1. Objetivo. 2. Aplicação. 3. Regras Básicas

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1 POLÍTICA E PROCEDIMENTOS Página: 1 1. Objetivo O Procedimento de Inventário tem por objetivo estabelecer as metodologias dos Inventários Físicos, garantir as apurações das diferenças com o estoque contábil e registrar as diferenças de maneira a atender as exigências de ordem Contábil e Fiscal. 2. Aplicação Aplicam-se nas plantas, Centros de Distribuição (Interno e Externo), Terceiros Armazenadores e Industrializadores. 3. Regras Básicas Independentemente da periodicidade definida, fica a cargo do (Fábricas, Centros de Distribuição e Terceiros) reduzir os prazos ou aumentar o escopo do acompanhamento da área financeira, sempre que julgar necessário; Análise das Variações deverá ser mensal; Fica definida a responsabilidade do por todos os inventários (Fábricas, Centros de Distribuição e Terceiros), sendo eles: o Ativo Fixo; o Engenharia (Peças de Reposição); o Matérias-primas; o Embalagens; o Produtos Intermediários (Semi-Acabado); e o Produtos Acabados. Os inventários deverão seguir as metodologias sugeridas por finanças. Caso haja algum impedimento, esse deverá ser encaminhado pelo e discutido com a Diretoria; Os inventários com a participação de finanças deverão avaliar: o Se a metodologia combinada com a operação está sendo seguida; o Abranger acompanhamento mínimo de 80% do valor do estoque (Utilizar o critério ABC, este deverá ser calculado previamente ao inventário físico); e o Caso a área financeira entenda que temos algum risco não contemplado nos critérios ABC, deve-se acompanhar a contagem.

2 POLÍTICA E PROCEDIMENTOS Página: 2 Após a realização do inventário físico, a área financeira deverá divulgar relatório com a avaliação do inventário. No caso de avaliação negativa deve-se: o Avaliar melhorias com os responsáveis pelas áreas inventariadas; e o Aumentar a frequência/escopo do acompanhamento da área financeira. Para o acompanhamento de auditoria externa, deve haver consenso entre as áreas de Finanças e Operações. 4. Calendário No mês de Novembro, cada local deverá elaborar seu calendário de inventário anual e divulgar as áreas envolvidas, reportando este cronograma via KPI de Supply Chain Finance. Inventário Finanças Matéria-Prima Fábrica Centros de Distribuição Armazem Terceiros Industrializador Embalagem PI - Semi-Acabado Semestral Semestral Semestral Produto Acabado Semestral Quadrimestral Almoxarifado (Peças de Reposição) Ativo Fixo Anual A cada 5 anos (Sujeito a 15% de var. do NBV - Incorporação/baixa) 5. Materiais e PI s - Fábricas Procedimento Antes do início do inventário verificar: Checar com setor de entradas se todos os recebimentos foram realizados até a data/hora do inventário.

3 POLÍTICA E PROCEDIMENTOS Página: 3 o No caso de não finalizar os recebimentos até o momento da contagem, é necessário que o setor de entradas providencie uma relação com os códigos e as quantidades que constam nos lançamentos pendentes. Checar com as áreas se todas as transferências entre os Depósitos e Manufatura foram realizadas, tanto contábil quanto fisicamente; Checar se todos os depósitos foram mapeados para contagem; Chegar se todos os apontamentos de produção foram realizados; Checar os estoques em trânsito (entre empresas); Extrair relatório com a posição dos estoques (antes das contagens); Criar documentos de inventário e travar todo e qualquer acesso ao sistema (consulta, movimentação e/ou lançamento); Imprimir o documento de inventário com folha de contagem sem quantidades e/ou coletores de código de barras. Contagem Física - Metodologia Formação da Equipe de Inventário; Consolidador, que comanda a mesa (apura as diferenças, coordena as recontagens, etc); Consolidador distribui as folhas de contagem que devem conter nome legível dos contadores. No caso de acompanhamento pelo financeiro, este também deve colocar o nome legível na folha. As equipes de contagem em nenhum momento devem ter acesso às quantidades contábeis; As divergências serão apuradas pelo consolidador que deverá encaminhá-las para recontagem; Para recontagens, deverá ser designado um contador e/ou equipe diferente da contagem anterior; Persistindo as diferenças, recontar até duas contagens iguais. Se os valores e/ou quantidades forem significativas, efetuar nova contagem; e

4 POLÍTICA E PROCEDIMENTOS Página: 4 Depois da reconciliação, as diferenças deverão ser encaminhadas para o financeiro para dar início aos ajustes no sistema. Somente a área financeira deverá realizar os ajustes. Critério Acompanhamento - Finanças O acompanhamento da área financeira deverá seguir o calendário definido com Supply Chain Finance e, qualquer alteração, deverá ser encaminhada para discussão no grupo financeiro. A responsabilidade pela definição dos itens para acompanhamento da área financeira é do (que deverá seguir o que foi combinado com a diretoria) As obrigações do financeiro serão: o Analisar se a metodologia de contagem proposta está sendo realizada pela manufatura; o No caso de não possuir sistema de contagem WMS, este, deverá participar de 80% do valor do estoque (ou dos itens de estoque definido pelo ); o Em casos que tenha o sistema WMS, este, deverá participar das recontagens de 80% do valor do estoque (ou dos itens de estoque definido pelo ); o No caso de produtos que estão acondicionados em embalagens e que seja necessário descontarem a tara, o financeiro deverá previamente checar a revisão das taras dos itens. Caso a área financeira não valide a metodologia, o deverá: o Discutir as melhorias com a Diretoria de Operações; e o Aumentar a frequência/escopo do acompanhamento da área financeira.

5 POLÍTICA E PROCEDIMENTOS Página: 5 6. Materiais em Terceiros Industrializadores Procedimento O financeiro deverá montar a movimentação contábil dos estoques do Terceiro / Industrializador em planilha eletrônica Excel, e a posição de estoques do terceiro Industrializador. A data da movimentação contábil deverá ser da data do último inventário até o dia da contagem. Antes do início do inventário, Finanças deve verificar: Checagem da movimentação contábil Guabi vs Terceiro/Industrializador; Em caso de divergências, regularizar as pendências; Garantir o recebimento de todas as notas fiscais seja de produtos acabados ou matériasprimas (cobertura de NFs e retorno de materiais não empregados) com a área fiscal / recebimento da Guabi e do Terceiro / Industrializador; Antes do início do inventário, o Terceiro / Industrializador deve garantir a organização e identificação dos materiais. Contagem O inventário abrange 100% dos itens com a fábrica e/ou armazém parado. O inventário é realizado/acompanhado por: o Funcionário do Terceiro / Industrializador, bem como funcionário Guabi (Finanças e Operação); e o Durante a contagem, deverá ter um funcionário de finanças supervisionando a contagem. No caso de produtos Semi-Acabado ainda em fase de processo, deverá explodir a formulação para apuração das matérias-primas; Após a contagem realizada, confrontar estoque físico vs contábil Em caso de divergência é feita uma análise e/ou recontagem com duplas distintas; A apuração das Perdas e Ganhos será confrontando as diferenças com os limites de perdas permitidos em contrato com o Terceiro / Industrializador. No relatório final de contagem, divulgar e segregar as diferenças e a responsabilidade de cada um nelas (Guabi e/ou Terceiro / Industrializador).

6 POLÍTICA E PROCEDIMENTOS Página: 6 7. Materiais em Terceiros Armazenadores Procedimento O financeiro deverá montar a movimentação contábil dos estoques do Terceiro / Armazenador em planilha eletrônica Excel, e a posição de estoques do Terceiro Armazenador. A data da movimentação contábil deverá ser da data do último inventário até o dia da contagem. Antes do início do inventário, Finanças deve verificar: Checagem da movimentação contábil Guabi vs Terceiro/Armazenador; Em caso de divergências, regularizar as pendências; Garantir o recebimento de todas as notas fiscais dos materiais (cobertura e retornos de guarda) com a área fiscal / recebimento da Guabi e do Terceiro / Armazenador; Antes do início do inventário, o Terceiro / Armazenador deve garantir a organização e identificação dos materiais. Contagem O inventário abrange 100% dos itens com o armazém sem movimentação. O inventário é realizado/acompanhado por: o Funcionário do Terceiro / Armazenador, bem como funcionário Guabi (Finanças e Operações); e o Durante a contagem, deverá ter um funcionário de finanças supervisionando a contagem. Após a contagem realizada, confrontar estoque físico vs contábil Em caso de divergência é feita uma análise e/ou recontagem com duplas distintas; A apuração das Perdas e Ganhos será confrontando as diferenças com os limites de perdas permitidos em contrato com o Terceiro / Armazenador. No relatório final de contagem, divulgar e segregar as diferenças e a responsabilidade de cada um nelas (Guabi e/ou Terceiro / Armazenador).

7 POLÍTICA E PROCEDIMENTOS Página: 7 8. Produtos Acabados Procedimento Antes do início do inventário verificar: Cópia das dez últimas NFs emitidas Produto Acabado antes do início da contagem; Cópia das dez últimas NFS recebida Produto Acabado antes do início da contagem; Cópia das documentações referentes aos ajustes dos Inventários realizados nas últimas três contagens cíclicas que antecedem ao inventário requisições aprovadas e NFs; Cargas já faturadas e não expedidas devem ser entregues as NFs no início da contagem e o estoque segregado por NF para ser auditada; Segregar o estoque como: o Produtos acabados (pallets fechados); o Picking; o Shelf Life; e o Avarias. Informar as áreas externas da realização da contagem (se houver área externa); Garantir que o estoque não tenha movimentação no mínimo de duas horas antes do início do Inventário; Verificar se todas as NFs emitidas possuem Ordem de Carga; Verificar e conciliar o estoque em trânsito (se houver) antes do início da contagem; Criar documentos de inventário e travar todo e qualquer acesso ao sistema (consulta, movimentação e/ou lançamento); Após o Inventário, conferir a contagem com o relatório final do inventário para garantir que todos os ajustes foram efetuados contabilmente.

8 POLÍTICA E PROCEDIMENTOS Página: 8 Metodologia Formar equipes de contagem Formação de equipe de contagem onde temos sempre essa configuração para as duplas: o Um funcionário da área de Armazém de Produto Acabado; e o Um funcionário da área financeira. Duas equipes de contagem realizam a contagem do mesmo estoque (em caminhos ou tempos diferentes) e posteriormente serão confrontadas as planilhas de contagem. Havendo diferença entre as contagens físicas das duplas, os itens divergentes deverão ser recontados em conjunto pelas equipes antes da digitação do resultado na planilha de apuração; O resultado da recontagem será inserido na planilha de contagem; A digitação das contagens ocorre pelo responsável pelo Armazém no ERP através da conexão entre o coletor de dados e sistema ERP e conferido pelo time de finanças; Caso ocorra diferença, estas deverão ser analisadas e corrigidas antes da apuração do resultado da contagem; As quantidades apuradas e validadas pelo responsável do Armazém e Finanças serão confrontadas com a posição do estoque contábil no sistema ERP; Após a sumarização da contagem serão geradas as diferenças para análise e recontagem. A recontagem acontecerá em conjunto com o time de Finanças e do Armazém de Produto Acabado. Contabilizar 100% dos ajustes no sistema ERP; Divulgar relatório de Inventário e solicitar ciência de: o Supply Finance Director o o Diretoria de Operações / Logística o Coordenação do Armazém de Produto Acabado

9 POLÍTICA E PROCEDIMENTOS Página: 9 9. Materiais de Engenharia Almoxarifado Procedimento Antes do início do inventário verificar: Checar com setor de entradas se todos os recebimentos foram realizados até a data/hora do inventário. o No caso de não finalizar os recebimentos até o momento da contagem, é necessário que o setor de entradas providencie uma relação com os códigos e as quantidades que constam nos lançamentos pendentes. Checar com as áreas se todas as baixas, vendas e transferências foram realizadas no sistema até a data/hora do inventário; Extrair relatório com a posição dos estoques (antes das contagens); Criar documentos de inventário e travar todo e qualquer acesso ao sistema (consulta, movimentação e/ou lançamento); Imprimir o documento de inventário com folha de contagem sem quantidades e/ou coletores de código de barras. Contagem Física - Metodologia Formação da Equipe de Inventário; Consolidador, que comanda a mesa (apura as diferenças, coordena as recontagens, etc); Consolidador distribui as folhas de contagem que devem conter nome legível dos contadores. No caso de acompanhamento pelo financeiro, este também deve colocar o nome legível na folha. As equipes de contagem em nenhum momento devem ter acesso às quantidades contábeis; As divergências serão apuradas pelo consolidador que deverá encaminhá-las para recontagem; Para recontagens, deverá ser designado um contador e/ou equipe diferente da contagem anterior;

10 POLÍTICA E PROCEDIMENTOS Página: 10 Persistindo as diferenças, recontar até duas contagens iguais. Se os valores e/ou quantidades forem significativas, efetuar nova contagem; e Depois da reconciliação, as diferenças deverão ser encaminhadas para o financeiro para dar início aos ajustes no sistema. Somente a área financeira deverá realizar os ajustes. Critério Acompanhamento - Finanças O acompanhamento da área financeira deverá seguir o calendário definido com Supply Chain Finance e, qualquer alteração, deverá ser encaminhada para discussão no grupo financeiro. A responsabilidade pela definição dos itens para acompanhamento da área financeira é do (que deverá seguir o que foi combinado com a diretoria) As obrigações do financeiro serão: o Analisar se a metodologia de contagem proposta está sendo realizada pela área; o No caso de não possuir sistema de contagem WMS, este, deverá participar de 80% do valor do estoque (ou dos itens de estoque definido pelo ); o Em casos que tenha o sistema WMS, este, deverá participar das recontagens de 80% do valor do estoque (ou dos itens de estoque definido pelo ); Caso a área financeira não valide a metodologia, o deverá: o Discutir as melhorias com a Diretoria de Operações; e o Aumentar a frequência/escopo do acompanhamento da área financeira.