Treinamento Sistema Condominium Módulo V

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1 Módulo V Prestação de Contas Condomínio> Prestação de Contas Em Prestação de Contas Serão impressos todos os relatórios que irão compor sua Pasta mensal. Estão disponíveis diversos modelos para balancete, relatórios de receita, relatório de despesas, relatório de devedores e extrato de lançamentos. Também será possível a impressão dos relatórios reduzidos para serem enviados aos moradores em modelo carta, contendo o verso (remetente e destinatário) para fechamento em envelope. Condomínio> Prestação de Contas Aba Solicitação Informe o código do prédio e o período. Clicando em avançado poderão ser configurados parâmetros avançados. Observação: Caso os parâmetros avançados não forem iguais para todos os Condomínios, selecione a opção Utilizar parâmetros do cadastro do condomínio e antes de processar os relatórios, cadastre os parâmetros personalizados para cada prédio em Cadastro> Condomínios> aba inf. Adicionais Após informar o necessário, clique na parte superior em relatórios : Condomínio> Prestação de Contas> Relatórios Nesta aba, escolha os relatórios a serem impressos. Sendo que balancete você tem seis opções. O mais utilizado é o modelo II, mas aconselhamos que sejam visualizadas as opções, para escolher o que mais corresponde à sua administração. Clicando em processar o sistema abrirá os relatórios na tela, ou seja, não serão impressos direto. Opções para impressão: - 6 Modelos de Balancetes - 2 Relatórios de Receita - 1 Relatório de despesa - 3 Relatórios de devedores - 3 modelos de Extratos - 1 Capa para prestação de contas (Altere o totalizador de despesas para o nível 2 no botão avançado) 1

2 Observações referente os parâmetros do botão avançado : Balancete: Pular pagina por conta Demonstra cada grupo de contas em uma página separada Formulário timbrado O relatório será impresso em modelo timbrado não imprimirá o logotipo da administradora. Acumular Receitas no nível e Acumular despesas no nível Essas opções consideram o nível em que deverão ser acumuladas as informações no balancete. O nível é o grau do plano de contas, ao informar 2 serão impressas informações acumuladas no segundo grau do balancete, ao informar 3 serão acumuladas para o terceiro grau do balancete. Caso não queira acumular os lançamentos, deixe 0. Essa opção de Acumular se aplica aos balancetes modelos I, II e III. Acumular no nível = 0 Acumular no nível = 2 Acumular no nível = 3 2

3 Relatório de devedores: Considerar devedor com vencimento dentro do período serão demonstrados os devedores dentro do período solicitado no balancete, por exemplo, se o balancete é referente o período de 01/01/2013 até 31/01/2013 e um recibo com vencimento em 10/01/2013 pago em 10/02/2013 será demonstrado como devedor. Imprime somente recibo com vencimento dentro do período Serão demonstrados apenas os recibos em aberto no período solicitado, por exemplo, se o balancete é referente 01/01/2013 até 31/01/2013 serão listados apenas os recibos em aberto dentro desse período. Considerar o total de acordo + valores adicionais Serão demonstrados os totais do acordo conforme abaixo: - Com a opção selecionada: - Sem a opção selecionada: Botão mensagem: A Texto para ser impresso no final do relatório de devedores B Título dos valores das unidades em aberto demonstrados no balancete C Titulo do relatório de devedores Relatório de receitas: Por ordem de unidade ao selecionar essa opção a impressão do relatório será por ordem de unidade, caso não selecione será considerado por ordem de data de crédito. Opções de impressão: Demonstrativo financeiro no balancete Caso tenha lançamentos de demonstrativo financeiro poderão ser apresentados no balancete. Os lançamentos podem ser feitos em Contabil> Lançamento de Dem Financeira. Pagamentos antecipados O sistema desmembra no relatório os valores correspondentes aos pagamentos feitos antecipadamente ao mês de vencimento. Quadro de resumos Apresenta no relatório o quadro resumo das emissões Obs. Solicitamos que sejam feitos testes de impressão para escolha do modelo ideal. 3

4 Impressão de relatórios para condôminos Frente e Verso Clicando em impressão frente e verso o sistema irá gerar um relatório com a letra menor, para ser enviado ao morador. Poderá ser impressa com o verso, contendo o destinatário em modelo carta. Esta opção manda o arquivo direto para sua impressora padrão, portanto aconselhamos que selecione o PDF para visualização do documento. Selecione as unidades, configure conforme preciso e clique na aba relatório para escolher o arquivo. Após é só processar. Opções Gerais - Gerar arquivo para MS Word - Utilizar parâmetros do cadastro do condomínio Ao selecionar essa opção serão considerados os parâmetros pré-estabelecidos em Cadastros > Condomínios > Aba diversos. - Enviar direto pra impressora Ao selecionar os relatórios e clicar no botão processar, os documentos serão enviados diretamente para a impressora, sem opção de visualização. Condomínio> Prestação de Contas> Solicitação>Botão Fechamento Após o fechamento do período, o sistema lhe oferece a opção de informá-lo sobre o encerramento, sendo assim não será possível fazer nenhum tipo de movimento dentro do período fechado, ou seja, não serão permitidas baixas, exclusões e gravações de lançamentos. Somente super usuário poderá alterar após o período fechado. Essa opção evita que sejam feitos lançamentos com datas incorretas, permanecendo os saldos atuais sempre protegidos. Clique no botão Fechamento, atualize a data correspondente e selecione o condomínio. Clique no botão gravar. Para liberar o período de fechamento no UnionWeb, clique no botão gravar e enviar, será enviado um informativo para os condôminos cadastrados. 4

5 Cadastro> Termo de verificação Etapa 1 Para imprimir o termo de verificação a ser anexada a pasta de prestação de contas, informe o condomínio e o período correspondente, digite o texto conforme padrão de sua administradora. Selecione se deseja imprimir o quadro de observações com campos de assinaturas maiores, bem como se deverá contas a assinatura da administradora Clique no botão Continuar Etapa 2 Selecione os membros do conselho a serem impressos campos para recolhimento de assinatura. Clique no botão Imprimir. Cadastro> Planilha de controle Imprime relatório contendo uma lista de todos os condomínios, com campos numerados de 01 a 07 a serem preenchidos conforme a realização das tarefas. Os campos de descriminação das tarefas são impressos em branco para ser preenchido após a impressão. Poderá ser impresso o relatório com listagem de unidades. Cadastro> Etiqueta Prestação de Contas Selecione o condomínio e informe o mês e ano corresponde. Poderá ser acrescida alguma mensagem, caso necessário. Escolha as opções de configuração e clique no botão processar a etiqueta será mostrada na tela. 5

6 Diversos> Relatórios de fechamento Imprime relatório dos condomínios que já tiveram o período fechado no botão Fechamento da tela Prestação de contas. Diversos> Protocolo Número O sistema criará a numeração automaticamente. Condomínio Informe o condomínio, automaticamente será preenchido o nome do sindico, de acordo com o Cadastro do Condomínio> aba síndico. Digite o título e informe a data. Mencione os documentos e clique na barra Incluir assinatura e data de recebimento para ser preenchido automático. Clique no botão gravar para ser arquivado o protocolo e no botão imprimir para ser impresso. Diversos> Controle de entrega de pastas Permite que sejam controladas as entregas das pastas de prestação de contas. Informe o período correspondente e após a entrega da pasta, clique no botão editar, para informar a data da entrega. 6

7 Diversos> Avisos automáticos para os usuários Selecione os usuários que receberão avisos automáticos ao acessar o sistema. - Mandatos Relatório em tela com os mandatos dos síndicos vencendo (Cadastrado no menu: cadastro>condomínios>aba síndico ) - Prest. Serviços - Relatório em tela com os serviços a serem executados periodicamente, como por exemplo: limpeza de caixa d agua, recarga de extintores, etc. (Cadastrado no menu: Prestação de Serviços> Cadastro de serviços ) - Cobrança - Relatório em tela com recibos de acordos em aberto. Diversos> Circular Imprima circulares para os condôminos utilizando modelos pré definidos no Word. As unidades poderão ser selecionadas por faixa ou individualmente. Obervação: Caso queira imprimir apenas os endereços das unidades em formato de envelope em carta frente e verso, utilize a opção somente verso Caminho do arquivo Selecione o arquivo pré configurado no Word e salvo em RTF. Este arquivo poderá ser encontrado em nosso site: opção suporte > arquivos úteis. 7