizes para as auditorias de a parte e qualificação de fornecedores. Deverá estar concluído até final de. - Certificação/Acreditação dos Sistemas Setoriais do SGI-IPEN. Resultado final após as auditorias externas de acompanhamento.. Avaliação das auditorias internas pelos auditados (ISO 9 e ISO 7) s avaliados: O plano de auditoria foi elaborado em conjunto com o auditado O plano de auditoria abordou todos os processos e requisitos As reuniões de abertura e encerramento foram adequadamente agendadas e conduzidas A auditoria foi conduzida com ética, profundidade e abrangência necessárias As não-conformidades e observações foram adequadamente apresentadas 6 A auditoria foi realizada conforme planejado Todos estes critérios foram bem avaliados pelos centros e laboratórios auditados em. Resultados: NBR ISO 9:8 Avaliação da Auditoria - Centros e Corporativa,,,,,,,,,,, 6 CEN CRPq DIRF IPN de 7

4 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO: Média da Avaliação (período 8 a ) 6,,,,,, MÉDIA DE AVALIAÇÕES CENTROS, CEN CRPq DIRF IPN CCN 9 8 Resultados: ABNT NBR ISO/IEC 7 AVALIAÇÃO DA AUDITORIA - LABORATÓRIOS CQMA GMR-C GMR-LCI 6 Média da Avaliação (período 8 a ) 6 MÉDIA DE AVALIAÇÕES LABS CQM A GM R-C GM R-LCI CM R-LRT CM R-LRA CM R-LDT 9 8 de 7

5 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO:. - Avaliação das CQAS pelos auditados (centros e laboratórios) s avaliados: Presteza no atendimento Respeito às datas agendadas Relacionamento Todos estes critérios foram bem avaliados pelos centros e laboratórios. Avaliação da CQAS pelos Auditados,,,,,, CEN CRPq DIRF IPN CQMA GMR-C GMR- LDT GMR- LCI CMR- LRT CMR- LRA Corporativa Laboratórios Presteza no atendimento Respeito às datas agendadas Relacionamento Média da Avaliação (período 8 a ) MÉDIA DA AVALIAÇÃO DA CQAS CENTROS 6,,,,,,, CEN CRPq DIRF IPN CCN 9 8 de 7

6 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO:. - Avaliação dos Auditores Líderes pelos Auditados s avaliados: Explica de forma clara como será conduzida a auditoria Permite que todos façam perguntas ou esclarecimentos sobre os aspectos abordados Responde com eficácia e objetividade as perguntas formuladas Demonstra compromisso de confidencialidade Demonstra foco em alcançar os objetivos da auditoria 6 Demonstra atenção e capacidade de entender diferentes situações e se ajusta prontamente as mesmas 7 Demonstra habilidade no relacionamento com as pessoas 8 Chega a conclusões oportunas com base em análise e razões lógicas 9 Demonstra liderança Todos estes critérios foram bem avaliados pelos centros e laboratórios.. - Avaliação dos auditores líderes pelos centros e corporativo, critério NBR ISO 9:8. Avaliação dos Auditores Líderes pelos Auditados NBR ISO 9: Scapin Tereza Luis M. Rose Avaliação dos Auditores Líderes pelos Auditados NBR ISO 9: Scapin Tereza Luis M. Gerson Rose de 7

7 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO: VALOR MÉDIO POR AUDITOR LÍDER - NBR ISO 9,,,,,,,,,,, A A A A A MÉDIA,,,,, VALOR MÉDIO POR CRITÉRIO NBR ISO 9,,,,,,,,,,, C C C C C C6 C7 C8 C9 MÉDIA,6,8,6,8,6,6,6,6,8. - Avaliação dos auditores líderes pelos laboratórios e corporativo, critério ABNT NBR ISO/IEC 7: Avaliação dos Auditores Líderes pelos Auditados NBR ISO/IEC 7: Brigitte Gerson Gerson de 7

8 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO: Avaliação dos Auditores Líderes pelos Auditados NBR ISO/IEC 7: Brigitte Gerson Gerson VALOR MÉDIO POR AUDITOR LÍDER - NBR ISO7 A A A,,,,,,,,,,, A A A MÉDIA,,, VALOR MÉDIO POR CRITÉRIO NBR ISO 7,,,,,,,,,,, C C C C C C6 C7 C8 C9 MÉDIA,,,,,,,,, 8 de 7

9 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO:.6 - Avaliação dos Auditores pelos Auditados e auditores líderes.6. Equipe Auditora no ano de Auditores Líderes que atuaram como líderes em - NBR ISO Auditor 9:8 7: Brigitte R S Pecequilo Gerson Antonio Rubin Rosemeire P Paiva Teresa Salvetti Wilson Scapin Luís A T de Mattos Auditores Líderes que não atuaram como líderes em - NBR ISO Auditor 9:8 7: Elâine A Jardim Martin Janete G.G. Carneiro João Cristiano Ulrich Reynaldo C. Serra Auditores que atuaram em - NBR ISO Auditor 9:8 7: Elaine Bortoleti de Araúj Gelson Pinto dos Santo João Cristiano Ulrich Janete G.G. Carneiro Kátia Suzi da Silveira Laura Terumi Ueda Linda Therese Mor Mauro Onofre Martins Solange Eiko Mitani Auditores que não atuaram em - NBR ISO Auditor 9:8 7: Marina Ferreira Lima Reynaldo Serra Tonisson L. de Azevedo 9 de 7

10 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO: Auditores que participaram de auditorias em como conclusão de treinamento/reciclagem (trainee) Auditores Trainee que atuaram em Auditor Resultado da avaliação Ana L. F. R. Villavicencio Célia M. Npolitano (T) Dagoberto B. Moraes (T) Ilze C.Puglia (T) João Cristiano Ulrich (L) Marcos A. Scapin Renato Cesar Duarte Yasko Kodama Continua em treinamento Continua em treinamento Continua em treinamento Continua em treinamento Aprovado Aprovado Aprovado Aprovado.6. Avaliação dos auditores pelos auditores líderes s avaliados: speita ao horário planejado monstra facilidade de expressão monstra conhecimento da norma/técnico resenta adequadamente os resultados dos requisitos avaliados rticipa das reuniões agendadas rmite que todos façam perguntas ou esclarecimentos sobre os aspectos ordados sponde com eficácia e objetividade às perguntas formuladas monstra compromisso com a confidencialidade monstra foco em alcançar objetivos da auditoria monstra atenção e capacidade de entender diferentes situações e se ajusta ontamente as mesmas monstra habilidade no relacionamento com as pessoas ega a conclusões oportunas com base em análise e razões lógicas monstra ética na realização da auditoria ua de forma independente enquanto interage com outros monstra liderança (não aplicável ao especialista) de 7

11 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO: Avaliação dos auditores pelos auditores líderes critério NBR ISO 9 Avaliação dos Auditores pelos líderes - NBR ISO 9,,,,,, A A A A A6 A7 A7. A8 A9 A A A A A A A6 A7 A , Avaliação dos Auditores pelos Auditores Líderes -Auditorias nos Centros - NBR ISO 9,,,,, Ana Elaine B. A. Gelson Gerson Mauro Janete Kátia Kátia Laura João U M.Scapin(T) Ilze Linda Mor Luis Mattos Solange E. Célia N.(T) Renato D (T) Yasko (T) Dagoberto(T) de 7

12 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO:, Valor médio da avaliação por auditor,,,,, A A A A A A6 A7 A7. A8 A9 A A A A A A A6 A7 A8 Média,,,,9,9,,,9,,7,,,9,9,,,, MÉDIA POR CRITÉRIO DE AVALIAÇÃO VALOR,,8,6,,, C C C C C C6 C7 C8 C9 C C C C C C CRITÉRIO de 7

13 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO PROCESSO DE AUDITORIA ANO:.6. - Avaliação dos auditores pelos auditores líderes critério NBR IEC/SO 7: Avaliação dos Auditores pelos Auditores Líderes - NBR ISO/IEC 7 Linda T. Mor (T) Gerson scapin scapin Avaliação dos Auditores pelos líderes - ABNT NBR IEC ISO Linda T. Mor (T) Gerson scapin scapin de 7

14 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO POCESSOS DE AUDITORIAS ANO:.6. - Avaliação dos auditores pelos Centros e Processo corporativos critério NBR ISO 9 s avaliados: Cumprimento do horário planejado Facilidade de expressão Demonstra compromisso de confidencialidade Demonstra foco em alcançar objetivos da auditoria Demonstra atenção e capacidade de entender diferentes situações e se ajusta prontamente as mesmas 6 Demonstra habilidade no relacionamento com as pessoas 7 Chega a conclusões oportunas com base em análise e razões lógicas 8 Conhecimento da Norma Todos estes critérios foram bem avaliados pelos centros e laboratórios. Avaliação dos Auditores pelos Auditados NBR ISO 9 - Auditor x Renato C.(T) Yasko K(T) Linda Mor Solange Ilze (T) M. Scapin(T) Celia N (T) Dagoberto (T) Mauro Laura Kátia Kátia Janete C. João U. Elaine B. Luis M. Gelson Ana L.(T) de 7

15 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO POCESSOS DE AUDITORIAS ANO: Avaliação dos Auditores pelos Auditados NBR ISO 9 - x Auditor Gelson Luis M. Elaine B. João U. Janete C. Kátia Kátia #REF! Linda Mor de 7

16 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO POCESSOS DE AUDITORIAS ANO:.6. - Avaliação dos Auditores pelos Auditados Laboratórios NBR IEC/ISO 7 Avaliação dos Auditores pelos Auditados NBR ISO/IEC 7 - AUDITOR X CRITÉRIO Linda Mor Gerson scapin scapin scapin Avaliação dos Auditores pelos Auditados NBR ISO/IEC 7 - CRITÉRIO X AUDITOR Linda Mor Gerson scapin scapin scapin 6 Conclusões: 6. Processo de auditorias: O processo de auditorias continua demonstrando bom desempenho e regularidade. 6.. Ameaças: Desmotivação da equipe em função da carga de atividade e pouco reconhecimento e incentivos; Pode ocorrer falta de auditores caso outros setores do IPEN se insiram no sistema, principalmente no caso de novos escopos de certificação. 6 de 7

17 RELATÓRIO DE DESEMPENHO DO POCESSOS DE AUDITORIAS ANO: 6.. Pontos fortes: a equipe está acumulando muita experiência. As auditorias internas são melhores a cada ano. 6.. Pontos frascos: as auditorias continuam sendo muito trabalhosas para os auditores líderes que além da coordenação das auditorias ainda precisam orientar e avaliar novos candidatos a auditores. 7 - Assuntos Gerais Desenvolvimento de software para realização das auditorias internas: Proposta: para diminuir a carga de trabalho dos auditores principalmente dos auditores líderes e melhorar o processo, iniciou-se em junto a GDS, a análise de viabilidade de desenvolvimento deste software. Após reuniões a GDS informou não dispor de tempo para desenvolver esta tarefa. A CQAS está fazendo contato com empresas do segmento para verificar o custo deste software. O valor será informado a DAD para parecer e aprovação para aquisição. A conclusão da revisão do PG-IPN-7 deverá estar concluída até o final de. A nova revisão deste procedimento abrangerá as atividades de auditoria de segunda parte. Elaborado Aprovado Data Wilson Scapin Gestão de Auditorias CQAS-Q Tereza Salvetti CQAS 7// 7 de 7