Fox Gerenciador de Sistemas

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1 Fox Gerenciador de Sistemas

2 Índice 1. FOX GERENCIADOR DE SISTEMAS ACESSO AO SISTEMA TELA PRINCIPAL MENU SISTEMAS MENU SERVIÇOS Ativação Fox Atualização Fox Suporte On-Line e BIT Atualização Manual MENU UTILITÁRIOS Configurações Desempenho e Manunteção Backup do Sistema Agendador de Rotinas Importar Cadastros MENU BASE DE DADOS Cadastrar Base Selecionar Base MENU USUÁRIOS Cadastro de Grupos Cadastro de Usuários...22

3 8.3. Controle de Permissões Alteração de Senha...24

4 1. Fox Gerenciador de Sistemas O Sistema Fox é um software especialmente desenvolvido para o controle e gerenciamento da sua empresa. Ele dispõe dos módulos Compras, Estoque, Financeiro, Vendas/Faturamento, Assistência Técnica, Produção e o BI. Oferece agilidade, segurança e rentabilidade a todo processo administrativo de sua empresa. O Fox Gerenciador de Sistemas dispõe de rotinas importantes para o gerenciamento do seu sistema e de sua empresa, como por exemplo: Acesso aos Módulos; Ativação do Sistema; Atualização do Sistema; Acesso ao Suporte Online e ao Boletim Informativo Técnico; Cadastro de Usuários e Grupos; Controle de Permissões dos Usuários; Importação de Dados. Entre outras. 4/21

5 2. Acesso ao Sistema Para realizar o acesso ao seu Fox siga os seguintes passos: 1- Na sua área de trabalho dê um duplo clique sobre o ícone do Fox; 2- Na tela Login, informe seu login, sua senha de acesso e abaixo selecione a empresa; 3- Como padrão do sistema o acesso ao administrador terá como Login: ADMIN e Senha: ADMIN, lembrando que essa senha poderá ser alterada; 4- Para realizar o acesso, clique no botão Login ; 5- Pronto! Você já está no Gerenciador de Sistemas do seu Fox; 5/21

6 3. Tela Principal Por meio desta tela você poderá acessar os módulos do Fox e as demais ferramentas do sistema. À direita no ícone de um ponto de interrogação você acessa o ajuda do sistema, consulta os últimos Boletins Informativos Técnicos e terá acesso ao site da Sage Ebs podendo acessar o suporte on-line e o suporte via . 6/21

7 4. Menu Sistemas O menu Sistemas possibilita o acesso aos Módulos do Fox. Lembrando que o sistema Fox é modular, você terá acesso somente aos módulos que realizou a compra. Ao clicar no Menu Sistemas ao lado direito irá aparecer os módulos do Fox. Os módulos são os seguintes: Estoque; Compras; Vendas/Faturamento; Financeiro; Produção; Assistência Técnica; BI. 7/21

8 5. Menu Serviços O Menu Serviços do Gerenciador de Sistemas dispõe das rotinas de Ativação, Atualização, Suporte On-Line, Boletim Informativo Técnico e Atualização Manual. Vamos abordar todas as rotinas e mostrar as suas funcionalidades Ativação Fox Para realizar a Ativação do seu sistema é necessário escolher a Máquina Ativadora, que poderá ser qualquer máquina da rede que possua o sistema operacional Windows 98 ou superior, os Sistemas Fox e conexão com a internet (acesso discado ou banda larga) e clique no botão ATIVAR. Sempre que necessário repetir a ativação, deverá ser utilizada a máquina definida como ativadora. Observação: O Windows XP não é mais suportado pela Microsoft, verifique com seu técnico de informática para substituí-lo. Importante: O sistema irá emitir alertas 7 dias antes de expirar o prazo de ativação. 8/21

9 O botão Licenças permite definir quais máquinas poderão acessar os sistemas, sendo que a quantidade de máquinas dependerá do contrato. No caso da Ativação Manual é necessário entrar em contato com o suporte e solicitar a ativação, será apresentado uma chave (código), que deverá ser informado ao departamento de atendimento, para que este forneça uma contra chave e valide a ativação do sistema Atualização Fox Para realizar a Ativação do Sistema Fox Acesse o menu Serviços e clique na opção de Atualização do Fox, por fim, clique em Atualizar. Acompanhe o status da atualização, observando as cores indicadas na legenda. 9/21

10 5.3. Suporte On-Line e BIT Desenvolvido para facilitar o acesso de nossos usuários ao suporte técnico EBS, o SOL permite atendimento rápido, ágil e em tempo real através da Internet, das 8h30min às 18h de segunda a sexta-feira, sem fila de espera ou congestionamento. Esta opção está disponível no Gerenciador de Sistemas, e também na barra de atalho dentro dos módulos. O BIT (Boletim Informativo Técnico) registra as informações técnicas que o departamento de desenvolvimento realiza para melhoria do sistema, informa as rotinas novas e também as informações de protocolos gerados pelos clientes Atualização Manual A Atualização manual deve ser utilizada quando a máquina que vai efetuar a atualização não possui conexão com a Internet. Neste caso será necessário realizar o download dos arquivos de atualização em uma máquina que possua acesso à interne, acesse o espaço do cliente localizado no site da Sage EBS (www.ebs.com.br). 10/21

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12 6. Menu Utilitários O Menu Utilitários do Gerenciador de Sistemas dispõe das rotinas de Configurações, Desempenho e Manutenção, Backup do Sistema, Agendador de Rotinas e Importar Cadastros. Vamos abordar todas as rotinas e mostrar as suas funcionalidades Configurações Para realizar as configurações da sua rede acesse o Menu Utilitários e clique na opção de Configurações. Selecione a opção Não utilizo o Fox em rede, se for trabalhar localmente, ou Utilizo o Fox em rede para apontar a estação para o servidor de dados informando a localização dos arquivos do Fox em rede (servidor). Na aba Registros na EBS Informe os registros e senhas da empresa para cada módulo dos Sistemas Fox. Para saber seus registros e senhas envie uma solicitação através no site na área destinada ao Suporte, no item Suporte . 12/21

13 Na Aba Internet informe as configurações que serão utilizadas nos processos de ativação, atualização e acesso ao Suporte On-line. Todos esses recursos utilizam a Internet. Na Aba Ativação você irá definir se a ativação do seu Fox será a Manual ou Automática. 13/21

14 Caso utilize o Fox em rede em um servidor Windows (Linux, por exemplo), você deve configurar outra máquina Windows como servidor para usar o Agendador de Rotinas Desempenho e Manunteção Conforme vão sendo gerados dados em uma base, consequentemente ela se torna fragmentada. Esta rotina efetua a desfragmentação da Base de Dados tornando-a geralmente menor e de acesso mais rápido. Deve-se clicar na rotina e confirmar a otimização do banco. 14/21

15 6.3. Backup do Sistema Para efetuar o backup todos os módulos dos Sistemas Fox serão fechados, inclusive o Fox Gerenciador de Sistemas. Na Aba Backup você pode efetuar o backup da base de dados completa, em todos os módulos do sistema. Após adicionar os arquivos para backup clique em OK para iniciar. Na Aba Restaurar selecione o arquivo de backup a ser restaurado e defina se o arquivo será regravado na localização original, sobrepondo os arquivos existentes, ou em outro diretório. 15/21

16 6.4. Agendador de Rotinas Esta ferramenta tem a função de controlar o agendamento de rotinas disponibilizadas nos Sistemas. Inicialmente poderão ser criadas rotinas de agendamento de backup com frequência: constante, diária, mensal, anual ou de apenas uma vez. Botão Adicionar Rotina: O sistema abrirá a tela para adição de novas rotinas. Botão Alterar: Permite alterar qualquer campo da rotina. Exemplo: nome, frequência, etc. Assim pode deixar desativada para posterior exclusão. Botão Remover: Através desta opção o usuário poderá desativar uma rotina ativa e remover uma rotina que esteja desativada. Botão Duplicar: Através desta opção o usuário poderá criar uma nova rotina a partir de uma já existente, pois será efetuado uma cópia da rotina selecionada, podendo o usuário alterar qualquer campo. 16/21

17 Botão Histórico de Execuções: Mostra o histórico das rotinas executadas. Botão Configurações: Permite configurar para o envio de um quando houver problemas na execução do Agendador. Deverá preencher as informações: Servidor, Porta, Usuário e senha. Se clicar na opção: Testar se as configurações informadas são válidas, será encaminhado um apenas para teste. Opção 17/21

18 Mostrar Rotinas Inativas: Se marcada esta opção serão apresentadas as rotinas que foram desativadas pelo usuário Importar Cadastros O objetivo desta rotina é realizar uma primeira carga de Cadastros de Clientes/Fornecedores no sistema utilizando os arquivos XML das notas fiscais de Saída e de Entrada, importando Clientes e Produtos das Notas Fiscais de saída e Fornecedores das Notas Fiscais de Entrada. Quadro Consulta: Campo Diretório: Selecione o diretório/pasta onde estão guardados os arquivos XML das Notas Fiscais de Saída ou de Entrada. Quadro Filtro Origem do Documento: Notas de Saída: Selecionando esta opção será importado os cadastros de clientes e Produtos; Notas de Entrada: Selecionando esta opção será importado os cadastros de 18/21

19 Fornecedores, após clique no botão Consultar para que sejam listadas as Notas Fiscais. Observação: Serão listadas as Notas Fiscais que tiverem o mesmo CNPJ da Empresa Matríz-Filial e que está cadastrado na Base de Dados. Marque as que deseja importar ou no quadro Seleção a opção Todos, após, clique no botão Importar. Guia Importação: No Quadro Cadastros a serem importados: Marcar a opção que deseja, conforme selecionado em Quadro Filtro Origem do Documento: Opção Importar registros já cadastrados: Se tiver outra (s) Nota (s) do (s) mesmo (s) cliente/fornecedor e se o intuito for de atualizar o cadastro. Importante: Utilize esta rotina somente para inicializar novas empresas dentro do sistema; Só é permitido importar o cadastro de produtos a partir de XML s de Saída; Os campos que não estão presentes no XML da NF-e, embora sejam preenchidos pelo sistema, devem ser ajustados pelo usuário após a importação. São eles: Ramo de atividade e Região no cadastro de Empresas e Grupos no cadastro de produtos; Funcionalidade disponível somente para clientes FOX SQL. Após o término do processo, acesse o Módulo Compras ou o Módulo Vendas/Faturamento e depois a rotina Cadastros/Geral/Empresas faça uma pesquisa para validar se os clientes e fornecedores foram importados corretamente. No cadastro de clientes/fornecedores o sistema irá gravar com a Região - GE = Geral e o Ramo com 1 = Consumidor, mas poderão ser alterados posteriormente pelo usuário. Acesse Cadastros\Produtos\Cadastro de Produtos, clique no botão Pesquisar e consulte os produtos que foram importados. A informação de "Unidade" do produto será importada conforme a "Unidade" que estiver constando no XML, já o Grupo será cadastrado com o código 1 - Grupo Geral, a informação de "SubGrupo" não será migrada junto pelo importador de cadastros, mais o NCM sim, será importada do XML. Guia Arquivos Inválidos: Serão listados os arquivos que estiverem na pasta/diretório informado e que não são válidos para importação, clique no botão remover para eliminar esses arquivos da lista. 19/21

20 7. Menu Base de Dados O Menu Base de Dados do Sistema Fox proporciona o cadastro de uma nova base e também você poderá acessar uma base já criada selecionando-a Cadastrar Base Deve-se efetuar um cadastro para cada base de dados (empresa) que será acessada pelo Fox. Código do Cliente: Informe o código que será utilizado para essa empresa dentro dos módulos do Fox. A empresa será cadastrada automaticamente dentro dos módulos em Cadastros/ Geral/ Empresas, conforme as informações desde cadastro da base de dados Selecionar Base Neste menu você irá selecionar a Base de Trabalho Atual, informe a base de dados a ser utilizada nos módulos do Fox. 20/21

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22 8. Menu Usuários Neste Menu você irá realizar o cadastro dos usuários do Sistema Fox, cadastrar os Grupos de Acesso, definir as permissões dos usuários e realizar a alteração de senhas Cadastro de Grupos Esta rotina armazena as informações referentes aos grupos de usuários do sistema. As permissões de acesso serão definidas posteriormente pelos grupos criados. Acesse o menu Usuários / Cadastrar Grupos, defina um código e uma descrição para o Grupo. Para cada usuário cadastrado, você vinculará um grupo onde cada grupo possui permissões de acesso distintas, por exemplo, você poderá liberar acesso total ao sistema ou apenas a algumas rotinas a um determinado grupo. Esta configuração das permissões é cadastrada em Controle de Permissões Cadastro de Usuários Após realizar o cadastro dos grupos, acesse o menu Usuários / Cadastrar Usuários e cadastre cada colaborador que terá acesso ao sistema, definindo senhas distintas para cada usuário e vinculando ao grupo de permissões cadastrado anteriormente. 22/21

23 8.3. Controle de Permissões Esta rotina permite Liberar ou Bloquear as rotinas de um determinado módulo para cada grupo de usuários. Para alterar a permissão de apenas uma rotina clique sobre a mesma e após defina o tipo de acesso através do quadro 'Permissões de acesso'. Clique no botão 'Gravar Permissões' para confirmar a alteração. Para 'Liberar' ou 'Bloquear' todas as rotinas ao mesmo tempo utilize os botões disponíveis no rodapé da tela. 23/21

24 8.4. Alteração de Senha Esta rotina possibilita a alteração da senha de acesso ao sistema pelo próprio usuário, sem depender do administrador, informando a senha atual e a nova senha. 24/21