SUAP MÓDULO PROTOCOLO SUAP MÓDULO PROTOCOLO MANUAL DO USUÁRIO

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2 1. INTRODUÇÃO Administradores públicos defrontam-se diariamente com grandes dificuldades para fazer com que processos administrativos, documentos, pareceres e informações circulem dentro de suas organizações de forma ágil e segura. O Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP) é uma poderosa ferramenta de gestão composta de diversos módulos e tem como objetivo facilitar as atividades administrativas do Instituto Federal. Este manual tem como objetivo apresentar o módulo do Protocolo que irá fornecer os recursos necessários para o acompanhamento da tramitação dos processos entre os setores e facilitar o acesso do servidor aos seus processos. Este módulo irá controlar a circulação de processos, documentos e informações, que por determinação legal, devem ser formalizados em papel. O sistema irá garantir a realização de procedimentos administrativos mais ágeis e seguros, contribuindo significativamente na melhoria do atendimento aos cidadãos e na economia de recursos públicos. Para controlar a circulação física de processos e documentos, o Sistema de Protocolo registra a abertura de processos administrativos e o recebimento de requerimentos, notificações e documentos encaminhados ao IFMA. Ao atribuir a cada processo ou documento um número de controle (protocolo), o sistema passa a gerenciar sua circulação dentro da Administração, evitando os atrasos e possíveis extravios que possam ocorrer durante o processo manual. A tramitação é feita de forma muito ágil. É possível realizar o envio de um processo de um setor entre os setores do instituto em poucos passos. O recebimento de um processo também é muito rápido: basta acessar sua caixa de entrada de processos e aceitar seu recebimento com a utilização do mouse. Por fim, para fins de acompanhamento e supervisão da circulação de processos e documentos, o sistema disponibiliza o registro completo do histórico de tramitações do processo ou documento, com indicação de usuário responsável, data e hora de cada tramitação. 2

3 2. ACESSO AO SISTEMA O acesso ao sistema pode ser feito através do Portal do IFMA (http://www.ifma.edu.br), selecionando a opção SUAP na aba de Serviços on-line à direita da página (Figura 1). O sistema poderá ser acessado também do através do endereço do sistema (http://suap.ifma.edu.br). Figura 1 Página principal do Portal IFMA (www.ifma.edu.br) 3

4 Figura 2 Tela de Login do Sistema Perguntas Freqüentes O que é SUAP? R SUAP significa Sistema Unificado de Administração Pública. É um sistema onde encontraremos diversos módulos integrados, incluindo o Protocolo, que ajudará ao agilizar o andamento dos processos que circulam no Instituto. Qual o meu Login e Senha? R O sistema possui autenticação integrada com LDAP ou Active Directory, permitindo que o usuário use a mesma senha de acesso do seu computador de trabalho (Caso o mesmo esteja integrado ao LDAP ou AD), que porventura, seria a mesma senha usada no Q-Acadêmico. 3. CAIXA DE ENTRADA E SAÍDA Após a autenticação no sistema, a página inicial do SUAP aparecerá com diversas informações e módulos de acordo com as permissões definidas ao usuário. O perfil padrão do protocolo é atribuído automaticamente ao servidor na primeira autenticação. Neste perfil, será permitido apenas o acesso ao recebimento de processos e consultas. 4

5 Para acessar a Caixa de Entrada e Saída dos processos, basta clicar no link Caixa de Entrada e Saída (Figura 3). Após a página aberta (Figura 4) é possível visualizar que a tela é dividida em 2 regiões principais: Caixa de Entrada e Caixa de Saída. A Caixa de Entrada por sua vez é divida é dois subgrupos: Processos Aguardando o seu recebimento e Processos aguardando o seu encaminhamento. Olá, Fulano Foto Fulano Silva Figura 3 - Página Inicial do SUAP. 5

6 Figura 4 - Página de Trâmites Pendentes Na Caixa de Entrada em Processos aguardando o seu recebimento aparecem os processos que foram encaminhados para o seu setor. Em Processos aguardando o seu encaminhamento ficam listados os processos recebidos em seu departamento e que estão no aguardo de novo encaminhamento para outro setor ou Finalização do mesmo (Caso o usuário tenha permissão no sistema para este operação). Na Caixa de Saída são listados todos os processos encaminhados por você e que ainda não foram recebidos pelo setor de destino. IMPORTANTE: Para o sistema um processo só sai da posse de um setor quando é recebido pelo outro setor no sistema. DICA: No tela principal do SUAP quando se clica no nome do sistema a ser utilizado como no caso do PROTOCOLO um menu de Acesso Rápido aparece na parte superior da tela e possui alguns links para ajudar na navegação no sistema. 4. CONSULTA DE PROCESSOS Para consultar um processo você pode acessar a tela de consulta pelo Menu Rápido ou pela tela principal através do link Consultar. A consulta pode ser realizada pelo número do protocolo, assim como pelo nome da pessoa interessada, assunto e 6

7 status. Para visualizar os detalhes de um processo, basta clicar na numeração do processo. Para cada processo, tanto na caixa de entrada e saída, quanto na tela de consulta aparecem links com as operações disponíveis para cada um dele. Iremos conhecê-las agora. Perguntas Freqüentes De que maneira posso dar entrada em um processo? R A única maneira de dar entrada em um processo é se dirigindo ao protocolo da instituição para realizar o procedimento. Somente servidores podem dar entrada em um processo? R Além dos servidores, alunos, pessoas físicas e jurídicas, podem dar entrada em um processo requerendo algo do seu interesse. 5. REALIZANDO OPERAÇÕES DE TRAMITAÇÃO 5.1 Recebendo um processo Para receber os processos que estão na sua caixa de entrada aguardando seu recebimento, basta clicar na operação Receber, e digitar o despacho recebendo o processo. O sistema mostra dois botões para o Recebimento um que você Recebe e fica com o processo e outro em que você recebe e realiza logo um novo encaminhamento para outro setor. Após o recebimento, você poderá ver os detalhes do processo, acompanhar seu trâmite, imprimir a capa, encaminhar ou finalizar. Veja as imagens abaixo. 7

8 Figura 5 - Recebendo o Processo. Figura 6 - Digitando o despacho do Processo. 8

9 Figura 7 - Detalhes de um Processo. 5.2 Encaminhando um processo Ao receber um processo, você tem a opção de encaminhá-lo para outro setor. Para realizar esta operação você têm 2 (duas) opções: A primeira seria clicar na opção Encaminhar na Caixa de Entrada, na opção Processos aguardando o seu encaminhamento e a outra seria na tela de Detalhes de processo em link com mesma descrição. Ao encaminhar o processo escreva o texto do Despacho e informe o setor de destino. Veja as imagens abaixo: 9

10 Figura 8 - Encaminhar processo através da Caixa de entrada Figura 9 - Digitar despacho e setor de destino. 10

11 Figura 10 - impressão de Despacho Visualizando a figura 9, percebemos que existem dois recursos que facilitam a escolha do setor de destino, o Auto Completar e a Árvore. O recurso de Auto Completar que está marcado acima ajuda a completar o setor de destino que está sendo digitado de acordo com os setores já cadastrados, já o recurso Árvore exibe uma lista de todos os setores em formato de árvore. Como já citado anteriormente, é possível realizar o encaminhamento no ato do recebimento do processo. Basta após escrever o despacho de recebimento clicar em Receber e Encaminhar. Após isto, deve-se digitar o despacho, o setor de destino e salvar. Após o processo encaminhado, o mesmo se encontrará em sua Caixa de Saída até o recebimento pelo setor destino. IMPORTANTE: Em todas as telas onde há protocolos listados, ao clicar no link azul com o número do processo você acessa a tela de Detalhes do Protocolo. Nesta tela é possível visualizar detalhes do processo, links com as operações disponíveis, imprimir o despacho e visualizar o histórico de tramitação. 11

12 Figura 11 - Encaminhar processo através da Caixa de entrada Figura 10 - Recebendo e Encaminhando um processo. 12

13 Figura 12 - Encaminha processo após recebido. Após encaminhar um processo é mostrada uma tela que dá opção de Imprimir o Despacho, Ver Detalhes do Processo e Ir Para a Caixa de Entrada e Saída. Figura 13 - impressão de Despacho Para a impressão do despacho, você deve clicar no botão Imprimir Despacho, a seguir irá abrir a tela para abrir o arquivo ou fazer download do mesmo. Selecione a opção Abrir e aperte em OK. Para que o arquivo abra normalmente é necessário que se tenha instalado o programa Adobe Reader, caso não possua, entre em contato com o suporte de sua unidade. Após aberto, é só fazer a impressão clicando no ícone da impressora no canto superior esquerdo. Veja as imagens a seguir: 13

14 Figura 14 - Tela do arquivo de Impressão do Despacho Figura 15 - Impressão da folha de despacho. 5.3 EDITAR ENCAMINHAMENTO 14

15 Para visualizar os processos que foram encaminhados, basta visualizar a Caixa de saída na opção Processos aguardando o recebimento pelo setor de destino. Nesta caixa, podemos editar o encaminhamento do processo, caso exista algum erro no destino do processo, ou queira redigitar o despacho. Veja abaixo. Caso queira editar o encaminhamento do processo, basta clica em Editar encaminhamento e digitar o despacho e o setor de destino corretamente. Figura 16 - Editar Encaminhamento Figura 17 - Modificando o encaminhamento do processo 15

16 Figura 18 - Impressão de despacho. 5.4 DESFAZER TRÂMITE Para desfazer o último trâmite, clicar em Desfazer trâmite na lista de operações e depois clicar em OK na janela de confirmação. Veja as imagens abaixo: Figura 19 - Editando o Encaminhamento. 16

17 Figura 20 - Desfazer trâmite. 5.5 FINALIZAR PROCESSO Caso você queira finalizar o processo, basta clicar em Finalizar e escrever o despacho de finalização. Após a finalização, você poderá imprimir o despacho, visualizar os detalhes do processo ou retornar a caixa de entrada. Veja as Imagens. Figura 21 - Finalizar processo 17

18 Figura 22 - Digitar despacho da finalização. Figura 23 Opções do processo finalizado. Visualizando detalhes do processo, você terá opções de impressão da capa do processo, do resumo de despachos ou remover a finalização, caso tenha finalizado por engano. Figura 24 Verifica detalhes do processo. 18

19 Figura 25 - Detalhes de um processo finalizado. Após a finalização do processo e visualizar seus detalhes, poderemos imprimir a capa do processo e o resumo de despachos. Para imprimir a capa basta clicar no link Capa, selecione a opção Abrir e aperte em OK. Para que o arquivo abra normalmente é necessário que se tenha instalado o programa Adobe Reader, caso não possua, entre em contato com o suporte de sua unidade. Após aberto, é só fazer a impressão clicando no ícone da impressora no canto superior esquerdo. Veja as imagens abaixo. Figura 26 - Imprimir capa do processo. 19

20 Figura 27 - Abrir capa para impressão. 20

21 Figura 28 - Impressão da Capa do processo. Para imprimir o resumo de despachos basta clicar no link Imprimir resumo de despachos, selecione a opção Abrir e aperte em OK. Para que o arquivo abra normalmente é necessário que se tenha instalado o programa Adobe Reader, caso não possua, entre em contato com o suporte de sua unidade. Após aberto, é só fazer a impressão clicando no ícone da impressora no canto superior esquerdo. Veja as imagens abaixo. 21

22 Figura 29 - Imprimir resumo de despachos. Figura 30 - Abrir arquivo para impressão. 22

23 Figura 31 - Resumo de despachos. 23

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