E&L Controle de Estoque e Materiais. Perguntas Frequentes

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1 E&L Controle de Estoque e Materiais Perguntas Frequentes 1. Qual relatório deve ser tirado para fazer a prestação de contas? Balancete de Materiais por detalhado. Esse relatório está disponível no menu relatórios prestação de contas. 2. Como dar uma entrada do tipo aplicação imediata? Após preencher os campos iniciais e inserir os produtos, clicar no botão atender para efetuar a saída dos produtos. 3. Como apagar a entrada do tipo aplicação imediata? Apagar os produtos e a nota de requisição que foi gerada através da entrada que deseja excluir, logo após apagar os produtos na entrada e a nota. 4. Qual relatório exibe a quantidade de produtos em estoque? Inventário, saldo de materiais consolidados. 5. Como proceder para que a atualização do sistema não interfira nos valores fechados de períodos anteriores através da ferramenta de correção automática? Marcar a trava de segurança e inserir a data que foi feita a última prestação de contas. 6. Como dar entrada em uma nota com desconto no sistema? Dividir o valor do desconto em cada produto, ou dar o desconto total no produto de maior valor. 7. Como proceder quando ao dar saída no produto o mesmo aparecer com inconsistência de saldo? Verifique se a trava da movimentação está correta, atualize o sistema clicando com o botão direto do mouse sobre a tela principal do mesmo e confirme a correção automática. 8. Como efetuar entrada de uma nota que possui materiais de consumo e permanentes juntos? 1

2 Efetue as entradas separando-as de acordo com as dotações. 9. Qual relatório que exibe todas as movimentações efetuadas por produto? Histórico de Materiais, que está disponível no menu relatórios Materiais Gerenciais. 10. Qual procedimento de ser feito para fazer o controle de mais de um almoxarifado no sistema? Cadastrar outro almoxarifado no menu Arquivos Cadastro do Sistema Almoxarifado. 11. Como cadastrar materiais que foram recebidos como doação? Ao iniciar o cadastro o mesmo deverá escolher a opção Doação no campo Tipo da tela de entrada. 12. Ao utilizar a tela de Entrada Automática, identificou-se que a Ordem de Compra a ser utilizada para importação dos dados não consta na relação apresentada pelo sistema, o que pode ter ocorrido? A ordem de compra pode estar com a situação EM ANÁLISE no sistema de compras, devendo reportasse ao setor e pedir a alteração do status, ou a mesma pode ter sido gerada para o sistema de almoxarifado equivocadamente. 13. Ao tentar efetuar uma movimentação no sistema, o mesmo informa que não é permitido movimentações naquele período, como proceder? Identificar o porque da movimentação na data, pois se a mesma está travada, a prestação de contas com a contabilidade já foi efetuada não podendo mais fazer modificações, ou se realmente for necessário, efetue o desbloqueio através do Menu Arquivos\Cadastro do Sistema\Almoxarifado na aba Movimentação. 14. Não consegue dar entrada de materiais com quantidades fracionadas? Deve-se identificar a unidade registrada para o produto, acessar a tela de cadastro de unidades através do Menu Arquivos\Cadastro Geral\Material\Unidade, efetuar a pesquisa, localizar o registro e alterar a opção Tipo de Estocagem, colocar fracionado. 15. Como alterar a dotação informada erroneamente na tela de entrada? 2

3 O sistema não permite a alteração, devendo o usuário excluir as informações registradas, iniciando pelos produtos e posteriormente as informações da tela principal, tendo assim que cadastrar de novo. 16. Existe a opção dos campos lote e endereço já virem preenchidos? Sim. Esta opção está disponível no menu Opções\Configurações do Sistema na aba diversos. 17. Como efetuar a alteração de senha? Através do Menu Arquivos\ Alterar senha (Usuário Atual), informar sua senha atual, e nos demais campos a nova senha a ser validada e clicar em OK. Se a troca da senha for para outro usuário, você deverá informar o nome da pessoa que a senha será alterada, através do campo Usuário, no campo Senha Atual informar a sua senha, e no campo nova senha informar a nova senha do usuário e depois repeti-la e clicar em OK. 18. Qual relatório é possível visualizar os gastos de materiais de determinado local (setor)? Pode-se fazer uso de dois relatórios Gastos por Local Totalizado ou Requisições por Local Detalhada, acessados através do Menu Relatórios\Requisições\Gerenciais. 19. Há alguma rotina que permite que após dar entrada de um bem permanente, eu possa efetuar seu tombamento direto no sistema patrimonial? Sim, o sistema possui uma configuração que permite o lançamento através das entradas de produtos. Essa opção encontra-se disponível em Menu Opção\ Configuração do Sistema na aba Diversos. 20. O sistema permite efetuar a entrada de materiais devolvidos por algum setor, para que este saldo volte a ser disponibilizado para uso? Sim. O sistema possui o tipo de entrada Devolução de Requisição, que será utilizado para os produtos requisitados, mas os quais não foram necessários sua utilização total ou parcial por determinado setor. 21. Como efetuar a troca do ano para inicialização do novo exercício? 3

4 Após finalização da prestação de contas e travamento das movimentações do almoxarifado. Ao abrir a tela de login, informe seu usuário, senha e altere o ano para o próximo exercício, clique em SIM e informe sua senha de usuário. Atualize o saldo para que o mesmo seja transportado para o próximo ano. 22. Os sequenciais das tabelas não estão com a numeração certa. Como proceder para que eles voltem a seguir a sequência correta? Acesse o Menu Arquivos/Cadastro Geral/Opção do Sistema. Clique no botão Atualizar os sequenciais das tabelas do geral localizado no canto superior direito da tela. 23. Ao tentar efetuar a entrada os produtos não estão aparecendo para serem selecionados, mesmo eles estando cadastrados eles não estão disponíveis para inserção na tela de Entrada de Materiais Produtos. Possivelmente a opção 'Permitir movimentação de materiais somente com estoque mínimo/máximo definidos' deve estar marcada. A mesma fica disponível na tela de Cadastro de Almoxarifados (Menu Arquivos \ Cadastro do Sistema \ Almoxarifado). 24. Como cadastrar usuários para fazer requisição de material pela web (RQM)? Para cadastrar usuário acesse o Menu Arquivos / Cadastro Geral / Usuário, clicar em Novo, Informe a pessoa, o grupo (este definido para esse tipo de acesso. Ex: Requisição de material), User Name (pode ser a matrícula ou nome.sobrenome (joao.silva), e informe a filial que o mesmo terá acesso no campo 'Para Filial' e gravar. 25. Cadastrei um fornecedor no sistema, mas ao tentar utilizá-lo na tela de Entrada de Material, o mesmo não aparece na listagem. (*) Verificar se a opção 'Utilizar Fornecedores do Sistema de Compras, Licitações e Contratos, está marcada, se sim, basta desmarcá-la. 26. Ao efetuar a entrada de materiais ou efetuar a saída tenho sempre a necessidade de informar o lote e endereço. Há possibilidade desses campos já estarem preenchidos?(*) Sim. Para isso basta acessar o Menu Opções / Configurações do Sistema, aba Diversos e marcar as opções 'Sugerir endereço físico de produtos para movimentações automaticamente' e 'Sugerir lote de mercadoria de produtos para movimentações automaticamente', e posteriormente clicar em OK. 4

5 27. Cadastrei a nota de determinado produto, porém ao tentar dar saída do mesmo, o sistema não permite efetuar a requisição, pois não tem saldo.(*) Deve-se verificar se a Classe Contábil é a mesma que foi utilizada no momento da entrada do material. 28. Como efetuar o fechamento mensal? Acesse o Menu Opções / Fechamento Mensal, marque o mês a ser fechado e clique em gravar. Lembrando que este procedimento só será possível para usuário que é administrador do sistema. 29. O responsável que está aparecendo na tela de Requisição de Material ao informar o local não é o correto. Para corrigir, acesse o Menu Arquivos / Cadastro do Geral / Secretaria e Local / Local, pesquise o centro de custo, e efetue a troca do responsável, lembrando de gravar a alteração. 30. Preciso informar o empenho, processo e a ordem de compra que originou a aquisição do material, porém na tela de Entrada Manual não existe campo para registrar esses dados. Acesse o Menu Opções / Configurações do Sistema, aba Outros e marque a opção: 'Mostrar Informações Complementares da Compra na Entrada de Materiais. 31. Ao tentar efetuar o cadastro de nota fiscal ou requisição de material em um determinado mês, o sistema informa que o mês de referência encontra-se fechado. O que fazer? Para efetuar a abertura do mês deve-se acessar o Menu Configurações > Fechamento Mensal. Desmarcar a opção 'Fechado' referente ao mês. Obs.: é necessário ser o administrador do sistema para efetivar esta operação. 32. Ao tentar acessar outras filiais no sistema, o meu usuário não aparece para eu incluir a senha para acessar o sistema. O que fazer quando isso ocorre? Isso ocorre pois no cadastro de seu usuário, no campo 'Para a Filial', está informado apenas a filial que você terá acesso. Caso você necessite acessar a(s) outra(s) 5

6 filial(is), consulte o administrador do sistema para que este tire a informação do campo anteriormente informado, pois dessa forma você conseguirá acessar. 6