Despachante Express - Software para o despachante documentalista veicular DESPACHANTE EXPRESS MANUAL DO USUÁRIO VERSÃO 1.1

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1 DESPACHANTE EXPRESS MANUAL DO USUÁRIO VERSÃO 1.1 1

2 Sumário 1 - Instalação Normal do Despachante Express Instalação do Despachante Express em Rede Registrando o Despachante Express Acessando o Despachante Express Primeiros Passos Ordem de Cadastros Telas Padrões de Cadastro Revise o Cadastro de Municípios Revise os Dados Cadastrais de Veículos Faça o Cadastro do Despachante Faça o Cadastro de Seus Clientes Faça o Cadastro de Veículos Controle de Serviços Controle Financeiro por Ficha Recibo Completo Recibo Simples ASD Anotação Documental Documento de Cadastramento/Autorização Ordens de Serviço Backup e Restauração do Sistema Cadastrando Usuários

3 1 - Instalação Normal do Despachante Express A instalação normal do sistema em apenas uma máquina é um processo simples. Após efetuar o download do instalador, basta executar e seguir os passos que são mostrados abaixo: Neste passo clique em Avançar. No próximo passo, você deve aceitar os termos de uso do sistema selecionado a opção Eu aceito os termos do contrato e depois você deve clicar em Avançar. 3

4 Se você deseja que um ícone apareça na área de trabalho você deve selecionar a opção Criar um ícone na Área de Trabalho e depois clicar em Avançar. Na próxima tela clique em Instalar. O sistema será instalado na unidade C: de seu computador e vai possui a seguinte estrutura de diretórios: 4

5 2 - Instalação do Despachante Express em Rede O sistema tem como característica funcionar em rede, podendo ser instalado em todas as máquinas da sua rede sem nenhum custo adicional. O processo de instalação em rede é um pouco mais complexo, caso necessite, solicite a ajuda de um professional de T.I. (Tecnologia da Informação). A estrutura da instalação em rede é representada pela imagem abaixo: De uma maneira geral, o sistema é instalado em todas as suas máquinas, mas uma delas será o seu servidor, é nesta máquina que vai ficar centralizado o banco de dados e as demais máquinas irão acessar a esses dados. Desta forma, se o servidor parar, o sistema vai parar em todas as demais máquinas. Antes de começar a instalar o sistema, você deve definir uma máquina que vai ser o seu servidor (é nesta máquina que os dados vão estar e serão compartilhados com as demais máquinas). Nesta máquina é importante você liberar a porta 3050 (porta do Firebird Gerenciador de Banco de Dados) no Firewall e Antivírus (ou desativar os mesmos). Depois você deve instalar o Despachante Express no servidor seguindo o passo 1 deste manual. Após isso, você deve instalar o sistema nas demais máquinas e configurar a conexão com o banco de dados, direcionando para o servidor. Explicação passo-a-passo: No servidor 1. O primeiro passo é definir qual máquina será o servidor. 2. Agora descubra qual é o número IP desta máquina considerada o servidor. 3. Agora instale o Despachante Express normalmente no servidor (seguindo o passo 1 deste manual). 4. Instale o sistema gerenciador de banco de dados, baixando ele pelo link (baixe de acordo com sua máquina 32 ou 64 bits): a. Windows 32 bits: b. Windows 64 bits: 5. Execute o Despachante Express e veja se está tudo funcionando. 6. Libere a porta 3050 no Firewall e Antivírus (ou desative os dois). 5

6 7. Compartilhe a pasta inteira do Despachante Express no Windows (a pasta do sistema fica na unidade C: normalmente C:\Despachante Express 1.1). 8. Anote o número IP do servidor, por exemplo Nas demais máquinas da rede que utilizarão o Despachante Express 1. Instale o Despachante Express normalmente (conforme o passo 1 deste manual). 2. Abra o Despachante Express e vá até a opção do menu Outros > Configurar Sistema em Rede No local onde tem IP Servidor informe o IP anotado na instalação do Despachante Express no servidor, exemplo: Onde diz Local onde se Encontra a Base de Dados, informe: C:\Despachante Express 1.1\bd\DADOS.FDB. 5. Faça o teste de conexão clicando em Testar Conexão. 6. Reinicie o Despachante Express e tudo deve estar funcionando. 3 - Registrando o Despachante Express Após a instalação do Despachante Express você pode acessar ele utilizando o ícone disponível na área de trabalho. Ao realizar este acesso pela primeira vez você será apresentado a seguinte tela: 6

7 Mesmo o sistema não estando registrado você pode utilizar e testar as funcionalidades, exceto fazer impressões de relatórios e documentos, estas opções só estão disponíveis após a compra do registro. Se você deseja testar o sistema, basta você clicar em Continuar sem registro, caso queira comprar o registro do Despachante Express você deve ir na opção Obter registro online. Na opção de comprar online o registro, você será direcionado a uma página da web, onde você deve informar seus dados e selecionar a forma de pagamento. Nesta opção, o pagamento é realizado por meio do PagSeguro (Grupo UOL). Caso você já tenha adquirido o registro do Despachante Express você deve ir na opção Registrar esta cópia. Quando usar a opção de registrar o Despachante Express você será direcionado para a seguinte tela: Nesta tela, você deve informar o Nome e Número de Registro enviado para você por e depois clicar em Registrar. Depois que o registro é feito, este procedimento não será mais necessário, pois o Despachante Express já estará registrado. 4 - Acessando o Despachante Express Quando você acessar o Despachante Express será apresentada uma tela de segurança, onde é necessário informar o login e senha de acesso. O acesso padrão do sistema é o seguinte: Usuário: admin Senha: admin Caso você informe errado os dados de acesso, você terá direito a três tentativas. Depois disso, o sistema irá se fechar e você deverá acessar novamente pelo ícone na área de trabalho. Após informar corretamente os dados de acesso você será direcionado a tela principal, que possui um menu superior com todas as funcionalidades e um menu lateral com as principais funções do Despachante Express: 7

8 5 - Primeiros Passos Para que você possa usar corretamente o Despachante Express, tirando maior proveito das funcionalidades disponíveis, você deve seguir alguns passos iniciais que serão mostrados a seguir: Ordem de Cadastros Você deve iniciar seus cadastros da seguinte forma: 1. Cadastro de Despachante; 2. Cadastro de Cliente; 3. Cadastro de Veículos; 4. Demais cadastros e procedimentos do Despachante Express; Telas Padrões de Cadastro O Despachante Express conta com um modelo padrão para as telas de cadastros, buscando facilitar a vida do usuário. Um exemplo é mostrado na imagem logo abaixo. Na parte superior fica o menu de interações com os registros, onde é possível: Inserir, Editar, Excluir e Navegar sobre qualquer registro do sistema. 8

9 Sempre existem duas abas: Consulta e Cadastro. Na consulta (exemplo acima) você pode pesquisar qualquer registro dentro do sistema por qualquer campo disponível na caixa de seleção. Basta selecionar um campo onde diz Campo de Pesquisa, informar o que deseja pesquisar em Parâmetro de Pesquisa e depois clicar em Pesquisar. Caso queira cancelar a pesquisa, basta clicar em Mostrar Todos. Você pode dar um Enter ou um Duplo Clique sobre um registro do Grid que o sistema já te envia a aba de cadastro que é mostrada na figura abaixo: Você pode manipular o registro e depois clicar em Salvar Revise o Cadastro de Municípios O Despachante Express já vem com o cadastro de municípios pré-definido, mas você pode revisar e alterar conforme sua necessidade. 9

10 5.4 - Revise os Dados Cadastrais de Veículos O Despachante Express já vem com todos os dados cadastrais pré-definidos, mas você pode revisar e alterar conforme sua necessidade Faça o Cadastro do Despachante Este cadastro é essencial e deve ser o primeiro realizado dentro do sistema. Antes de fazer qualquer outro cadastro conclua e salve este primeiro. 10

11 5.6 - Faça o Cadastro de Seus Clientes Da mesma forma que o cadastro de despachante, você deve cadastrar seus clientes. Para isso utilize a opção do menu Cadastros > Cadastro de Cliente. Neste cadastro, você deve vincular o seu cliente com um despachante anteriormente cadastrado. Para vincular um despachante basta você informar o código ou utilizar a opção... conforme mostra a imagem abaixo: 11

12 5.7 - Faça o Cadastro de Veículos O cadastro de veículos funciona como os demais, você deve apenas lembrar de vincular seu veículo a um proprietário (cliente) e também vincular a uma Marca/Modelo. A tela abaixo ilustra o cadastro de veículo: Controle de Serviços No Despachante Express é possível controlar serviços efetuados em veículos. Este controle é feito acessando a opção do menu Despachante > Controle de Serviços > Manutenção de Serviços. Para inserir serviços efetuados em um determinado veículo você deve selecionar o veículo na aba de consulta e depois ir para a aba de cadastro (Enter ou Duplo Clique sobre o 12

13 nome do veículo). Agora você deve clicar no botão Inserir Serviço que vai abrir a tela abaixo, você deve informar os dados do serviço efetuado e depois clicar em Salvar. Na tela mostrada abaixo você pode selecionar um dos serviços realizados e marcar o mesmo com três situações: Em Aguardo, Finalizado ou Atrasado. Isto pode ser feito clicando nos botões que se encontram abaixo da listagem dos serviços. Você pode tirar relatórios de serviços por meio da opção Relatórios de Serviços disponível na tela de cadastro de serviços. Vai abrir a tela abaixo, bastando você informar a data inicial e final e a situação dos serviços que deseja buscar no banco de dados. Você ainda pode filtrar serviços apenas de um veículo utilizando a opção de seleção. 13

14 5.9 - Controle Financeiro por Ficha No Despachante Express é possível controlar créditos e débitos de clientes por meio de ficha estilo conta corrente de cada cliente. Para fazer isso basta acessar a opção no menu Despachante > Controle Financeiro > Controle por Ficha Financeira. Ao abrir a tela da ficha financeira você deve clicar no botão incluir, e posteriormente colocar o CPF/CNPJ do cliente ao qual se deseja controlar a ficha (conta corrente). Após fazer isso você deve começar a lançar os créditos e débitos do seu cliente, para fazer isso basta clicar no botão que você já vai ser direcionado para os lançamentos, agora basta você informar o centro de custo, o histórico, se é crédito ou débito e o valor. Abaixo da tela ficam os totalizadores onde é possível verificar o total de débitos e créditos, bem como o saldo do cliente. 14

15 Você ainda pode deletar um lançamento por meio do botão. Para tirar relatórios da ficha financeira você deve acessar o menu Consultas e Relatórios > Relatório de Ficha Financeira. Vai ser apresentada a tela abaixo, basta você informar a data inicial e final, o tipo de operação, caso queria, você pode trazer apenas os lançamentos de um determinado cliente utilizando a opção de seleção Recibo Completo Os recibos completos do Despachante Express servem para que você possa emitir recibos de pagamento de serviços prestados a seus clientes. Ele é acessado pelo menu Despachante > Recibo Completo (Pagamento de Serviços). 15

16 A tela de cadastro funciona como as demais, basta você clicar em incluir e informar os dados necessários para a emissão do recibo. Abaixo você pode colocar diversos tipos de gastos como seguro, multa, IPVA entre outros. Todos estes valores vão totalizar seu recibo. Você pode ainda escolher se deseja imprimir todos os dados ou se deseja que ele saia de forma resumida Recibo Simples O recibo simples pode ser acessado pelo menu em Despachante > Recibo Simples (Pagamento de Serviços). Este recibo possui menos informação e é mais flexível que o completo. Neste você pode informar em campos de texto tudo o que foi feito, informa a data, o cliente e imprimir. Bem mais simples e menos complicado. 16

17 ASD Anotação Documental Para lançar novas Anotações Documentais você deve acessar o módulo utilizando o menu principal em: Despachante > ASD Anotação Documental. O módulo de ASD Anotação Documental será aberto. A tela é padrão como os demais cadastros. Basta você informar os dados e realizar a impressão. Existem dois tipos de impressão: uma é para imprimir em folha A4 normal (ela contém todo o formulário), e a outra é para realizar a impressão em formulário pré-impresso. 17

18 Documento de Cadastramento/Autorização A tela é padrão como os demais cadastros. Basta você informar os dados e realizar a impressão. Existem dois tipos de impressão: uma é para imprimir em folha A4 normal (ela contém todo o formulário), e a outra é para realizar a impressão em formulário pré-impresso. 18

19 Ordens de Serviço O módulo de Ordens de Serviço é semelhante aos demais e você acessa ele pelo menu: Você pode pesquisar Ordens de Serviço já lançadas no sistema, nas legendas se você clicar sobre elas o sistema filtra automaticamente as O.S. com o status clicado na legenda. Para inserir uma nova O.S. você deve clicar em Novo. 19

20 Você vai informar os dados do cliente, veículo e observações. No Grid dos itens você poderá inserir quantos itens quiser que a O.S. vai sendo totalizada automaticamente. O valor unitário dos itens vem do cadastro de Tipos de Serviços disponível no menu em Cadastro > Cadastro de Tipos de Serviços. Abaixo da tela existem os botões de ação, onde você pode marcar a O.S. como Fechada, Cancelada, Atrasada. Só é permitido alterar O.S. aberta e em atraso, ou seja, se você quiser alterar alguma O.S. que está fechada ou cancelada terá primeiro que abrir ela. Também é possível imprimir a O.S. utilizando o botão de impressão disponível. Para tirar relatório de O.S. você deve utilizar o menu do sistema Consultas e Relatórios. Lá existe o item Relatório de Ordens de Serviço. Quando utilizada esta opção será apresentada a tela abaixo: 20

21 6 - Backup e Restauração do Sistema O sistema disponibiliza um procedimento para a realização de backup e restauração do sistema. Para isso basta acessar o menu em: Será aberta a tela onde é possível fazer uma cópia ou restaurar uma cópia do banco de dados. 21

22 Este backup apenas faz uma cópia do arquivo do banco de dados. É indicado que você faça também uma cópia inteira da pasta do sistema que fica em C:\Despachante Express 1.1. Você deve copiar e colar em algum lugar seguro, de preferência em um HD externo ou em outra máquina. 7 - Cadastrando Usuários Para cadastrar novos usuários você deve acessar o menu do sistema Controle de Usuários > Usuários, irá aparecer a tela abaixo: Agora você deve clicar no botão Adicionar e irá aparecer a seguinte tela: 22

23 Ao clicar no botão Gravar vai aparecer a próxima tela que é onde você deve digitar a senha do usuário: Depois de cadastrar o usuário você deve selecionar o mesmo no Grid e clicar em Acessos, nesta tela, você deve determinar o que o usuário pode acessar e depois clique em Gravar. 23

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