ATA DA 4ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2011

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1 ATA DA 4ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2011 Data: 03/05/ Horário: 09h30min Local: Sala 7 Bloco A (Subsolo) Participantes Setor Ramal Presença Robson de Jesus Ferreira e Roberto Vicente LRR 9239 P Renato Duarte ou Anna Lúcia Villavicencio ou Sueli Ivone Borrely CTR 9827 A Antonio Augusto Couto ou Ivana Conte Consetino CCTM 9441 A Antonio Marialva Neto e Luis Alberto Pereira Dias DIRF 9525/9548 A Antonio R. Alvarez ou Maria da P. Potiens CMR 9667/9661 P Ary Pereira Junior ou José A. de Souza ou Paulo Alves Costa CCN 9279 A Brigitte R.S. Pecequilo ou Luis Flavio Lopes Teixeira LRA 9645 A Célia M. Napolitano ou Carlos Alberto Zeituni CTR 9876 P Celso H. Gimenes ou Márcia O. Pupak GDP 9053 P Christovam R. Romero Filho ou Malvina Boni Mitaki SRP 9360/9663 J Elaine Arantes J. Martins ou Hélio Furusawa ou Ana Copat CQMA 9335 P Elaine B. de Araújo, Maria T. Colturato ou Regina C. G. Carneiro DIRF 9547/9552 P Elita Urano ou Gláucia T. dos Santos CCN 9340/9373 A Mariliana Abi-Eçab GRS 8886/8888 P Felícia del Gallo Rocha ou Flávio Betti LDT 9654 A Ilze Cristina Puglia ou André Luiz da Paz DPDE 9002/8907 P Sérgio de Freitas Vieira ou Mauri Antonio Freilas SSF 9138 A Gerson Antonio Rubin ou Custodio A. Guimarães CEN 9406 P Ivone Jorge de Moura GMP 8946 P João C. Ulrich ou Marcos Antonio Hortellani LCQ 9308 A Joselfina M. Esteves ou Rodney B. de Oliveira DAD/A 9122 A Linda Therese Mor CQAS 9024 P Luis A. Terribile de Mattos CQAS 9024 J Maria da Penha A. Potiens ou Gelson Pinto LCI 9216 A Marina Ferreira Lima ou Sueli Alexandre Mesquita LRT 9215 A Ronaldo Veronesi ou Jorge A. S.Rego ou Maria Helena P. Queiroz GCL 9085 P Rosângela do Rocio Arkaten ou Luis E. T. Miranda CB 9233/ 9301 P Rosemeire P. Paiva ou Mauro O. Martins ou Dagoberto B. Moraes CRPq 8842 P Solange E. Mitaki e Eduardo Landulfo CLA 9307 P Teresinha Ferreira Lima Daltro CQAS 9024 A Tereza C. Salvetti CQAS 9031 P Tonisson Lima de Azevedo DIE 9202 A Ulisses d utra Bitelli e Leslie de Molnary CEN 9426/272 A Valter Ussui CCTM 9217 A Vera Lucia R. Salvador ou Marcos Scapin LFX A Walter Ricci e Mitiko Saiki ou Edson Moreira Lima CRPq 8848/9967 P Willy H. de Souza ou Adriano Giardino GPP 9144 P Wilson Scapin CQAS 9031 P Cleo de Sousa Batista DIRF 9528 P OBS: P = presente J = ausência justificada A = ausente Em Negrito, no caso de Titular e Suplente, que compareceu. A Reunião foi presidida por Wilson Santo Scapin Relatores: Luís Mattos, Teresinha Daltro, Linda Mor. Linhas com fundo em amarelo = Aguardando confirmação do Gerente se estes continuam sendo os representantes da qualidade ou ambiental dos respectivos Centros ou Laboratórios. 1 de 6

2 ATA DA 4ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2011 Data: 03/05/ Horário: 09h30min - Local: Sala 7 Bloco A (Subsolo) Assuntos da Pauta 1 APROVAÇÃO DA ATA ANTERIOR A ata anterior foi aprovada pelos participantes sem comentários. 2 Treinamentos Métodos de Análises e Solução de Problemas: O primeiro dia do treinamento será dirigido aos gerentes das Unidades de Negócios que participarão do treinamento junto com os demais inscritos. Após o primeiro bloco de 20 horas (uma semana) de treinamento, haverá uma pausa de duas semanas. Terminado este período o treinamento é retomado e o instrutor auxilia os participantes, verificando como estes aplicaram esta ferramenta em seus setores. Há 47 inscritos. Faltam as inscrições do CRPq. O Monitor vai entregar o material do curso e os formulários em forma de arquivo digital para ser colocado na intranet. Quem quiser poderá imprimi-lo de seu setor. Os formulários, impressos previamente pelos participantes, são imprescindíveis para o acompanhamento do treinamento. Tereza irá pedir que o Dr. Nilson envie um aos gerentes reforçando a participação neste treinamento, i.e., nas primeiras quatro horas do treinamento. Treinamentos sobre os Processos Corporativos: Os treinamentos estão ocorrendo da forma prevista. Scapin lembrou a sugestão feita pelo Dr. Hélio (CQMA) para que haja uma avaliação dos treinamentos pelos participantes. Tereza argumentou que a participação das pessoas nas discussões durante o treinamento já é um indicador de como está o treinamento. Mariliana lembrou que isto deveria ter sido feito desde o início, porque deixar para avaliar, uma vez que já iniciou, poderá não se obter um resultado fidedigno. Tereza comentou que espera manter esta prática para os próximos anos, podendo aí implementar a sugestão do Dr. Hélio. Reforçar participação dos Gerentes no treinamento MASP Enviar nome dos participantes do CRPq no treinamento MASP. Tereza / Dr. Nilson 10/05/2011 Rosemeire / Dr. Mauro 3 Contratação de empresa para levantamento dos Requisitos Legais O edital encontra-se em fase final: análise pela Procuradoria. 4 Auditoria Interna 10/05/ Scapin informou que o Programa de Auditoria Interna foi aprovado pelo Dr. Nilson. Comentou também que devido ao acúmulo de atividades neste período, não conseguiu marcar areunião com auditores para verificar propostas sobre incentivo da atividade. 2 de 6

3 Assuntos da Pauta 4.2 Definir perfil do Auditor para atendimento CNEN NN 1.16 para iniciar processo de busca de interessados no Instituto. Tereza crê que serão as mesmas competências do Auditor-Líder do SGI-IPEN. 4.3 Agendar reunião com auditores. Scapin 13/05/ Definir perfil do Auditor / CNEN. CQAS / GDP 27/05/ Auditoria Externa 5.1 O Scapin informou que já iniciou o processo para contratação de nova Certificadora NBR ISO 9001:2008 e recebeu um orçamento. Espera-se receber os outros dois orçamentos para dar continuidade ao processo. Ação Proposta Responsável Dta 5.2 Dar continuidade ao processo. CQAS Até contratação 6 RAC pela direção 6.1 Scapin comentou que, junto com o Superintendente, fecharam algumas datas e a ata desta reunião está disponível na intranet. 7 Novo logo IPEN. 7.1 Regina (DIRF) questionou a necessidade do logo do IPEN em documentos internos. Tereza lembrou que a decisão deste fórum em reuniões anteriores, mesmo após resposta de consulta à CNEN, foi de manter o logo antigo para os documentos sistêmicos, cabendo apenas uma análise para os documentos que saem do IPEN: relatório de ensaio, certificado de calibração, bula, etc. Regina comentou que a DIRF tem muitas bulas impressas (gráfica) e seria um desperdício não utilizá-las apenas devido ao logo. Tereza lembrou que estes documentos, a priori, deveriam ter o logo novo do IPEN, mas deve ficar registrado em ata pelo centro a decisão de utilizar ou não e porque. 8 Requisitos Regulamentares Scapin informou que enviou minuta de ofício a ser encaminhado à CETESB, conforme orientação e decisão tomada entre CQAS e GFC (Financeiro). O Ademir (GFC) está analisando. Scapin solicitou que a Regina leve estas informações até a Dra. Elaine (DIRF). Scapin lembrou que ainda não houve retorno formal da minuta do TAC encaminhada ao IBAMA em 22/03/2011 ao IBAMA. Tereza comentou que estão dentro do prazo, porque a prática do IBAMA tem sido responder a estas análises somente após 60 dias (2 meses). Tereza comentou que o CQMA elaborou o Relatório referente ao PGR-C (Programa de Gerenciamento de Rejeitos Não Radioativos) exercício 2010, que este documento está sendo encaminhado ao IBAMA e disponibilizado na intranet. 8.3 Disponibilizar o relatório na intranet. CQAS / CQMA 27/05/ Pendência de RNC AUDIT: - Treinamento em Radioproteção. 9.1 Scapin informou que, após reunião com Sandra (GRP) e Celso (GDO), elaborou minuta do PO que trata do treinamento em Radioproteção e encaminhou para análise pela Rosemeire (CRPq) e Gerson (CEN). Como houve comentários, irá retransmiti-los à Sandra e agendar nova reunião para concluir esta revisão. 3 de 6

4 Assuntos da Pauta 9.2 Concluir revisão do PO-IPN-1801 CQAS / GRP e GDP 10 Pesquisa de satisfação dos clientes do IPEN 27/05/ Scapin informou que, por uma questão ética, novos relatórios da pesquisa de satisfação dos clientes do IPEN foram disponíveis na intranet. Lembrou também que o PG IPN 0301 continua disponível na intranet para análise crítica pelos RDs. Como aconteceu para o processo de auditoria, este PG será utilizado como base para o treinamento deste processo a ser ministrado pelo Sr. Ronaldo (em 10/05/2011) e terá validade, também, como análise crítica do processo, uma vez que somente depois disto será encaminhado para aprovação formal pelo CTA. 11 TNCMC web Andamento e Pendências 11.1 Scapin comentou que o contrato com a AZ Consultoria para manutenção e melhoria do TNCMC web está sendo renovado, uma vez que o vigente encerra em Junho. 12 Indicadores - Planejamento Tereza comentou que continuamos com indicadores que precisam ser revistos, no sentido de agregar valor aos processos. Após breve reunião havida no final de março, nada foi feito. Para que possamos ter alguma referencia, Tereza solicitou ao Adriano que verifique nos bancos de indicadores da ABIPTI e demais Prêmios (Paulista, Mineiro, etc) caso eles disponibilizem para nos auxiliar neste processo. Ação Proposta Responsável Status Buscar indicadores de referência para iniciar análise pelos respectivos gestores. Adriano Mai / AÇOES PENDENTES ATAS ANTERIORES Ação Proposta Responsável Status Elaborar procedimento que define as diretrizes para patrimoniar os equipamentos adquiridos por fonte de recursos não orçamentária. Agendar reuniões para definir causas básicas e planos de ação corretiva para a não conformidade oriunda da auditoria interna corporativa. Convidar a Alta Direção para participar da 1ª. parte de treinamento MASP. Enviar nomes dos participantes do treinamento MASP à GDP, com cópia à CQAS. Enviar, aos RDs, folder do 2º. Fórum da Qualidade em Institutos de Pesquisa para divulgação. GMP GDP e GRP Em andamento RNC-IPN Realizada. Tereza Ver 2.3 RDs Ver 2.4 Tereza Assim que concluído 13.6 Rever indicadores. Tereza Ver de 6

5 Informativo Geral 1 GESTÃO AMBIENTAL 1.1 IBAMA Vide item 8 desta ata. 2 GESTÃO DE SEGURANÇA 2.1 CNEN Certificação das Instalações Nucleares e Radiativas Scapin questionou sobre a revisão do PGQ corporativo. Tereza comentou que, tanto esse documento como o MGI do IPEN, foram motivo de uma programação de análise para início deste ano, mas com todas as atividades se sobrepondo não conseguiu cumprir a meta estabelecida. Esta programação deverá ser revista e disponibilizada na intranet. Rosemeire (CRPq) comentou que o PGQ do Reator IEA-R1 depende do Grupo 4B, que ainda não definiu a metodologia para definição de itens importantes à segurança de instalações nucleares e radiativas. Tereza irá contatar o Antonio Souza (CEN) sobre o GT4B e verificar como será a continuidade deste processo Disponibilizar e realizar a programação de análise do PGQ e MGI do IPEN na intranet. CQAS Mai/ Contatar o Antonio Souza (CEN) sobre o GT-4B CQAS Mai/ INFORME DOS GTs 3.1 O GT-6B deverá ser reestruturado para que possa concluir suas atividades. O GT-03 está finalizando a revisão do processo Os demais GTs já concluíram as atividades ou estão aguardando algum retorno da CQAS sobre o trabalho realizado. 4 Normas 4.1 Todos os funcionários do ipen podem acessar as normas direto no site da ABNTnet: empresa: IPEN, usuário: IPEN e senha: ipen. Este acesso é apenas para consulta, sendo que a impressão pode ser realizada apenas pela CQAS ou Biblioteca. Os interessados em adquirir normas ABNT devem enviar sua solicitação à CQAS (sqipen@ipen.br ou ramal 9031), informando também o título. 5 2º Fórum da Qualidade 5.1 Tereza informou que o cartaz de divulgação deste evento será finalizado até 15/05/2011, quando pretende repassar formalmente para todos os gerentes e RDs. Lembrou que não haverá inscrição gratuita no evento para os Institutos participantes, uma vez que cada um está colaborando com alguma coisa (almoço, coffe break, publicação, etc). Portanto, devemos ver qual a melhor forma de encaminhar as inscrições quando desejamos que o IPEN pague. Comentou também da agenda do evento. A coordenação de captação de recursos do evento praticamente conseguiu recursos do CRQ, mas a solicitação terá que ser feita pelo Instituto onde o evento irá se realizar. Perguntou à Elaine (CQMA) se há pessoas naquele centro ligadas ao CRQ e foi informada que o Dr. Afonso Aquino é o representante legal do IPEN naquele conselho. 5 de 6

6 6 Informativo Geral Considerações sobre a Viagem da Tereza à ANSTO: Australian Nuclear Science and Technology Organization Tereza relatou que a segurança, em todos os aspectos, é parte da cultura local. O acesso a qualquer prédio ou área interna controlada é feito com cartão magnético. Áreas mais críticas têm outros controles internos. Para poder ter acesso às áreas críticas as pessoas passam por um rápido processo de treinamento e controle: 1. O visitante responde a um questionário e tem que obter 100% de aprovação para obter o certificado e dar continuidade ao processo de entrada no ANSTO. 2. O visitante recebe um caderninho com informações específicas de segurança. 3. O visitante recebe um crachá, com sua foto, e as permissões de acesso às portas das áreas necessárias a atividade que irá desempenhar. Apesar desta alta performance na área de Segurança o Sistema de Gestão é um pouco confuso, uma vez que existem vários para tratar da mesma coisa. Apenas recentemente (cerca de 2 anos) eles começaram a definir os processos corporativos na mesma filosofia que o IPEN adotou há mais de 10 anos. Porém as diretrizes são claras. Comentou também sobre a rotatividade de pessoas nas áreas administrativas, incluindo a equipe de radioproteção, onde não há técnico / supervisor fixo na instalação. Próxima reunião será em 07/06/2011 às 09h00min na Sala 7 Subsolo Bloco A Consulte a intranet para informações atualizadas. 6 de 6