FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento IT-IPN Revisão 03 Data 29/11/2017 Título MANUAL DE OPERAÇÃO DO SISTEMA DE REQUISIÇÃO DE MATERIAIS REMOTA Classificação OSTENSIVO n o de páginas 11 n o de anexos 01 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO Nome (do responsável ou órgão colegiado) Setor Rubrica (ou evidência) Elaborado Lyna Lee GIE 27/11/2017 Analisado Washington de Carvalho Lopes GIE 27/11/2017 Aprovado Rodney Bueno de Oliveira GAN 27/11/2017 Data 3) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento N/A N/A Título FM-IPN V4 1 de 2

2 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 4) DISTRIBUIÇÃO Nome (ou local de distribuição) Unidade Instituiçã Data o Intranet Todas IPEN 30/11/2017 5) HISTÓRICO DE ANÁLISE CRÍTICA E ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição 00 02/05/2005 Implantação do Sistema da Qualidade IPEN /05/2014 Revisão total do documento, atualizando para nova versão Web /08/2016 Alteração de documentos correlacionados /11/2017 Correção dos documentos relacionados às definições e abreviaturas. Atualização da itemização Alteração da versão do FM-IPN de V3 para V4. Alteração de DAD para DAI.. Atualização da numeração das figuras 13, 14 e 15. FM-IPN V4 2 de 2

3 1 Objetivo Instruir sobre a operação do Sistema de Requisição Remota IPENRMR na versão ASP.NET. 2 Campo de Aplicação Aplica-se aos servidores do ipen que utilizam o Sistema de Requisição Remota. 3 Definições e Abreviaturas Para efeito deste procedimento são aplicáveis as definições LT-IPN e abreviaturas da LT-IPN Documentos de Referência LT-IPN Lista de Definições usadas no SGI LT-IPN Lista de Siglas Relacionadas à Organização 5 Procedimento Na tela de login, selecione o nome do usuário na lista com o auxílio do mouse, a seguir, clique o botão esquerdo do mouse no campo Senha, digitando-a corretamente; cada letra ou número digitado será apresentado na forma de * (asterisco). Em seguida, clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão OK. Caso o usuário tenha entrado a senha incorreta, o sistema avisará. Todos os usuários que terão permissão para acessar o sistema, deverão ser previamente identificados, para que a DAI/A possa fazer o seu cadastramento, comunicando-lhe imediatamente o seu login (identificação) e sua respectiva senha. Existem diferentes tipos de usuários e cada um desses tipos têm acesso a funções diferentes no sistema. Esse manual vai englobar o nível USUÁRIO e nos anexos serão mostradas as funções para usuários específicos (Supervisor, Gerente, Ordenador, Compras). 1 de 11

4 Figura 1 - Tela de acesso ao Sistema RMR 5.1 Componentes Básicos do Sistema Tela Principal Após a identificação do usuário, será exibida a tela principal do sistema. Ela permite acessar os módulos através do menu principal situado na parte superior da janela, conforme indicado na figura 2. Figura 2 - Tela principal do sistema Menus Os menus possibilitam a organização lógica dos módulos de forma que o usuário consiga memorizar com maior facilidade o caminho a ser percorrido ao operar o sistema. Para 2 de 11

5 acessar um menu, basta clicar com o botão esquerdo do mouse sobre o título que se deseja, na barra de menus. Dentro de cada título do menu, encontram-se opções que executarão alguma operação. As opções dentro de cada título podem se dividir em sub opções conforme figura 3. Neste caso, as sub opções apresentadas no degrau mais baixo é que executarão as operações. Como ilustração, segue o menu do sistema de RMR. Figura 3 Exemplo de opções de menu do sistema Guias / Abas O sistema utiliza páginas que contêm informações diversificadas organizadas logicamente e permitem que o usuário visualize os dados clicando com o botão esquerdo do mouse sobre a palavra no cabeçalho da guia. Para selecionar uma e outra aba basta clicar com o botão da esquerda do mouse sobre estas palavras e o sistema se encarregará de informar os dados de cada uma delas. 5.2 Menu Acesso e Manutenção O menu de Acesso e Manutenção possui sub-opções para Administração do Sistema, bem como seu encerramento. No nível Usuário, o menu Acesso e Manutenção possui habilitadas apenas uma única função: a de Saída do Sistema. As demais funções desse menu são habilitadas somente para o usuário nível SUPERV (supervisor). Figura 4 - O menu Acesso e Manutenção (nível usuário) 3 de 11

6 5.3 Menu RMR Consiste na solicitação de materiais/bens/serviços, ou Requisições de Compra. Figura 5 - O menu RMR Opção de menu Requisições Ao selecionar essa opção, a tela de Requisições é mostrada conforme figura 6: Figura 6 - Tela de Requisições Ao rolar a tela um pouco para a direita, é possível visualizar várias ações possíveis com a requisição selecionada. 4 de 11

7 Figura 7 - Tela de Requisições com opções Ao clicar no botão Abre de uma requisição, a tela com os seus detalhes é exibida conforme figura 8: Figura 8 - Detalhes da Requisição 5 de 11

8 O botão Aprova realiza a aprovação da requisição por parte do utilizador do RMR. Caso o utilizador do RMR não seja o Gerente e a requisição ainda não tenha reserva, o Gerente deverá abrir a requisição, alocar o recurso e só então será possível efetuar a aprovação. A hierarquia é como abaixo: Usuário (U) Chefe (D) Chefe Gerente (G) Gerente Assessoria (A) Assessoria Ordenador (O) Ordenador Comprador (C) Também nessa tela é possível efetuar o Envio, a Devolução e a Impressão da requisição, dos documentos da qualidade e do anexo em língua estrangeira, quando for item importado. É possível o usuário enviar diretamente a requisição para o gerente, caso em que seu departamento não possui chefe de divisão. Após o envio, o Chefe da divisão verifica e aprova a Requisição passando-a para o nível seguinte (Gerente). O Gerente, por sua vez, aloca o recurso para protocolar a Requisição através da tela Compras e Orçamento (procedimentos específicos para o Gerente, conforme Anexo 1). Após o Gerente alocar o recurso, o mesmo aprova a Requisição e envia ao Ordenador de Despesas. O Ordenador verifica, aprova a RM e envia à Gerência de Compras. O responsável pela compra analisa a requisição, emite uma via (essa é a única via que sai com assinaturas) e providencia a compra do material especificado segundo a legislação pertinente. Nesse momento, ele pode enviar a requisição para uma área dentro do sistema que chamamos de "lixo", onde ficam as requisições concluídas. As mesmas estão disponíveis para consulta por um período de 6 meses, através da tela de Consulta às Requisições Opção de menu Consulta Permite que o usuário consulte qualquer requisição, desde que esteja em sua hierarquia. A pesquisa pode ser feita por Protocolo, Ref. Uso, Requisitante ou Hierarquia. Podemos efetuar as impressões da requisição, e dos documentos de qualidade e em língua estrangeira, quando for item importado. 6 de 11

9 Figura 9 - Tela de Consulta Opção de menu Consulta Detalhada A consulta detalhada serve para pesquisar a requisição com mais detalhes. Pode-se pesquisar somente as que já possuem decisão. Ou por item associado. Podemos ver se já estão em processo de compra. Figura 10 - Tela de Consulta Detalhada 7 de 11

10 5.3.4 Opção de menu Req. Anual Almox A requisição anual do Almoxarifado deve ser efetuada pelos usuários do Almoxarifado. Consiste em uma requisição normal, com a diferença que os itens são calculados automaticamente e apresentados numa lista onde pode haver alteração de quantidade. O sistema verifica o estoque e apresenta os itens que estão faltando Opção de menu Req. Anual CR A requisição anual do CR funciona da mesma forma da requisição do Almoxarifado, porém só pode ser efetuada pelos usuários do CR. 5.4 Menu LIAs Uma requisição de LIA é aquela dos itens que constam no estoque do IPEN, tais como Canetas, Lápis, Cartuchos de Impressora, Papel etc. Para efetuar uma requisição de LIA, a tela exibida é conforme a figura 11: Figura 11 - Tela de LIA Nessa tela há opções para Abrir, Aprovar, Apagar, Enviar, Imprimir e Copiar a LIA. O botão NOVO cria uma nova LIA e a tela exigida é conforme a figura 12: 8 de 11

11 Figura 12 - Criação de LIA 5.5 Menu Cadastros Solicitação de Cadastro Essa opção serve para os usuários requisitantes solicitarem novos materiais necessários à realização de seus trabalhos. Para isso é aberta uma tela onde deve ser informada toda a descrição técnica do material em questão, com a maior riqueza de detalhes possível. Figura 13 - Solicitação de Cadastro de Material de 11

12 Figura 14 - Solicitação de Cadastro de Material de 11

13 Anexo 1 GERENTE Basicamente a diferença no uso do sistema para o Gerente é a obrigatoriedade de criar a reserva (alocar o recurso) antes de aprovar e enviar a requisição ao nível seguinte. Para alocar o recurso, na tela de Requisições, aba Compras e Orçamento, clique no botão Criar Reserva e selecione a PT desejada. A reserva será criada e o valor automaticamente debitado da PT. Figura 15 Tela de Requisições, aba Compras e Orçamento (nível gerente) 11 de 11