FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento PG-DIRF-0909 Revisão 01 Data 28/08/2014 Título PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO Classificação OSTENSIVO n o de páginas 08 n o de anexos 00 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO Nome Setor Rubrica Data Revisado RD GGQ 20/08/2014 Gerência de Garantia da Qualidade GGQ 26/08/2014 Gerência de Infraestrutura e Apoio GIA 27/08/2014 Gerência de Controle de Qualidade GCQ 27/08/2014 Gerência de AcelerAdores Cíclotron GAC 27/08/2014 Gerência de Pesquisa e Desenvolvimento e Inovação GPD 27/08/2014 Analisado Gerência de Produção GPR 27/08/2014 Representante da Direção para Segurança (RDS) GGQ 27/08/2014 Representante da Direção para Ambiental (RDA) GPR 27/08/2014 ERP-Instalação de Radiofarmácia ERP-CR 27/08/2014 ERP-Instalação de Aceleradores Cíclotron ERP-CAC 27/08/2014 Aprovado Gerência do Centro de Radiofarmácia CR 28/08/2014 3) DISTRIBUIÇÃO: Nome Unidade Instituição Data INTRANET CR IPEN 29/08/2014 Grupo de Sistema da Qualidade GGQ IPEN 29/08/2014 4) HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição da Alteração 00 16/09/2011 Primeira versão do documento para atendimento do programa de unificação dos documentos da Qualidade do SGI-DIRF /08/2014 Revisão geral do procedimento. 5) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento MGQ-CR Título Manual de Gestão da Qualidade do Centro de Radiofarmácia (MGQ-CR) FM-IPN V1 1 de 1

2 1. Objetivo Estabelecer procedimento para identificar, planejar e controlar a produção de radioisótopos e radiofármacos nas instalações do Centro de Radiofarmácia (CR), assegurando que os processos relevantes à Qualidade estejam sendo executados sob condições controladas, conforme diretrizes do MGQ-CR. 2. Campo de Aplicação Aplica-se às instalações do Centro de Radiofarmácia do ipen (CR/ipen), a saber: Instalação de Aceleradores Cíclotron, Instalação de Radiofarmácia e demais setores do ipen que interagem com as mesmas. 3. Abreviaturas CR CRPq EPI ERP GAC GPR GIA GGQ GCQ GIE GPD PMV PCQ PO IT SGI-CR TNCMC ANVISA CNEN RL RI MM Centro de Radiofarmácia Centro de Reator de Pesquisas Equipamento de Proteção Individual Equipe de Radioproteção Gerência de Aceleradores Cíclotron Gerência de Produção Gerência de Infraestrutura e Apoio Gerência de Garantia da Qualidade Gerência de Controle de Qualidade Geência de Importação e Exportação Gerência de Pesquisa e Desenvolvimento e Inovação Plano Mestre de Validação Programa de Controle de Qualidade Procedimentos Operacionais Instruções de Trabalho Sistema de Gestão Integrada do CR Tratamento de Não Conformidade e Melhoria Contínua Agência Nacional de Vigilância Sanitária Comissão Nacional de Energia Nuclear Reagentes Liofilizados Radioisótopos Primários Moléculas Marcadas 4. Documentos de Referência MGQ-CR PG-IPN-0301 Manual de Gestão da Qualidade do Centro de Radiofarmácia (MGQ-CR) Análise Crítica dos Pedidos, Propostas, Contratos e Novos Produtos e/ou Serviços 1 de 8

3 PG-IPN-0603 PO-IPN PG-IPN-0801 PG-IPN-0803 PG-IPN-1801 PG-DIRF-0903 PG-DIRF-0905 PG-CR-0910 PG-DIRF-1001 PG-DIRF-1002 PG-DIRF-1101 PG-DIRF-1102 PG-DIRF-1501 PG-DIRF-1502 Processo de Controle de Fornecedor Qualificação de Fornecedores DIRF Controle de Não Conformidade Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria Treinamento e Desenvolvimento Plano Mestre de Validação (PMV) Identificação e Rastreabilidade de Produto Plano Mestre de Validação de Sistemas Computadorizados (PMVSC) Inspeção e Ensaios Situação de Inspeção e Ensaio Controle de Equipamentos de Inspeção, Análises, Medição e Ensaio Manutenção Preventiva e Corretiva de Equipamentos, Instalações e Infraestrutura Preservação de Produtos Controle de Recebimento, Identificação, Armazenamento e Retirada de Materiais do Almoxarifado CR PO-CAC Planejamento da Produção na Instalação de Aceleradores Cíclotron PO-CR-P01 PO-CR-C05 Planejamento da Produção Reclamação, Devolução, Recolhimento e Descarte de Produto FM-DIRF Solicitação de Irradiação Rotineira no Cíclotron FM-IPN FM-CR-P01-05 FM-IPN FM-IPN Solicitação de Irradiação Experimental na Instalação de Aceleradores Cíclotron Solicitação de Material Radioativo para Importação Pedido de Irradiação no Reator IEA-R1 Levantamento das Necessidades de Treinamento e Desenvolvimento (LNTD) Resolução RDC n o 17 de 16 de abril de 2010 (Boas Práticas para Fabricação de Medicamentos), da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) Resolução RDC n o 63 de 18 de dezembro de 2009 da ANVISA (Boas Práticas de Fabricação de Radiofármacos) Instrução normativa CNEN-IN-01/94 para atendimento aos requisitos de segurança e radioproteção pelas Instalações Radiativas da Radiofarmácia e de Aceleradores Cíclotron 5. Procedimento 5.1. Planejamento da Produção O planejamento da produção é baseado nas expectativas de vendas e conhecimento de dados históricos do mercado feitos pelo CR. A programação visa garantir que todos os clientes do ipen sejam atendidos em suas demandas e necessidades, conforme o PG-IPN de 8

4 A estimativa de vendas pelo ipen dos radiofármacos produzidos no CR é elaborada anualmente, tendo como base os meses anteriores. Para atendimento dessa demanda estimada, o CR emite e controla os pedidos de aquisição de matéria-prima e solicita então aos setores pertinentes de produção a sua fabricação, visando o atendimento da demanda real solicitada por seus clientes. A maioria dos radioisótopos utilizados nos processos da Instalação de Radiofarmácia são obtidos de fornecedores externos e adquiridos por importação, a gerência GPR solicita importação dos materiais emitindo o FM-CR-P01-05 (Solicitação de Material Radioativo para Importação) e enviará à GIE. Quando os radioisótopos pretendidos forem nacionais e obtidos mediante irradiação na Instalação de Aceleradores Cíclotron, a gerência GPR emitirá o formulário FM-DIRF (Solicitação de Irradiação Rotineira no Cíclotron) devidamente preenchido em seus campos pertinentes e enviará à GAC para providências e atendimento da demanda e demais características solicitadas. Quando os radioisótopos forem obtidos mediante irradiação no reator IEA-R1, a gerência GPR emitirá o FM-IPN (Pedido de Irradiação no Reator IEA-R1) e encaminhará ao CRPq para providências necessárias para o atendimento da demanda requerida. Quando os radioisótopos de cíclotron forem requisitados por outros setores do ipen ou ainda externos à Instituição, o solicitante deverá preencher o FM-IPN (Solicitação de Irradiação Experimental na Instalação de Aceleradores Ciclotron) e encaminhar aos responsáveis da GAC e do gerente CR para análise crítica e execução, conforme possível Procedimentos O CR emite para cada processo, procedimentos gerenciais (PG), procedimentos operacionais (PO) e instruções de trabalho (IT) que: Detalham, na extensão necessária, as fases de cada processo e identificam controles nos processo; Descrevem como são conduzidos e determinados a organização, responsabilidades e projetos de P&D no CR; Estabelece a sistemática para o controle de documentos do Sistema de Gestão Integrada do CR (SGI-CR); Estabelece a operação dos equipamentos utilizados nos processos do CR; Descreve as diretrizes e critérios para os sistemas informatizados do CR; Estabelece estratégias de validações (Plano Mestre de Validação) a serem adotadas pelo CR para os sistemas computadorizados, processos produtivos, métodos analíticos do controle de qualidade e sistemas de ar, água e limpeza; Estabelece estratégias de qualificação para os equipamentos utilizados nos processos produtivos e no controle de qualidade, equipamentos térmicos, equipamentos de ar e de água; Detalham como CR realiza a identificação, rastreabilidade e a situação de inspeção que as MP e MEA utilizados nos processos de produção e controle de qualidade, bem como dos produtos intermediário, à granel e terminado; Descreve o como o CR realiza as limpezas das áreas produtivas controladas e classificadas e das celas e glove-box utilizadas nas produções dos radiofármacos; 3 de 8

5 Estabelece como o CR assegura a realização dos monitoramentos constantes das condições ambientais das áreas de produção e controle de qualidade, para atendimento às BPF; Descrevem os EPI, fluxos de pessoas e materiais de acordo com as Boas Práticas de Fabricação descritas nas RDC 17/2010 e RDC 63/2009 e de acordo com a segurança radiológica exigida pelas normas CNEN-IN-01/94; Descreve as providências tomadas para higienização e esterilização, quando necessário, dos EPI utilizados nos processos do CR; Estabelece como o CR controla a temperatura, pressão e umidade das áreas; Estabelece diretrizes para a gestão ambiental de acordo com as normas vigentes e em conformidade com SGI-ipen para proteção do meio ambiente e da saúde do trabalhador; Estabelece como controlar as calibrações dos equipamentos e instrumentos e como realizar suas manutenções; Estabelece o processo de recebimento, identificação e armazenamento de matériasprimas (MP), material de envase e acondicionamento (MEA) e de material radioativo; Estabelece os procedimentos a serem adotados para armazenamento, manuseio, embalagem, preservação e expedição de produtos intermediários, à granel e produtos terminados para a qualidade e segurança dos mesmos; Agregam as atividades que sejam relevantes para a obtenção e manutenção de um processo sob controle e, consequentemente, obtenha os produtos intermediário, à granel e terminados de acordo com as especificações requeridas pela BPF e CNEN; Definem um Plano de Controle de Qualidade para os radiofármacos, de acordo com o descrito no PG-DIRF-1001; Definem a metodologia utilizada nos ensaios de controle de qualidade necessários para indicar a especificação de qualidade dos materiais e produtos do CR; Definem a metodologia de amostragem utilizada nos materiais e produtos do CR; Descreve os critérios utilizados no tratamento de reclamações de clientes, devoluções, recolhimento e descarte de produto no CR; Defini os parâmetros para o estudo de estabilidade dos radiofármacos fornecidos pelo CR de forma a determinar o período de tempo em que mantêm as propriedades específicas e garanta a aplicabilidade para o uso pretendido, frente às variações climáticas ambientais usuais onde são comercializados; Indicam claramente a ação e quem deve executá-la toda vez que ocorrer um desvio de determinada variável crítica em relação à sua respectiva faixa de especificação; Incluem, quando aplicável, a base de cálculo utilizada para definir as variáveis dos processos; Definem quais os registros necessários para fornecer evidência de que os processos de produção e o produto resultante atendem aos requisitos. Para viabilizar a programação da produção são utilizados documentos específicos, PO-CAC (Planejamento da Produção na Instalação de Aceleradores Cíclotron) e PO-CR-P01 (Planejamento da Produção) e as instruções correlacionadas, que contém e/ou referenciam: As informações que descrevem as características do produto; 4 de 8

6 Os procedimentos envolvidos no processo em questão; O uso adequado dos equipamentos; Os dispositivos para monitoramento e medição; Os processos de monitoramento e medição; Os processos de liberação, entrega e atividades pós-entrega, quando aplicavel Pessoal O treinamento e desenvolvimento dos funcionários do CR visa a melhoria e eficácia das atividades executadas nos processos do CR e encontra-se descrito no PG-IPN-1801 (Treinamento e Desenvolvimento). Anualmente o CR realiza um planejamento para os treinamentos necessários ao ano corrente e utiliza o FM-IPN (Levantamento das Necessidades de Treinamento e Desenvolvimento-LNTD) que após preenchimento é enviado à GDP. O treinamento on the job no CR é realizado para o servidor que executa o trabalho descrito em procedimento específico e para cada elaboração/revisão do procedimento. O formulário FM-DIRF (Registro de Treinamento) deverá ser preenchido após o treinamento e deverá ser indexado junto ao procedimento. No registro de treinamento consta a avaliação do responsável pelo treinamento (aprovado ou reprovado), como indicativo da eficácia do treinamento. A qualquer momento, a eficácia do treinamento poderá ser corroborada por meio da surpevisão do operador na execução da atividade designda ou pelo registro de desvios de processo, cuja causa é atribuida à mão de obra do operador Validação e Qualificação As estratégias, atividades, documentações e responsabilidades desenvolvidas no programa de qualificação e validação do CR, são descritos no Plano Mestre de Validação-PMV (PG- DIRF-0903). O PMV identifica os processos a serem validados e descreve os métodos utilizados durante a validação e/ou qualificação de áreas, sistemas, processos, operações e equipamentos. Define um programa documentado, que quando concluído, assegura uniformidade, consistência, repetibilidade e reprodutibilidade dos processos de produção, limpeza e metodologias analíticas empregados nos processos do CR e ainda estabelece as estratégias para os sistemas de ar e água. O Plano Mestre de Validação de Sistemas Computadorizados-PMVSC (PG-CR-0910) descreve a estratégia de validação e a metodologia que será aplicada para sua execução, a fim de garantir o status validado dos sistemas computadorizados ao longo do seu ciclo de vida. O processo de qualificação no CR estabelece estratégias para os equipamentos utilizados nos processos produtivos e de controle de qualidade, equipamentos térmicos, equipamentos de ar e de água. Tanto as validações quanto as qualificações no CR poderão ser executadas por terceiros e deverão seguir e manter os registros conforme descritos nos procedimentos de validações acima citados e como nos PG-DIRF-1101 e PG-DIRF-1102, quando aplicável. Os serviços contratados deverão ser realizados por prestador de serviços aprovado e sujeito à avaliação, conforme PG-IPN de 8

7 5.5. Critérios da Qualidade Os critérios utilizados nas especificações dos radiofármacos produzidos nas instalações do CR encontram-se descritos no Plano de Controle de Qualidade (PCQ) do processo em questão por tipo de produto e os documentos referenciados nestes deverão ser seguidos, sempre que necessários e aplicáveis ao controle de processo, são eles: Plano de Controle de Qualidade-Radioisótopos Primários, Plano de Controle de Qualidade-Moléculas Marcadas e Plano de Controle de Qualidade-Reagentes Liofilizados. Os controles de processo de produção que especificam os cuidados pertinentes à Radioproteção encontram-se descritos em Plano de Controle de Qualidade-Radioproteção, bem como os documentos pertinentes referenciados. Para MP e MEA, os critérios utilizados no recebimento encontram-se descritos nos Plano de Controle de Qualidade Recebimento de MP, Plano de Controle de Qualidade Recebimento de MEA e Plano de Controle de Qualidade Recebimento Geral, para os demais materiais utilizados nos processos do CR. Os critérios da Qualidade dos produtos, MP e MEA encontram-se documentados nos PCQ citados acima, entretanto podem ser evidenciados nos Manuais de Especificações Técnicas do Radiofármaco, de Matéria-Prima (MP) e de Material de Envase e Acondicionamento (MEA) Identificação, Rastreabilidade e Preservação do Produto Todas as MP, MEA, produtos intermediários e terminados são acompanhados conforme PCQ de recebimento e de produto, respectivamente. Não são processados ou comercializados até que tenham sido analisados ou ensaiados e que tenha sido comprovada sua conformidade com os parâmetros especificados nos PCQ e procedimentos específicos conforme abordado no PG-DIRF-1001 (Inspeção e Ensaios). Os processos de recebimento, identificação e armazenamento de MP, MEA e material radioativo encontram-se descritos no PG-CR-1502 (Controle de Recebimento, Identificação, Armazenamento e Retirada de Materiais do Almoxarifado CR) e o procedimento para identificação da situação de inspeção e ensaio dos materiais recebidos e processos no CR encontra-se no PG-DIRF-1002 (Situação de Inspeção e Ensaio). A rastreabilidade é garantida e baseada na identificação fornecida aos materiais recebidos e produtos produzidos no CR, conforme descrito no PG-DIRF-0905 (Identificação e Rastreabilidade de Produto). A preservação é garantida em todas as fases do processo, considerando as características de cada material ou produto, incluindo, quando aplicável, o controle das condições ambientais de acordo com critérios pré-estabelecidos e encontra-se especificado no PG- DIRF-1501 (Preservação de Produtos) Manutenção e Calibração de Equipamentos e Instrumentos de Processos Visando a manutenção e calibração dos equipamentos e instrumentos, conforme a natureza de seus processos, o CR elabora planos de calibração e manutenção preventiva e corretiva, conforme PG-DIRF-1101 (Controle de Equipamentos de Inspeção, Análises, Medição e Ensaio) e PG-DIRF-1102 (Manutenção Preventiva e Corretiva de Equipamentos, Instalações e Infra-estrutura), respectivamente, incluindo todos os equipamentos críticos para o processo. 6 de 8

8 Estes planos contêm as seguintes informações: Identificação individual por equipamento/instrumento por número CR ou CAC; Qual atividade que executa; Periodicidade ou frequência na qual cada equipamento/instrumento é submetido à manutenção preventiva, conforme pertinência; Periodicidade ou frequência na qual cada equipamento/instrumento é submetido à calibração, conforme pertinência; Responsáveis pela execução das manutenções preventiva e corretiva e das calibrações. Quando as atividades de manutenção preventiva ou corretiva e calibração/qualificação são executadas por terceiros, os serviços serão submetidos à avaliação, conforme PG-IPN Qualificação de Fornecedores Todos os fornecedores de itens importantes para a segurança das instalações radiativas do CR e para a qualidade final dos radiofármacos comercializados pelo ipen devem ser submetidos a um processo de qualificação do fornecedor, conforme descrito no PO-IPN (Qualificação de Fornecedores), para atendimento aos requisitos regulamentares da ANVISA e CNEN. Este PO, juntamente com o PG-IPN-0603, detalha as sistemáticas de avaliação de fornecedores para sua qualificação, bem como define responsabilidades para o planejamento, realização, acompanhamento e conclusão de todo o processo do CR Controle de Não Conformidades O CR segue as diretrizes do PG-IPN-0801, visando estabelecer sistemática para registro e controle de não conformidade, de forma a evitar uso, instalação e/ou entrega de produtos não pretendidos e identificação de processos não conformes. A não conformidade e qualquer ação imediata, eventualmente, tomada deve ser registrada no sistema informatizado TNCMC (Tratamento de Não Conformidade e Melhoria Contínua) existente na Intranet do ipen e as diretrizes para implantação de ações corretiva, preventiva e de melhoria, resultantes de não conformidades reais e potenciais, sugestões de melhoria encontra-se estabelecida no PG-IPN-0803 (Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria). As matérias-primas radioativas utilizadas em nossas produções são importadas a cada produção, pois não podem ser estocada devido ao decaimento radioativo e consequentemente perda de atividade necessária para a sua ação. Ocorrem, eventualmente e por motivos fora do nosso controle, atrasos ou cancelamento no recebimento dos materiais. Nesses casos, não são abertos registros de não conformidades, porém é feito um replanejamento da produção e os clientes afetados são comunicados via ou telefone das alterações em seus pedidos ficando a critério do cliente manter ou não seu pedido Reclamações, Devoluções, Recolhimento e Descarte de Produtos Todas as reclamações de clientes referentes a produtos com possíveis desvios de qualidade são cuidadosamente investigada pelo CR e registradas no sistema informatizado TNCMC. Quando da necessidade de devolução e/ou recolhimento de um produto o Responsável Técnico Farmacêutico junto com os gerentes do CR decidem a ação necessária a ser 7 de 8

9 tomada no recolhimento e descarte. A devolução do produto é providência pelo próprio cliente quando for Reagente Liofilizado não marcado com tecnécio-99m, sendo que a GCL/SAC programa a reposição do material. No caso, de produto radioativo, o cliente é informado para identificar e segregar o produto em local apropriado e após liberação da radioproteção local, descartá-lo como rejeito (efluente) convencional. O descarte dos produtos é realizado quando o controle de qualidade o identifica com qualidade inadequada para uso e comunica o gerente de produção (GPR) que deverá identificá-lo de acordo com o estabelecido no PG-DIRF-1002 e enviá-lo à gerência GCQ que deverá triturá-lo quando for um lote de Reagente Liofilizado, quando for produto radioativo, a produção o manterá segregado até que seja liberado pela equipe de radioproteção (ERP) da instalação e descartado de acordo com as exigências de radioproteção. Os critérios de reclamação, devolução, recolhimento e descarte de produto estão descritos no PO-CR-C05 (Reclamação, Devolução, Recolhimento e Descarte de Produto) Revisão Periódica de Produto O CR realiza a Revisão Periódica de Produto (PG-CR-0913) para verificar a consistência dos processos de produção, determinar a necessidade de mudanças, identificar melhorias de produtos e processos e auxiliar na tomada de ações preventivas. 6. Registros São considerados registros do Planejamento e Controle da Produção todos aqueles gerados nos processos do CR e citados nas respectivas Listas de Registros. 8 de 8 Cópias impressas sem a identificação CÓPIA CONTROLADA não são controladas e não devem ser utilizadas com propósito operacional.