FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento PG-IPN-0601 Revisão 10 Data 29/11/2017 Título PROCESSO DE AQUISIÇÃO Classificação OSTENSIVO n o de páginas 04 n o de anexos 00 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO Nome (do responsável ou órgão colegiado) Setor Rubrica (ou evidência) Elaborado Rodney Bueno de Oliveira GAN 27/11/2017 Analisado Washington de Carvalho Lopes GIE 27/11/2017 Analisado Tereza Cristina Salvetti (RDs) CQUAL 27/11/2017 Aprovado EDSON FRANCO LIMA DAD 29/11/2017 Data 3) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento Título PO-IPN Planejamento de aquisições PO-IPN Análise do processo para enquadramento nos dispositivos legais. FM-IPN V4 1 de 3

2 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 4) DISTRIBUIÇÃO: Nome (ou local de distribuição) Unidade Instituição Data Intranet Todas IPEN 30/11/2017 5) HISTÓRICO DE ANÁLISE CRÍTICA E ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição 00 06/08/1998 Criação do procedimento e sua implantação no Sistema da Qualidade IPEN /04/1999 Inclusão no item 4 Documentos de Referência das leis 8010, 8032 e /06/1999: Revisão geral do documento /06/1999 Revisão de Conteúdo 03 29/08/2001 Inclusão no item 4 Documentos de Referência da Norma CNEN NE 1.16 Inclusão do subitem Conformidade de Processos; Inclusão no item 5.5 Registros Carimbo de Conformidade /04/2002 Inclusão no item 4 Documentos de Referência da Norma CNEN NE 1.16; Inclusão do sub-item Conformidade de Processos; Inclusão no item 5.5 Registros Carimbo de Conformidade /11/2005 Revisão de abreviaturas (siglas); Modificação no item 4 Documentos de Referência com a inclusão do Decreto 5450/2005 que instituiu a Cotação Eletrônica e tornou obrigatório o Pregão Eletrônico para bens e serviços comuns /08/2006 Atualização de siglas com Inclusão das abreviaturas SISCOMEX, DI e BACEN no item 3.1 Abreviaturas. Modificações no item 4 Documentos de Referência com: Inclusão do Ato Declaratório Interpretativo da SRF Nº. 20 de 05/11/2002, Decreto de 30/11/200, Lei de 30/04/2004, Decreto de 26/12/2002, TECWIN (meio eletrônico de consulta); Exclusão das Normas BACEN e do Decreto (revogado) e da IT-IPN substituída pelo Manual de operação do sistema de requisição remota /06/2007 Exclusão do item Abreviaturas que já constam no PG-IPN-0506 Alteração no item 4 Documentos de Referência com inclusão da IN-CGAL Concessão de Suprimentos de Fundos. Alteração na redação do item 5.5 Registros 08 13/11/2014 Atualização com nova versão da Folha de Controle de Documentos; Atualização da menção às definições em documento internos e incluídas menções à CPL, CEL e Processo Administrativo no item 3; Revisada a lista de documentos de referência, estabelecendo três grupos (documentos internos, legislação de referência e base legal), no item 4; Substituição do Decreto nº 4.543/02 pelo Decreto nº 6.759/09 no item 4; Incluída menção à Ordem de Serviço no item 5.2.1; Otimizada a descrição da Compra no Mercado Internacional no item 5.2.2; Incluído novo item para Contratos em 5.3, com renumeração dos seguintes; Incluída menção à GCC no item 5.2.1; Renomeado para Verificações o item 5.4; Detalhados quais são os Registros no item 5.5; e FM-IPN V4 2 de 3

3 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS Rev. Data Descrição Revisão geral da redação, para melhorar a clareza sem alterar o significado /08/2016 Alteração do item 4 da FCD (Documentos Correlacionados) /11/2017 Item 2 Inclusão da tabela de normas e requisitos atendidos Item 3 - Incluída nova Sigla. Item 4 - Correção dos nomes da PO-IPN e da IT-IPN Inclusão da PO-IPN Item 5.1 Inclusão do item Item e Inclusão da Nota. Item Correção do nome da IT-IPN Item 6 Correção dos registros. FM-IPN V4 3 de 3

4 1 Objetivo Este procedimento estabelece sistemática para a gestão de compras visando garantir a conformidade entre as necessidades da Unidade Requisitante e o recebimento do objeto com a qualidade requerida. 2 Campo de Aplicação Aplica-se ao processo de aquisição do ipen para atender, onde aplicável, aos seguintes requisitos correspondentes às normas de conformidade: Norma de conformidade NBR ISO 9001 CNEN NN 1.16 NBR ISO NBR ISO/IEC ANVISA RDC nº 17 ANVISA RDC nº Aquisição 4.6 Controle de Aquisições Controle Operacional Requisito atendido 4.6 Aquisição de Serviços e Suprimentos Cap. XIV Materiais Cap. II Seção VIII Da Gestão de Tecnologias e Processos 3 Definições e Abreviaturas Para efeito deste procedimento são aplicáveis as definições da LT-IPN e abreviaturas da LT-IPN CEL CPL Processo Administrativo SISCOMEX Comissão Especial de Licitação Comissão Permanente de Licitação Às vezes simplesmente processo é pasta de documentos (dossiê) contendo evidências dos trabalhos e decisões da Administração conforme os ditames legais e a jurisprudência relacionada (acórdãos). Não confundir com sequência de atividades ou roteiro de tarefas no domínio das técnicas gerenciais, também denominado de processo. Sistema de Comércio Exterior Integrado 4 Documentos de Referência PG-IPN-0602 PO-IPN PO-IPN PO-IPN IT-IPN IT-IPN IT-IPN LT-IPN Diligenciamento Planejamento de Aquisições Análise do Processo para enquadramento nos Dispositivos Legais Gestão das Autorizações/Licenças para Aquisição de Material Controlado no IPEN Manual de Operação do Sistema de Requisição de Materiais Remota Conformidade de Processo de Aquisição Normas para Solicitação de Catalogação de Materiais e Serviços e Emissão e Aprovação de Requisições Remotas Lista de Definições usadas no SGI. 1 de 4

5 LT-IPN CNEN NN 1.16 NBR ISO 9001 NBR ISO NBR ISO/IEC Lista de Siglas Relacionadas à Organização. Garantia da qualidade para a segurança de usinas nucleoelétricas e outras instalações Sistemas de gestão da qualidade Requisitos Sistemas da gestão ambiental Requisitos com orientações para uso Requisitos para competência de laboratórios de ensaio e calibração ANVISA RDC n o 17 Resolução RDC n o 17, de 16 de abril de 2010 Boas práticas de fabricação de medicamentos ANVISA RDC n o 63 Resolução RDC n o 63, de 18 de dezembro de 2009 Boas práticas de fabricação de radiofármacos 5 Procedimentos 5.1 Emissão da Requisição A Unidade Requisitante de acordo com suas necessidades e considerando os prazos legais, o cadastro de produtos, o calendário para aquisições e os recursos orçamentários pertinentes, emite o documento denominado Requisição, disponível na rede ipen, conforme IT-IPN Cabe à unidade requisitante a responsabilidade pela clareza e suficiência do detalhamento fornecido para a correta realização da aquisição. O setor de compras recebe as requisições com a descrição dos objetos a serem adquiridos. Após verificação de conteúdo, organiza as conforme PO-IPN , dá formalidade ao processo e elabora o respectivo trâmite, conforme PO-IPN Solicitação de Catalogação Quando o item a ser adquirido não constar do cadastro de itens para aquisição, o requisitante deverá solicitar a inclusão do referido item, conforme diretriz da IT-IPN Processo de Compras Compras no Mercado Nacional O Que Quem Como Após a abertura do processo executa-se o trâmite pertinente à modalidade licitatória pela legislação em vigor (Dispensa de Licitação, Cotação Eletrônica, Convite, Tomada de Preço, Concorrência ou Pregão Eletrônico/Presencial). Finalizado o procedimento cumprem-se as formalidades legais. GAN / GCC / CPL / CEL e Pregoeiro GAN / GCC / CPL / CEL / GFC 2 de 4

6 O fornecedor é notificado através da Nota de Empenho e/ou Publicação do Extrato de Contrato, iniciando-se a contagem do prazo pactuado. GAN / GCC Fax ou Internet Nota: Para aquisição de material controlado deve-se atender aos requisitos de licença e autorização, conforme PO-IPN Compras no Mercado Internacional O Que Quem Como Após a abertura do processo executa-se o trâmite pertinente à modalidade licitatória pela legislação em vigor (Dispensa de Licitação, Convite, Tomada de Preço, Concorrência ou Pregão Presencial). Finalizado o procedimento cumprem-se as formalidades legais. GIE / CPL / CEL e Pregoeiro GIE / CPL / CEL / GFC O fornecedor é notificado através do Pedido de Compra e/ou Ordem de Serviço, GIE Fax ou Internet iniciando-se a contagem do prazo pactuado. Executa-se o trâmite de importação. GIE SISCOMEX Nota: Para aquisição de material controlado deve-se atender aos requisitos de licença e autorização, conforme PO-IPN Contratos No caso das aquisições que envolvam Contrato, este deve ser previsto em licitação e providenciado pela GAN ou pela GIE. É gerenciado pela GCC e fiscalizado pela Unidade Requisitante até sua conclusão. No caso de contrato internacional, a gestão contratual poderá ficar a cargo da GIE, ainda que sob supervisão da GCC. 5.4 Verificações Compra do Mercado Nacional A inspeção de entrada é realizada no ato da entrega pela GMP que confronta a Nota de Empenho com o documento fiscal e o objeto. A Unidade Requisitante, após receber o objeto, verifica a conformidade com o especificado e formaliza o recebimento por meio da inspeção de recebimento. No caso de materiais radioativos e perecíveis, o prazo é de 24 horas, e nos demais casos, inclusive nucleares e insumos de produção, o prazo máximo é de 30 dias. Caso exista uma não conformidade esta é notificada à GMP que providencia as ações corretivas junto ao fornecedor. 3 de 4

7 5.4.2 Compra do Mercado Internacional Após o desembaraço alfandegário pela Receita Federal, o material é entregue diretamente à Unidade Requisitante pela GIE. A unidade Requisitante, após receber o objeto importado, verifica a conformidade com o especificado e formaliza a inspeção de recebimento. No caso de radioativos e perecíveis, o prazo é de 24 horas, e nos demais casos, inclusive nucleares e insumos de produção, o prazo máximo é de 30 dias. Caso exista alguma não conformidade esta é notificada à GIE que providencia as ações corretivas junto ao fornecedor Instalações do Fornecedor Quando o ipen pretender executar a verificação nas instalações do fornecedor, essa providência deve constar nas especificações da licitação e na confirmação do pedido Diligenciamento Após a formalização do pedido, seu diligenciamento será processado nos termos do PG-IPN Conformidade de Processo Os processos de compra serão submetidos a uma análise de sua conformidade, visando validar os procedimentos internos da responsabilidade de compras, desde sua abertura até a confirmação do pedido, conforme IT-IPN Registros São considerados registros deste processo: Documentos apensados ao processo de compra conforme a lista de registros: requisição de material, nota de empenho, recebimento do objeto, nota fiscal, contrato de câmbio, declaração de importação, comprovante de pagamento, dentre outros pertinentes. Ficha de Diligenciamento de Pedido; Ficha de Fornecedor Avaliação/Pontuação; Cadastro de Fornecedores; Os RNC registrados e mantidos no TNCMC. 4 de 4