Gestão de Projetos Ferramentas e Softwares para Gerenciamento de Projetos

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1 Gestão de Projetos Ferramentas e Softwares para Gerenciamento de Projetos Aula 1 Prof. Rodrigo Rocha prof.rodrigorocha@yahoo.com Apresentação Prof. Rodrigo Rocha prof.rodrigorocha@yahoo.com Ementa Introdução ao PMBOK e Ferramentas para Gestão de Projetos Planejamento de Tempo e Escopo na Gestão de Projetos Planejamento de Recursos e Custos na Gestão de Projetos Gestão múltipla de Projetos e Software Livre 1

2 Horário: Sábados das 9h00 12h00 1ª Aula 25/06 Cronograma Os principais conceitos do Gerenciamento de Projetos de acordo com o PMBOK Os pontos de atenção na escolha de uma ferramenta de Gestão de Projetos As funcionalidades básicas da ferramenta da Microsoft : o MS- Project 2ª Aula 02/07 Coleta de Requisitos, Definição e Controle de Escopo 3ª Aula 09/07 Planejamento de Recursos e Custos 4ª Aula 16/07 Gestão Múltiplos Projetos e Software Livre Avaliação Bibliografia DAYCHOUM, Merchi Ferramentas e Técnicas de Gerenciamento. 2ª edição. Rio de Janeiro: Brasport DE BONO, E. O Pensamento Lateral. Rio de Janeiro: Record: Nova Era, DINSMORE, Paul Campbell; CAVALIERI, Adriane. Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro: Qualitymark, FIGUEIREDO, H. C. M.; FIGUEIREDO, F. C. Dominando Gerenciamento de Projetos com MS Project Rio de Janeiro: Ciência Moderna, HARVARD Business Review. Gestão e Implantação de Projetos. São Paulo: Campus KERZNER, H. Gestão de Projetos. 2ª edição. São Paulo: Bookman, PRADO, D. Usando o MS Project 2007 em Gerenciamento de Projetos. Nova Lima, MG. INDG, POSSI, M; BORGES, E. MS Project Novos Recursos para Apoio ao Controle de Projetos. Rio de Janeiro: Ciência Moderna, RABECHINI Jr., Roque. O gerente de projetos na empresa. São Paulo: Atlas, STOVER, Teresa S. Microsoft Project Version 2002 Step by Step. EUA: Microsoft Press, THIRY-CHERQUES, H. R. Modelagem de Projetos. 2ª edição. São Paulo: Atlas, VALERIANO, Dalton. Moderno Gerenciamento de Projetos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, VARGAS, Ricardo Vianna. Análise de Valor Agregado em Projetos. Rio de Janeiro: Brasport, VARGAS, Ricardo Vianna. Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos. Rio de Janeiro, Brasport, VARGAS, Ricardo Vianna. Manual Prático do Plano de Projeto. 3ª Edição. Rio de Janeiro: Brasport

3 É um esforço temporário para criar um produto ou um serviço. Projetos Consome recursos, tem prazos, controle de qualidade, riscos, etc. Gestão de projetos??? É a arte de planejar, executar e entregar um projeto. Envolve conhecimentos em custos, pessoas, controle de tarefas, riscos e e qualidade. Tudo isto sendo administrado de forma integrada. PMBOK : disciplinas básicas em gestão de projetos O que é? O Project Management Body of Knowledge, também conhecido como PMBOK é um conjunto de práticas em gerência de projetos levantado pelo Project Management Institute (PMI) e constituem a base da metodologia de gerência de projetos do PMI. Estas práticas são compiladas na forma de um guia, chamado de Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, ou Guia PMBOK. (PMBOK 4ª edição) 3

4 PMBOK : disciplinas básicas em gestão de projetos PMBOK : disciplinas básicas em gestão de projetos 4

5 PMBOK : disciplinas básicas em gestão de projetos Iniciação Conjunto de percepções, vontades e interesses Estimulados por uma demanda/necessidade (VALERIANO,2005) Desenvolver a estimativa de esforços, custos e prazos Finalidade de autorização para realização do projeto. Planejamento Plano de tarefas Sequenciar as atividades Definir prazos e responsabilidades Preparar a equipe para a realização do mesmo Execução Realizar as atividades planejadas Monitoramento e Controle Manter o rumo do projeto Corrigir desvios Gestão da integração, garantir que as ações estão sincronizadas (DINSMORE, 2003). Encerramento tomada de providências para a conclusão Exemplos: encerramento de contratos, Desalocação da equipe, etc. Lições aprendidas e avaliação geral do projeto Conhecimentos e habilidades-gerente O Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos Conhecimento, normas e regulamentos da área de aplicação Entendimento do ambiente do projeto Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral 5

6 Entendimento do ambiente do projeto Ambiente cultural e social Ambiente internacional e político Ambiente físico Dê exemplos onde devido o ambiente o projeto pode falhar??? Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral Contabilidade e gerenciamento financeiro Compras e aquisições Vendas e marketing Contratos e legislação comercial Fabricação e distribuição Logística e cadeia de abastecimento Planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional Estruturas organizacionais, comportamento organizacional, administração de pessoal, compensação, benefícios e planos de carreira Práticas de saúde e segurança Tecnologia da informação. Meio ambiente, sustentabilidade 6

7 Comunicação eficaz. A troca de informações Influência sobre a organização. A capacidade de fazer com que as coisas aconteçam 7

8 Liderança. Desenvolver uma visão e uma estratégia e motivar as pessoas para que alcancem essa visão e essa estratégia Motivação. Estimular as pessoas para que alcancem altos níveis de desempenho e superem as barreiras que impedem as mudanças 8

9 Negociação e gerenciamento de conflitos. Conversar com outras pessoas para chegar a um entendimento ou um acordo Resolução de problemas. A combinação entre definição do problema, identificação e análise de alternativas e tomada de decisões. 9

10 Diversas ferramentas no mercado Escolha depende de n variáveis? Quais? Ferramentas Necessário entender as disciplinas básicas da gestão de projetos Microsoft Project (Líder no segmento) Atenção na escolha do software 10

11 Grande erro Escolha do software Escolha feita pelo gerente de T.I. Introdução Não levar em conta a cultura organizacional Preparação dos usuários Podemos gerenciar projetos sem uma ferramenta de software? Sim, mas não é recomendável A decisão do software não pode ser simplesmente tecnológica PMBOK : disciplinas básicas em gestão de projetos Escolha da ferramenta de software Projeto de escolha Levar em conta Pessoas Cultura organizacional Custo/benefício Homologação Licenciamento Versões teste Software Livre? Suporte? 11

12 Fornecedores com melhores soluções Fornecedores 12

13 Microsoft Project Custo baixo Solução Microsoft Implementa grande parte das disciplinas do PMBOK Permite crescer para soluções de portfólio Integração com o MS-Office 13

14 Modelos para Office Agilizadade na documentação Padronização Ferramentas auxiliares Planilhas Riscos Laboratório Olhar os modelos disponíveis na pasta Exercícios Mapas Mentais Mapas Mentais Representam em forma sintética e visual Conhecimentos Permite que organize o pensamento Melhor organização Facilidade de memorização Produtividade nos estudos Laboratório Visualizando mapas mentais Criando seu próprio mapa mental 14

15 Mapa Mental EAP ou WBS Estrutura Análítica do Projeto Work Breakdown Structure Área do Conhecimento Gerenciamento do Escopo Laboratório Criando EAP 15

16 Exemplo Fonte: Exemplo Fonte: 16

17 Gerenciamento de Projetos com o MS Project MS Project 17

18 MS Project Visualizações Menu Exibir Barra de Modos Calendário, Gantt, Diagrama de Rede, Uso de tarefas e recursos, planilha de recursos 18

19 Arquivo - Propriedades Propriedades Gerais Informações do Projeto 19

20 Calendário Ferramentas Alterar Período Útil Hierarquia do calendário 20

21 Inserir os campos principais Nome da tarefa Duração D dias, me meses, h horas, m minutos? estimado Podemos também importar do WBS Chart Pro Tarefas Anotações na Tarefa Duplo clique na tarefa, aba anotações 21

22 Tarefas Agrupadas e Marcos Agrupando Tarefas Selecione as tarefas e clique em recuo Marco / Etapa Tarefa com duração de 0 dias Inserir Tarefa recorrente Tarefas Recorrentes 22

23 Relacionamento entre as tarefas Clique na tarefa e arraste o mouse até a tarefa relacionada Latência Clicando duas vezes no relacionamento das tarefas podemos definir um atraso entre elas Podemos utilizar números negativos para definir avanços 23

24 Estimativas do projeto Estimativas originais Referência do planejado vs efetivado Linhas base Exibir Planilha de Recursos Tipo Planilha de Recursos Trabalho: pessoas ou equipamentos não consumíveis Material: recursos consumíveis Custo: alugueis, cursos Podemos utilizar um calendário diferente para o recurso 24

25 Recursos Verificando o uso dos recursos Exibir uso dos recursos Exibir gráficos de recursos Útil para resolver superalocações Planilha de Recursos Custos Custo pode variar de acordo com o período 25

26 Exibir Planilha de recursos Adicionar a coluna custo Exibindo o custo total Relatório Custo - Orçamento Relatórios 26

27 Custo total do projeto Projeto Informações do Projeto - Estatísticas Caminho Crítico Conhecendo e controlando o caminho crítico, bem como os recursos envolvidos nas tarefas críticas, você poderá determinar quais tarefas podem afetar a data de término do projeto e se ele terminará no prazo final. O Método do Caminho Crítico (CPM Critical Path Method) é um dos vários métodos de análise de planejamento de projetos. Está ligado diretamente ao planejamento do tempo, com o objetivo de minimizar o tempo de duração total do projeto (Wikipédia). 27

28 Visualizando o caminho crítico Ferramenta assistente de gráfico de Gantt Exibir Diagrama de Rede Caminho crítico 28

29 Análise PERT/CPM Exibir Barra de Ferramentas Análise PERT PERT: Program Evaluation and Review Tecnique CPM : Critical Path Method Slides e Leituras Fundamentais CAMARGO, Anderson Carlos Referências Material original disponível no ambiente virtual do aluno 29