POLÍTICA DE APROVAÇÕES

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1 Ref. - Assunto Página: 1 / 12 de Publicação: : POLÍTICA DE APROVAÇÕES Responsáveis: ATIVIDADE NOME CARGO Elaboração Controles Internos Revisores Carlos Rogério Ferraresi Gerente Adm. e Financeiro Aprovação Alessandro Millan Diretor Adm. e Financeiro Homologação Alessandro Millan Diretor Adm. e Financeiro

2 2 / 12 ÍNDICE I - OBJETIVO... 3 II - ABRANGÊNCIA... 3 III - DIRETRIZ... 3 IV - PONTOS VITAIS DE CONTROLE... 3 V - RESPONSABILIDADE... 3 VI - AUTORIDADE... 4 VII - LIMITES DE APROVAÇÃO Alçadas para Aprovações... 6 VIII - PROCURAÇÕES Fixação Cancelamentos por desligamentos de funcionários procuradores Alterações por promoções, transferências, etc... 6 IX - MANUTENÇÃO Quadro de Aprovações Fichas de Aprovações Novas normas, procedimentos e formulários... 7 X - CONFIDENCIALIDADE... 7 XI - SANÇÕES DISCIPLINARES... 7 XII - ANEXO I QUADRO DE APROVAÇÕES... 8 XIII - ANEXO II FICHA DE APROVADORES XIV - ANEXO III DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE PARA APROVAÇÕES XV - HISTÓRICO DE REVISÕES... 12

3 3 / 12 I - OBJETIVO Estabelecer a política da Empresa quanto a autoridade e responsabilidade para a aprovação de desembolsos e comprometimentos de fundos como um dos meios de proteger os ativos e interesses da Mogiana. II - ABRANGÊNCIA Aplica-se a todos os colaboradores da MOGIANA ALIMENTOS S.A, conforme organograma de alçadas para aprovações, que compõe este manual. III - DIRETRIZ A empresa adotará como normas e procedimentos, a classificação em tipos de desembolsos e o estabelecimento de limites de alçadas para os responsáveis pelas aprovações, oficializando o quadro de funcionários autorizados. IV - PONTOS VITAIS DE CONTROLE São os departamentos por onde se processam, operacionalmente, os comprometimentos de fundos e o controle das aprovações de despesas. Serão os responsáveis pelo controle e cumprimento das presentes normas: Departamento de Suprimentos, Logística, Contas a Pagar, Tesouraria, Gente e Gestão e Departamento Jurídico. V - RESPONSABILIDADE 1. O limite de aprovações se refere sempre ao total do pagamento comprometido. 2. Quando houver necessidade de uma complementação, o limite de aprovação deve corresponder ao valor obtido pela soma do original com a complementação. 3. Não é permitido o desdobramento de despesas para evitar que se exceda o limite de aprovação. 4. Nenhum funcionário pode aprovar suas próprias despesas, as quais em qualquer circunstância devem ser aprovadas pelo seu superior hierárquico, obedecendo aos limites do Quadro de Aprovações.

4 4 / Quaisquer atos fora das normas descritas são de responsabilidade pessoal do funcionário que os praticar e daqueles que compactuarem por omissão ou não. 6. O prazo mínimo para pagamentos é de 7 dias. Os documentos a pagar devem estar implantados no sistema para as devidas projeções de fluxo de caixa. 7. Despesas ou fundos não orçados ou excedentes ao Orçamento. O quadro de aprovações reflete as condições para aprovações em situações previstas em Orçamento. Os casos em que os comprometimentos ou desembolsos excedam ao Orçamento anual ou do período, deverão receber aprovação do Diretor Presidente além do nível máximo da área. 8. Os aprovadores devem aprovar apenas as despesas de sua responsabilidade. Na ausência eventual do aprovador, não é permitida a aprovação por aprovador de outra área. Em ausências prolongadas, deverá ser atribuída a delegação conforme as normas contidas neste manual. VI - AUTORIDADE a) Para efeito de concessão e cancelamento de autoridade, fixação e alteração de limites de aprovações e/ou outros casos objeto deste Manual que requerem julgamento, fica definido os seguintes cargos que será denominado Grupo de Alçadas e Aprovações: Diretor Presidente Diretor Administrativo e Financeiro 1. Funcionários Autorizados: São os funcionários identificados pelos cargos, conforme quadro anexo que estão autorizados a comprometer fundos e/ou aprovar desembolsos até os respectivos limites fixados. NOTA: O quadro de aprovações será revisado sempre que necessário pelo Grupo de Alçadas e Aprovações.

5 5 / Novas Autorizações: Só o nível máximo da área poderá propor a inserção de novo cargo no quadro de aprovações, através de solicitação por escrito ao Diretor Administrativo e Financeiro, contendo: nome e cargo do novo autorizado, razão para a indicação, tipo de compromisso/desembolso objeto da aprovação e respectivo limite, que se efetivará após aprovação do Grupo de Alçadas e Aprovações. 3. Delegação de Autoridade Em virtude de ausência prolongada do funcionário autorizado (por exemplo: férias, viagens, etc.) este poderá delegar a outro funcionário, temporariamente, seus poderes, desde que: Faça expressa e prévia comunicação aos pontos vitais de controle com a menção do motivo da substituição, nome e cargo do substituto. Esta comunicação deve ser enviada para o Depto. de Contas a Pagar, conforme o modelo constante no Anexo III. 3.1 Subdelegação: As delegações citadas não são passíveis de Subdelegação. 4. Cancelamento / Alterações: 4.1 Cancelamento por desligamentos de funcionários autorizados: É de responsabilidade da área de Gente e Gestão e da área onde estiver locado o funcionário, comunicação prévia ao Diretor Administrativo e Financeiro, para as devidas baixas nas Fichas de Aprovações. 4.2 Alterações por transferências, etc...: A área de Gente e Gestão deverá comunicar ao Diretor Administrativo e Financeiro, que dará as devidas instruções aos pontos vitais de controle, através do Setor de Contas a Pagar - Matriz, para efeito da Manutenção das Fichas de Aprovações. Esclarecimentos de casos não previstos deverão ser solicitados ao Diretor Administrativo e Financeiro, para orientação.

6 6 / 12 VII - LIMITES DE APROVAÇÃO 1 - Alçadas para Aprovações O Quadro de Aprovações com os Aprovadores autorizados e seus respectivos limites é parte integrante deste manual como Anexo I. VIII - PROCURAÇÕES 1 - Fixação A amplitude e períodos consignados em procurações serão fixados de acordo com os estatutos e/ou contratos sociais das Empresas do Grupo, bem como em conformidade com os parâmetros estabelecidos neste Manual. 2 - Cancelamentos por desligamentos de funcionários procuradores A área de Gente e Gestão deve comunicar, via , aos pontos vitais de controle, cabendo a estes a circularização às respectivas relações externas. 3 - Alterações por promoções, transferências, etc A área de Gente e Gestão deve comunicar, via , aos pontos vitais de controle e ao Departamento Jurídico, para efeito de manutenção do cadastro de procuradores. IX - MANUTENÇÃO 1 - Quadro de Aprovações É responsabilidade do Setor de Contas a Pagar - Matriz, manter informados os demais pontos vitais de controle quanto a quaisquer alterações havidas no Quadro de Aprovações, conforme as necessidades. 2 - Fichas de Aprovações Todo funcionário autorizado a comprometer fundos e/ou aprovar desembolsos deve ter sua assinatura na Ficha de Aprovações. É responsabilidade do Setor de Contas a Pagar - Matriz a manutenção do arquivo geral das referidas Fichas e a distribuição atualizada aos demais pontos vitais de controle, conforme as necessidades.

7 7 / Novas normas, procedimentos e formulários Substituições, alterações e criações de novas normas ocorrerão no processo de complemento e aperfeiçoamento de aplicação da política. Nesse sentido todos os funcionários da Empresa, através dos níveis máximos das áreas poderão fazer sugestões que, após aprovadas passarão a fazer parte deste Manual. Assim sendo, é de responsabilidade de cada área propor normas específicas de funcionamento que julgar necessárias. X - CONFIDENCIALIDADE Este documento é de propriedade exclusiva da Mogiana Alimentos S.A. e não pode ser divulgado para terceiros sem autorização expressa de um membro da Diretoria. Seu uso está restrito aos profissionais diretamente envolvidos no tema de que trata e não pode ser utilizado em benefício próprio ou de terceiros. Sua reprodução total ou parcial deve ser limitada ao absolutamente necessário. XI - SANÇÕES DISCIPLINARES A não observância dos requisitos desta norma será passível de sanções disciplinares previamente definidas pelo código de conduta corporativo.

8 8 / 12 XII - ANEXO I QUADRO DE APROVAÇÕES

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10 XIII - ANEXO II FICHA DE APROVADORES 10 / 12

11 11 / 12 XIV - ANEXO III DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE PARA APROVAÇÕES, de de 20. DE: PARA: Contas a Pagar REF: DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE - CENTRO DE CUSTO: Por motivo de:, delego ao Sr(a):, cargo: no período de / / até / / os poderes para aprovar as despesas do centro de custos de minha responsabilidade, acima mencionado. Atenciosamente, Signatário: Aprovado por: Superior Hierárquico

12 XV - HISTÓRICO DE REVISÕES 12 / 12 Nº: : 01/01 31/03/17 de aprovadores