FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS. Nome Unidade Instituição Data Intranet Todas IPEN 29/11/2012

Transcrição

1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento IT-IPN Revisão 04 Data 16/11/2012 Título ARMAZENAGEM DE MATERIAIS Classificação Ostensiva n o de páginas 05 n o de anexos 02 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO Nome Setor Rubrica Data Elaborado Ivone Moura GMP 16/11/2012 Analisado Pedro Marcelino S. Silveira GMP 16/11/2012 Aprovado Pedro Marcelino S. Silveira GMP 16/11/2012 3) DISTRIBUIÇÃO: Nome Unidade Instituição Data Intranet Todas IPEN 29/11/2012 4) HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição da Alteração 0 14/01/2000 Implantação do sistema de qualidade IPEN 1 14/04/2000 No item lançamento da entrada de matéria-prima foi retirado o parágrafo que fazia referência no CR. Mudanças no item 3.3 Etiquetagem e armazenamento de material quanto a regra de empilhamento de matéria-prima. 2 30/06/2004 Melhor definição do objetio (item 1), redação e atualização dos procedimentos referentes as atividades desenvolvidas na GMP/A (item 3) 3 10/11/2008 Atualização de rotinas e procedimentos desenvolvidos na GMP/A 4 16/11/2012 Atualização de rotinas e procedimentos desenvolvidos na GMP/A 5) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento PG-IPN-1502 Título Recebimento, armazenagem, embalagem, manuseio, preservação e expedição de materiais FM-IPN V2 1 de 1

2 1 Objetivo Estabelecer procedimento para recebimento, armazenagem, distribuição, manuseio e reposição de material no estoque do almoxarifado. 2 Campo de Aplicação Aplica-se ao ipen. 3 Procedimento 3.1 Entrada de materiais no estoque do almoxarifado A entrada de materiais no estoque do almoxarifado é efetuada a partir da contabilização de documentos de entrada dos mesmos, emitidos através do sistema de almoxarifado, estando separados em três partes distintas: Aquisição de estoque, Devolução de Material e Aquisição Especial Aquisição de material de estoque Toda a contabilização das aquisições do ipen para o estoque é efetuada utilizando-se a emissão dos seguintes documentos: Comprovante de Recebimento, Atestado de Recebimento e Registro de Recebimento de Matéria-prima e Material de Envase e Acondicionamento e possuem um mesmo número gerado sequencialmente, emitidos pelo GMP/R a partir dos dados extraídos da Minuta de Compras e da Nota Fiscal do fornecedor. Toda documentação encaminhada é confrontada com o material recebido verificando se estão de acordo com a descrição, validade, quantidade e valores Devolução de material Consiste na contabilização dos materiais devolvidos pelos requisitantes a GMP/A no sistema de almoxarifado. Todo documento de devolução tem um número de registro (protocolo), sendo que o valor do material devolvido é creditado na cota da unidade requisitante que efetuou a devolução do material. Ao final do processo, essas Devoluções de Materiais são arquivados em pastas tipo A-Z e guardados em armário da GMP por 01 ano Aquisições especiais São documentos emitidos pelo sistema de almoxarifado, para contabilizar a entrada, na GMP/A, de produtos adquiridos através de nota fiscal de remessa, doação, bonificação e outros. 3.2 Recebimento de material no almoxarifado É concretizado a partir da conferência do material minutado e o descrito na nota fiscal do fornecedor e finalizando esse processo toda a documentação gerada com o recebimento do produto, é encaminhada para a GFC anexar ao processo de compras e providenciar o devido pagamento ao fornecedor. 3.3 Cadastramento de material de estoque na LIA Todos os materiais constantes na LIA, fazem parte do acervo de itens cadastrados no sistema de almoxarifado, contendo código distinto e os seguintes dados específicos: unidade de remessa, descrição, siafi, grupo classe, código de barras do fornecedor, quantidade e valor. 1 de 5

3 No caso da aquisição de novos produtos para o estoque, o mesmo é incluído na LIA em um código sequencial gerado pelo sistema de almoxarifado. 3.4 Embalagem Quando os materiais são entregues pelo fornecedor em embalagem com quantidade a granel os mesmos são reembalados no GMP/A e separados em grupos menores de acordo com três requisitos: facilidade de contagem do produto; embalagem disponível (quando a habitualmente usada falta por algum motivo, a mais similar é utilizada em seu lugar); quantidade solicitada pelo requisitante. Desta forma, a Unidade Requisitante obtém uma quantidade de material mais precisa em relação às suas necessidades, a GMP/A racionaliza a contagem e melhora os cuidados de manutenção da higienização do produto estocado. 3.5 Etiquetagem e identificação Todos os materiais que entram no estoque da GMP/A são identificados com o código de barras do próprio produto ou com etiquetas geradas no sitema de almoxarifado, visando facilitar sua localizaçäo na área de estocagem, bem como o rastreamento e a identificação da empresa fornecedora. 3.6 Armazenagem do material Todos os materiais estocados são armazenados em prateleiras, estantes ou empilhados sobre pallets e estocados em áreas da GMP/A. É assegurado que as áreas de armazenagem: Possuam espaço para a inspeção e reembalagem dos materiais; Sejam mantidas desimpedidas e limpas; Permitam uma saída fácil em casos de emergência; Sejam de acesso restrito ao pessoal autorizado; Não sejam utilizadas como passagem para outros setores. Os procedimentos de movimentação de material são norteados pelo Manual de Normas e Procedimentos de Segurança disponível na Rede ipen. Quando houver necessidade de empilhamento de produtos, deve seguir normas identificadas na embalagem do mesmo ou em documento fornecido pelo fabricante. 3.7 Saída de materiais do estoque do GMP/A Consiste na contabilização da saída de materiais requisitados no Almoxarifado, através de uma requisição de almoxarifado emitida pelas unidades requisitantes internas do ipen. Toda a sistemática de emissão de requisição de almoxarifado é informatizada, devendo seguir as seguintes normas: somente os usuários e unidades requisitantes cadastrados no sistema de almoxarifado podem emitir uma requisição de material; requisitar os materiais respeitando o seu grupo classe; requisitar os materiais disponíveis; 2 de 5

4 todo o material estocado tem um valor para a unidade requisitante, ou seja, uma cota monetária para a retirada desses produtos no almoxarifado. Na falta de recursos, a unidade requisitante fica automaticamente bloqueada e não conseguirá emitir uma requisição de material. Toda requisição de material é encaminhada através do sistema a GMP/A para providenciar o atendimento e entrega do item solicitado ao requisitante. No caso de falta de recursos monetários na cota, a unidade requisitante não consegue emitir requisição de almoxarifado e deve solicitar ao DAD um reforço. Assim que esse reforço é autorizado, a DAD emite um memorando interno e o encaminha para o GMP/A providenciar o reforço da cota. 3.8 Pré-contabilização de uma requisição de material do almoxarifado Toda requisição de almoxarifado é inicialmente registrada, os itens e as quantidades são conferidos e posteriormente a mesma é pré-contabilizada no sistema de almoxarifado. 3.9 Conferência do material solicitado Todo o material solicitado na requisição de material é separado e utilizando-se de um coletor de código de barras é feita a conferência do produto e da quantidade requisitada. Havendo alguma divergência entre o que foi requisitado e o separado, o sistema impede a finalização do processo Contabilização da requisição de material Após a conferência, a requisição de almoxarifado é contabilizada e seu valor debitado na cota da unidade requisitante Entrega de material requisitado Todo o material requisitado, após conferido e contabilizado no sistema, é embalado e a GMP/A providencia a entrega dos mesmos nas respectivas unidades requisitantes Extratos de movimentação mensal Ao final de todos os meses, ou sempre que é solicitado, a GMP envia, através do sistema de almoxarifado, um para o chefe e a secretária de cada área requisitante, com um relatório contendo o registro de toda a movimentação de materiais requisitados e os valores utilizados pela sua unidade requisitante Reposição de material no estoque A GMP/A é o Setor responsável pelo controle dos níveis dos materiais de LIA e pela emissão de requisição de material de compras visando a reposição de produtos no estoque do almoxarifado Destinação dos documentos emitidos Os documentos emitidos no sistema de almoxarifado pela GMP/R, como Requisição e Devolução de Material, após finalizado o processo de contabilização e entrega, são guardados no arquivo da GMP por 01 ano. 4 Anexos Anexo 1 Requisição de Material; Anexo 2 Devolução de Material. 3 de 5

5 Anexo 1 Requisição de Material 4 de 5

6 Anexo 2 Devolução de Material 5 de 5