PROCEDIMENTO DE INVENTÁRIO

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1 Ref. - Assunto Página: 1 / 12 de Publicação: : PROCEDIMENTO DE INVENTÁRIO Responsáveis: ATIVIDADE NOME CARGO Elaboração Marina Mendes Cyrillo Controles Internos Revisores José Acácio de Oliveira Costa Analista de Custos Aprovação Edinailton Agostinho Lopes Coordenador de Controladoria Homologação Alessandro Millan Diretor Financeiro

2 2 / 12 ÍNDICE I. OBJETIVO... 3 II. ABRANGÊNCIA... 3 III. DEFINIÇÕES... 3 IV. DIRETRIZES... 3 V. RESPONSABILIDADES Finanças Fábricas e Centros de Distribuição Interno e Externo Terceiros (Armazém e Industrializador)... 5 VI. CALENDÁRIO... 5 VII. PROCEDIMENTOS Fábrica (Matéria Prima, Embalagem, Semiacabado) Centros de Distribuição Materiais em poder de Terceiros (Armazém e Industrializador) Almoxarifado Variações e Ajustes VIII. CONFIDENCIALIDADE IX. SANÇÕES DISCIPLINARES X. HISTÓRICO DE REVISÕES... 12

3 3 / 12 I. OBJETIVO Estabelecer e regulamentar os conceitos e critérios para realização de inventários cíclicos e periódicos. II. ABRANGÊNCIA Aplica-se ás plantas da MOGIANA ALIMENTOS S.A., Centros de Distribuição (Interno e Externo) e a Terceiros Armazenadores e Industrializadores. III. DEFINIÇÕES Centro de Distribuição Interno entende-se pelo armazém de produto acabado localizado na planta da Mogiana em Campinas. Centro de Distribuição Externo entende-se pelas unidades da Cacira, distribuidora controlada pela Mogiana. Inventário diário/cíclico inventário realizado por cada área em horário de encerramento das atividades. Fábrica (matéria-prima, embalagem e semiacabado) após o término do 3º Turno. Centro de Distribuição Interno (Armazém de Produto Acabado) após o término do faturamento, que se encerra ás 23:27hs. Inventário periódico (Anual e Semestral) inventário realizado de acordo com o calendário definido e com a participação da área de finanças e/ou auditoria externa. IV. DIRETRIZES a. Todos os inventários cíclicos devem acontecer com periodicidade diária, com horários previamente definidos pelas áreas envolvidas. b. Todos os inventários periódicos devem acontecer com periodicidade semestral e anual, com dias e horários previamente definidos pela área de Finanças. c. Independente da periodicidade definida fica a cargo do Gerente Administrativo Financeiro (Fábricas, Centros de Distribuição e Terceiros) reduzir os prazos ou aumentar o escopo do acompanhamento da área financeira, sempre que julgar necessário. d. O reporte das variações deverá ser a cada inventário realizado, independente da periodicidade.

4 4 / 12 e. Os inventários devem seguir as metodologias sugeridas pela área de Finanças. Caso haja algum impedimento, esse deverá ser encaminhado pelo Gerente Administrativo e Financeiro e discutido com a Diretoria. f. O inventário Semestral e Anual haverá participação da área de Finanças, que irá abranger acompanhamento mínimo de 80% do valor do estoque. (Utilizando o critério de curva ABC, que deverá ser calculado previamente ao inventário físico.) g. O acompanhamento realizado pela Auditoria Externa ocorrerá durante o inventário Anual, ou quando apontada a necessidade pela área de Finanças. V. RESPONSABILIDADES 1 - Finanças Responsável pela realização dos inventários periódicos (Fábrica, Centros de Distribuição e Terceiros), sendo ele: o Ativo Fixo o Almoxarifado (peças de reposição) o Matérias-primas o Embalagens o Produtos Semiacabados o Produtos Acabados Definir a metodologia que será aplicada, junto a Diretoria. Verificar se a metodologia de contagem proposta está sendo realizada. Acompanhar e/ou designar equipe para acompanhamento das contagens dos inventários Semestral e Anual. Efetuar os devidos ajustes recorrentes das variações encontradas nos inventários realizados pelos Centros de Distribuição Externos e Terceiros, de acordo com as justificativas e aprovações das áreas inventariadas e de Finanças. Arquivar os relatórios de ajustes das variações assinados. Realizar o monitoramento e controle dos inventários realizados.

5 5 / Fábricas e Centros de Distribuição Interno e Externo Realizar os inventários cíclicos e periódicos. Realizar as contagens físicas dos estoques/itens Designar colaborador e/ou equipe para a realização dos inventários Realizar a conferência física de 100% dos itens ou de acordo o definido pela área de Finanças. Apurar as variações, justificar, evidenciar as investigações e providenciar aprovações para que seja realizado os devidos ajustes de estoque. Atualizar o relatório de estoque de acordo com os ajustes identificados devidamente justificados e aprovados pelos responsáveis dos estoques. Reportar os relatórios de variações para área de Finanças. 3 - Terceiros (Armazém e Industrializador) Realizar os inventários de acordo com seu procedimento interno. Apurar as variações, justificar e evidenciar as investigações e documentar os ajustes a serem realizados, conforme definido em contrato de prestação de serviço. Reportar os relatórios de variação para área de Finanças da Mogiana os ajustes a serem realizados. VI. CALENDÁRIO

6 6 / 12 A área Financeira divulgará as datas e áreas envolvidas com antecedência de 30 dias, para o acompanhamento do inventário periódico (Semestral e Anual). VII. PROCEDIMENTOS O procedimento para realização do inventário é único independente da periodicidade, apenas as rotinas entre as áreas que alteram, conforme seguem: 4 - Fábrica (Matéria Prima, Embalagem, Semiacabado) a. A área designará o colaborador/equipe responsável pela conferência (contagem física). b. Deverá extrair um relatório com a posição dos estoques (antes da contagem). c. Nenhuma movimentação poderá ser lançada no Totvs com data anterior à data do inventário. d. Imprimir o documento de inventário com folha de contagem sem quantidades e/ou coletores de código de barras. e. Um analista de cada área será designado para apurar o resultado da contagem física, encontrada divergência deverá ser solicitada uma recontagem.

7 7 / 12 f. Para recontagens, deverá ser designado um colaborador/equipe diferente da contagem anterior. g. Persistindo as diferenças, recontar até que duas contagens sejam iguais. h. Após a reconciliação, a diferença deverá ser justificada e aprovada pelo Supervisor de Produção responsável pelo estoque que autorizará os ajustes no sistema. i. Estando devidamente justificado e aprovado o analista da área inventariada poderá prosseguir com a atualização dos ajustes de movimentação do estoque no sistema Totvs. j. Com a atualização realizada, o analista da área inventariada deverá encaminhar imediatamente o relatório de ajustes das variações devidamente justificado, aprovado e com documentação de suporte da investigação (caso necessário) para a área de Finanças. Obs: Apenas para o inventário cíclico realizar até duas contagens e deverá seguir com a etapa conforme item H deste tópico (acima). 5 - Centros de Distribuição Centro de Distribuição Interno a. A área designará o colaborador/equipe responsável pela conferência (contagem física). b. Deverá extrair um relatório com a posição dos estoques (antes da contagem). c. Nenhuma movimentação poderá ser lançada no Totvs com data anterior à data do inventário. d. Iniciará o inventário através do coletor de código de barras realizando a contagem física de cada item em cada localização (em caminhos ou tempos diferentes). e. O analista da expedição responsável pelo inventário irá apurar o resultado da contagem física versus o saldo em estoque, encontrada divergência deverá ser solicitada uma recontagem. f. Para recontagens, deverá ser designado um colaborador/equipe diferente da contagem anterior.

8 8 / 12 g. Persistindo as diferenças, recontar até duas contagens iguais. Se os valores e/ou quantidades forem significativas, efetuar nova contagem. h. Após a reconciliação, a diferença deverá ser justificada e aprovada pelo Supervisor de Expedição que autorizará os ajustes no sistema. i. Estando devidamente justificado e aprovado o analista da área inventariada poderá prosseguir com a atualização dos ajustes de movimentação do estoque no sistema Totvs. j. Com a atualização realizada, o analista da área inventariada deverá encaminhar imediatamente o relatório de ajustes das variações devidamente justificado, aprovado e com documentação de suporte da investigação (caso necessário) para a área de Finanças. Obs: Apenas para o inventário cíclico realizar até duas contagens e deverá seguir com a etapa conforme item H deste tópico (acima). Centro de Distribuição Externo a. Procedimento realizado pelo próprio operador logístico de acordo com seu procedimento interno de inventário. b. A apuração das perdas e ganhos será confrontada com os limites de perdas determinados pelo contrato de armazenamento e movimentação. c. As variações a serem ajustadas deverão ser justificadas e aprovadas pelo Gerente de Logística da Mogiana que autorizará os ajustes no sistema. d. Estando devidamente justificado e aprovado o analista da área inventariada poderá prosseguir com a atualização dos ajustes de movimentação do estoque no sistema Totvs. e. Com a atualização realizada, o analista da área inventariada deverá encaminhar imediatamente o relatório de ajustes das variações devidamente justificado, aprovado e com documentação de suporte da investigação (caso necessário) para a área de Finanças.

9 9 / Materiais em poder de Terceiros (Armazém e Industrializador) a. Procedimento realizado pelo próprio prestador de serviço de acordo com seu procedimento interno de inventário. b. A área Financeira realizará a conferência de movimentação do estoque, para conciliação com do inventário realizado pelo terceiro. c. A apuração das perdas e ganhos será confrontada com os limites de perdas determinados em contrato de armazenamento e/ou industrialização. d. A cada inventário realizado pelo prestador, o mesmo encaminhará o relatório para divulgar e segregar as diferenças para aprovação e atualização da área de Finanças. 7 - Almoxarifado a. A área designará o colaborador/equipe responsável pela conferência (contagem física). b. Deverá extrair um relatório com a posição dos estoques (antes da contagem). c. Nenhuma movimentação poderá ser lançada no Totvs com data anterior à data do inventário. d. Imprimir o documento de inventário com folha de contagem sem quantidades e/ou coletores de código de barras. e. Um analista de cada área será designado para apurar o resultado da contagem física, encontrada divergência deverá ser solicitada uma recontagem. f. Para recontagens, deverá ser designado um colaborador/equipe diferente da contagem anterior. g. Persistindo as diferenças, recontar até duas contagens iguais. Se os valores e/ou quantidades forem significativas, efetuar nova contagem. h. Após a reconciliação, a diferença deverá ser justificada e aprovada pelo Coordenador de Manutenção responsável pelo estoque que autorizará os ajustes no sistema.

10 10 / 12 i. Estando devidamente justificado e aprovado o analista da área inventariada poderá prosseguir com a atualização dos ajustes de movimentação do estoque no sistema Totvs. j. Com a atualização realizada, o analista da área inventariada deverá encaminhar imediatamente os formulários de Movimentação de Materiais realizados para os ajustes e o relatório de variações devidamente justificado, aprovado e com documentação de suporte da investigação (caso necessário) para a área de Finanças. 8 - Variações e Ajustes a. Autorização para ajustes Os ajustes serão justificados e aprovados pelo superior imediato da área envolvida independente da periodicidade do inventário. Inventário Cíclico - As áreas inventariadas deverão imprimir o relatório de variação através do acesso no sistema Totvs, na atividade de código CE0704 Listagem Variação Inventário com exceção do Almoxarifado que encaminhará os Formulário de Movimentação de Materiais (Requisição e/ou Devolução), informando as justificativas, evidências de investigação e aprovação dos responsáveis de cada área para posteriormente atualização dos ajustes. Após encaminhará para a área de Finanças que realizará os controles e arquivos. Inventário Periódico As áreas inventariadas deverão imprimir o relatório de variação através do acesso no sistema Totvs, na atividade de código CE0704 Listagem Variação Inventário com exceção do Almoxarifado que encaminhará os Formulários de Movimentação de Materiais (Requisição e/ou Devolução), informando as justificativas, evidências de investigação e aprovação dos responsáveis de cada área e da área de Finanças para posteriormente atualização dos ajustes, controles e arquivos. VIII. CONFIDENCIALIDADE

11 11 / 12 Este documento é de propriedade exclusiva da Mogiana Alimentos S.A. e não pode ser divulgado para terceiros sem autorização expressa de um membro da Diretoria. Seu uso está restrito aos profissionais diretamente envolvidos no tema de que trata e não pode ser utilizado em benefício próprio ou de terceiros. Sua reprodução total ou parcial deve ser limitada ao absolutamente necessário. IX. SANÇÕES DISCIPLINARES A não observância dos requisitos desta norma será passível de sanções disciplinares previamente definidas pelo código de conduta corporativo.

12 12 / 12 X. HISTÓRICO DE REVISÕES Nº: : 01/01 18/08/2017