Principais Novidades Abril/2013 a Junho/2013

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1 Principais Novidades Abril/2013 a Junho/2013

2 Sumário 1. Ambiente Group Shopping Alteração na Tela de Contratos e Controle de Edições Propagação de Contratos Configuração de Impressora por Usuário Novos Filtros nos Relatórios de Fluxo de Caixa Mensagem Informativa na Carta de Cobrança Considerar vendas do aluguel percentual e venda bruta Cadastro de Pessoas por Filial Configuração de Venda Bruta em Relatórios Regra de Cadastro Contábil Relatório Analítico Anual Execução Automática do ExpBI Chat com o Suporte

3 1. Ambiente Group Shopping Dando continuidade ao processo de reestruturação do Group Shopping, apresentamos a inovação que vem com o propósito de facilitar a organização da área de trabalho dos usuários e repaginar nossos sistemas. A partir de agora o Group Shopping torna-se um ambiente que contempla os módulos: Financeiro, Auditoria, Medições e Orçamento. Além disso, o menu Declarações deixa de fazer parte do Financeiro e passa a se apresentar como um módulo dentro do ambiente Group Shopping. Esse novo módulo traz a opção de geração das várias declarações antes disponíveis no módulo Financeiro e também a opção de geração da declaração do Dimob. Passo a passo para instalação e execução 1- Execute o instalador do ambiente. Será exibida a tela do assistente para instalação. 2- Clique em Avançar para iniciar o processo de instalação. Após aceitar os termos do contrato selecione o caminho onde será instalada a aplicação. O assistente sugere um caminho que pode ser alterado conforme necessidade do usuário. 3

4 3- Clique em Avançar. A próxima tela se destina à seleção dos módulos que deverão ser instalados. Vale lembrar que a instalação do banco de dados vazio deve ser avaliada de acordo com a necessidade. 4- Após selecionar a pasta do menu Iniciar onde será criado o atalho do ambiente avance para a próxima tela e selecione as tarefas adicionais que devem ser executadas. Assim, o programa estará pronto para instalar o ambiente no seu computador. 5- Clique em Instalar para concluir e aguarde. Durante a instalação o assistente registrará todas as dll s necessárias ao funcionamento do ambiente e dos módulos. Finalizada a instalação clique em Concluir. 4

5 6- O próximo passo é a conexão com o banco de dados. Essa conexão ocorre da forma habitual já praticada pelos sistemas da Group Software. 7- Confirmada a conexão será exibida a tela para informação de login e senha. 8- Após efetuar login será apresentada uma mensagem solicitando informar o caminho onde está instalada a aplicação. 9- Na tela Configurações do Ambiente selecione no campo Diretórios das Aplicações o caminho onde está instalado o ambiente e módulos do Group Shopping. 5

6 10- Após selecionar o diretório das aplicações os módulos que foram encontrados ficam checados em verde sinalizando que o ambiente está pronto para uso. Clique em Ok para confirmar. 11- Agora o ambiente Group Shopping está pronto para ser executado. 6

7 12- A barra de status da aplicação traz o usuário logado, nome do computador, versão do ambiente, data e hora. 13- Os atalhos para os módulos estão dispostos na parte superior central da tela do ambiente. 14- É importante lembrar que na primeira vez que um determinado módulo for executado a conexão com o banco de dados deverá ser configurada, pois a conexão feita para o ambiente não é válida para os módulos. 2. Alteração na Tela de Contratos e Controle de Edições Visando maior controle das alterações realizadas nos contratos cadastrados no sistema está disponível uma configuração que permite gerenciar as alterações realizadas através de documentos impressos. Como fazer 1- Acesse o menu Arquivo / Configuração do Sistema e clique na aba Segurança. 2- Marque a configuração Utilizar Controle de alteração de contratos. 7

8 3- Com a configuração acima marcada ficará disponível uma nova opção: Imprimir automaticamente. Essa configuração permite que a cada edição e gravação realizada na tela de um contrato seja impresso um documento. 4- Ao marcar a opção Imprimir automaticamente ficará visível um campo para seleção da impressora a ser utilizada. Esse campo é de preenchimento obrigatório. 5- Após serem realizadas as configurações desejadas clique em Gravar. 6- A partir de agora a tela de cadastro de contratos (menu Tabelas / Contrato de Locação) permanecerá desabilitada para qualquer tipo de edição. Além disso, a tela para cadastro de condições especiais deixa de fazer parte do menu Editar e passa a se apresentar como um botão na tela de cadastro do contrato. 8

9 7- Para que um contrato seja alterado clique no botão Editar. 8- Ao clicar em Editar, caso a configuração Imprimir automaticamente esteja marcada o relatório com os dados do contrato selecionado será enviado diretamente para a impressora sem a opção de visualização prévia. 9

10 9- Após realizar todas as alterações desejadas clique em Gravar. Nesse momento um novo relatório será impresso contemplando as alterações realizadas no contrato. Todas as alterações estarão marcadas em negrito no relatório. 10- Se a configuração Utilizar Controle de alteração de contratos não for marcada o sistema continua a operar da forma habitual. 3. Propagação de Contratos Disponível no módulo interno Group Correções uma opção para facilitar a parametrização de contratos no momento da implantação do Group Shopping. Como fazer 10

11 15- Acesse o menu Opções / Propagação de Contratos (F2). 16- Será exibida a tela Propagação de Configuração de Contratos. Novidades da versão 40.61/ Nesta tela é possível realizar a propagação de alterações nos seguintes itens: Itens de cobrança do contrato (que pode ser por classe de conta ou considerando as classes do contrato padrão definido na tela de filiais do Group Shopping). Opções na tela de contratos: Forma de Cálculo do aluguel Local de pagamento padrão Desconto de Pontualidade Aplicar deflação anual Forma de envio Opção na tela de aluguel: Percentual de aumento aluguel de dezembro Importante: as alterações podem ser feitas de forma independente, ou seja, cada item pode ser alterado individualmente sem que haja a necessidade do preenchimento completo da tela. 18- Preencha os campos e os contratos que deseja alterar de propagação. Os contratos podem ser filtrados por nome fantasia, número do contrato, número da loja ou tipo de loja.clique em Propagar. 11

12 A opção Retirar na seção referente aos Itens de Cobrança permite que a classe de conta selecionada não seja atualizada no contrato, ou seja, caso já exista no contrato essa classe será excluída e caso não exista no contrato essa classe não será adicionada. 19- Todos os contratos selecionados serão atualizados no Group Shopping de acordo com as informações preenchidas na tela de propagação. 4. Configuração de Impressora por Usuário A nova versão do sistema disponibiliza a opção de configurar a impressora por usuário. Como fazer 1- Acesse o menu Arquivo / Usuários. 2- Selecione um usuário. Observe que está disponível na tela um campo que permite selecionar a impressora a ser utilizada por esse usuário. 12

13 3- Nesse campo serão listadas todas as impressoras disponíveis no computador. 4- Selecione uma impressora para o usuário e clique em Gravar. 5- O sistema passa a utilizar esta impressora para realizar todas as impressões no Group Shopping e em seus módulos de relatórios e gráficos. 6- Para os usuários que não tiverem sua impressora configurada será considerada em todas as impressões a impressora padrão do sistema operacional. 7- O usuário pode alterar a impressora do sistema sem que a impressora do seu cadastro seja alterada. Ao clicar no binóculo da impressora na tela do Group Shopping, módulo Relatórios ou Gráficos será exibida uma mensagem para que seja informado se a impressora do usuário deve ou não ser alterada. 13

14 8- Clicando em Não o cadastro do usuário não será atualizado, porém a impressora alterada passa a valer para as impressões até que o sistema seja reiniciado. Caso o usuário clique em Sim a impressora do cadastro do usuário será alterada e a nova impressora selecionada passa a valer para as impressões que forem feitas a partir dessa alteração. 5. Novos Filtros nos Relatórios de Fluxo de Caixa A partir da nova versão do Group Shopping novos filtros nos relatórios de Fluxo de Caixa e Fluxo de Caixa - Realizado x Previsto. Como fazer 1- Acesse o menu Relatórios / Gerenciais. 2- Selecione uma das opções de relatório: Fluxo de Caixa ou Fluxo de Caixa - Realizado x Previsto. 3- Observe o novo filtro disponível na tela à frente do campo Último Mês: Mês Fat e Mês Ref. 4- Selecionando o filtro por Mês Fat. o relatório será emitido considerando o regime Caixa. Selecionando Mês Ref. o relatório será emitido considerando o regime Competência. 14

15 6. Mensagem Informativa na Carta de Cobrança Novidades da versão 40.61/ Na nova versão do sistema está disponível na tela de emissão da carta de cobrança uma mensagem informando qual modelo de carta já foi impresso para determinada loja. Como fazer 1- Acesse o menu Relatórios / Receitas / Cartas de Cobrança/Controle de Inadimplentes. 2- Na tela de emissão da carta selecione uma loja. 3- Observe que do lado direito do campo de seleção da loja (logo abaixo dos filtros) é apresentada uma mensagem informando qual modelo de carta já foi emitido para essa loja. 4- Após emitir a primeira carta de cobrança a mensagem é atualizada informando que o modelo de carta 1 já foi emitido e assim sucessivamente até o modelo de carta 3. 15

16 7. Considerar vendas do aluguel percentual e venda bruta Na nova versão do Group Shopping dois relatórios de vendas passam a permitir que sejam consideradas as vendas utilizadas no cálculo do aluguel percentual e também o valor da venda bruta (sem considerar impostos). Como fazer 1- Acesse o menu Relatórios / Vendas / Mix Loja/ Comparativo de Evolução de vendas. 2- Observe o novo filtro disponível na tela de emissão do relatório: Considerar vendas aluguel percentual. 3- Com essa opção marcada fica disponível mais um filtro: Venda Bruta. 16

17 4- Caso a opção Considerar vendas aluguel percentual esteja marcada no relatório será exibida a venda utilizada para gerar o aluguel percentual, seja ela GIM ou Auditada. Se além desta opção estiver marcada, também, a opção Venda Bruta será exibida no relatório a venda bruta sem a dedução de impostos / venda líquida nos contratos. 5- As mesmas opções com esse mesmo funcionamento estão disponíveis, também, na tela de emissão do relatório Vendas no Período (Relatórios / Vendas / Vendas / Mix Loja/ Vendas no Período). 8. Cadastro de Pessoas por Filial A nova versão do sistema disponibiliza uma configuração que faz com que na busca por pessoas sejam listadas somente aquelas que pertencem à filial selecionada. Como fazer 1- Acesse o menu Arquivo / Configuração do Sistema. 2- Vá até a aba Receitas e marque a opção Considerar filial na busca de pessoas / locatários. 3- Essa configuração altera todas as telas onde são feitas pesquisas por pessoas / locatários, pois serão exibidas na tela de busca para seleção somente as pessoas que tiveram seu cadastro realizado na filial que está selecionada. 9. Configuração de Venda Bruta em Relatórios Disponível na nova versão do Group Shopping uma configuração que quando marcada permite que o checkbox Venda Bruta de alguns dos relatórios de Receitas, de Vendas e Gerenciais sempre esteja habilitado por padrão quando exibido na tela. 17

18 Como fazer 1- Acesse o menu Arquivo / Configuração do Sistema e clique na aba Relatórios. 2- Marque a configuração abaixo: 3- Acesse o menu Relatórios / Gerencial e marque a opção Considerar Vendas Aluguel Percentual. Observe que ao marcar essa opção o campo Venda Bruta será exibido marcado. 4- Essa alteração também está disponível nos seguintes relatórios: Relatório > Receitas > Relatório de Contas do Excel (Modelo 5) Relatório > Vendas > MIX LOJAS / Comparativo de evolução de Vendas Relatório > Vendas > MIX LOJAS / Vendas no Período Relatório > Gerenciais > Relatório de custo de ocupação 18

19 10. Regra de Cadastro Contábil A nova versão do Group Contábil disponibiliza uma alteração na regra de cadastro contábil para permitir a utilização do número zero como um nível no conteúdo do código da conta contábil. Como fazer 1- Para configurar o sistema acesse o menu Arquivo / Ferramentas de Administração. 2- Na aba Administrador do Sistema, clique no botão Nova Estrutura de Plano de Contas. 3- Será exibida uma tela para que seja informada a senha. Digite a senha e clique em Confirma. Importante: para solicitar a senha entre em contato com a Group Software. 4- Na tela de configuração que será exibida marque a opção Trabalhar com nova estrutura de plano contábil e em seguida clique no botão Atualizar Plano. 5- Após realizar a configuração o sistema passa a permitir a utilização do número zero como um nível no conteúdo do código da conta contábil (menu Cadastros / Plano de Contas). 19

20 Vale ressaltar que após ser alterada a estrutura do plano de contas contábil NÃO será possível desfazer a configuração. Abaixo, um exemplo da estrutura das contas do novo plano cadastrado após configuração descrita nesse manual: Conta sintética: Conta analítica: Relatório Analítico Anual Disponível na nova versão do Group Contábil o relatório DRE Analítico Anual. Esse relatório utiliza filtro de período de apurações realizadas com intervalo menor ou igual a 12 meses (1 ano). Como fazer 1- Acesse o menu Relatórios / D.R.E. Analítico Anual. 2- Será exibida a tela para emissão do relatório. Selecione um período de apuração de, no máximo, 12 meses. 3- Clique em Visualizar. O relatório será gerado diretamente em Excel e deve ser salvo em um local selecionado pelo usuário. 20

21 4- Na parte superior do relatório serão exibidas as contas destaque. Estas contas serão as contas do Plano de contas D.R.E. que está cadastrado com suas respectivas fórmulas. 5- Logo abaixo será exibida uma linha com informação Balancete. Abaixo desta linha serão exibidas todas as contas de receita e despesa do plano de contas com seus respectivos saldos mensais no período. Observação: Caso não seja feita apuração mensal o sistema apresentará os valores mensais de cada uma das contas, com o cálculo de receitas e despesas a partir do saldo do mês anterior (saldo no mês). Caso seja feita apuração mensal o sistema considerará os valores da apuração de cada um dos meses. 6- Para as contas que não existirem valores será mostrado o valor zerado. Caso o usuário não deseje visualizar contas nessa situação basta marcar a opção Não exibir contas zeradas que estas contas serão desconsideradas no relatório. 12. Execução Automática do ExpBI Disponível na nova versão do Group Shopping a execução automática da exportação do ExpBI para o WebBI através do agendador de tarefas do Windows. Como fazer 1- Acesse o menu Painel de Controle / Ferramentas Administrativas do seu computador. 2- Abra o Agendador de Tarefas. 21

22 3- Crie uma nova tarefa. Para isso, clique em Criar Tarefa Renomeie a tarefa e configure os horários de agendamento na aba Disparadores. 22

23 5- Cadastre a ação agendada selecionando a aba Ações. Nessa aba informe o caminho do EXPBI no campo Programa/Script e no campo Argumento informe o valor /EA. 6- Após serem realizadas todas as configurações o ExpBI será executado conforme o agendamento cadastrado. 13. Chat com o Suporte Está disponível para clientes que utilizam o Group Shopping e seus módulos a opção de chat com o suporte. Essa opção se encontra dentro de cada módulo do sistema: Financeiro, Orçamento, Medições e Auditoria. 23

24 Como fazer 1- Acesse o menu Sobre / Chat com o Suporte. Nos demais módulos essa opção se encontra no menu Ajuda / Chat com o Suporte. 24

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