1. Contabilização dos Lançamentos Fiscais

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3 1. Contabilização dos Lançamentos Fiscais 1.1. Cadastro de Códigos Contábeis Para que os lançamentos sejam integralizados é necessário o preenchimento do código contabil de integração. Siga as instruções abaixo para realizar este cadastro. - Acesse o modulo Empresa - Clique no menu CADASTRO / CODIGOS CONTABEIS - Clique no botão NOVO, informe o código e nome desejado e selecione a opção Fiscal. - Na linha VALOR CONTABIL selecione primeiramente a conta Devedora do plano de contas - No campo de Conta Credora selecione a conta referente ao cliente (Venda) - Caso possua vários clientes cadastrados dentro do sistema Fiscal e dentro do contábil cada um tenha sua conta no plano de contas, informe apenas um asterisco dentro do campo Conta Credora, pois o sistema ira utilizar nesse campo a conta que estará informada dentro do cadastro do cliente no modulo fiscal, ou seja, você informa a devedora normalmente e no momento que lançar esse código dentro de uma saída o sistema ira substituir o asterisco pela conta que esta dentro do cadastro do cliente informado no ato do lançamento. Para contabilização de Entrada, há possibilidade de realizar o mesmo processo com relação as contas para os fornecedores 1.2. Preenchimento do código contabil nos lançamentos Dentro das telas de lançamentos informe o código Contábil referente ao lançamento e salve. Outra possibilidade é adicionar o código contabil no cadastro do CFOP para que os códigos sejam preenchidos automaticamente Preenchimento automático do código contabil para notas Ao realizar a importação da nota, seja por código de barra, XML ou TXT o sistema preenche todos os campos do registro e tem condições também de preencher o código contabil, confira abaixo: - Acesse o menu Cadastro / Código de operação; - Informe o mês, ano e o cfop a ser utilizado nas notas; - No campo Código contabil informe o código que deverá ser preenchido automaticamente; * Caso este campo não seja liberado, atualize o sistema; 3

4 1.4. Contabilização automática dos lançamentos fiscais A partir das ultimas versões o sistema Office possibilita a integração automática dos lançamentos fiscais com a contabilidade, confira abaixo como utilizar esta ferramenta: - Acesse o menu UTILITARIOS / PARAMETROS DA EMPRESA - Nos campos Contabilização automática nos quadros de entrada e saída informe SIM. - Ao salvar cada lançamento, o valor já será transferido automaticamente para a contabilidade. Só não serão transmitidos automaticamente os lançamentos realizados em lote, como importação de XML ou importação de TXT; 1.5. Geração de Contabilização - Acesse o menu ARQUIVO MAGNETICOS / GERA CONTABILIZAÇÃO - Informe o período desejado, selecione o livro, informe o processo NORMAL - No campo Fazer contabilização automática é recomendado informar SIM. Somente para em caso de contabilização da filial para matriz que é necessário informar como Não para geração do arquivo e posteriormente importar esse arquivo no contabil da matriz. - No campo Fazer pré-visualização desses lançamentos informe SIM. - Confirme o inicio da contabilização - Verifique os lançamentos que serão efetuados dentro do sistema Office. - Feche a tela de pré-visualização e confirme a contabilização. 2. Contabilização dos Impostos Fiscais 2.1. Cadastro de Códigos Contábeis - Acesse o modulo Empresa, clique no menu CADASTRO / CODIGOS CONTABEIS - Clique no botão NOVO, informe o código e nome desejado e selecione a opção IMPOSTOS. - Na linha Impostos informe a conta Credora e Devedora referente ao Imposto cadastrado. 4

5 2.2 Geração dos Impostos EMPRESA SIMPLES No caso de empresa Simples você somente informa esse código contábil dentro do imposto gerado (Ex: DARF SIMPLES) e no momento de realizar a contabilização o sistema utilizará como base a data de Pagamento EMPRESA NORMAL Para contabiliza o Darf normal você deve acessar o modulo Fiscal, clicar no menu CADASTRO e selecionar a opção formulas e Tributos, dentro dessa janela informe o código contábil correto para cada um dos tributos Geração da Contabilização - Acesse o menu ARQUIVO MAGNETICOS / GERA CONTABILIZAÇÃO, - Informe o período desejado, selecione o livro (Ex:IMPOSTOS) - Informe o processo NORMAL e caso a empresa contenha o mesmo numero dentro do Office peça os lançamentos direto na contabilidade e a pré-visualização desses lançamentos - Confirme e verifique os lançamentos que serão efetuados dentro do sistema Office. 3. Contabilização da Folha de Pagamento 3.1. Cadastros de Códigos Contabeis - Acesse o modulo Empresa, clique no menu CADASTRO / CODIGOS CONTABEIS - Clique no botão NOVO, informe o código e nome desejado e selecione a opção Folha. - selecione a conta Devedora e Credora conforme o plano de contas cadastrados. - Selecione o Histórico para contabilização. - Em caso de Contabilização por centro de Custo selecione o código desejado. A tela de cadastro do Código Contabil para integração Folha / Contabil, possui quatro campos para preenchimento, sendo cada um utilizado em seu determinado cálculo. Por exemplo, ao cadastrar um código de Férias Proporcionais, informe as contas dentro da linha Rescisão, em caso de Férias Gozadas preencha os campos referente a Férias Cadastro de Códigos de Operação - Após cadastrar os códigos Contabeis, acesse o modulo Folha, selecione o menu Cadastros / Códigos de operação. - Selecione o código de operação desejado e no rodapé da página, selecione o código Contábil referente ao movimento. 5

6 - Selecione a Natureza de movimentação do Código (Provento ou Desconto) Cálculos Com o cadastro correto dos códigos, os cálculos devem ser realizados normalmente dentro do módulo Folha de Pagamento, ou seja, não ha nenhuma alteração especial para a contabilização Geração de Contabilização - Acesse o menu Arquivos magnéticos / Integração Contábil. - Informe a data de cálculo; - Recomendamos que selecione positivamente as opções para Integração automática e pré-visualização dos lançamentos, para que ao confirmar o processo os lançamentos sejam listados e posteriormente transferidos automaticamente para o módulo Contábil. Obs.: Caso não deseje realizar o processo automático, selecione a opção Não, porem é necessário informar o destino do arquivo a ser gerado, arquivo este que deverá ser importado posteriormente pelo menu Útilitarios / Importar Lançamentos no módulo Contábil. 4. Contabilização da folha de pagamento por Departamento A integração entre os módulos Folha e Contábil pode ser efetuada por departamentos. Desta forma, você pode integrar cada um de seus departamentos de forma rápida, ágil e segura. A configuração para Integração Contábil por Departamento é efetuada em duas etapas Configuração Na primeira etapa, assim como na contabilização simples, você deverá cadastrar as contas de Débito / Crédito. Quando a conta a ser debitada/creditada tiver que ser pega do cadastro dos departamentos, você deverá preencher esta conta com o código *D*. EX: Código Contábil - Salários e Ordenados Conta a Creditar (Caixa) Conta a Debitar - *D* (Conta de Débito informada no cadastro do departamento de cada funcionário) A função *D* poderá ser utilizada em qualquer campo (Conta Credora, Conta Deveroda, Histórico Padrão e Centro de Custo). Qualquer desses campos que estiverem preenchidos com a função *D* será substituido pelas informações correspondentes no cadastro dos departamentos Geração da Contabilização A unica diferença na geração de contabilização é a opção de Contabilização por Departamento, que devido a configuração utilizada deve estar como SIM. 6

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