Escritório Virtual Administrativo

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1 1 Treinamento Módulos Escritório Virtual Administrativo Sistema Office Instruções para configuração e utilização do módulo Escritório Virtual e módulo Administrativo do sistema Office

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3 3 1. Escritório Virtual 1.1. Atualização do sistema Para que este novo módulo seja ativado, é necessário primeiramente atualizar o sistema Office para versão atual disponível em nosso site Instalação e ativação do sistema virtual Ao atualizar o sistema é disponibilizado na tela inicial do sistema o botão de acesso ao módulo, porem para que o funcionamento seja correto é necessário instalar o sistema que ira realizar a comunicação com o site. Siga abaixo: - Acesse o modulo Escritório io Virtual na tela inicial do sistema; - Dentro da tela o Escritório virtual clique em Clique em BAIXAR e INSTALAR para realizar o download; - Ao clicar o sistema inicia automaticamente o download d3o sistema, ao concluir clique em NEXT, por duas vezes e clique em Install; - Concluída a instalação feche o módulo Escritório; 1.3. Cadastro dos dados do Escritorio Todos os processos a serem realizados pelo sistema para envio de dados para o site vai solicitar uma senha de segurança, veja abaixo como cadastrar esta senha: - Acesse o modulo Administrativo; - Clique no menu Utilitários / Parâmetros; - No campo Senha de acesso ao Escritório Virtual informe a senha do escritorio que vai ser usada para realizar o upload dos relatórios e arquivos. *Essa não é a senha do cliente, é apenas do escritório para salvar os arquivos no site; - Salve as alterações nos parâmetros; 1.4. Logo marca do escritorio Os arquivos salvos pelo escritorio, serão destinados ao site porem esta página pode ser considerada uma pagina do próprio escritorio, sendo assim, é possível inserir a logo marca do escritorio como personalização da pagina. - Acesse o módulo Administrativo; - Clique em Cadastro / Organização contabil; - Clique na aba Logo Marca e adicione a logo do escritorio para que ela seja apresentada na pagina de internet;

4 Cadastro dos clientes O sistema vai identificar cada cliente do escritorio pelo CNPJ informado no cadastro da empresa e encaminhar as informações de acesso ao site por . Veja abaixo como conferir essas informações: - Acesse o modulo EMPRESA; - Clique em Cadastro / Empresa; - Confira o CNPJ e o das empresas cadastradas para que não tenha problemas no envio dos dados; 1.6. Registro dos usuários e senhas Cada cliente do escritorio para realizar o download do arquivos deverá acessar nesta pagina será solicitado o CNPJ da empresa e a senha. Veja abaixo como gerar essa senha: - Acesse o modulo Escritório Virtual na tela inicial do sistema office; - Clique em Cadastrar Login dos clientes; - Na tela de cadastro, marque as empresas que deseja efetuar o cadastro da senha; - Clique no V para confirmar o cadastro das senhas Envio dos dados para o cliente Após cadastrar as senhas é recomendado o envio desses dados para os clientes, veja abaixo como realizar este envio: - Acesse o modulo Escritório Virtual na tela inicial do sistema office; - Clique em Enviar com login dos clientes; - Marque os clientes que deseja eja enviar e clique em Confirma; - Cada cliente vai receber um de informando os dados para download do arquivos. (site, login e senha);

5 Envio de relatórios para o site Os relatórios do sistema office agora possuem no campo saída a opção SITE, para que sejam carregados a pagina de cada cliente, veja abaixo como salvar estes relatórios no site. - Acesse o relatório desejado pelo cliente dentro do sistema office; - Preencha os dados e visualize em vídeo para ter certeza que os dados estão corretos; - Depois de conferir, selecione no campo Saída opção SITE e confirme; - Será acionada uma tela questionando o mês / ano do relatório e a descrição para o site. Preencha esses dados e confirme; - Informe a senha do escritorio que foi cadastrada no item 3 deste roteiro e confirme; - Entre em contato com o cliente e solicite para que acesse informe o login e senha e realize o download do arquivo desejado Envio de arquivos avulsos para o site Alem dos relatórios automáticos o sistema possibilita o envio de arquivos avulsos para o site. Siga as instruções: - Acesse o modulo Escritório Virtual na tela inicial do sistema office; - Clique em Enviar arquivo Avulso - Selecione para qual empresa deseja salvar o arquivo. - Informe o mês e ano de referencia - Informe a descrição do arquivo para o site - Selecione o arquivo salvo no computador. Este arquivo deve estar em formato PDF - Confirme o envio do arquivo. - Informe a senha que foi cadastrada no item 3 deste roteiro e confirme. - Entre em contato com o cliente e solicite para que acesse informe o login e senha e realize o download do arquivo;

6 Manutenção da Pagina O sistema possibilita a exclusão de arquivos já utilizados ou que foram adicionados incorretamente, veja abaixo como realizar este processo. - Acesse o modulo Escritório Virtual na tela inicial do sistema office; - Clique em Manutenção de pagina - Confira os arquivos gerados e disponibilizados no site; - Para Excluir, marque o arquivo e clique em EXCLUIR DA PAGINA e confirme Ambiente do cliente Todos os arquivos gerados e transmitidos pelo sistema serão disponibilizados com segurança em um ambiente chamado Escritório Virtual em nosso próprio site ( Ao acessar este ambiente, cada cliente deve informar o CNPJ e a senha que foi gerada pelo sistema Office e encaminhada por Dentro do ambiente, o cliente tem acesso apenas aos arquivos disponibilizados através de seu CNPJ, podendo visualizar e salvar cada um deles em seu computador Solicitações de documentos Cada cliente também pode pelo ambiente on-line solicitar novos documentos, é só clicar em Solicitar documentos e preencher a ficha de cadastro. As solicitações realizadas nesta página serão apresentadas diretamente na tela de gerenciamento do Escritorio Virtual.

7 7 2. Módulo Administrativo 2.1. Cadastros Cadastro de Funcionários / Usuários O cadastro de funcionários do modulo administrativo representa o cadastro de usuários do sistema Office, podendo informar todos os dados referente ao funcionário e preenchendo as informações com relação ao acesso do mesmo a determinadas opções e também restringindo esse acesso. Para configurar essas opções e definir o acesso a cada um dos funcionários acesse o menu CADASTRO / FUNCIONARIOS, cadastre cada um deles e defina esses acessos pela opção Configuração de Acesso Cadastro de clientes Os clientes do modulo Administrativo automaticamente são importados do cadastro de empresas realizados dentro do modulo Empresa Cadastro de Serviços Disponível dentro do menu CADASTRO os serviços é a peça fundamental para realizar a movimentação do escritório. Cadastre nessa tela os serviços prestados pelo escritório, informando o valor Unitário de cada um deles Categorias - Receitas e Despesas Ao instalar o sistema Office, automaticamente são liberadas as algumas categorias para lançamento, porem há total disponibilidade para cadastrar novas categorias. Essas categorias seram responsáveis pelo controle financeiro da empresa, estando assim presente dentro dos lançamentos realizados Parâmetros do sistema Acessando o menu UTILITARIOS / PARAMETROS, você terá uma janela para preenchimento das informações básica do sistema. Dentro dessa janela o campo serviço deverá ser preenchido com um serviço padrão para lançamento dos Honorários, pois ao gerar o contas a receber do Honorário é pedido um serviço para que seja dado nome ao movimento realizado. Cadastre um serviço padrão (Ex: Honorários) e informe dentro desse campo Lançamentos Lançamento de Honorários 1º Lançamento de Honorário: Acesse o menu LANCAMENTOS / HONORARIOS, dentro dessa janela clique no botão Manutenção de Honorários. Ao acessar a tela de manutenção, clique no botão

8 8 NOVO informando nos campos abaixo o mês/ano de competência, o cliente, o valor do lançamento e os parâmetros de definição da Data de Vencimento. 2º Lançamento de Honorário: Acesse o menu LANCAMENTOS / HONORARIOS, caso deseje pesquisar o mês com movimentações, informe o mês e ano de competência e clique na lupa. Os honorários podem ser duplicados de um mês para outro, para realizar esse processo dentro da tela de Honorários clique no botão Duplicar informações e informe os meses de duplicação Geração automática de Contas a Receber Para geração automática de contas a receber a partir da movimentação de Honorários, apenas informe o mês/ano dentro da janela de honorários, peça a pesquisa e clique em GERAR CONTAS A RECEBER, automaticamente serão gerados lançamentos de contas a receber conforme os honorários lançados no mês de geração. OBS: É necessário que campo SERVIÇO dos parâmetros esteja informado com um código existente na empresa Lançamentos de Serviço - Rápido Para realizar lançamentos de Serviço para seus clientes, acesse o menu LANCAMENTOS / LANCAMENTOS RAPIDOS, selecione e informe o cliente desejado e clique na lupa para que seja realizada um pesquisa das movimentações do cliente, informe os campo iniciais (Tipo Doc, Nº, Tipo), selecione o serviço prestado e confirme o valor (permitido alterações), para definir o valor final do lançamento informe a quantidade de serviços prestados e clique em OK. Ao clicar em Ok, o sistema gera automaticamente o contas a receber da Movimentação lançada e questiona sobre um novo lançamento para outro cliente Gerenciamento de Contas a Receber Todas as movimentações geram o contas a Receber, que esta disponível pelo menu LANCAMENTOS / CONTAS A RECEBER, caso tenha um novo lançamento a fazer, acesse essa janela e clicando no botão NOVO informe todas as informações Quitação de Contas a receber Para quitar um lançamento de contas a receber acesse o menu LANCAMENTOS e selecione a opção Quitação de Contas a Receber, como é obrigatório informe o Banco responsável pelo recebimento das contas e a data limite para pesquisa dos vencimentos, selecione o cliente desejado (em branco para todos) e informe a Categoria para seleção (em branco para todos), para iniciar a pesquisa clique no botão pesquisar (lupa), os lançamentos em aberto nesse período serão listados para quitação, selecione o lançamento desejado e informe o valor pago e salve a movimentação.

9 Gerenciamento de Contas a Pagar Dentro da opção Contas a Pagar você pode realizar todos os tipos de movimentação de Contas a Pagar (Água, Luz, telefone, papelaria e outros), é clicar no botão NOVO e informe os dados referente à movimentação (Fornecedor, categoria), para inserir as parcelas nessa movimentação informe os campos abaixo do complemento e clique em OK, para finalizar clique em Salvar Quitação de Contas a Pagar Para quitar um lançamento de contas a pagar, acesse o menu LANCAMENTOS e selecione a opção Quitar Contas a pagar, sendo obrigatório informe o Banco responsável pelo pagamento (movimentação de saldos) e a data limite para pesquisa dos vencimentos, selecione o fornecedor desejado (em branco para todos) e a Categoria para seleção (em branco para todos), para iniciar a pesquisa clique no botão pesquisar (lupa), os lançamentos em aberto nesse período serão listados para quitação, selecione o lançamento desejado e informe o valor pago e salve a movimentação Relatórios Emissão de Recibos Acesse o menu RELATORIOS / RECIBOS - CONTAS A RECEBER, para pesquisa das movimentações informe o Cliente inicial e Cliente final (em branco para todos), clique em Localizar Lançamentos, selecione os lançamentos desejados e confirme a impressão utilizando a saída Impresso. Não necessidade de selecionar cada um dos lançamentos do cliente, pois a impressão pode ser centralizada em apenas um relatório, basta selecionar todas as movimentações desejadas e confirmar a impressão Impressão de Boletos Para emitir o boleto para pagamento, acesse o menu RELATORIOS / RECIBOS - CONTAS A RECEBER, para pesquisa das movimentações informe o Cliente inicial e Cliente final (em branco para todos), clique em Localizar Lançamentos, selecione os lançamentos desejados, no campo Modo de Impressão selecione a opção Boleto e em seguida selecione a saída Impressora e confirme a impressão. Não necessidade de selecionar cada um dos lançamentos do cliente, pois a impressão pode ser centralizada em apenas um relatório, basta selecionar todas as movimentações desejadas e confirmar a impressão Cópia de Segurança O backup do módulo Administrativo deve ser realizado separadamente dos demais módulos, sendo assim, acesse o menu Utilitários / Copia de Segurança, selecione o diretório de destino e confirme a copía.

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