ATA DA 8ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE

Transcrição

1 ATA DA 8ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2006 Data: 07/11/ Horário: 9:00 - Local: Sala 7 Subsolo - Bloco A Participantes Setor Ramal Presença Ademar Potiens Junior ou Julio T. Marumo, Roberto Vicente LRR 9238 P Adriano Giardino ou Willy H. de Souza GPP 9141 A Antonio Augusto Couto ou Ivana Conte Consetino CCTM 9441 A Antonio Marialva Neto ou Mauro V.Fernandes CAC 9265 A Ary Pereira Júnior ou Felipe B.Ferrufino Jaldin LMD 9386 A Brigitte R.S. Pecequilo ou Ana Cláudia Peres, Hélio Nagatomy LRA P Célia M. Napolitano ou Carlos Alberto Zeituni CTR 9279 P Celso H. Gimenes ou Márcia O. Pupak CQAS 9052 P Christovam R. Romero Filho ou Malvina Boni Mitaki SRP 9224/9225 A Elâine Arantes J. Martins ou Hélio A. Furusawa, Marlene Flues CQMA 9338 P Elaine B. de Araújo ou Maria T. Culturato, Wilson Scapin CR 9257 /9259 P Fideromo B. Alarcón Jara CQAS 9443 P Geraldo R. da Silva ou Mauri Antonio Freilas SPF 9138 P Gerson Antonio Rubin ou Custodio A. Guimarães CEN 9112 P Gilberto Magalhães PCI 9400 A Gláucia R. Tanzillo ou Elita Urano CCN 9373 A Joaquim Carlos S. ou Maria da Penha A. Potiens CMR 9238 P João A. Osso Jr., Luis Alberto Pereira Dias CR 9250 A João C. Ulrich ou Helena Miho Shihomatsu CQMA 9308 J José Gláucio Motta Garone DPDE 9044 A Joselfina M. Esteves ou Rodney B. de Oliveira AA/ADC 9122 A Luis A. Terribele de Mattos CQAS 9024 J Maria da Penha A. Potiens ou Gelson Pinto dos Santos CMR 9216 P Mariliana Abi-Eçab ou Eduardo Alves Maria ou Maria A. H. Trezza IPA 9035 P Marina Ferreira Lima LRT 9215 A Rosemeire P. Paiva ou Mauro O. Martins, Mitiko Saiki CRPq 9288 P Nelson Meldonian CQAS 9024 P Reynaldo C.Serra CQAS 9024 P Ronaldo Veronesi ou Jorge Alberto S.Rego, Maria H. Queiroz GCL 9085 P Rosângela do Rocio Arkaten ou Cibele Nunes Peroni CBM 9233/ 9236 A Rosemeire P.Paiva LAN 9184 P Rosemeire P. Paiva ou Mauro O. Martins CRPq 9184 P Teresinha Ferreira Lima Daltro CQAS 9443 P Tereza C.Salvetti CQAS 9443 P Vera Lucia R. Salvador ou Marcos Scapin LFX A Vicente P. de Campos ou Flavio Betti LDT 9212 P Wagner de Rossi ou Armando Mirage, Eduardo Landulfo CLA 9307 A OBS: P = presente J = ausência justificada A = ausente Em Negrito, no caso de Titular e Suplente, que compareceu. A Reunião foi presidida por Tereza Cristina Salvetti Relator: Tereza Cristina Salvetti 1 de 9

2 ATA DA 8ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2006 Data: 07/11/ Horário: 9:00 - Local: Sala 7 Subsolo - Bloco A Item 1 APROVAÇÃO DA ATA ANTERIOR 1.1 A ata foi aprovada pelos participantes sem comentários. 2 TNCMC web ANDAMENTO E PENDÊNCIAS 2.1 TNCMC web Andamento e pendências Houve uma reunião entre a empresa que desenvolveu o aplicativo TNCMC web e a CQAS para verificar possibilidade de melhorar a interface com o usuário, pois isto está afetando a aceitação e confiabilidade no software. Após discussão identificou-se que alguns itens precisam ser readequados (status) ou melhorados (informações nas telas de rolagem, etc). Tereza comentou que a RM que previa algumas melhorias no aplicativo e ajustadas com o desenvolvedor foram suspensas, pois a Direção entende que deve investir em um outro aplicativo que atenda, de forma mais interativa e amigável, as necessidades deste processo. Mariliana (GRS) entende que seja mais interessante verificar o que já existe no mercado, fazendo as adaptações necessária, face a dificuldade em estabelecer todas especificações para um desenvolvimento, haja visto o problema apresentado pelo software em uso. Ronaldo (GCL) informou que o sistema desenvolvido para a ouvidoria, desde que passe por adequação, talvez possa ser utilizado. Maria da Penha (CMR-LCI) ressaltou que o software para calibração, recentemente adquirido pelo laboratório, tem outros módulos e, talvez, tenha algo que nos atenda. Tereza lembrou que em qualquer situação o grande problema será a adequação dos dados existentes. Diante da proximidade da auditoria externa e das dificuldades inerentes apresentadas pelo aplicativo, os RDs (Rose, Gerson e Elaine) reforçaram, conforme dito em reuniões anteriores, que não irão utilizar obrigatoriamente esta ferramenta para evidenciar o controle das nãoconformidades e melhoria contínua. Tereza entendeu e aceitou a colocação dos RDs, cabendo a cada um evidenciar da forma que for melhor, em função do andamento de suas atividades nos Centros, o controle deste processo. 2.2 Atualização das informações A data para finalização desta atualização foi Novembro. Verificar se os Centros estão realizando esta atividade e as dificuldades encontradas. Os Centros que estão utilizando o aplicativo comentaram as dificuldades no uso do mesmo e o tempo gasto para tal, que tem sido muito maior que o esperado. 2.3 Informações ao Administrador Todos os Centros tiveram suas permissões cadastradas. Eventuais modificações, dúvidas ou questionamentos devem ser feitos diretamente à CQAS. 2.4 Atividades permanentes 2 de 9

3 Leitura do manual on-line e encaminhamento de sugestões de melhoria para o mesmo Relatar os problemas identificados na utilização do software ao administrador especificando o máximo de detalhes possível da ocorrência, além de identificar-se ao final da mensagem. 2.5 Ação Proposta Responsável Data Pesquisar os possíveis aplicativos para a informatização do processo de tratamento de não-conformidade e melhoria contínua. Leitura do manual on-line e encaminhamento de sugestões de melhoria para o mesmo. 3 GESTÃO AMBIENTAL 3.1 Documentos em finalização CQAS Todos Até Mar/2007 Permanente O Luis Mattos deverá disponibilizar: À CQUAL a proposta de procedimento gerencial para Tratamento de Resíduos Sólidos no IPEN até final de Novembro; e À Superintendência o relatório a ser enviado ao IBAMA, via CNEN, que apresenta as melhorias realizadas pelo IPEN, até 16/11/ Ação Proposta Responsável Data Finalizar proposta de procedimento para tratamento de resíduos sólidos no Instituto. CQAS Dez/2006 Encaminhar as melhorias realizadas pelo IPEN ao IBAMA. CQAS 16/11/ GESTÃO DE SEGURANÇA 4.1 Analisar CNEN IN 01/94 e apresentar sugestões Como a CNEN deverá iniciar as atividades do grupo interinstitucional que irá revisar esta instrução normativa, solicitamos que todos os RDs analisem a proposta feita pela CQAS/S, consultando também o(s) respectivo(s) chefe(s) da(s) instalação (ões) e enviando os comentários e/ou sugestões para o sqipen@ipen.br. A proposta de revisão inicial da Instrução Normativa CNEN IN está disponível na página Agenda do SGI-IPEN. 4.2 Ação Proposta Responsável Data Agendar reunião com a CQAS/S para esclarecimentos sobre a certificação das instalações. Analisar proposta de revisão da CNEN IN 001 elaborada por Meldonian, para posterior encaminhamento ao setor de normas da CNEN. 5 REQUISITOS REGULAMENTARES 5.1 IBAMA - Encaminhar as melhorias realizadas pelo IPEN RD s RD s Permanente Até Mar/ de 9

4 Luis Mattos está consolidando as informações a serem enviadas ao IBAMA, conforme estrutura proposta pela Dra. Maria Aparecida (CQMA). Este novo relatório será encaminhado ao IBAMA, via CNEN, até 15/11/2006. Também foi emitida a RM para contratação de empresa que atenda as especificações do memorial que relaciona todas as atividades previstas (fase de projeto) no TAC-IBAMA. Nove (9) empresas foram contatadas e estamos recebendo visitas para esclarecimentos. 5.2 CNEN Certificação das Instalações Nucleares e Radiativas A CQAS/S continua à disposição para auxiliar as instalações / Centros em seu processo de certificação junto à CNEN. Solicitamos que aqueles que não deram início a este processo e possuem dúvidas em como fazê-lo busquem a orientação da CQAS/S agendando reunião específica. Visando possíveis evidências de auditorias e início deste processo na CNEN, solicitamos que enviem este documento o mais breve possível. 5.3 CNEN Esclarecimentos da CNEN NN 1.16 A CNEN foi consultada pelo IPEN quanto à reunião para esclarecimento aos RDs, auditores internos e responsáveis pelas instalações nucleares e radiativas dos requisitos da norma CNEN NN 1.16 (Garantia da Qualidade). A CNEN já retornou que esta reunião acontecerá de 05/12 à 08/12, conforme encaminhado aos interessados e cópia aos respectivos Gerentes. A Direção do IPEN decidiu que, neste momento, apenas os reatores de pesquisa (IEA-R1, IPEN-MB-01), CCN, CR e CAC, pois estas instalações estão com o processo de licenciamento adiantado junto à CNEN. Tereza irá enviar a todos informando esta decisão da Direção. Brigitte (CMR-LRA) lembrou que os supervisores de radioproteção devem participar desta fase dos esclarecimentos. Comentou-se que a CQAS deveria fazer uma contraproposta ao programa sugerido pela CNEN, para que eles expliquem a norma. Tereza irá consultar a CNEN com esta contraproposta, apesar de já ter adiantado ao coordenador desta atividade na CNEN que não existem pontos de dúvida, mas que a dúvida é na norma inteira. Joaquim (CMR) comentou que seria interessante haver reunião para esclarecimento do processo de licenciamento como um todo, ou seja, nas demais normas que as instalações devem atender. A maioria concordou que seria muito bom, visto que os problemas são sistêmicos em relação às normas CNEN. Tereza informou que esta é a intenção da CQAS, sendo esta a primeira experiência neste sentido no Instituto. 5.4 ANVISA Solicitamos que os Centros tragam as informações quanto ao andamento de suas ações junto a este órgão, quando pertinente. Elaine (CR) comentou que: foi assinado o contrato com a firma que irá fazer o projeto de reforma do CR; para atendimento às exigências regulamentares. Este projeto será submetido à CNEN e à ANVISA. Houve uma visita de técnicos do CVS (Centro de Vigilância Sanitária) ao CR em Agosto. O CR protocolou no órgão a documentação solicitada e aguarda parecer. De acordo com os técnicos, a CVS tem todo interesse em colaborar com o IPEN de modo a deslanchar o processo de registro dos produtos. 4 de 9

5 Houve um encontro em Brasília, em 15/10/2006, promovido pela ANVISA, com o objetivo de promover discussões acerca de uma regulamentação na área de radiofármacos. O órgão pretende montar um grupo de trabalho e o IPEN deverá participar. A ANVISA também estabeleceu uma subcomissão da Farmacopéia Brasileira para elaborar as monografias pertinentes aos radiofármacos. O CR-IPEN participa deste grupo com dois representantes. 5.5 Ação Proposta Responsável Data Encaminhar as melhorias realizadas pelo IPEN ao IBAMA. CQAS 16/11/2006 Agendar reunião com a CQAS/S para esclarecimentos sobre a certificação das instalações. RD s Permanente Informar envolvidos no treinamento da CNEN NN CQAS Nov/2006 Enviar contraproposta à CNEN. CQAS Nov/2006 Avaliar a possibilidade de estender este treinamento às demais normas da CNEN. CQAS Jan/ INFORME DOS GT s Sempre que a CQAS é informada a Agenda (página SGI-IPEN na intranet) é atualizada constantemente com as datas e horários das reuniões dos GTs ou outras informações fornecidas. 6.1 GT1 Verificar qual a melhor data para que o coordenador do GT1 capacite os RDs para elaboração dos respectivos Planos de Negócio e de Ação, conforme procedimento aprovado. 6.2 GT3 O CR pediu que fosse feita uma pequena alteração no PO-IPN , o que foi aceito, pois atende ao processo daquele Centro sem comprometer os demais. O PG-IPN-0301 está sendo revisado (inclusão deste PO) e deverá estar aprovado até o final do mês. Verificar, desde já, qual a melhor data para que o coordenador do GT3 treine os RDs e interessados, incluindo procedimento a ser aprovado. 6.3 GT5 A CQAS está aguardando análise crítica e indicação do CASI para as responsabilidades necessárias para os documentos referentes à certificação das instalações nucleares e radiativas, concluindo o procedimento PG-IPN-0501 Sistema de Documentação. 6.4 GT6 Verificar qual a melhor data para que o coordenador do GT6 capacite os RDs e interessados no processo de aquisição, conforme procedimento aprovado. Elaine (CR) questionou a questão do fornecedor interno neste processo. Tereza informou que a Joselfina (DAD) fez a revisão, porém não houve participação das áreas interessadas. Joselfina (DAD) deverá agendar reunião com os interessados no processo para informar as alterações implantadas e fazer as adequações necessárias. 6.5 GT6B 5 de 9

6 Wilson Scapin, coordenador deste GT, está preparando minuta de procedimento a ser avaliado pelo grupo (GT6B). 6.6 GT8 O procedimento PG-IPN-1701 foi aprovado pelo CTA e está disponível na intranet. Os PGs da série 0800 estão sendo encaminhados para aprovação pelo CTA. Verificar qual a melhor data para que o coordenador do processo de Auditoria Interna capacite os RDs e equipe auditora neste processo, conforme procedimento aprovado. Reynaldo (CQAS) solicitou que, como não houve capacitação neste procedimento e o mesmo será implementado apenas no próximo ano, o procedimento revisado seja retirado da intranet, bem como os formulários que foram revisados. 6.7 GT13 O Christovan finalizou parte da documentação corporativa referente aos processos de Radioproteção e está disponível na intranet. Os PG-IPN-1302 e PG-IPN-1303 foram aprovados pelo CASI. Existem duas séries que estão sendo revisadas pelo GT. Reforçamos que as áreas que possuem documentos de radioproteção deverão rever os mesmos para eliminar redundâncias e fazer as adequações necessárias. Verificar qual a melhor data para que o coordenador deste processo capacite os RDs e equipe do SRP que atua nas áreas do IPEN, conforme procedimentos aprovados. 6.8 GT13B As atividades deste grupo foram encerradas, conforme previsto. 6.9 GT14 As atividades deste grupo continuam suspensas GT18 O procedimento PG-IPN-1801 foi encaminhado para aprovação pelo CTA, porém o grupo continua reavaliando os documentos de maneira a otimizar o processo de Treinamento & Desenvolvimento. A previsão é que esta revisão esteja finalizada até o final do ano. Entendendo que o planejamento para o Plano Diretor acontecerá em meados de março de 2007, da mesma forma que ocorreu este ano, a GDP está alterando o prazo para levantamento das necessidades de treinamento para o próximo exercício para o período de Janeiro e Fevereiro de A GDP irá gerenciar este processo junto aos Centros e áreas corporativas GT IN Este grupo terá suas atividades retomadas após reunião com a CNEN em meados de Dezembro/ de 9

7 6.12 Ação Proposta Responsável Data Dar continuidade aos trabalhos e acompanhamentos dos GT s GT s / CQAS Permanente Capacitação na elaboração dos Planos de Ação e de Negócio dos Centros (PGs série 0100 revisadas). CQAS / GT1 Fev/2007 Capacitação no processo comercial (enfoque na revisão). CQAS / GT3 Fev/2007 Capacitação no processo de auditoria interna (PG-IPN-1701). CQAS / GT8 Mar/2007 Capacitação no processo de radioproteção (enfoque na revisão). CQAS / GT13 Fev/ PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA 2006 O Programa de Auditoria Interna de 2006 foi aprovado pelo CTA e está disponível na intranet. Este Programa foi enviado ao CASI que indicou especialistas para complementar as equipes auditoras, no caso de auditorias que têm como escopo a norma CNEN-NN-1.16 e/ou CNEN-IN-01/ Quadro de Auditores Internos Verificar qual a melhor data para que a CQAS (A e S) capacite os membros da equipe auditora do IPEN que apresentam a lacuna quanto aos requisitos regulamentares. Verificar se algum participante tem alguma sugestão para os aspectos de motivação de novos auditores e da equipe já existente no Instituto. 7.2 Ação Proposta Responsável Data Capacitar membros da equipe auditora que não participaram da primeira capacitação. CQAS/A e CQAS/S Mar/2007 Proposta para motivar equipe auditora e novos auditores. Todos Permanente 8 PROCESSOS CORPORATIVOS Disponibilizar na Intranet objetivos e metas para os processos corporativos Este documento, bem como sua análise parcial, foi disponibilizado e está na intranet. 8.2 (Re) Apresentação do SGI A Mariliana e Maria Aparecida Trezza avaliaram como muito positivo o resultado da reapresentação do SGI pela CQAS na GRS e GDS. CQAS deve agendar mais atividades reapresentações do SGI para as demais áreas corporativas do IPEN. Esta atividade deverá acontecer somente em meados de Ação Proposta Responsável Data Agendar (re) apresentação do SGI para as áreas do IPEN (corporativas), conforme cronograma a ser estabelecido. 9 INTRANET CQAS Fev/ de 9

8 Solicitamos que enviem-nos o evento ou artigo/notícia importante ou interessante, para que possamos providenciar sua divulgação na intranet. CQAS irá acompanhar as atividades de nova intranet. 9.1 Ação Proposta Responsável Data Acompanhar atividades da nova intranet. 10 Normas para o SGI CQAS Até implantação Os interessados em adquirir normas ABNT devem enviar sua solicitação à CQAS (sqipen@ipen.br ou ramal 9443), informando também o título Ação Proposta Responsável Data Enviar código e título de normas necessárias ao sistema e que precisam ser adquiridas. 11 Treinamentos 11.1 NBR ISO/IEC Todos Permanente Houve o treinamento da 2ª. turma na norma NBR ISO 17025:2005 nos dias 9, 10 e 11 de Outubro. Tereza comentou que a(s) turma(s) para 2007 deverão ser identificadas no LNT do próximo ano Cálculo de Incerteza para Ensaio Treinamento previsto para ser realizado em Ação Proposta Responsável Data Identificar os treinamentos necessários e registrar no LNT. Todos Permanente 12 REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA DOS PROCESSOS CORPORATIVOS 12.1 Grau de Satisfação do Usuário O resultado da pesquisa de Satisfação dos Usuários dos Processos Corporativos deverá ser finalizado até 10/11, conforme previsto, sendo divulgado e disponibilizado na intranet em seguida. Já foram realizadas reuniões com a GRS e GDS; PCI e os envolvidos no processo de aquisição (nacional e internacional). Alguns planos já foram estabelecidos e estarão disponíveis no TNCMC até 10/ Definição de Indicadores Ver item de 9

9 12.3 Workflow de documentos Esta atividade está caminhando lentamente, mas os testes do Colaborar estão sendo realizados. Ainda não há previsão final para esta atividade Ação Proposta Responsável Data Disponibilizar o resultado da pesquisa de satisfação dos usuários dos processos corporativos. Realizar testes com o Colaborar (Workflow) para auxiliar na gestão da documentação do SGI. 13 Assuntos Gerais 13.1 Não-conformidade corporativa de Auditoria Externa CQAS 10/11/2006 CQAS, GRS e grupo Processo de Treinamento e Desenvolvimento em andamento. Equipamento da SRP - finalizada. Aspectos regulamentares em andamento. Não foram comentados outros assuntos pelos participantes. Próxima reunião está agendada para 05/12/2006 às 9 hs na Sala 7 do Bloco A. Até implementação 9 de 9