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3 INDICE 1. CADASTRO DE CATEGORIAS CADASTRO DE BANCO CONTAS A RECEBER LANÇAMENTO AUTOMÁTICO DE CONTAS A RECEBER LANÇAMENTO MANUAL DE CONTAS A RECEBER GERAÇÃO PARCIAL DUPLICAR PARCELAS IMPRIMIR RECIBO CONTAS A PAGAR LANÇAMENTO AUTOMÁTICO DE CONTAS A PAGAR LANÇAMENTO MANUAL DE CONTAS A PAGAR GERAÇÃO PARCIAL DUPLICAR PARCELAS IMPRIMIR RECIBO AUTORIZAÇÃO PARA PAGAMENTO MOVIMENTAÇÃO BANCARIA LANÇAMENTO AUTOMÁTICO LANÇAMENTO MANUAL TRANSFERÊNCIA ENTRE CONTAS CONCILIAÇÃO BANCARIA REALIZANDO A CONCILIAÇÃO BANCARIA DESFAZENDO A CONCILIAÇÃO BANCARIA QUITAÇÃO CHEQUE PRÉ-DATADO CHEQUE DEVOLVIDO REMESSA BANCARIA RECIBO AVULSO PESQUISA DE CATEGORIA

4 1. CADASTRO DE CATEGORIAS O cadastro de categoria é utilizado dentro do gestor para o controle financeiro da empresa, por ela é possível saber a origem e a aplicação dos recursos, como por exemplo, quanto se gasta de energia elétrica, água, compras de mercadorias e quais são as receitas, sendo assim, a categoria pode ser classificada como um plano de contas financeiro. O sistema gestor já contem uma estrutura completa de categorias que são transferidas automaticamente para cada empresa nova cadastrada. delas: Existem dois tipos de categoria, as sintéticas e analíticas, confira abaixo o que representa cada uma Sintéticas: Não serão utilizadas diretamente em lançamentos, apenas servirão para classificar outras categorias, como um grupo. EX de categorias sintéticas: Receitas Sintética Despesas Sintética Transferência Sintética Este exemplo mostra que foi criado três grupos, sendo assim todas as categorias que começar com o código 1 é referente uma Receita, todas categoria que começar com o código 2 é referente uma despesa e todas categoria que começar com o código 3 é referente à transferência. Elas apenas servirão para classificar todo o grupo, sendo assim devemos cadastrar as outras categorias dentro dos grupos. Analíticas: Serão utilizadas nos lançamentos e sempre deverá ter uma categoria sintética classificando ela. O exemplo a seguir demonstra uma estrutura completa de categoria: Despesas... Sintética Despesas Impostos...S...Sintética Despesas Impostos impostos...sintética Despesas Impostos impostos COFINS...Analítica Despesas Impostos impostos Contribuição social...analítica Despesas Impostos impostos ICMS... Analítica 4

5 Para cadastra a categoria siga os passos abaixo: - Acesse o modulo Financeiro - Clique no menu Financeiro / Categorias - Clique inserir um novo registro - Informe o código da categoria seguindo a estrutura repassada acima - Informe o movimento da categoria, credito, debito ou transferência - Informe a natureza da conta, sintética ou analítica - Informe se influencia no balancete financeiro e se permite lançamento manual - Salve o cadastro. 2. CADASTRO DE BANCO O cadastro de banco disponível no financeiro possibilita o cadastro de contas bancarias e também de contas caixas, como por exemplo o caixa da empresa. Este cadastro será utilizado no registro de quitação das contas a receber, pagar e também nas movimentações manuais. Para efetuar o cadastro do banco siga os passos abaixo: - Acesse o módulo Financeiro - Clique no menu FINANCEIRO / BANCOS - Clique no botão novo, informe o código e o nome desejado (EX: 1 - Caixa Econômica Federal) - Preencha os dados do banco (Agencia, CC, Limite) - As informações da aba Cobrança bancaria serão utilizadas posteriormente para impressão de boletos e geração da remessa bancaria. Para preenchimento destas informações recomendamos que entre em contato com o Gerente da conta para obter estas informações. 3. CONTAS A RECEBER Segue abaixo as instruções e informações sobre o Contas a Receber do sistema Gestor LANÇAMENTO AUTOMÁTICO DE CONTAS A RECEBER O registro de contas a receber pode ser realizado automaticamente através do lançamento de venda no módulo faturamento, ele gera o contas a receber de acordo com o prazo informado. 5

6 3.2. LANÇAMENTO MANUAL DE CONTAS A RECEBER Segue abaixo as instruções para lançar manualmente uma fatura de contas a receber. - Dentro do módulo Financeiro, acesse o menu FINANCEIRO / RECEBER - Clique no botão NOVO - Informe a data de emissão - Selecione o Tipo de documento (EX: Boleto) e informe o numero do documento (EX: 1234); - Informe o numero da parcela (EX: 01/01) - Selecione a categoria desejada (EX: Faturamento a vista) - Selecione o Cliente referente; - Informe os dados da NF (Data, numero e valor) - Informe a descrição desejada para o lançamento; - Informe a data de vencimento; - Informe o Valor Original da parcela (Pode ser diferente do valor da nota) - Caso tenha correção (+) ou retenção (-) informe os valores; - Confira o valor final e salve o lançamento. Para realizar a quitação é recomendada a utilização do menu QUITAÇÃO, porem preenchendo o quadro de pagamento disponível no rodapé da tela o pagamento já será registrado GERAÇÃO PARCIAL O botão Gerar parcial disponível na tela de contas a receber possibilita a divisão de uma parcela já registrada, com isso é possível o pagamento parcial do valor gerado. Confira abaixo como realizar esse processo: - Acesse o menu FINANCEIRO / CONTAS A RECEBER - Selecione a parcela que deseja dividir, ou seja, a parcela que será paga parcialmente - Clique no botão Gerar Parcial disponível na barra de botões da tela - Informe a nova data de vencimento; - Informe o valor da nova parcela. Este valor será retirado do valor original. - Confirme o processo. - Acesse os lançamentos e confira. Através do processo é possível quitar qualquer um dos lançamentos gerados. 6

7 3.4. DUPLICAR PARCELAS A opção duplicar informações possibilita o registro rápido de várias parcelas de contas a receber, como por exemplo uma venda em 12 parcelas. Confira abaixo como realizar esta ferramenta: - Acesse o Financeiro, clique no menu Financeiro / Receber - Lance a primeira parcela normalmente seguindo os passos do item 3.2 deste roteiro, porem no campo parcela informe 01/XX (XX representa o numero de parcelas. EX: 01/12 - Salve o lançamento; - Após salvar este lançamento, selecione-o o e clique no botão Duplicar Lançamentos disponíveis na barra de botões; - Informe o n de parcelas desejadas (ex: 11), e a quantidade de dias de prazo de uma para outra IMPRIMIR RECIBO O botão imprimir recibo serve para a impressão dos recibos dos lançamentos já quitados. - Acesse o Financeiro, clique no menu Financeiro / Receber - Localize o lançamento já quitado que deseja fazer a impressão do recibo - Clique no botão Imprimir recibo - Selecione a impressora que vai ser utilizada para imprimir o recibo e clique no V - Aperte F5 para marcar o lançamento - Seleciona a opção Saída - Clique na impressora para realizar a impressão. 4. CONTAS A PAGAR Segue abaixo as instruções e informações sobre o Contas a pagar do sistema Gestor LANÇAMENTO AUTOMATICO DE CONTAS A PAGAR O registro de contas a pagar pode ser realizado automaticamente através do lançamento de entrada no módulo faturamento, para isso é necessário o preenchimento da aba condição de pagamento com as informações de categoria, banco e valores de parcelas. 7

8 4.2. LANÇAMENTO MANUAL DE CONTAS A PAGAR Segue abaixo as instruções para lançar manualmente uma fatura de contas a pagar. - Dentro do módulo Financeiro, acesse o menu FINANCEIRO / PAGAR - Clique no botão NOVO - Informe a data de emissão - Selecione o Tipo de documento (EX: Boleto) e informe o numero do documento (EX: 1234); - Informe o numero da parcela (EX: 01/01) - Selecione a categoria desejada (EX: Energia Elétrica) - Selecione o Fornecedor referente; - Informe os dados da NF (Data, numero e valor) - Informe a descrição desejada para o lançamento; - Informe a data de vencimento; - Informe o Valor Original da parcela (Pode ser diferente do valor da nota) - Caso tenha correção (+) ou retenção (-) informe os valores; - Confira o valor final e salve o lançamento. Para realizar a quitação é recomendada a utilização do menu QUITAÇÃO, porem preenchendo o quadro de pagamento disponível no rodapé da tela o pagamento já será registrado 4.3. GERAÇÃO PARCIAL O botão Gerar parcial disponível na tela de contas a pagar possibilita a divisão de uma parcela já registrada, com isso é possível o pagamento parcial do valor gerado. Confira abaixo como realizar esse processo: - Acesse o menu FINANCEIRO / CONTAS A PAGAR - Selecione a parcela que deseja dividir, ou seja, a parcela que será paga parcialmente - Clique no botão Gerar Parcial disponível na barra de botões da tela - Informe a nova data de vencimento; - Informe o valor da nova parcela. Este valor será retirado do valor original. - Confirme o processo. - Acesse os lançamentos e confira. Através do processo é possível quitar qualquer um dos lançamentos gerados. 8

9 4.4. DUPLICAR PARCELAS A opção duplicar informações possibilita o registro rápido de várias parcelas de contas a pagar, como por exemplo um empréstimo em 24 parcelas. Confira abaixo como realizar esta ferramenta: - Acesse o Financeiro, clique no menu Financeiro / Pagar - Lance a primeira parcela normalmente seguindo os passos do item 4.2 deste roteiro, porem no campo parcela informe 01/XX (XX representa o numero de parcelas. EX: 01/24 - Salve o lançamento; - Após salvar este lançamento, selecione-o e clique no botão Duplicar Lançamentos disponíveis na barra de botões; - Informe o n de parcelas desejadas (ex: 23), e a quantidade de dias de prazo de uma para outra IMPRIMIR RECIBO Opção que permite a emissão direta do recibo de pagamento referente à parcela quitada. Confira abaixo como utilizá-la: - Acesse o Financeiro, clique no menu Financeiro / Pagar - Localize o lançamento já quitado que deseja fazer a impressão do recibo - Clique no botão Imprimir recibo - Selecione a impressora que vai ser utilizada para imprimir o recibo e clique no V - Aperte F5 para marcar o lançamento - Seleciona a opção Saída - Clique na impressora para realizar a impressão AUTORIZAÇÃO PARA PAGAMENTO Esta ferramenta possibilita a impressão de um documento referente à parcela selecionada a ser encaminhado ao responsável para autorização do pagamento. Confira abaixo os detalhes de como utilizar essa opção: - Acesse o Financeiro, clique no menu Financeiro / Pagar - Localize o lançamento que deseja efetuar a autorização de pagamento - Clique no botão autorização para pagamento - Selecione a impressora - Aperte ok para finalizar a impressão. 9

10 5. MOVIMENTAÇÃO BANCARIA A tela de movimentação bancaria é responsável pela movimentação dos saldos dos bancos cadastrados no gestor, todas as quitações de contas a receber e pagar são automaticamente registradas dentro desta tela, que alem disso permite o lançamento manual de movimentações. Confira abaixo como utilizar todas as opções desta tela 5.1. LANÇAMENTO AUTOMÁTICO Ao realizar a quitação de contas a receber e pagar o sistema gera automaticamente um lançamento de movimentação bancaria para que o saldo do banco seja movimentado e com isso possa apurar o saldo correto de cada um deles LANÇAMENTO MANUAL Alem do lançamento automático, esta tela também possibilita lançamentos financeiros manuais de crédito ou de debito para aqueles casos em que não ha o registro do contas a pagar ou receber (EX: Juros bancários), para efetuar este tipo de lançamento siga os passos abaixo: - Acesse o menu FINANCEIRO / MOVIMENTAÇÃO BANCARIA - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO - Informe as datas dos lançamentos - Informe o código do banco - Informe o Tipo de documento utilizado nesta movimentação. - Informe a categoria do lançamento - Informe a descrição do lançamento; - Selecione o tipo de movimento (credito ou Débito) - Informe o valor do lançamento; - Confirme os dados do lançamento e salve. 6. TRANSFERÊNCIA ENTRE CONTAS Esta tela é deve ser utilizada em caso de transferência do saldo de um banco para outro (EX:Quando se deposita ou saca algum dinheiro no banco e deposito no caixa da empresa). Siga as instruções abaixo para efetuar uma transferência: - Acesse o modulo Financeiro - Clique no menu Financeiro / Transferência entre contas - Informe a categoria para os lançamentos - Informe o tipo e o numero do documento a ser utilizado nos lançamentos (ex: Dinheiro); 10

11 - Preencha o campo parcela caso seja transferência parcelada; - Informe o valor da transferência - No quadro Débito informe o banco da onde será debitado o valor. - No quadro Crédito informe o banco para onde será creditado o valor - Confirme o lançamento. 7. CONCILIAÇÃO BANCARIA Todos os lançamentos quitados, seja de contas a receber ou pagar o sistema gera um lançamento de movimentação bancaria conforme detalhado anteriormente no item 5 deste documento, alterando o saldo real do banco, para que possa integrar o saldo conciliado do banco, esse lançamento ainda precisa ser conciliado. A conciliação bancária consiste em comparar o extrato bancário com os lançamentos realizados dentro do sistema. Confira abaixo os detalhes de funcionamento desta ferramenta: 7.1. REALIZANDO A CONCILIAÇÃO BANCARIA Movimentação bancaria e conciliar os já baixados no banco. Para realizar uma conciliação bancaria siga os passos abaixo: - Acesse o menu FINANCEIRO/ CONCILIAÇÃO BANCÁRIA. - Preencha o banco desejado - Informe o período de pesquisa - No campo Ação informe os Não Conciliados na data - Informe a data de conciliação - Clique no sinal de igual para pesquisar os lançamentos. - Selecione os lançamentos a serem conciliados e clique no V para confirmar DESFAZENDO A CONCILIAÇÃO BANCARIA Para desfazer uma conciliação siga os passos abaixo: - Acesse o menu FINANCEIRO/ CONCILIAÇÃO BANCÁRIA. - Preencha o banco desejado; - Informe o período de pesquisa; 11

12 - No campo Ação informe os Já Conciliados na data; - Clique no sinal de igual para pesquisar os lançamentos; - Desmarque o(s) lançamento(s) que deseja desfazer a conciliação e clique no V para confirmar. 8. QUITAÇÃO A quitação deve ser utilizada para efetuar a baixa de vários lançamentos de uma só vez, seja lançamentos de contas a receber ou contas a pagar. Alem da quitação, esta tela permite a impressão de cheques e recibos. Segue abaixo as instruções de como utilizar a quitação: - Acesse o menu FINANCEIRO/Quitação - Selecione a impressora caso for imprimir recibo ou cheque e clique no V para confirmar - Informe o período que deseja visualizar - Informe a data de quitação - No campo ação selecione receber, pagar ou todas - Selecione o banco que vai ser movimentado com esta quitação - Clique no botão pesquisa (Lupa com sinal de igual) Serão apresentados os lançamentos conforme os critérios de pesquisa apresentados - Informe o Tipo de pagamento (tp pag) e o nome do documento de pagamento (doc pag) - Selecione os lançamentos desejados -Clique no V para quitar. 9. CHEQUE PRÉ-DATADO A tela de cheque pré-datado é recomendada apenas o controle dos cheques, sendo assim, não efetuará etuará nenhuma baixa automática de conta a receber ou pagar. Segue abaixo as instruções: - Acesse o módulo Financeiro - Clique no menu financeiro / Cheque Pré-Datado - Clique em inserir um novo registro - Selecione o tipo do cheque (Recebimento ou Pagamento) - Informe o código do banco, Agencia, Conta e o numero do cheque 12

13 - Informe a data de entrada - Informe o valor do cheque - Informe a situação do cheque - Selecione o cliente do cheque ou em caso de pagamento o fornecedor - Preencha o CPF; - Caso deseje preencha alguma observação a ser registrada - Salve o lançamento. 10. CHEQUE DEVOLVIDO A tela de cheque devolvido assim como a de cheque pré-datado deve ser utilizada apenas para o controle dos cheques, também não efetuando baixas automáticas. Segue abaixo as instruções para registro e controle: - Acesse o módulo Financeiro - Clique no menu financeiro / Cheque Devolvido - Clique em inserir um novo registro - Informe o banco, agencia, conta, cheque e cliente - Salve o registro. 11. REMESSA BANCARIA Tela responsável pela impressão dos boletos em modo A4 com código de barras e geração do arquivo de remessa bancaria Segue os paços abaixo para utilização desta tela: - Acesse o menu Financeiro nceiro /Remessa Bancaria - Selecione o banco para emissão no campo Boleto de - No campo Por data de? informe o tipo de pesquisa que deseja realizar, por data de emissão ou vencimento dos lançamentos - Informe o período de pesquisa - Selecione o banco cadastrado no sistema; - Para pesquisar apenas lançamentos de uma categoria informe o código desejado. - Preencha as instruções desejadas para impressão - O campo remessa é apenas para quem utiliza a remessa bancaria via arquivo; 13

14 - Clique no sinal de igual para verificar os boletos disponíveis para impressão. - Marque os boletos desejados e confirme a impressão. INFORMAÇÕES IMPORTANTES SOBRE A REMESSA BANCARIA - Os dados impressos dependem da informação preenchida no cadastro de BANCO na aba e cobrança Bancaria - Antes de emitir o primeiro boleto para seus clientes entre em contato com o Gerente de sua conta e obtenha as instruções para emissão e se possível realize boletos de testes em valores baixos 12. RECIBO AVULSO O Recibo avulso é utilizado quando se deseja emitir um recibo sem lançamento de contas a pagar e contas a receber, siga as instruções abaixo para emitir um recibo avulso: - Acesse o menu FINANCEIRO / RECIBO AULSO - Informe a data de impressão (data atual) - Informe o numero do documento e o valor a ser impresso - Selecione se o recibo é de Pagamento ou de Recebimento - Em caso de pagamento de transportadora informe SIM no campo Transportadora - Selecione o agente desejado (Cliente, Fornecedor ou transportadora) - Informe a descrição a ser impressa no recibo e confirme a impressão ** Esta impressão não fica registrada no sistema, caso deseje emitir novamente será necessário preencher os dados. 13. PESQUISA DE CATEGORIA A tela de pesquisa de categoria é utilizada para verificar a estrutura das categorias de forma simples e rápida, facilitando a forma de identificar o código para cadastrar novas categorias. 14. RELATÓRIOS O módulo Financeiro dispõe de uma grande quantidade de relatórios para conferencia das movimentações realizadas, entre eles podemos destacar os relatórios de Contas a receber, Contas a pagar, Movimentações bancarias. Para emissão, acesse o menu Relatórios, escolha a opção desejada e dentro da tela de seleção preencha os campos com as informações. 14

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