Unidade II. Outras ferramentas que também auxiliam o gerenciamento de projetos são: WBS, gráficos Gantt, PERT/CPM, ECD, entre outros.

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1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE TI Unidade II 2 FERRAMENTAS PARA GESTÃO DE PROJETOS A gestão de projeto como já visto no capítulo anterior é uma tarefa trabalhosa que requer muito controle. Assim, para ajudar nesta tarefa existem diversas ferramentas que auxiliam a gestão de projeto. A mais conhecida é o Microsoft Project, software que permite a criação de cronogramas, definição de caminhos críticos, recursos, custos, etc. Outros softwares também estão disponíveis para o gerenciamento de projetos como Planner, Project Control, Trac, entre outros. Outras ferramentas que também auxiliam o gerenciamento de projetos são: WBS, gráficos Gantt, PERT/CPM, ECD, entre outros. 2.1 Work Breakdown Structure (WBS) É uma ferramenta utilizada para definir e agrupar tarefas discretas de uma forma que ajude a organizar e definir o trabalho total do escopo do projeto Os elementos de uma WBS podem ser produtos, dados, serviços ou a combinação destes. Uma WBS provê um framework para detalhar as estimativas e o controle de custo do projeto, oferecendo ainda orientação para o desenvolvimento e controle do cronograma. De forma geral podemos entender a WBS como uma lista numerada de atividades e subatividades. Imagine que definimos um número de projeto 11, teríamos a seguinte WBS: 19

2 Unidade II WBS 11.1 Fase piloto obter software instalar software configurar software Atividade criar pacote para instalação silenciosa instalar pacote em uma estação de teste Efetuar testes de software Testar interface / enviar arquivo 11.2 Fase implantação Tabela 4: Exemplo de WBS Como se vê, a criação de WBS é bem simples e ao vincular custos de recursos às WBS fica fácil gerenciar os custos das atividades do projeto. Porém existem algumas regras que devem ser consideradas: 1 20 regra dos 0%: define que a WBS precisa incluir 0% do trabalho definido pelo escopo do projeto; elementos mutuamente exclusivos: não pode haver sobreposição de escopos entre dois elementos de uma WBS; resultados planejados, não ações planejadas: adicionar muitas ações pode deixar confuso e adicionar poucas pode prejudicar a visualização. Assim, o ideal é tratar os resultados planejados como uma tarefa da WBS; nível de detalhes: regra das 80 horas: significa que uma atividade ou grupo de atividades que produz uma entrega não pode passar de 80 horas; regra dos relatórios: nenhuma atividade deve ser maior que um período de relatório, assim, se a cada mês é feita uma reunião para expor os relatórios do projeto, nenhuma atividade deve ter um tempo maior que um mês; 20

3 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE TI Uma WBS não pode ser confundida com uma lista de trabalho, um plano de projeto, cronograma ou uma organização hierárquica, mas sim uma classificação compreensiva do escopo do projeto. 2.2 Gantt O gráfico Gantt é um tipo de gráfico em barras que ilustra o cronograma de um projeto, onde cada barra representa uma atividade com seu início e fim. As atividades geralmente são organizadas através do WBS. Tabela : Gráfico de Gantt Este gráfico foi desenvolvido por Henry Gantt entre os anos de 19 e 191 e começou a ser utilizado na década de 1980 com a intenção de ajudar os gerentes de projetos. Na década de 1990, com o advento da internet e o avanço da colaboração, tornou-se ferramenta indispensável. 21

4 Unidade II 2.3 Project Evaluation and Review Technique (PERT) PERT é um método para analisar as tarefas do escopo de um projeto, com o objetivo de identificar o tempo mínimo necessário para finalização do projeto. Utiliza o conceito de redes para planejar e visualizar a coordenação das atividades do projeto de modo a facilitar seu entendimento. Para melhor exemplificar, vamos tomar a tabela abaixo com nove tarefas que são representadas pelas letras de A a I: Atividade Predecessor Otimista (h) Tempo Estimado Normal (h) Pessimista (h) Média A ,00 B - 3 4,00 C A 2 8,00 D A 4 6 8,17 E B 7 8 4,17 F C ,00 G F ,67 H D ,0 I E 1 6 4,00 Tabela 6: Tabela PERT Na tabela acima, identificamos todas as atividades e seus respectivos predecessores, assim não é possível iniciar a tarefa C enquanto a A não estiver finalizada. Calculamos ainda três tempos para efetuar cada tarefa: otimista, normal e pessimista para, então através da fórmula 0 + XN P Média ( 4 ) + = 6 1 Com os dados da tabela é possível criar um gráfico no estilo grafo para demonstrar as atividades deste projeto. 22

5 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE TI Início A 4h B h 20 C h D 8,17h E 4,17h F 30 2h H 4,h I 4h G 6,67h Fim Figura : Exemplo de gráfico PERT Através do gráfico é possível montar o tempo necessário para percorrer cada caminho, conforme a tabela abaixo: Caminho Tempo Total A-C-F-G ,67 17,67h A-D-H 4 + 8,17 + 4, 16,67h B-E-I + 4, ,17h Tabela 7: Tempo Caminho Projeto 2.4 Critical Path Method (CPM) É baseado em um algoritmo matemático para organizar atividades de um projeto. Foi desenvolvido em 190 pela DuPont ao mesmo tempo em que a Booz Allen Hamilton e US Navy desenvolviam o PERT. Basicamente o CPM usa uma lista de atividades do projeto (WBS) que contém a duração e as dependências das atividades com a finalidade de calcular o caminho mais longo para conclusão do projeto e também o caminho mais curto. Através destes cálculos é possível identificar quais são as tarefas críticas que merecem especial atenção, pois um atraso nestas tarefas representará um atraso no projeto final. 23

6 Unidade II Devido a sua análise de caminhos, o CPM é geralmente utilizado em conjunto com o PERT. Conforme vimos na tabela 7, existem três caminhos no projeto, sendo que o mais longo é o A-C-F-G, assim estas são as tarefas críticas do projeto. Na figura abaixo, o Project identificou em vermelho o caminho crítico do projeto de troca de software discutido na Unidade I. Figura 6: CPM 3 MICROSOFT PROJECT O Project foi criado pela Microsoft em 198 como um software para gestão de projetos. Desde sua criação o software vem sofrendo profundas mudanças. Hoje o Project possui funcionalidades como: 1 duração de tarefas (datas, calendários); gráfico de Gantt; modelo probabilístico; diagrama da rede; custos (fixos, não fixos, outros); relatórios; etc. 24

7 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE TI 3.1 Apresentação do Microsoft Project Antes de começar a demonstrar como utilizar a ferramenta é importante fazer o download. A Microsoft disponibiliza o download gratuito para alunos de universidades através do site Faculty Connection em < education/facultyconnection> ou também pode ser baixada a versão de avaliação no site do Project em < microsoft.com/pt-br/project/default.aspx>. Abaixo, a imagem com a tela principal do Project: Barra de título Barra de ferramentas Barra de menu Inclusão de tarefas Barra de entrada Diagrama de Gantt Barra de modos Figura 7: Tela principal do Project Barra de rolagem Divisão de painéis 2

8 Unidade II 3.2 Criando um novo documento de projeto Como em qualquer aplicativo Microsoft Office, ao executar o Microsoft Project um novo projeto é aberto automaticamente, chamado Project1. Caso deseje criar um novo projeto, selecione Arquivo na barra de menu e então selecione novo arquivo. Selecione a visualização Gráfico Gantt ou Gantt Chart que é o tipo padrão para trabalhar com projetos no Microsoft Project. Neste modo de visualização a tela é divida em duas partes: na esquerda, é possível ver a tabela de atividades e, na direita, o gráfico Gantt, conforme apresentado em detalhes abaixo: Figura 8: Detalhes da tabela de tarefas 1 campo indicador: este campo é representado pela letra i e coloca informações sobre as atividades, como porcentagem finalizada, etc. taskname: descrição ou nome da atividade; duration: tempo de duração da atividade. Pode ser dada em horas, dias, etc.; start: data de início da atividade; 26

9 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE TI finish: data de término da atividade; predecessors: informação sobre atividades predecessoras, ou seja, atividades do qual a atividade depende para iniciar; resource names: nome dos recursos alocados para cada atividade. São as pessoas responsáveis pela execução da atividade. Após a criação do arquivo e entendimento dos principais campos utilizados é necessário cadastrar as informações principais do projeto acessando o a opção Projeto na barra de menu e em seguida Informações de Projeto. A figura abaixo demonstra a tela de informações do projeto: Figura 9: Informações do projeto 1 start date: data de início do projeto; finish date: data de término do projeto. Geralmente não pode ser alterada, pois é atualizada através das tarefas do projeto; 27

10 Unidade II schedule from: determina se o projeto deve ter suas tarefas baseadas no início ou fim do projeto; current date: determina a data atual do projeto; status date: pode-se determinar uma data para status do projeto, assim o Project poderá calcular as tarefas, custos, etc., até a data de status; calendar: define qual o calendário de trabalho será utilizado pelo projeto. Aqui é possível definir dias e horas de trabalho; priority: determina a prioridade padrão das tarefas; statistics: apresenta a caixa de diálogo Statistics com informações do projeto. 1 Com estas informações já é possível começar a trabalhar no projeto. 3.3 Como criar um cronograma no Project? Se trabalharmos com o exemplo de projeto utilizado na Unidade I, onde foi discutida a troca do software pago pelo software livre, poderíamos pensar nas seguintes atividades: # Atividades Duração Predecessor Responsável 1 obter software 1d - Engenheiro 2 instalar software 1d 1 Engenheiro 3 configurar software 1d 2 Engenheiro 4 criar pacote para instalação silenciosa d 3 Engenheiro instalar pacote em uma estação de teste d 4 Help Desk 6 efetuar testes de software d Usuário Tabela 8: Atividades do projeto software gratuito 28

11 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE TI Fazendo uma rápida avaliação na tabela acima, podemos identificar que é importante descrever a atividade, sua duração, predecessor e responsável. Sem a duração fica difícil identificar quando o projeto será finalizado e sem o predecessor, não sabemos que tarefas podem ser executadas, pois é impossível realizar a configuração do software sem que o mesmo esteja instalado. Neste projeto a duração está expressa em dias, pois os recursos não estão dedicados a este projeto, ou seja, estamos compartilhando o tempo dos recursos com outros projetos. O Project funciona de forma similar, assim, colocando estas atividades no programa, teríamos algo semelhante à figura abaixo: 1 Figura : Tarefas no Microsoft Project Pode-se notar que ao definir a duração da atividade e os predecessores no Project, ele automaticamente calcula as datas de início e fim de cada atividade, gerando inclusive um mapa que torna mais visual o trabalho, conforme figura abaixo: Figura 11: Gráfico com relacionamento entre atividades 29

12 Unidade II Supondo que estas atividades façam parte do piloto, ou seja, o objetivo é apenas verificar o funcionamento do aplicativo em um ambiente de testes, poderíamos organizar e criar tarefas principais, que também são chamadas de milestone, utilizando a ferramenta de identar (Alt + Shitft + Direita). Desta forma poderia criar uma atividade inicial chamada piloto e identar as demais para que elas fiquem abaixo da atividade piloto, que seria uma espécie de atividade pai. Figura 12: Criando um milestone Note que todas as atividades anteriores fazem parte de uma atividade maior chamada de Fase Piloto. Nesta atividade não definimos predecessores nem recursos, pois ela é a somatória de todas as atividades filho Agora, que definimos as atividades da fase piloto, vamos definir as atividades necessárias para a instalação no ambiente de produção. Como a empresa utiliza ITIL, será necessário passar pelo processo de mudança antes de disponibilizar o aplicativo aos usuários. Será necessário também providenciar treinamento, que estará disponível através de e-learning ou treinamento presencial. Desta forma a figura a seguir representa uma sugestão de cronograma: 30

13 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE TI Figura 13: Projeto com fase piloto e de implantação Neste momento o projeto começa a tomar forma, pois definimos duas atividades-chaves, piloto e implantação e definimos mais duas atividades-chaves dentro da fase de implantação que é o processo de mudança necessário à implementação do sistema e o treinamento necessário para que os usuários saibam como utilizar o novo software. Note que fica fácil identificar o início e o término do projeto. Figura 14: Gráfico com detalhes das atividades do projeto 31

14 Unidade II Através da figura 8 é possível visualizar de forma fácil quais atividades estão no caminho crítico do projeto e quais não estão. As atividades circuladas podem ter atrasos que não impactam a entrega do projeto final, porém, todas as demais, se atrasarem, afetarão o prazo de entrega. Para demonstrar ao Project que uma atividade é um milestone do projeto, basta abrir as propriedades da atividade e marcar como milestone, conforme figura abaixo: Figura 1: Definindo milestone no Project 3.4 Acompanhando o progresso das atividades É possível adicionar uma coluna que indica a porcentagem concluída da atividade, assim o gerente de projeto consegue acompanhar o andamento das atividades e verificar se as mesmas serão finalizadas dentro do prazo estipulado. 32

15 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE TI Figura 16: Avaliação de trabalho das atividades 3. Controlando os custos das atividades e projeto O Project também pode ser utilizado para controlar os custos do projeto, pois é possível informar os valores de cada profissional ou recurso e então, através da conclusão das atividades, verificar quanto já foi gasto no projeto. Para abrir a janela para assinalar recursos, pressione Alt + F e a seguinte janela será aberta: Figura 17: Assinalando recursos 33

16 Unidade II Note que esta tela pode ser mostrada para cada atividade, porém uma vez configurado os valores dos profissionais, todas as atividades utilizarão estes valores. Clicando duas vezes em cima do recurso, será exibida a janela de informações do recurso, onde é possível definir as seguintes informações: nome do recurso; ; conta do Windows; disponibilidade do recurso; custos do recurso (rate) anotações; etc. 1 Na figura abaixo foi definido um valor de R$ 0,00 por hora, assim o projeto assumirá este valor para todas as horas do engenheiro. Note que o ideal é assinalar os nomes das pessoas e as atividades e não times e/ou siglas, porém utilizamos esta forma aqui para facilitar o entendimento. Figura 18: Custo do recurso 34

17 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE TI 3.6 Gerando relatórios sobre o projeto Através da opção de relatórios é possível gerar uma infinidade de relatórios gráficos ou textos que auxiliarão no gerenciamento do projeto e reportarão para os stackholders. Os relatórios mais comuns são: visão geral do projeto; atividades atuais do projeto; custos do projeto; tarefas assinaladas para cada recurso; carga de trabalho sobre cada funcionário; etc. Task Status Report Total Work 360 Cost R$ % Tasks 01 Project1 Work 0 Cost R$ 0 0% Fase piloto Work 144 Cost R$ % Fase de implantação Work 216 Cost R$ % Figura 19: Exemplo de relatório gráfico 3.7 Formas de exibição O Microsoft Project possui algumas formas de visualizar as tarefas do projeto: 3

18 Unidade II 3.8 Calendário As tarefas são exibidas no formato de agenda contando os dias da semana, onde são demonstradas as atividades. Figura 20: Visualização através de calendário 3.9 Gráfico de Gantt O gráfico de Gantt é constituído por uma tabela de atividades do projeto e um gráfico demonstrando a ligação entre as atividades no tempo do projeto. Esta é a visualização padrão utilizada no Project. Figura 21: Visualização de tarefas e gráfico Gantt 36

19 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE TI 3. Diagrama de rede Exibe as tarefas do projeto em caixas ou nós, onde as linhas de ligação entre os nós representam o elo entre as atividades sucessoras e predecessoras. Figura 22: Visualização pelo diagrama de rede 3.11 Gráfico de recursos Exibe a colocação de recursos, trabalho ou custo de um recurso durante um período de tempo. Figura 23: Visualização de alocação de recursos 37

20 Unidade II 3.12 Planilha de recursos Exibe as informações sobre cada recurso, como: taxa de pagamento, quantidade de pagamento, quantidade de horas de trabalho, custo inicial, etc. Figura 24: Visualização de custos dos recursos 38