Sumário. Introdução ao Microsoft Project. 1 Microsoft Project, gerenciamento de projetos e você 3. 2 Visão geral do Project 11.

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1 Sumário Introdução... xiii A quem se destina este livro...xiii Como o livro está organizado...xiii Como baixar os arquivos de prática...xiv Suas configurações no Project...xv Suporte técnico...xvi Parte 1 Introdução ao Microsoft Project 1 Microsoft Project, gerenciamento de projetos e você 3 O aplicativo Project...3 A família Project...4 Novos recursos do Project O que era novidade no Project O que era novidade no Project Você como gerente de projeto...8 Vamos começar! Visão geral do Project 11 A interface do Project: encontre o que procura O modo de exibição Backstage: gerenciamento de arquivos e opções de configuração Modelos: como evitar a reinvenção da roda A Faixa de Opções e as guias: encontre os recursos que deseja Modos de exibição: utilize os detalhes de cronograma do seu jeito Relatórios: visualize o status do projeto de novas maneiras Pontos-chave... 35

2 vi Sumário Parte 2 Fundamentos do agendamento 3 Como iniciar um novo plano 39 Como iniciar um novo plano e definir sua data de início Definição de dias não úteis no calendário do projeto Inserção de título e outras propriedades do plano Enfoque do gerenciamento de projetos: o projeto faz parte de um contexto mais amplo Pontos-chave Criação de uma lista de tarefas 49 Nomes de tarefas Enfoque do gerenciamento de projetos: definição das tarefas certas para o resultado Duração de tarefas Enfoque do gerenciamento de projetos: como estabelecer durações de tarefa precisas? Inserção de uma tarefa de marco Criação de tarefas resumo para que o plano seja estruturado em tópicos Enfoque do gerenciamento de projetos: planejamento de cima para baixo (top-down) e de baixo para cima (bottom-up) Criação de dependências de tarefas com vínculos Agendamento da tarefa: manual e automático Verificação da duração e da data de término do plano Documentação de tarefas com anotações e hiperlinks Pontos-chave Configuração dos recursos 79 Nome dos recursos de trabalho Considerações sobre recursos de equipamento Qual a melhor maneira de inserir nomes de recursos? Capacidade máxima dos recursos Remuneração dos recursos Enfoque do gerenciamento de projetos: como obter informações sobre custos de recursos... 88

3 Sumário vii Ajuste do período de trabalho em um calendário de recurso Configuração dos recursos de custo Como documentar recursos com anotações Pontos-chave Atribuição de recursos às tarefas 99 Atribuição de recursos de trabalho às tarefas A fórmula do agendamento: duração, unidades e trabalho Controle do trabalho ao adicionar ou remover atribuições de recurso Enfoque do gerenciamento de projetos: quando o agendamento controlado pelo empenho deve ser aplicado? Atribuição de recursos de custo às tarefas Verificação da duração, do custo e do trabalho do plano Pontos-chave Formatação e compartilhamento de seu plano 121 Como personalizar um modo de exibição de Gráfico de Gantt Como desenhar em um gráfico de Gantt Como personalizar um modo de exibição Linha do Tempo Visão panorâmica e zoom do modo de exibição Gráfico de Gantt a partir do modo de exibição Linha do Tempo Como personalizar relatórios Como copiar modos de exibição e relatórios Impressão de modos de exibição e relatórios Pontos-chave Controle do andamento 147 Como salvar a linha de base de seu plano Controle de um plano conforme agendado até uma data específica Inserção da porcentagem concluída de uma tarefa Inserção de valores reais para as tarefas Enfoque do gerenciamento de projetos: o projeto está sob controle? Pontos-chave...161

4 viii Sumário Parte 3 Técnicas avançadas de agendamento 9 Agendamento de tarefas avançado 165 Visualização das relações entre tarefas com Caminho da Tarefa Ajuste das relações de vínculo entre tarefas Definição de restrições de tarefas Como interromper o trabalho de uma tarefa Ajuste do período útil de tarefas individuais Controle do agendamento de tarefas com tipos de tarefa Unidades de atribuição, pico, unidades de pico e a fórmula de agendamento Tipos de tarefa e agendamento controlado pelo empenho Pontos-chave Detalhes das tarefas 195 Inserção de datas de prazo final Inserção de custos fixos Configuração de uma tarefa recorrente Visualização do caminho crítico do projeto Agendamento manual de tarefas resumo Pontos-chave Detalhes dos recursos e das atribuições 213 Definição da disponibilidade dos recursos para utilizá-los em períodos diferentes Inserção de várias remunerações para um recurso Diferentes remunerações de recurso para diferentes períodos Recursos materiais Como atrasar o início das atribuições Como aplicar contornos às atribuições Como aplicar diferentes remunerações às atribuições Atribuição de recursos materiais às tarefas Taxas de consumo variáveis para recursos materiais Visualização da capacidade do recurso Ajuste das atribuições no modo de exibição Planejador de Equipe Pontos-chave...243

5 Sumário ix 12 Ajuste do plano de projeto 245 Exame das alocações dos recursos ao longo do tempo Enfoque do gerenciamento de projetos: avalie a alocação de recursos Como solucionar superalocações de recursos manualmente Como nivelar recursos superalocados Verificação do custo e da data de término do plano Como desativar tarefas Pontos-chave Organização dos detalhes do projeto 271 Classificação dos detalhes do projeto Como agrupar detalhes do projeto Como filtrar detalhes do projeto Como criar novas tabelas Como criar campos personalizados rapidamente Como criar novos modos de exibição Pontos-chave Controle do andamento das tarefas e atribuições 295 Como atualizar uma linha de base Como salvar planos provisórios Controle dos valores reais e restantes de tarefas e atribuições Controle do trabalho real dividido ao longo do tempo de tarefas e atribuições Como inserir custos reais manualmente Enfoque do gerenciamento de projetos: colete valores reais dos recursos Reagendamento do trabalho não concluído Pontos-chave Como visualizar e informar o status do projeto 317 Como identificar as tarefas que foram adiadas Enfoque do gerenciamento de projetos: a variação pode ser positiva? Enfoque do gerenciamento de projetos: divulgue informações Como examinar os custos da tarefa Como examinar os custos dos recursos Como informar a variação do custo do projeto com um modo de exibição de sinaleira Pontos-chave...335

6 x Sumário 16 Como retomar o controle do projeto 337 Solução de problemas de tempo e agenda Redução da duração das tarefas com horas extras Solução de problemas de custos e recursos Solução de problemas de escopo do trabalho Pontos-chave Parte 4 Tópicos avançados e especiais 17 Formatação e impressão avançadas 357 Formatação de um modo de exibição de Gráfico de Gantt Mais opções de formatação Formatação de um modo de exibição Linha do Tempo Formatação de um modo de exibição Diagrama de Rede Formatação de um modo de exibição Calendário Como imprimir e exportar modos de exibição Pontos-chave Formatação de relatórios avançada 383 Formatação de tabelas em um relatório Formatação de gráficos em um relatório Como criar um relatório personalizado Pontos-chave Como personalizar o Project 411 Compartilhamento de elementos personalizados entre planos Como gravar macros Como editar macros Como personalizar a Faixa de Opções e a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Pontos-chave...435

7 Sumário xi 20 Compartilhamento de informações com outros programas 437 Como copiar dados do Project para outros programas Como abrir outros formatos de arquivo no Project Como salvar em outros formatos de arquivo no Project Como trabalhar com arquivos de versões anteriores do Project Como gerar relatórios visuais com Excel e Visio Pontos-chave Consolidação de projetos e recursos 461 Como criar um pool de recursos Como criar um pool de recursos dedicado Visualização de detalhes de atribuição em um pool de recursos Atualização de atribuições em um plano participante Atualização das informações de um recurso em um pool de recursos Atualização dos períodos úteis de todos os planos em um pool de recursos Vinculação de novos planos a um pool de recursos Como alterar atribuições de um plano participante e atualizar um pool de recursos Como consolidar planos Como criar dependências entre planos Pontos-chave Apêndices A Um breve curso em gerenciamento de projetos 499 O que define um projeto O triângulo do projeto: tempo, custo e escopo Tempo Custo Escopo Tempo, custo e escopo: gerenciamento das restrições do projeto Como gerenciar seus projetos com o Project...506

8 xii Sumário B Como desenvolver suas habilidades em gerenciamento de projetos 507 Participe de uma comunidade de aprendizado do Project Participe de uma comunidade de aprendizado em gerenciamento de projetos Comentários finais C Colaboração: Project, SharePoint e PWA 511 Introdução ao compartilhamento de seu plano com SharePoint Fontes para mais informações Introdução à colaboração em equipe com o Project Web App Fontes para mais informações Introdução ao Enterprise Project Management Fontes para mais informações D Uso deste livro em sala de aula 523 Como unir o conteúdo às necessidades educacionais Como ensinar gerenciamento de projeto com o Project Glossário Indice...537

9 Introdução O Microsoft Project 2013 é um programa poderoso para criação e gerenciamento de projetos. Este livro apresenta uma visão ampla dos recursos mais utilizados do Project. A quem se destina este livro Este e outros livros da série Passo a Passo são destinados a usuários de computador de nível inicial a intermediário. De modo geral, os exemplos mostrados no livro dizem respeito a empresas de pequeno e médio porte, mas apresentam técnicas que podem ser utilizadas em empresas de qualquer tamanho. Seja você iniciante no Project ou mais experiente com o software, apenas querendo aprender os novos recursos do Project 2013, este livro oferece uma experiência prática valiosa para que possa planejar, controlar e gerenciar projetos. Como o livro está organizado Este livro está dividido em quatro partes: A Parte 1 apresenta o farto campo do gerenciamento de projetos e mostra os principais componentes da interface do Project A Parte 2 o conduz em um ciclo de vida de projeto completo (planejamento, controle e gerenciamento), com uso simplificado dos aspectos e recursos do Project. Na Parte 3, você completa outro ciclo de vida de projeto, desta vez com uso mais aprofundado dos poderosos recursos do Project. A Parte 4 encerra seu treinamento no Project, com atividades que podem ser empregadas em qualquer ponto do ciclo de vida de um projeto. Além disso, o livro contém vários apêndices. Eles oferecem uma exposição mais ampla da área de gerenciamento de projetos, dos recursos de colaboração do Project, aprimorados com SharePoint e Project Web App, e ainda dão algumas sugestões para o uso deste livro em sala de aula.

10 xiv Introdução O enfoque iterativo deste livro visando à conclusão de um ciclo de vida de projeto completo o conduz pelo planejamento e, em seguida, pelas áreas do controle do andamento e da resposta à variação, onde o conjunto de recursos do Project realmente se sobressai. Este livro foi projetado para conduzi-lo passo a passo em todas as tarefas que você provavelmente deseja executar no Project Se começar pelo início e fizer todos os exercícios, você alcançará proficiência suficiente para gerenciar projetos complexos. Contudo, cada tópico é independente, de modo que é possível pular para qualquer lugar a fim de adquirir exatamente as habilidades desejadas. Como baixar os arquivos de prática Para realizar os exercícios deste livro, você precisa baixar os arquivos de prática para seu computador. Faça download desses arquivos em nosso site: Cadastre-se, encontre a página do livro por meio do campo de busca e clique em Conteúdo Online. A tabela mais abaixo lista os arquivos de prática deste livro. IMPORTANTE O programa Project 2013 não está disponível nesse site. Ele deve ser adquirido e instalado antes da utilização deste livro. O mesmo conjunto de arquivos de prática funciona tanto no Microsoft Project Professional 2013 como no Microsoft Project Standard As diferenças entre as duas edições do Project são explicadas onde necessário ao longo do livro. Capítulo Capítulo 1: Microsoft Project, gerenciamento de projetos e você Capítulo 2: Visão geral do Project Capítulo 3: Como iniciar um novo plano Capítulo 4: Criação de uma lista de tarefas Capítulo 5: Configuração dos recursos Capítulo 6: Atribuição de recursos às tarefas Capítulo 7: Formatação e compartilhamento de seu plano Capítulo 8: Controle do andamento Capítulo 9: Agendamento de tarefas avançado Capítulo 10: Detalhes das tarefas Arquivo Nenhum arquivo de prática Visao Geral_Inicio.mpp Nenhum arquivo de prática Tarefas Simples_Inicio.mpp Recursos Simples_Inicio.mpp Atribuicoes Simples_Inicio.mpp Formatacao Simples_Inicio.mpp Controle Simples_Inicio.mpp Tarefas Avancadas_Inicio.mpp Otimizando Tarefas_Inicio.mpp

11 Introdução xv Capítulo Capítulo 11: Detalhes dos recursos e das atribuições Capítulo 12: Ajuste do plano de projeto Capítulo 13: Organização dos detalhes do projeto Capítulo 14: Controle do andamento das tarefas e atribuições Capítulo 15: Como visualizar e relatar o status do projeto Capítulo 16: Como retomar o controle do projeto Capítulo 17: Formatação e impressão avançadas Capítulo 18: Formatação de relatórios avançada Capítulo 19: Como personalizar o Project Capítulo 20: Compartilhamento de informações com outros programas Capítulo 21: Consolidação de projetos e recursos Arquivo Atribuicoes Avancadas_Inicio.mpp Recursos Avancados_Inicio.mpp Plano Avancado_Inicio.mpp Organizacao Avancada_Inicio.mpp Controle Avancado A_Inicio.mpp Controle Avancado B_Inicio.mpp Controle Avancado C_Inicio.mpp Controle Avancado D_Inicio.mpp Relatando Status_Inicio.mpp Retomada Controle_Inicio.mpp Formatacao Avancada_Inicio.mpp Relatorio Avancado_Inicio.mpp Personalizacao A_Inicio.mpp Personalizacao B_Inicio.mpp Compartilhamento_Inicio.mpp Exemplos de Lista de Tarefas.xlsx Consolidacao A_Inicio.mpp Consolidacao B_Inicio.mpp Suas configurações no Project Existem muitas configurações que podem afetar os resultados observados ao se completar os exercícios deste livro em especial, configurações relacionadas a como o Project calcula cronogramas. Ao se trabalhar com o Project, existem dois níveis de detalhe aos quais essas configurações se aplicam: Configurações exclusivas do arquivo do Project Configurações que se aplicam a todos os arquivos com que o Project trabalha Já fizemos todas as configurações necessárias possíveis nos arquivos de prática que você vai usar neste livro. Contudo, sua instalação de Project pode ter configurações diferentes do padrão de fábrica e talvez produzam resultados diferentes dos que aparecem no livro. Caso não obtenha os resultados esperados, verifique as seguintes configurações.

12 xvi Introdução Esta configuração Arquivo > Opções >guia Geral >Modo de exibição padrão Arquivo > Opções >guia Exibir >Mostrar indicadores e botões de opção para Arquivo > Opções > guia Cronograma > Mostrar unidades de atribuição como Arquivo > Opções > guia Cronograma >Cálculo > Calcular projeto depois de cada edição Arquivo > Opções > guia Salvar > Salvar arquivos neste formato Arquivo > Opções > guia Avançado > Editar Arquivo > Opções > guia Avançado > Exibir > Mostrar barra de status Arquivo > Opções > guia Avançado > Exibir > Mostrar barras de rolagem Recurso > Nível > Opções de Nivelamento > Nivelamento de cálculos Recurso > Nível > Opções de Nivelamento > Procurar superalocações em uma Deve ser Gantt com Linha do Tempo Todas as opções aqui devem ser selecionadas Porcentagem Ativado Projeto (*.mpp) Todas as opções aqui devem ser selecionadas Selecionado Selecionado Manual Diariamente Suporte técnico* Todos os esforços foram feitos para garantir a exatidão deste livro e do conteúdo dos arquivos de prática que o acompanham. Em caso de comentários, dúvidas, sugestões ou identificação de erros, escreva diretamente para a Microsoft Press pelo endereço mspinput@microsoft.com ou acesse o link View/Submit Errata na página do livro em * N. de E.: Comentários e sugestões relativos à edição brasileira desta obra podem ser enviados para secretariaeditorial@grupoa.com.br.