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1 Nome do Software: Gerenciador de Projetos Versão do Software: Gerenciador de Projetos Visão Geral Este Manual de Utilização do Programa Gerenciador de Projetos via Web, tem por finalidade facilitar o manuseio dos usuários do sistema, que não querem perder tempo e esforço para encontrar a solução certa no tramite de mensagens e criação de projetos. Podemos usar o Gerenciador de projetos como uma ferramenta para designação de usuários, controle de horas e gerenciamento de colaboradores, projetos, planos de ação, entre outros. O Sistema foi inteiramente desenvolvido em PHP+Javascript com banco de dados em MySQL. O sistema Gerenciador de Projetos, tanto na parte de gerenciamento de projeto, práticas de gestão e indicadores, quanto na tramitação interna de mensagens e documentos protocolados, o mesmo se propõe a ser uma solução completa e integrada para as organizações. O mesmo é composto pelos seguintes módulos: Módulo de corporativo com assinatura eletrônica, criptografia, aviso de leitura, controle de despachos, dentre outras funcionalidades; Módulo de criação e envio de documentos, tal qual o SPED, mas mais fácil e flexível; Módulo de gerenciamento de projetos completo, inclusive podendo importar do MS Project e Dot Project, contendo também WBS; Módulo de agenda coletiva e lista de atividades à realizar, integrada ao demais módulos. O sistema possui Caixas de Dicas onde é mostrado mais detalhes para cada texto ou botão, para visualizar as opções, basta o usuário passar o mouse em cima do texto. 2. Operações no Gerenciador de Projetos Login no Gerenciador de Projetos Quando você acessa a página inicial do Gerenciador de Projetos (Gerenciador de Projetos), coloque seu login e senha, pressione ENTER no teclado ou o botão entrar. 1

2 A Interface do Gerenciador de Projetos Ao efetuar o login no Gerenciador de Projetos, por default será exibida as tarefas a fazer onde é listados ao usuário todas as tarefas, eventos e compromissos a ele designado(s). O menu canto superior esquerdo abre outras opções: 1. Menu: Passe o mouse sobre o menu para apresentar outras opções. a. Arquivos: Arquivos anexados à projetos, prática de gestão e indicadores. b. Pesquisa Inteligente: Pesquisa por palavra chave nos módulos do Gerenciador de Projetos, com hiperlink para os resultados encontrados. c. *Organizações: Edição e controle das Organiações cadastradas no Gerenciador de Projetos. d. *Departamentos: Edição e controle dos departamentos cadastradas no Gerenciador de Projetos, relativas às Organizações. e. *Administração dos Usuários: Cadastro, edição e controle dos usuários. 2. *Projetos: Abre a lista de opções de projetos. a. *Proposta: Listagem de Propostas. b. *Lista de Projetos: Listagem de Projetos. c. *Tarefas: Listagem de Tarefas. d. *Projeto Rápido: Criar Projeto não iniciado com uma proposta. e. *Relatório de projeto: Lista de relatórios que informam sobre os projetos. 3. Calendário: Exibe as datas de início e término de tarefas assim como eventos relacionados à projetos, práticas de gestão e indicadores. a. Ano: Visão de um ano inteiro. b. Mês: Visão de um mês. c. Semana: Visão de uma semana. Opções com * É necessário ter acesso como administrador. 2

3 Opções Gerais: 1 hoje: Mostra uma agenda com os eventos ou tarefas designados para hoje. 2 meus dados: Mostra os dados cadastrados e outras informações úteis para o usuário. Nessa opção é possível alterar a senha. 3 sobre: Informações sobre o sistema e suporte. 4 sair: sair do sistema. 5 barra de pesquisa: barra de pesquisa geral da base de dados do sistema. Formulários: Cada módulos do sistema possui seus próprios formulários de acordo com seus respectivos campos necessários. Todos os formulário para cadastro ou edição de registros ao banco de dados do sistema exibirá os campos a serem inseridos ou alterados. As inserções e alterações somente serão efetivamente aplicadas ao clicar em Salvar. 1 lista: Volta ou mostra a lista dos cadastros referente ao módulo selecionado. 2 ver: Mostra os dados cadastrados atualmente no banco de dados referente ao registro selecionado, em alguns módulos, mostra também opções extras relativo ao cadastro selecionado. 3 salvar: Grava as inserções ou alterações do cadastro selecionado. 4 cancelar: Sair do formulário sem modificar. Obs.: Os botões podem mudar de nome e posição em cada módulo. Listagem: Cada módulos do sistema possui sua própria tela de listagem de acordo com seus respectivos campos necessários. Todas as listagem são reordenáveis de acordo com suas colunas. Para reordenar, basta clicar no cabeçalho da coluna na qual deseja ordenar alfabeticamente. Outra característica própria de cada listagem nos módulos são abas, que tem o objetivo de filtrar a listagem, como podemos ver na figura abaixo: 3

4 Opções de Pesquisa: Outra característica que cada módulos do sistema possui é a suas próprias opções de pesquisas. Seu objetivo é filtrar a listagem e/ou localizar o registro. Cada modulo possui seus próprios e diferentes campos de filtro, segue abaixo um exemplo: 4

5 MÓDULOS 5

6 Vamos descrever agora cada módulo ativo no sistema com mais detalhes: Módulo Arquivos O módulo Arquivos tem a função de armazenar e anexar documentos entre os usuários do sistema de uma forma organizada. Tela da listagem de arquivos, basta clicar no texto do arquivo para acessar. 1 Opções de busca: Filtros relacionados a busca dos arquivos anexados aos módulos do sistema. 2 novo arquivo: Botão abre formulário para anexar um novo arquivo a algum módulo. 3 nova pasta: Botão abre formulário para adicionar uma nova pasta no servidor para fins de organização. Módulo de Pesquisa Inteligente O módulo de Pesquisa Inteligente é uma ferramenta útil para localização de registros antigos. com possibilidade de filtros diversos, incluindo pesquisas em módulos específicos ou conteúdos no banco de dados. 6

7 Módulo Organizações O cadastro de Organizações é utilizado para divisão dos usuários em diferentes organizações existentes na empresa. Cada organização pode ter uma ou mais suborganizações, ou organizações filhas, bem como pode ser uma organização principal e singular, de acordo com a necessidade de cada empresa. Cada organização pode conter um ou mais Departamento(s), vamos detalhar Departamentos no módulo seguinte. A ideia básica do Módulo Organizações é a divisão e organização dos usuários para fácil localização e designação em tarefas, projetos, eventos, etc. Porém isso não impede de um mesmo usuário estar em uma ou mais ou até nenhuma organização do sistema. Tela de listagem das Organizações, basta clicar no nome para acessar. 1 Opções de busca: Filtros relacionados a busca das Organizações e/ou Suborganizações do sistema. 2 nova organização: Botão abre formulário para inserir uma organização principal ou filha. 3 Imprimir: Imprimir a lista de Organizações. Módulo Departamento O cadastro de Departamentos são as subdivisões da organização. Um departamento tem como obrigação estar dentro de alguma Organização. Cada Departamento pode ter uma ou mais Subdepartamentos, bem como pode ser um Departamento principal e singular, de acordo com a necessidade de cada empresa. Cada Departamento pode estar em apenas uma Organização. A ideia básica do Módulo Departamentos é a divisão e organização dos usuários para fácil localização e designação em tarefas, projetos, eventos, etc. Porém isso não impede de um mesmo usuário estar em uma ou mais ou até nenhum Departamento do sistema. 7

8 Listagem dos departamentos, basta clicar no nome para selecionar. 1 Opções de busca: Filtros relacionados a busca dos Departamentos e/ou Subdepartamentos cadastrados no sistema. 2 novo dpto.: Botão abre formulário para inserir um depaartamento principal ou filha. Módulo Cadastros O Módulo Cadastros em como função administrar as entidades participantes do sistema, classificadas em seus respectivos departamentos. Principais funções do módulo: a. Cadastro e edição completo de usuários e entidades (clientes, parceiros, fornecedores, etc..), inclusive troca de login e senha de acesso. b. O cadastrado pode ter ou não login de acesso ao sistema, dependendo da necessidade de cada empresa. c. O módulo fornece informações de comprometimento de cada usuário. d. O módulo fornece log de acessos de cada usuário, além de mostrar usuário online no momento. e. O módulo fornece informações da agenda e compromissos de cada cadastro, desde de tarefas designadas até eventos, reuniões etc.. f. O cadastro de usuários permite configurar níveis de acesso e permissão de acesso aos específicos módulos. 8

9 Tela de listagem de Cadastros: 1 Editar: Editar dados do cadastro. 2 Permissões: Editar permissões de acesso ao sistema. 3 Excluir: Excluir cadastro. 1 Opções de busca: Filtros relacionados a busca dos cadastrados no sistema. 2 adicionar usuário: Abre formulário de adição de novo cadastro ao sistema. Módulo Propostas Aqui é onde gerenciamos os orçamentos enviados aos clientes. O sistema controla orçamentos no seguintes status: a. Em Análise proposta ainda sem decisão; b. Aprovadas - propostas que foram convertidas para projetos; c. Não Aprovadas propostas recusada pelo cliente. 9

10 Módulo Projetos Esse é o principal módulo do sistema, diríamos até que todos os outros módulos tem uma interligação com um módulo central que seria o Módulo Projetos. O Módulo Projetos serve exclusivamente para cadastrarmos as principais informações de um projeto a ser executado. Os projetos trabalham também de forma hierárquica, sendo assim é possível cadastrar projetos filhos (ou dependentes) de outros projetos. A imagem abaixo mostra as possibilidades de filtros para pesquisa, listagem e impressão dos projetos: Módulo Tarefas Um projeto é composto por tarefas que devem ser executadas em ordem ou não, de acordo com cada caso. Nesse módulo cadastramos as informações necessárias para inserir uma tarefa a ser executada em nosso projeto. Podemos imaginar o Módulo Tarefas como um módulo filho do Módulo Projetos, pois cada tarefa criada tem que ter um projeto no qual ela se encaixa. O sistema nos da a possibilidade de importação de tarefas de outros projetos para facilitar tarefas iguais em projetos diferentes. 10

11 Listagem das tarefas e seus filtros de pesquisa, basta clicar no nome para selecionar. Módulo Calendário O Módulo Calendário é uma ferramenta ao usuário para sua organização e visão das datas em que foi designado para execução de tarefas ou eventos, reuniões etc. O usuário pode também inserir compromissos em seu calendário ou usar como uma agenda, tais inserções poderão ser visualizadas pelos administradores. O calendário pode ser visualizado em modo diário, semanal, mensal e anual. 1 Opções de Pesquisa: Opções para pesquisa e filtrar a listagem do módulo. 2 evento: Abre o formulário de Inserção de um no registro no calendário. 3 Imprimir: Imprimir a listagem mostrada. 11

12 INSERÇÃO DE DADOS 12

13 Inserindo/Editando evento no Calendário. Ao abrir o formulário de inserção será exibido a tela abaixo: 1 Campo nome do registro; 2 Escolher tipo de evento (para fins de filtro e organização); 3 Escolher a organização da qual o registro faz parte; 4 Escolher o nível de edição e visão ao registro: 13

14 5 Selecione a relação com outros eventos se existir; 6 - Caso marcado trata-se de um controle particular do usuário; 7 Data de início do registro; 8 Data de termino do registro; 9 Quantidade que o evento vai ocorrer; 10 tempo de antecedência para envio de lembrete; 12 Cor exibida na listagem (para fins de destaque e organização); 13 Se marcado a faixa de tempo não inclui feriados e dias de semana; 14 Responsável pelo registro; 15 Descrição do registro; 16 Palavras para buscar esse registro; 17 Organização que pertence esse registro; 18 Grupo da organização para selecionar os usuário participantes desse evento; 19 Seleciona usuário único para selecionar os usuário participantes desse evento; 20 Painel para gerenciamento dos usuários; 21 Inclui usuário selecionado; 22 - Inclui usuários listados; 23 Selecionar porcentagem de comprometimento do usuário com esse registro; 26 Visualizar o comprometimento do usuário selecionado; 27 Remover usuário selecionado; 28 Anexar arquivo ao evento. 14

15 Inserindo/Editando Arquivo. Ao abrir o formulário de inserção será exibido a tela abaixo: 1 Selecionar a pasta na qual o arquivo será criado; 2 Versão do arquivo (para fins de filtro e organização); 3 Escolher o Tipo do arquivo; 4 Escolher a que parte do sistema o arquivo está relacionado: 5 - Escolher o nível de edição e visão ao registro: 7 Inserir descrição do arquivo; 8 Escolher o arquivo; 15

16 Inserindo/Editando Usuário/Cliente: Ao abrir o formulário de inserção será exibido a tela abaixo: 1 Login do novo cadastro; 2 Escolher os privilégios de acesso; 3 Criar a senha; 4 Utilizar mesmos dados de outros cadastros; 5 Campos de informações do Usuário; 6 Assinatura que vai aparecer nos s; 8 Privilégios de acesso do novo usuário. Inserindo/Editando Proposta: Ao abrir o formulário de inserção será exibido a tela abaixo: 16

17 1 Preencha com o nome da proposta; 2 Crie um código interno para a proposta; 5 Cor na que o projeto aparecerá nas listagens; 6 Escolha o Cliente; 7 Escolha o nível de acesso; 8 Descrição detalhada da proposta; 9 Observações. Inserindo/Editando Proposta: Ao abrir o formulário de inserção será exibido a tela abaixo: 17

18 1 Nome da Tarefa; 2 Escolher o Status em que a Tarefa se encontra; 3 Escolher a prioridade de execução da Tarefa; 4 Escolher a porcentagem em que a Tarefa se encontra; 5 Aba onde se acrescenta detalhes sobre a Tarefa; 6 Aba onde se escolhe as tarefas dependentes; 7 Aba onde se define as datas de inicio e fim previstas para a Tarefa; 8 Aba onde se define os usuário designados para a Tarefa. 18

19 FUNÇÕES DO COLABORADOR 19

20 O usuário colaborador tem como objetivo informar as horas trabalhadas nas atividades para si designadas. Ao colocar o login e senha, é mostrado para o usuário colaborador uma tela com as atividades para ele designadas: Inserindo Registro na Atividade: Ao clicar no botão +, o colaborador é encaminha para a tela onde se insere as informações realizadas na tarefa: 1 Data do trabalho realizado; 2 Indicar a porcentagem em que a atividade se encontra; 3 Indicar o status em que a atividade se encontra; 4 Indicar as horas trabalhadas; 5 Inserir uma descrição do trabalho realizado; 6 Informar contatos que deverão receber informando a inclusão do novo registro. *Ao clicar em Salvar, o usuário será direcionado para a página principal (Tarefas à Fazer) novamente, pode ser que haja atraso na atualização das informações inserirdas, nesse caso o usuário deve apertar o botão F5 para atualizar a página, NÃO É NECESSÁRIO COLOCAR AS HORAS NOVAMENTE. Inserindo/Editando evento no Calendário. Ao abrir o formulário de inserção será exibido a tela abaixo: 20

21 1 Campo nome do registro; 2 Escolher tipo de evento (para fins de filtro e organização); 3 Escolher a organização da qual o registro faz parte; 4 Escolher o nível de edição e visão ao registro: 21

22 5 Selecione a relação com outros eventos se existir; 6 - Caso marcado trata-se de um controle particular do usuário; 7 Data de início do registro; 8 Data de termino do registro; 9 Quantidade que o evento vai ocorrer; 10 tempo de antecedência para envio de lembrete; 12 Cor exibida na listagem (para fins de destaque e organização); 13 Se marcado a faixa de tempo não inclui feriados e dias de semana; 14 Responsável pelo registro; 15 Descrição do registro; 16 Palavras para buscar esse registro; 17 Organização que pertence esse registro; 18 Grupo da organização para selecionar os usuário participantes desse evento; 19 Seleciona usuário único para selecionar os usuário participantes desse evento; 20 Painel para gerenciamento dos usuários; 21 Inclui usuário selecionado; 22 - Inclui usuários listados; 23 Selecionar porcentagem de comprometimento do usuário com esse registro; 26 Visualizar o comprometimento do usuário selecionado; 27 Remover usuário selecionado; 28 Anexar arquivo ao evento. 22

23 Inserindo/Editando Arquivo. Ao abrir o formulário de inserção será exibido a tela abaixo: 1 Selecionar a pasta na qual o arquivo será criado; 2 Versão do arquivo (para fins de filtro e organização); 3 Escolher o Tipo do arquivo; 4 Escolher a que parte do sistema o arquivo está relacionado: 5 - Escolher o nível de edição e visão ao registro: 7 Inserir descrição do arquivo; 8 Escolher o arquivo; 23

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